Privatlivspolitik

Pr.: 27. marts 2026 Version: 2.0

Bemærkning til sprogversionen: Denne tyske version er den juridisk bindende og autoritative version. Alle engelske oversættelser er kun til informationsformål; I tilfælde af modsigelser har den tyske version forrang.

Denne databeskyttelseserklæring informerer dig om, hvordan Etzensperger Informatik AG ("vi", "os") behandler personoplysninger, når du: (a) bruger vores hjemmeside(r) og onlinetjenester, (b) opretter eller administrerer en kundekonto (SaaS-konto), (c) indtaster data om en kunde på vores platform som slutbruger/deltager, (d) kommunikerer med os (support, salg, markedsføring) eller anvender os.

Vi tager især hensyn til den schweiziske databeskyttelseslov (DSG) og – hvor det er relevant – EU's generelle databeskyttelsesforordning (GDPR/GDPR).

1. Ansvarlig instans (controller) og kontakt

Ansvarlig for databehandling i henhold til DSG og – hvor det er relevant – den ansvarlige i henhold til GDPR er:

Etzensperger Informatik AG Kirchweg 24 CH-3366 Bettenhausen Schweiz E-mail: support@edoobox.com Telefon: +41 43 434 65 91 Handelsregister/UID: CHE-107.413.131

2. Databeskyttelseskontakt/databeskyttelsesrådgiver/databeskyttelsesansvarlig (DPO)

Ved spørgsmål om databeskyttelse kan du kontakte os her: Databeskyttelseskontakt: support@edoobox.com Etzensperger Informatik AG Kirchweg 24 CH-3366 Bettenhausen Schweiz

Bemærk: Hvis vi er forpligtet til at udpege en databeskyttelsesansvarlig i henhold til gældende lovgivning eller udpege en frivillig, kan han eller hun kontaktes ved hjælp af kontaktoplysningerne ovenfor.

3. Rollemodel i SaaS (kundedata vs. data om vores egne forretningsaktiviteter)

3.1 Kundedata (“Kundeindhold”) – vi som behandler

Når vi bruger vores SaaS-platform, kan vores kunder indtaste personlige data om slutbrugere/deltagere (f.eks. deltagelsesdata, booking-/begivenhedsdata) i platformen. I det omfang vi behandler disse kundedata på vegne af og i overensstemmelse med kundens instruktioner:

• Kunde = ansvarlig person (controller),
• vi = processor.

I disse tilfælde regulerer vi ordrebehandlingen i en særskilt ordrebehandlingsaftale (AVV/DPA) med kunden.

3.2 Vores egne forretningsdata – vi som dataansvarlig

Vi behandler også personoplysninger til vores egne formål, f.eks. kontoadministration, kontrakt/fakturering, sikkerhed, produktforbedring, markedsføring (hvor tilladt), compliance. Vi er ansvarlige for disse behandlinger.

4. Kategorier af personlige data

Afhængigt af konteksten arbejder vi især med følgende kategorier:

A) Konto- og kontraktdata

• Efternavn, fornavn, virksomhed/organisation, rolle/stilling
• Login/identifikationsdata (f.eks. brugernavn), kodeords-hash
• Kontaktoplysninger (e-mail, telefon, adresse)
• Kontrakt og plan/abonnement oplysninger, licensomfang

B) Fakturerings- og betalingsoplysninger

• Faktureringsadresse, momsoplysninger
• Betalingsstatus, transaktions- og referencedata (ikke fuldstændige kort-/bankoplysninger, hvis betalingsudbyderen behandler dette direkte)

C) Brug og enhedsdata

• Brugsdata inden for platformen (f.eks. funktionsbrug, klikstier i appen)
• Enheds-/browserdata, operativsystem, appversion
• IP-adresse, tidsstempel, grove placeringsdata (afledt), sprog/tidszone

D) Kommunikations- og supportdata

• Supportanmodninger, e-mail/chatindhold, vedhæftede filer
• Opkaldsnoter, billetter, status og historik

E) Log, sikkerhed og metadata

• System- og adgangslogfiler (f.eks. loginforsøg, administratorhandlinger)
• Revisionslogs, fejl/nedbrudsrapporter
• Sikkerhedskopier/gendannelsespunkter (inklusive datakopier)

