Kebijakan privasi

Per: 27.03.2026 Versi: 2.0

Catatan tentang versi bahasa: versi bahasa Jerman merupakan versi yang mengikat secara hukum dan menjadi acuan. Terjemahan bahasa Inggris hanya untuk informasi; jika terjadi perbedaan, versi bahasa Jerman berlaku.

Pernyataan privasi ini menjelaskan cara Etzensperger Informatik AG (“kami”) memproses data pribadi saat Anda: (a) menggunakan situs dan layanan online kami, (b) membuat atau mengelola akun pelanggan (akun SaaS), (c) sebagai pengguna akhir/peserta memasukkan data melalui pelanggan kami ke platform, (d) berkomunikasi dengan kami untuk dukungan, penjualan, atau pemasaran, (e) melamar pekerjaan atau bekerja pada kami.

Kami terutama memperhatikan Undang-Undang Perlindungan Data Swiss (DSG) dan, jika berlaku, Peraturan Perlindungan Data Umum UE (DSGVO/GDPR).

1. Badan yang bertanggung jawab (pengendali) dan kontak

Pihak yang bertanggung jawab atas pemrosesan data menurut DSG dan, sejauh berlaku, pengendali data menurut GDPR adalah:

Etzensperger Informatik AG Kirchweg 24 CH-3366 Bettenhausen Swiss Email: support@edoobox.com Telepon: +41 43 434 65 91 Registrasi perusahaan/UID: CHE-107.413.131

2. Kontak perlindungan data/penasihat perlindungan data/petugas perlindungan data (DPO)

Untuk pertanyaan mengenai perlindungan data, hubungi kami melalui: Kontak perlindungan data: support@edoobox.com Etzensperger Informatik AG Kirchweg 24 CH-3366 Bettenhausen Swiss

Catatan: jika hukum yang berlaku mewajibkan kami menunjuk petugas perlindungan data, atau kami menunjuknya secara sukarela, petugas tersebut dapat dihubungi melalui kontak di atas.

3. Role model dalam SaaS (data pelanggan vs data tentang aktivitas bisnis kita sendiri)

3.1 Data Pelanggan (“Konten Pelanggan”) – kami sebagai pemrosesnya

Saat menggunakan platform SaaS kami, pelanggan dapat memasukkan data pribadi pengguna akhir/peserta, misalnya data keikutsertaan, pemesanan, atau acara. Sejauh kami memproses data pelanggan tersebut atas nama dan sesuai instruksi pelanggan, pihak-pihaknya adalah:

• Pelanggan = Pengendali data (Controller),
• kami = Pemroses data (Processor).

Dalam kasus ini, kami mengatur pemrosesan data dalam perjanjian pemrosesan data (AVV/DPA) terpisah dengan pelanggan.

3.2 Data bisnis kita sendiri – kita sebagai pengontrolnya

Kami juga memproses data pribadi untuk tujuan sendiri, misalnya administrasi akun, kontrak/penagihan, keamanan, peningkatan produk, pemasaran (jika diperbolehkan), dan kepatuhan. Untuk pemrosesan ini, kami bertindak sebagai pengendali data.

4. Kategori data pribadi

Bergantung pada konteks, kami terutama memproses kategori berikut:

A) Data akun dan kontrak

• Nama belakang, nama depan, perusahaan/organisasi, peran/jabatan
• Data login/identifikasi (mis. nama pengguna), hash kata sandi
• Informasi kontak (email, telepon, alamat)
• Informasi kontrak dan paket/langganan, cakupan lisensi

B) Data penagihan dan pembayaran

• Alamat penagihan, informasi PPN
• Status pembayaran, data transaksi dan referensi (tanpa data kartu/rekening bank lengkap jika diproses langsung oleh penyedia pembayaran)

C) Data penggunaan dan perangkat

• Data penggunaan dalam platform (mis. penggunaan fitur, jalur klik dalam aplikasi)
• Data perangkat/browser, sistem operasi, versi aplikasi
• Alamat IP, stempel waktu, perkiraan lokasi (hasil derivasi), bahasa/zona waktu

D) Data komunikasi dan dukungan

• Permintaan dukungan, isi email/chat, lampiran
• Catatan panggilan, tiket, riwayat status dan aktivitas

E) Data log, keamanan, dan metadata

• Log sistem dan akses (mis. percobaan login, tindakan admin)
• Log audit, laporan kesalahan/kerusakan
• Cadangan/titik pemulihan (termasuk salinan data)

