Tipps und Tricks bei Veranstaltungsausfall

(Ursprünglich am 14. März 2020 publiziert)

Die neusten Ereignisse verlangen Flexibilität und rasche Reaktionszeit von den Eventanbieter. Gerne unterstützen wir Sie im folgendem Blogbeitrag, indem wir Ihnen Tipps und möglichen Ersatzvarianten aufzeigen, sodass Ihre Veranstaltung trotzdem durchgeführt werden kann.
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Option: E-Learning

Haben Sie die Möglichkeit, Ihren Kurs, Events und Seminare auch Online durchzuführen?
Dann versenden Sie Ihren Teilnehmer die Zugangsdaten der Plattform, wie z.B. alfaview, zoom, Microsoft Team oder Skype oder GoToMeeting. Diese Plattformen bieten Ihnen die Grundstruktur, um Mittels zugesandter Einladungslink der Gruppe temporär beizutreten. Dadurch können Sie terminiert den Unterricht via Online Übertragung durchführen.

Setzen Sie dafür die Zugangsdaten pro Angebot in einer der drei zur Verfügung stehenden Zusatzblöcken ein. Sobald ein Text im Zusatztextblock erfasst wurde, können Sie diesen in diversen System Mail-Vorlagen, wie z.B. der Buchungsbestätigung oder der terminierten Erinnerungsmail, sowie in eigenen Mail-Vorlagen einsetzen. Ergänzen Sie den entsprechenden Platzhalter (##OfferConformationText1-3##) an gewünschter Stelle, sodass die jeweilige Information pro Angebot aus den Zusatztextblöcken im E-Mail ergänzt wird.

Neben den Zugangsdaten können Sie in den Zusatztextblöcken auch Verlinkungen von Unterrichts- und Kursunterlagen in PDF einfügen und versenden.

Alternativ können Sie den Link zum online Meeting auch über die eigenen Vorlagen versenden.

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Option: Teilnehmer Zahl reduzieren

In edoobox können Sie Privatlektionen anbieten, indem Sie die maximale Teilnehmerzahl auf eins setzen und die freie Modulwahl festlegen. Mit der freien Modulwahl können Sie Ihren Teilnehmern ein Angebot an diversen Daten in einem Angebot anbieten. Dadurch kann Ihr Kunde eine oder mehrere Privatlektionen buchen.

Wenn Sie Kurse in Kleingruppen anbieten, dann können Sie den gleichen Vorgang wie für eine Einzelperson verwenden, unter Berücksichtigung und Anpassung der min. und max. Teilnehmerzahl.

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Option: Teilnehmer-Umbuchung

Müssen Sie Veranstaltungen absagen und möchten Sie dafür ein Ersatztermin anbieten?
Gerne erläutern wir Ihnen in wenigen Schritten, wie Sie eine Warteliste für einen Ersatztermin führen können.

1. Kopieren Sie das gewünschte Angebot. Indem Sie via Rechtsklick auf dem Original Angebot die Option «Angebot kopieren» auswählen.
2. Definieren Sie das Startdatum des kopierten Angebots oder legen Sie es in die Zukunft fest. Alle Einstellungen und Angebotsbeschreibungen wurden nun ab diesem Datum übernommen, ausschliesslich der Teilnehmer.
3. Passen Sie den Namen des kopierten Angebots wie gewünscht an.
4. Erlauben Sie die Wartelistefunktion in den Einstellungen des kopierten Angebots.
5. Wechseln Sie nun in den Status «Schliessen» im Ersatz Angebot, sodass die Teilnehmer sich ausschliesslich auf der Warteliste eintragen können.
6. Nun kann der Status des Original Angebots geschlossen und abgesagt werden. Sobald ein Angebot abgesagt wird, werden alle Teilnehmer in die Warteliste des Angebots verschoben.
7. Wenn das Angebot abgesagt wird, haben Sie die Möglichkeit, ein E-Mail an die Teilnehmer zu versenden. In diesem E-Mail könnten Sie den Anmelde Link des Ersatzangebots eintragen, wodurch sich die Teilnehmer direkt auf die Warteliste buchen können.
8. Wenn einen Kurs abgesagt oder umgebucht wurde, muss bei einer Rückvergütung des Rechnungsbetrags, die erste Rechnung sowie die Buchung storniert Dies können Sie machen, indem Sie die gewünschte Buchung des Original Angebot öffnen und pro Teilnehmer zuerst die Rechnung, wenn vorhanden, und dann die Buchung annullieren. Detaillierter Ablauf zur Stornierung finden Sie im nächsten Absatz

Anleitung Sammelteilnehmer umbuchen
Anleitung Einzelteilnehmer umbuchen

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Option: Stornierung von Buchungen

Möchten Ihre Teilnehmer eine Buchung stornieren oder sind Sie gezwungen ein Event abzusagen?

Im folgenden Absatz zeigen wir Ihnen detailliert auf, wie Sie eine Buchung stornieren können.

1. Wie ein Angebot abgesagt wird, ist im Abschnitt «Teilnehmer-Umbuchung» erläutert.
2. Gehen Sie nun auf die Teilnehmerübersicht des entsprechenden Angebots.
3. Öffnen Sie die Buchungsdetails
4. Wenn eine Rechnung bereits erstellt wurde, muss diese zuerst storniert werden. Dazu müssen Sie die Rechnung öffnen und «Stornieren» wählen.
5. Nun hat das System eine Stornorechnung erstellt, welche Sie allen Teilnehmern über die Funktionsliste gleichzeitig zusenden können.
6. Sobald die Rechnung storniert ist, kann Buchungsstornierung pro Teilnehmer vorgenommen werden

‍Anleitung Sammelteilnehmer stornieren/annullieren
Anleitung Einzelteilnehmer stornieren/annullieren

Neben der manuellen Buchungsstornierung via Administrator, können Sie Ihren Teilnehmern auch zwei unterschiedliche Annullierung-Funktion erlauben.

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Option:  Buchungsbetrag rückerstatten mittels eines Gutscheines

Erstatten Sie Ihren Teilnehmer den bereits bezahlten Buchungsbetrag via Gutschein zurück und versenden den Gutscheincode direkt aus der edoobox.

Hierfür können Sie Gutscheine via Promotionskampagne erstellen, wobei der Gültigkeitszeitraum, Gültigkeitsbereich sowie der Betrag u.s.w. definiert werden kann.

Für jede Promotions-Kampagne erhalten Sie eine Auflistung mit den generierten Codes, welche Sie nun an den Teilnehmer zusenden können.

Verfassen Sie eine eigene E-Mailvorlage, welche beschreibt, warum der Buchungsbetrag mittels Gutschein rückerstattet wurde und wofür die Teilnehmer den Gutschein einlösen können. Bitte beachten Sie, dass Sie den generierten Platzhalter aus der neu erstellten Promotions-Kampagne gemäss der Codeauflistung in einen der drei Zusatztextblöcke platzieren und den Platzhalter des Zusatztextblockes in der E-Mail ergänzen. Somit wird automatisch pro Teilnehmer der Gutscheincode ergänzt.

Mittels Funktionsliste können Sie den gewünschten Teilnehmer Ihr Rückerstattungsmail mit Gutschein zuzusenden.

Unser Support

Wie gewohnt steht Ihnen das Support Team weiterhin, während den Werktagen, für allgemeine und konkrete Fragen auf allen Kanälen zur Verfügung.