F) Marketing og begivenhedsdata

• Nyhedsbrev opt-in/opt-out, samtykke status
• Kampagneparametre (f.eks. UTM), kundeemneoplysninger

G) Ansøgnings- og medarbejderdata

• Ansøgningsdokumenter, kommunikationsindhold, HR-administration (særskilt notat muligt)

5. Formål med behandlingen og retsgrundlag

Vi behandler personoplysninger i henhold til principperne om formålsbegrænsning, proportionalitet og dataminimering. Vi ødelægger eller anonymiserer data, så snart de ikke længere er nødvendige til formålet (med forbehold for juridiske opbevaringsforpligtelser og legitime arkiveringsinteresser).

I det omfang GDPR er gældende, baserer vi behandlingen især på følgende juridiske grundlag:

• Opfyldelse af kontrakt/præ-kontraktuelle foranstaltninger (Art. 6, stk. 1 lit. b GDPR),
• Lovlig forpligtelse (Art. 6, stk. 1 lit. c GDPR),
• Legitime interesser (Art. 6, stk. 1 lit. f GDPR),
• Samtykke (Art. 6, stk. 1 lit. a GDPR) – f.eks. til nyhedsbrev/marketing eller ikke-væsentlige cookies, hvis det er nødvendigt,
• i særlige tilfælde: beskyttelse af vitale interesser eller offentlige opgaver (Art. 6, stk. 1 lit. d/e GDPR).

Hovedformål:

5.1 Drift af SaaS-platformen og levering af funktioner

• Kontooprettelse, login, tilladelser, funktionsimplementering
• Support, hændelseshåndtering, videreudvikling, kvalitetssikring

5.2 Kontrakt, fakturering, administration

• Kontraktindgåelse/styring, fakturering, betaling, rykning
• Økonomisk regnskab, verifikation, intern administration

5.3 Sikkerhed og forebyggelse af misbrug

• IT-sikkerhed, adgangskontrol, logning, afsløring af svindel/misbrug
• Håndhævelse af vilkår og betingelser, beskyttelse af rettigheder, retskrav

5.4 Kommunikation

• Servicemeddelelser (f.eks. sikkerhedsrelaterede oplysninger, systemstatus)
• Kommunikation med support
• Markedsføringskommunikation kun hvis det er tilladt eller med samtykke

5.5 Hjemmesidedrift og cookies

Vi bruger nødvendige cookies/teknologier til teknisk at levere hjemmesiden og platformen. Til ikke-essentielle cookies/teknologier (f.eks. rækkeviddemåling, markedsføring, sociale medier) bruger vi samtykkestyring - hvis det kræves af gældende lovgivning. Du kan til enhver tid tilbagekalde eller justere dit samtykke ved at bruge cookie-indstillingerne i sidefoden på vores hjemmeside.

Microsoft Advertising (Universal Event Tracking) Efter dit samtykke til analyse og markedsføring bruger vi Microsoft Advertising fra Microsoft til at knytte besøg og gennemførte registreringer til vores annoncer. Det kan blandt andet medføre overførsel af den besøgte URL, tekniske browser- og enhedsdata, IP-adressen samt cookie- og annonceklik-id’er (MSCLKID) til Microsoft. Vores egen gemte Microsoft-klikidentifikator opbevares højst 90 dage til denne tilskrivning. Når du går videre til registrering på app2.edoobox.com, videregiver vi kun identifikatoren med samtykke til markedsføring. Hvis du trækker samtykket tilbage, stopper vi UET-hændelserne og fjerner de tilknyttede markedsføringsidentifikatorer, som vi har adgang til. Microsoft kan også behandle data til egne reklameformål. Flere oplysninger findes i Microsofts privatlivserklæring.

6. Modtagere, tjenesteudbydere og underdatabehandlere

Vi videregiver kun personoplysninger, hvis det er nødvendigt til de angivne formål, hvis vi er forpligtet til det, eller hvis du har givet samtykke til det.