F) Data pemasaran dan acara

• Persetujuan/penolakan buletin, status persetujuan
• Parameter kampanye (mis. UTM), informasi prospek

G) Data pelamar dan karyawan

• Dokumen lamaran, isi komunikasi, administrasi SDM (pemberitahuan terpisah dapat disediakan)

5. Tujuan pengolahan dan dasar hukum

Kami memproses data pribadi berdasarkan prinsip pembatasan tujuan, proporsionalitas, dan minimalisasi data. Data dimusnahkan atau dianonimkan saat tidak lagi diperlukan untuk tujuannya, dengan tetap memperhatikan kewajiban penyimpanan hukum dan kepentingan pengarsipan yang sah.

Sejauh GDPR berlaku, kami mendasarkan pemrosesan terutama pada dasar hukum berikut:

• Pelaksanaan kontrak/langkah prakontrak (Pasal 6 ayat 1 huruf b GDPR),
• Kewajiban hukum (Pasal 6 ayat 1 huruf c GDPR),
• Kepentingan yang sah (Pasal 6 ayat 1 huruf f GDPR),
• persetujuan (Pasal 6 ayat 1 huruf a GDPR), misalnya untuk buletin/pemasaran atau cookie yang tidak esensial, jika diperlukan,
• dalam kasus pengecualian: perlindungan kepentingan vital atau pelaksanaan tugas publik (Pasal 6 ayat 1 huruf d/e GDPR).

Tujuan utama:

5.1 Pengoperasian platform SaaS dan penyediaan fungsi

• Pembuatan akun, login, izin akses, penyediaan fitur
• Dukungan, pengelolaan insiden, pengembangan lanjutan, jaminan kualitas

5.2 Kontrak, penagihan, administrasi

• Penutupan/pengelolaan kontrak, penerbitan faktur, pembayaran, penagihan tunggakan
• Akuntansi keuangan, pembuktian, administrasi internal

5.3 Keamanan dan pencegahan penyalahgunaan

• Keamanan TI, pengendalian akses, pencatatan log, deteksi penipuan/penyalahgunaan
• Penegakan syarat dan ketentuan, perlindungan hak, tuntutan hukum

5.4 Komunikasi

• Pemberitahuan layanan (mis. informasi keamanan, status sistem)
• Komunikasi dukungan
• Komunikasi pemasaran hanya jika diizinkan atau dengan persetujuan

5.5 Pengoperasian situs web dan cookie

Kami menggunakan cookie/teknologi esensial untuk menyediakan situs dan platform secara teknis. Untuk teknologi yang tidak esensial, seperti pengukuran jangkauan, pemasaran, atau media sosial, kami menggunakan pengelolaan persetujuan jika diwajibkan hukum. Persetujuan dapat dicabut atau diubah kapan saja melalui pengaturan cookie di footer situs.

Microsoft Advertising (Universal Event Tracking) Setelah persetujuan Anda untuk analisis dan pemasaran, kami menggunakan Microsoft Advertising untuk mengaitkan kunjungan serta pendaftaran berhasil dengan iklan. Data yang dapat dikirim ke Microsoft terutama meliputi URL yang dikunjungi, informasi teknis browser dan perangkat, alamat IP, serta pengenal cookie dan klik iklan (MSCLKID). Pengenal klik Microsoft yang kami simpan dipertahankan maksimal 90 hari untuk atribusi. Saat beralih ke pendaftaran di app2.edoobox.com, pengenal hanya diteruskan dengan persetujuan pemasaran. Jika persetujuan dicabut, kami menghentikan peristiwa UET dan menghapus pengenal pemasaran terkait yang dapat kami akses. Microsoft juga dapat memproses data untuk tujuan iklannya sendiri; informasi lebih lanjut tersedia dalam pernyataan privasi Microsoft.

6. Penerima, penyedia layanan dan sub-pemroses

Kami hanya membagikan data pribadi jika diperlukan untuk tujuan yang disebutkan, diwajibkan, atau telah Anda setujui.

