Effiziente Kursverwaltung mit edoobox: der Praxisbericht der Brack Alltron AG

Die Brack Alltron AG organisiert jedes Jahr eine beachtliche Anzahl an Weiterbildungen: 2024 waren es rund 125 eigene Kurse und Veranstaltungen sowie zusätzlich etwa 150 Partner- und Herstellertrainings. Diese Vielfalt brachte jedoch einiges an Aufwand mit sich. Vor der Einführung von edoobox bedeutete jede Veranstaltung zahlreiche manuelle Schritte – von der Ausschreibung über die Anmeldungsverwaltung bis hin zur Kommunikation mit den Teilnehmenden. Sowohl das Organisationsteam als auch die Teilnehmenden mussten dabei viel Zeit investieren.  

Um die Abläufe effizienter zu gestalten und ein zeitgemäßes Buchungserlebnis zu bieten, hat sich die Brack Alltron AG für die Kurs- und Eventplattform edoobox entschieden.

Ausgangssituation: Typische Herausforderungen vor der Einführung

Vor der Implementierung von edoobox stellte sich für die Brack Alltron AG eine Reihe von Fragen, die viele Kursanbieter kennen:

• Wie kann ich den hohen manuellen Aufwand bei der Kursverwaltung und Rechnungsstellung effizienter gestalten?

• Wie lassen sich unübersichtliche Teilnehmerlisten ohne Wartelistenfunktion besser handhaben?

• Wie kann ich die Terminplanung vereinfachen, wenn keine Integration in die bestehende Website vorhanden ist?

• Wie verhindere ich zusätzlichen Aufwand, wenn automatische Bestätigungsmails an Teilnehmende fehlen?

• Wie behalte ich den Überblick über Buchungsstatus und Auslastung meiner Kurse?

• Wie kann ich den Anmeldeprozess modernisieren, wenn dieser bislang nur per E-Mail, Fax oder Telefon funktioniert?

• Wie löse ich das Problem fehlender Wartelisten oder Nachrückermöglichkeiten?

• Wie organisiere ich zentral Kurs- und Teilnehmerdaten, ohne mehrere Systeme parallel pflegen zu müssen?

• Wie klappt die Synchronisierung mit Kalendern wie Google oder Outlook, ohne alles manuell einzutragen?

Diese offenen Fragen machten deutlich: Die bestehenden Prozesse verursachten hohen Administrationsaufwand, fehlende Transparenz und eine wenig zeitgemäße Teilnehmererfahrung. Die Reichweite, Buchbarkeit und Professionalität der Angebote war stark eingeschränkt.

Die Lösung: Einführung von edoobox

Mit der Einführung von edoobox wurden zentrale Funktionen implementiert, die heute den Unterschied machen:

• Online-Terminbuchung: Alle Kurse sind direkt online buchbar – die Zeiten von Fax- und Telefonanmeldungen gehören der Vergangenheit an. Durch die direkte Verknüpfung mit Zahlungsoptionen ist die gesamte Buchung in wenigen Minuten abgeschlossen.

• Warteliste: Absagen oder Nachrücker lassen sich unkompliziert abwickeln. Eingetragene Personen können bevorzugt berücksichtigt werden, sobald Plätze im Angebot verfügbar sind. So können freigewordene Plätze effizient nachbesetzt werden.

• Sammelanmeldungen: Eine Person kann bis zu 150 Teilnehmende in einer Buchung anmelden

• Automatisierte Erinnerungen: Teilnehmende erhalten rechtzeitig alle Infos, dadurch entfallen viele E-Mails und Rückfragen. Inhalte und Zeitpunkte der Benachrichtigungen können flexibel angepasst werden – von Kursbeginn bis Materialliste.

• Integration mit Kalendern: Termine werden nahtlos in Google- oder Outlook-Kalender übertragen. So haben sowohl Kursleiter als auch Teilnehmende jederzeit den Überblick über ihre gebuchten Veranstaltungen.

• Flexible Angebotsgestaltung: Neue Kurse oder Events lassen sich ohne großen Aufwand erstellen und publizieren. Ob Einzeltermin, mehrtägiges Seminar oder fortlaufende Kursreihe – edoobox bildet alle Formate ab.

• Teilnehmerverwaltung: Übersichtliche Prozesse sorgen dafür, dass alle Daten an einem Ort gepflegt werden. Durch die klare Struktur behalten Administratoren jederzeit die Kontrolle über Anmeldungen, Rechnungen und Kommunikation.