Modtagerkategorier kan omfatte:

• Hosting/skyudbyder (drift, lagring, sikkerhedskopier, overvågning)
• Udbydere af kommunikationstjenester (e-mail, SMS, telefoni)
• Udbyder af betalingstjenester (betalingsbehandling, faktura-/abonnementsadministration)
• Analyse-/ydelses-/sikkerhedstjenesteudbydere (f.eks. fejlsporing, APM, CDN/WAF)
• CRM/supportsystemer (billetter, chat, vidensbase)
• Professionelle rådgivere (juridisk rådgivning, revision), banker/inkasso evt
• Myndigheder/domstole, hvis loven kræver det

Underdatabehandlere: Du finder en opdateret liste over vores underdatabehandlere med formål, hjemsted, datakategorier og overførselsgrundlag her: https://www.edoobox.com/da/overholder-dsg-og-gdpr-2/

7. Databehandling til udlandet / grænseoverskridende overførsler

Central platformsdata opbevares og behandles generelt primært i Schweiz. Afhængig af den benyttede tjenesteudbyder kan behandlingen også foregå inden for EU/EØS eller i andre lande. Hvis vi eller vores tjenesteudbydere behandler personoplysninger uden for Schweiz eller uden for EØS, sikrer vi, at tilstrækkelig databeskyttelse er garanteret, især gennem:

• Beslutninger om tilstrækkelighed (Schweiz: stater/organisationer med tilstrækkelig beskyttelse; EU: afgørelser om tilstrækkelighed),
• Standardkontraktklausuler/standarddatabeskyttelsesklausuler (SCC) og yderligere foranstaltninger, hvis det er nødvendigt,
• gældende databeskyttelsesrammer (f.eks. Swiss-U.S. DPF eller EU-U.S. DPF), hvis det er relevant, og modtageren er certificeret i overensstemmelse hermed,
• eller andre garantier givet ved lov/særligt gældende grunde til overførsel.

8. Retention, sletning og offboarding

Vi definerer opbevaringsperioder baseret på "need-to-know/need-to-keep".

8.1 Retningslinjer

• Konto-/kundedata: Kontraktens varighed + en passende overgangsperiode for migrering og kontraktopfyldelse
• Supportbilletter: så længe det er nødvendigt for support, sporbarhed og overholdelse
• Sikkerheds-/adgangslogfiler: i overensstemmelse med vores sikkerheds- og overholdelseskrav
• Sikkerhedskopier: Ruller i henhold til vores rullende backup-cyklus (sletning mulig med en forsinkelse)
• Marketing leaddata: indtil tilbagekaldelse/opt-out eller formål ikke længere gælder
• Regnskabs-/fakturadokumenter: i overensstemmelse med lovpligtige opbevaringskrav (normalt op til 10 år), hvis relevant

8.2 Onboarding/Offboarding-kunder

• I kontraktperioden: Behandling til levering af tjenesteydelser.
• Efter opsigelse/afslutning af kontrakt: (i) returnering/eksport af kundedata om nødvendigt, (ii) spærring af kontoen, (iii) sletning/anonymisering efter opbevaringsperioderne er udløbet, ekskl. datakopier i sikkerhedskopier indtil næste overskrivning.
• Hvis det ønskes, kan en tidligere sletning af kundedata kontrolleres, forudsat at der ikke er juridiske forpligtelser eller tungtvejende interesser der taler imod.

9. Datasikkerhed (tekniske og organisatoriske foranstaltninger)

Vi tager passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger (TOM) under hensyntagen til risikoen, især:

Bemærk: Absolut sikkerhed kan ikke garanteres.

• Kryptering under transmission (TLS) og – hvor det er relevant – under lagring (Encryption at Rest)
• Rolle- og autorisationskoncepter (mindst privilegium), adskillelse af miljøer
• Multifaktorgodkendelse til administratoradgang til administrativ adgang og følsomme interne systemer, hvis det er teknisk givet
• Logning/revision af sikkerhedsrelevante handlinger
• Regelmæssige patches/opdateringer, sårbarhedshåndtering
• Backups, recovery og nødkoncepter
• Uddannelse/forpligtelse af medarbejdere (fortrolighed)

10. De registreredes rettigheder

10.1 Rettigheder i henhold til den schweiziske databeskyttelseslov

Afhængigt af omstændighederne og juridiske begrænsninger har du især:

• Ret til information, herunder oplysninger om formål, opbevaringsperiode/-kriterier, modtagere og automatiserede individuelle beslutninger,
• Ret til at rette ukorrekte data,
• Ret til sletning/destruktion, i det omfang det er tilladt,
• Ret til datafrigivelse/overførsel (portabilitet) i henhold til lovkravene,
• Rettigheder i forbindelse med automatiserede enkeltbeslutninger (se afsnit 11).