Kategori penerima dapat mencakup:

• Penyedia hosting/cloud (operasional, penyimpanan, cadangan, pemantauan)
• Penyedia layanan komunikasi (email, SMS, telepon)
• Penyedia layanan pembayaran (pemrosesan pembayaran, pengelolaan faktur/langganan)
• Penyedia analisis/kinerja/keamanan (mis. pelacakan kesalahan, APM, CDN/WAF)
• Sistem CRM/dukungan (tiket, chat, basis pengetahuan)
• Penasihat profesional (hukum, audit), bank/penagihan piutang, jika diperlukan
• Otoritas/pengadilan, jika diwajibkan oleh hukum

Subpemroses (subprocessors): daftar terbaru subpemroses kami beserta tujuan, lokasi, kategori data, dan dasar transfer tersedia di: https://www.edoobox.com/id/sesuai-dsg-dan-gdpr-2/

7. Pemrosesan data luar negeri/transfer lintas negara

Data inti platform pada dasarnya disimpan dan diproses terutama di Swiss. Bergantung pada penyedia yang digunakan, pemrosesan juga dapat berlangsung di UE/EEA atau negara lain. Jika kami atau penyedia kami memproses data pribadi di luar Swiss atau EEA, kami memastikan perlindungan yang memadai, khususnya melalui:

• keputusan kecukupan perlindungan (Swiss: negara/organisasi dengan perlindungan yang memadai; UE: keputusan kecukupan perlindungan),
• klausul kontrak standar/klausul perlindungan data standar (SCC) dan langkah tambahan jika diperlukan,
• Data Privacy Framework yang berlaku (misalnya Swiss‑U.S. DPF atau EU‑U.S. DPF), sejauh berlaku dan penerima memiliki sertifikasi yang sesuai,
• atau jaminan lain yang ditetapkan undang-undang/alasan transfer yang berlaku sebagai pengecualian.

8. Retensi, penghapusan, dan pelepasan

Kami menetapkan masa penyimpanan berdasarkan kebutuhan mengetahui dan menyimpan data.

8.1 Pedoman

• Data akun/pelanggan: Durasi kontrak + periode transisi yang sesuai untuk migrasi dan pemenuhan kontrak
• Tiket dukungan: selama diperlukan untuk dukungan, keterlacakan, dan kepatuhan
• Log keamanan/akses: sesuai persyaratan keamanan dan kepatuhan kami
• Cadangan: bergilir sesuai siklus pencadangan kami (penghapusan dapat tertunda)
• Data prospek pemasaran: hingga penarikan persetujuan/opt-out atau tujuan tidak lagi berlaku
• Dokumen pembukuan/faktur: sesuai kewajiban penyimpanan menurut hukum (umumnya hingga 10 tahun), sejauh berlaku

8.2 Pelanggan Onboarding/Offboarding

• Selama masa kontrak: Pemrosesan untuk menyediakan layanan.
• Setelah penghentian/akhir kontrak: (i) pengembalian/ekspor data pelanggan jika diperlukan, (ii) pemblokiran akun, (iii) penghapusan/anonimisasi setelah masa penyimpanan berakhir, kecuali salinan cadangan hingga penimpaan berikutnya.
• Atas permintaan, penghapusan data pelanggan lebih awal dapat dipertimbangkan, selama tidak bertentangan dengan kewajiban hukum atau kepentingan yang lebih kuat.

9. Keamanan data (tindakan teknis dan organisasi)

Kami mengambil langkah teknis dan organisasional (TOM) yang sesuai dengan mempertimbangkan risiko, khususnya:

Catatan: Keamanan mutlak tidak dapat dijamin.

• Enkripsi saat transmisi (TLS) dan, jika sesuai, saat penyimpanan (encryption at rest)
• Konsep peran dan izin (hak akses minimum), pemisahan lingkungan
• Autentikasi multifaktor untuk akses admin, akses administratif, dan sistem internal sensitif sejauh tersedia secara teknis
• Pencatatan log/audit tindakan terkait keamanan
• Patch/pembaruan berkala, pengelolaan kerentanan
• Cadangan, pemulihan, dan rencana darurat
• Pelatihan/komitmen karyawan (kerahasiaan)

10. Hak-hak mereka yang terkena dampak

10.1 Hak berdasarkan Undang-Undang Perlindungan Data Swiss

Bergantung pada keadaan dan pembatasan hukum, Anda terutama memiliki:

• hak atas akses informasi, termasuk tujuan, masa penyimpanan/kriterianya, penerima, dan keputusan individual otomatis,
• Hak untuk memperbaiki data yang tidak benar,
• Hak atas penghapusan/pemusnahan, sepanjang diizinkan,
• hak untuk memperoleh/memindahkan data (portabilitas) sesuai persyaratan undang-undang,
• Hak terkait keputusan individual otomatis (lihat bagian 11).