• Corporate-Design-Anpassung: Das System passt sich dem Markenauftritt von der Brack Alltron AG an. Farben, Logos und Schriftarten lassen sich vollständig anpassen, sodass die Buchungsstrecke wie ein Teil der Unternehmenswebsite wirkt.

• Mehrsprachigkeit: Angebote lassen sich in mehreren Sprachen darstellen. Derzeit bietet edoobox 28 Sprachen an.

• B2B-Buchungsprozess: Auch die Zusammenarbeit mit Partnern und Unternehmen wurde professioneller und einfacher, denn Firmenkunden können direkt Kontingente buchen oder mehrere Mitarbeitende gleichzeitig anmelden – alles mit wenigen Klicks.

Implementierung: Einfach & unterstützt durch starken Service

Die Einführung von edoobox verlief unkompliziert und ohne größere Hürden. Nach einer kurzen Einarbeitungszeit konnte das Team die wichtigsten Funktionen eigenständig nutzen und Schritt für Schritt in den Alltag integrieren.

Zitat der Brack Alltron AG:  
„Sobald man sich eingearbeitet hat, ist die Bedienung sehr einfach. Am meisten überzeugt mich aber der persönliche Kontakt zum edoobox-Team – freundlich, lösungsorientiert und immer hilfsbereit. Der Support ist wirklich top!“

Ergebnisse: Deutliche Zeitersparnis und zufriedene Teilnehmende

Die Einführung von edoobox hat die Kursorganisation beider Brack Alltron AG spürbar verändert:

• Dank Vorlagen und vordefinierten Kursspezifikationen dauert die Aufbereitung und Veröffentlichung eines neuen Kurses heute nur noch rund 3 Minuten – ein enormer Unterschied zur früheren, deutlich zeitaufwendigeren Vorgehensweise.

• Der Verwaltungsaufwand ist insgesamt erheblich gesunken, Prozesse laufen durchgängig strukturierter und transparenter.

• Für die Teilnehmenden bringt die unkomplizierte Online-Buchung große Vorteile: Sie können sich jederzeit, von überall und ohne Medienbrüche anmelden. Rückfragen oder Beschwerden sind nahezu verschwunden – für die Brack Alltron AG ein Zeichen dafür, dass der Prozess „reibungslos funktioniert“.  
  

Darüber hinaus hebt die Brack Alltron AG hervor, wie stark sich edoobox an die eigenen Bedürfnisse anpassen lässt. Besonders geschätzt wird „die Möglichkeit, das System individuell auf vielfältige Angebote und Kursarten anzupassen. Viele Funktionen und Einstellungen konnten exakt auf unsere Bedürfnisse konfiguriert werden.“

Auch in puncto Weiterentwicklung zeigt sich die Plattform flexibel: „Wenn etwas fehlt oder verbessert werden soll, melden wir das direkt an edoobox – und unsere Wünsche werden in rund 95 % der Fälle umgesetzt. Aktuell passt das System sehr gut für unsere Anforderungen – ein flexibles Buchungssystem mit spezialisierten Eigenschaften.“

Neben diesen operativen Verbesserungen zeigt auch ein Blick auf die langfristige Entwicklung den positiven Effekt:

In den letzten zwölf Jahren konnte die Brack Alltron AG die Zahl der Buchungen um 565,4 % steigern, während der Umsatz im gleichen Zeitraum um 252,8 % wuchs.  

Fazit: Effizienz, Flexibilität und professioneller Support machen den Unterschied

Die Brack Alltron AG überzeugt vor allem die einfache Handhabung und der flexible Einsatz von edoobox – passend für ihre umfangreichen und vielfältigen Kursangebote. Die automatisierten Prozesse sparen wertvolle Zeit, reduzieren den Verwaltungsaufwand deutlich und sorgen für eine transparente Teilnehmerverwaltung.  

Darüber hinaus steht der persönliche, lösungsorientierte Support von edoobox im Mittelpunkt der positiven Erfahrung. Die Möglichkeit, das System individuell an die eigenen Bedürfnisse anzupassen, macht edoobox zu einem leistungsstarken und verlässlichen Partner in der Kursverwaltung.  

Die Brack Alltron AG spricht daher eine klare Empfehlung aus: Wer viele Kurse oder Veranstaltungen effizient und professionell verwalten möchte, findet in edoobox eine moderne, praxisnahe Lösung mit echtem Mehrwert.  

Tipp: Wer ähnliche Herausforderungen kennt, sollte die kostenlose Testphase von edoobox nutzen und sich selbst von den Vorteilen überzeugen.  

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