10.2 Rettigheder i henhold til GDPR (hvis relevant)

Afhængig af omstændighederne har du især:

• Information, rettelse, sletning, begrænsning af behandling,
• dataportabilitet,
• Indsigelse mod behandling baseret på legitime interesser,
• Tilbagekaldelse af samtykke med virkning for fremtiden,
• Ret til at indgive en klage til en tilsynsmyndighed.

10.3 Udøvelse af rettigheder

Send venligst henvendelser til support@edoobox.com. Vi kan bede om passende dokumentation for din identitet.

Vigtigt SaaS-rolleprincip:

• For "kundeindhold", der administreres af vores kunder som controllere, er vi muligvis ikke autoriseret til at ændre eller slette data direkte. I dette tilfælde vil vi videresende henvendelser fra de berørte - hvor det er tilladt - til den respektive kunde eller informere dig om, hvordan du kan kontakte kunden direkte.

11. Automatiserede individuelle beslutninger og profilering

Hvis vi anvender automatiserede enkeltbeslutninger, der har retsvirkninger for dig eller har væsentlig betydning for dig, vil vi informere dig om dette. Du har ret til at give udtryk for dit synspunkt og til at anmode om verifikation fra en fysisk person, i det omfang det er fastsat i gældende lovgivning. Vi bruger i øjeblikket generelt ikke automatiserede individuelle beslutninger, der har juridiske virkninger for de registrerede eller tilsvarende væsentligt påvirker dem.

12. Rapportering af databrud

Vi har processer på plads til at opdage, efterforske, afhjælpe og dokumentere datasikkerhedsbrud. I det omfang loven kræver det, rapporterer vi relevante datasikkerhedsbrud til den relevante tilsynsmyndighed og informerer berørte personer.

Ved behandling af ordrer vil vi informere vores kunder uden unødig forsinkelse, hvis vi opdager et datasikkerhedsbrud, der påvirker kundedata.

13. Ansøgninger og medarbejderdata

Hvis du søger hos os eller er ansat hos os, behandler vi personoplysninger til gennemførelse af ansøgningen eller ansættelsesforholdet, til administration, løn/socialforsikring, compliance og IT-sikkerhed. Vi vil levere et separat HR-databeskyttelsesinformationsark, hvis det er nødvendigt eller under ansøgningsprocessen.

14. Mindreårige

Vores ydelser henvender sig generelt til virksomheder/voksne. Personer under 16 bør ikke bruge vores tjenester uden samtykke fra en juridisk værge i det omfang, det kræves af gældende lovgivning.

15. Overholdelse, revision og kontrakter

• Vi fører et register over behandlingsaktiviteter og dokumenterer sikkerhedsforanstaltninger og relevante hændelser - hvor det er lovpligtigt eller organisatorisk fornuftigt. Vi leverer kundespecifikke beviser, sikkerhedsspørgeskemaer, tests eller audits efter forudgående aftale og, medmindre det er påkrævet ved lov eller udløst af en hændelse forårsaget af os, mod et særskilt gebyr.
• Om nødvendigt indgår vi en ordrebehandlingsaftale med kunder (AVV/DPA).
• Vi indgår tilsvarende kontrakter med underleverandører, herunder TOM og – om nødvendigt – overførselsinstrumenter (f.eks. SCC).

16. Ændringer i denne privatlivspolitik

Vi kan opdatere denne databeskyttelseserklæring, f.eks. i tilfælde af lovændringer eller produkttilpasninger. Den aktuelle version er offentliggjort under /databeskyttelseserklæring. Vi kommunikerer væsentlige ændringer korrekt.

17. Ansvarsfraskrivelse/begrænsning af ansvar (hvor tilladt)

Denne databeskyttelseserklæring beskriver databehandling efter vores bedste viden. Vi garanterer ikke, at eksterne tjenester (f.eks. tredjepartswebsteder, linkede udbydere) vil fungere det samme til enhver tid, eller at deres indhold forbliver uændret. Juridiske ansvarsbestemmelser forbliver forbeholdt.