10.2 Hak berdasarkan GDPR (jika berlaku)

Bergantung pada keadaan, Anda terutama memiliki:

• Akses informasi, perbaikan, penghapusan, pembatasan pemrosesan,
• portabilitas data,
• Keberatan terhadap pemrosesan berdasarkan kepentingan yang sah,
• Penarikan persetujuan yang berlaku untuk masa mendatang,
• Hak mengajukan pengaduan kepada otoritas pengawas.

10.3 Penggunaan Hak

Kirim permintaan ke: support@edoobox.com. Kami dapat meminta bukti identitas yang wajar.

Prinsip peran SaaS yang penting:

• Untuk “Customer Content” yang dikelola pelanggan sebagai pengendali, kami mungkin tidak berwenang langsung mengubah atau menghapus data. Dalam hal ini, sejauh diperbolehkan, kami meneruskan permintaan subjek data kepada pelanggan terkait atau menjelaskan cara menghubunginya langsung.

11. Keputusan dan pembuatan profil individu otomatis

Jika kami menggunakan keputusan individual otomatis yang berdampak hukum atau sangat memengaruhi Anda, kami akan memberi tahu. Sejauh hukum menetapkan, Anda berhak menyampaikan pandangan dan meminta peninjauan oleh manusia. Saat ini, kami pada umumnya tidak menggunakan keputusan individual otomatis yang menimbulkan dampak hukum atau dampak signifikan sejenis bagi subjek data.

12. Melaporkan Pelanggaran Data

Kami memiliki proses untuk mendeteksi, menyelidiki, menangani, dan mendokumentasikan pelanggaran keamanan data. Jika diwajibkan hukum, kami melaporkan pelanggaran relevan kepada otoritas pengawas yang berwenang dan memberi tahu pihak terdampak.

Dalam pemrosesan data atas nama pelanggan, kami memberi tahu pelanggan tanpa penundaan yang tidak perlu jika menemukan pelanggaran keamanan yang menyangkut data mereka.

13. Aplikasi dan data pegawai

Jika melamar pekerjaan atau bekerja di perusahaan kami, data pribadi Anda diproses untuk proses rekrutmen atau hubungan kerja, administrasi, gaji/asuransi sosial, kepatuhan, dan keamanan TI. Pemberitahuan privasi SDM terpisah disediakan jika diperlukan atau sebagai tambahan selama rekrutmen.

14. Anak di bawah umur

Layanan kami pada dasarnya ditujukan kepada perusahaan/orang dewasa. Orang di bawah 16 tahun tidak boleh menggunakan layanan tanpa persetujuan wali jika diwajibkan oleh hukum yang berlaku.

15. Kepatuhan, Audit dan Kontrak

• Sejauh diwajibkan hukum atau bermanfaat secara organisasi, kami menyimpan daftar kegiatan pemrosesan serta mendokumentasikan langkah keamanan dan insiden relevan. Bukti khusus pelanggan, kuesioner keamanan, pemeriksaan, atau audit disediakan setelah kesepakatan sebelumnya dengan biaya terpisah, kecuali diwajibkan hukum atau dipicu peristiwa yang kami sebabkan.
• Jika diperlukan, kami membuat perjanjian pemrosesan data (AVV/DPA) dengan pelanggan.
• Kami membuat kontrak yang sesuai dengan subprosesor, termasuk TOM dan, jika diperlukan, instrumen transfer (misalnya SCC).

16. Perubahan pada Kebijakan Privasi ini

Kami dapat memperbarui pernyataan privasi ini, misalnya karena perubahan hukum atau penyesuaian produk. Versi terbaru dipublikasikan di /id/kebijakan-privasi/. Perubahan penting akan kami sampaikan secara patut.

17. Penafian/pembatasan tanggung jawab (jika diizinkan)

Pernyataan privasi ini menjelaskan pemrosesan data berdasarkan pengetahuan terbaik kami. Kami tidak menjamin bahwa layanan eksternal, seperti situs pihak ketiga atau penyedia tertaut, selalu berfungsi sama atau kontennya tetap tidak berubah. Ketentuan tanggung jawab menurut hukum tetap berlaku.