Declarație de confidențialitate

Actualizat la: 27.03.2026 Versiunea: 2.0

Notă privind versiunea lingvistică: această versiune germană este versiunea obligatorie juridic și determinantă. Eventualele traduceri în engleză au doar scop informativ; în caz de contradicții prevalează versiunea germană.

Această declarație vă informează cum prelucrează Etzensperger Informatik AG („noi”) datele personale când: (a) utilizați site-urile și serviciile noastre online, (b) creați sau gestionați un cont de client SaaS, (c) introduceți date în platformă ca utilizator final/participant printr-un client, (d) comunicați cu noi pentru asistență, vânzări sau marketing, (e) candidați la noi sau aveți un raport de muncă cu noi.

Luăm în considerare în special Legea elvețiană privind protecția datelor (DSG) și, dacă este aplicabil, Regulamentul general al UE privind protecția datelor (DSGVO/GDPR).

1. Operatorul de date responsabil (Controller) și contact

Responsabil de prelucrarea datelor în sensul DSG și, în măsura în care este aplicabil, operator în sensul GDPR este:

Etzensperger Informatik AG Kirchweg 24 CH-3366 Bettenhausen Elveția E-mail: support@edoobox.com Telefon: +41 43 434 65 91 Registrul comerțului/UID: CHE-107.413.131

2. Contact pentru protecția datelor / consultant / responsabil cu protecția datelor (DPO)

Pentru întrebări privind protecția datelor, ne puteți contacta la: Contact pentru protecția datelor: support@edoobox.com Etzensperger Informatik AG Kirchweg 24 CH-3366 Bettenhausen Elveția

Notă: dacă trebuie să numim un responsabil cu protecția datelor conform legii aplicabile sau îl numim voluntar, acesta poate fi contactat la datele de mai sus.

3. Modelul rolurilor în SaaS (datele clienților față de datele despre propria noastră activitate comercială)

3.1 Datele clienților („Customer Content”) – noi ca persoană împuternicită

La utilizarea platformei SaaS, clienții pot introduce date personale ale utilizatorilor finali/participanților (de exemplu, date de participare, rezervare/evenimente). În măsura în care prelucrăm aceste date în numele și conform instrucțiunilor clientului:

• Clientul = operator de date (Controller),
• noi = persoană împuternicită de operator (Processor).

În aceste cazuri, reglementăm prelucrarea datelor printr-un acord separat de prelucrare a datelor (AVV/DPA) cu clientul.

3.2 Datele noastre comerciale – noi în calitate de operator

Prelucrăm date personale și în scopuri proprii, de exemplu administrarea conturilor, contract/facturare, securitate, îmbunătățirea produsului, marketing (dacă este permis), conformitate. Pentru aceste prelucrări suntem operator de date.

4. Categorii de date personale

În funcție de context, prelucrăm în special următoarele categorii:

A) Date de cont și contract

• Nume, prenume, companie/organizație, rol/funcție
• Date de autentificare/identificare (de ex. utilizator), hash-ul parolei
• Date de contact (e-mail, telefon, adresă)
• Informații despre contract și plan/abonament, domeniul licenței

B) Date de facturare și plată

• Adresă de facturare, informații TVA
• Starea plății, datele tranzacțiilor și referințelor (fără date complete de card/bancare, dacă furnizorul de plăți le prelucrează direct)

C) Date de utilizare și despre dispozitive

• Date de utilizare în cadrul platformei (de exemplu, utilizarea funcțiilor, traseele de clicuri în aplicație)
• Date despre dispozitiv/browser, sistem de operare, versiunea aplicației
• Adresă IP, marcaj temporal, localizare aproximativă dedusă, limbă/fus orar

D) Date de comunicare și asistență

• Solicitări de asistență, conținut de e-mail/chat, atașamente
• Notițe de apel, tichete, istoric de stare și evoluție

E) Jurnale, date de securitate și metadate

• Jurnale de sistem și acces (de ex. autentificări, acțiuni de administrator)
• Jurnale de audit, rapoarte de erori și blocări
• Copii de siguranță/puncte de restaurare (inclusiv copii ale datelor)

F) Date de marketing și evenimente

• Abonare/dezabonare la newsletter, starea consimțământului
• Parametri de campanie (de ex. UTM), informații despre clienți potențiali

G) Date ale candidaților și angajaților

• Documente de candidatură, conținutul comunicărilor, administrarea resurselor umane (posibilă informare separată)

5. Scopurile prelucrării și temeiurile juridice

Prelucrăm datele personale conform principiilor limitării la scop, proporționalității și minimizării datelor. Distrugem sau anonimizăm datele imediat ce nu mai sunt necesare scopului, sub rezerva obligațiilor legale de păstrare și intereselor legitime de arhivare.

În măsura în care se aplică GDPR, ne întemeiem prelucrările în special pe următoarele baze juridice:

• Executarea contractului/măsuri precontractuale (art. 6 alin. 1 lit. b GDPR),
• Obligație legală (art. 6 alin. 1 lit. c GDPR),
• Interese legitime (art. 6 alin. 1 lit. f GDPR),
• consimțământul (art. 6 alin. 1 lit. a GDPR), de exemplu pentru newsletter/marketing sau cookie-uri nenecesare, dacă este necesar,
• în cazuri excepționale: protejarea intereselor vitale sau îndeplinirea unei sarcini de interes public (art. 6 alin. 1 lit. d/e GDPR).

Scopuri principale:

5.1 Operarea platformei SaaS și furnizarea funcțiilor

• Creare cont, autentificare, permisiuni, furnizarea funcțiilor
• Asistență, gestionarea incidentelor, dezvoltare continuă, asigurarea calității

5.2 Contract, facturare, administrare

• Încheierea/gestionarea contractului, facturare, plată, gestionarea somațiilor
• Contabilitate financiară, documentare, administrare internă

5.3 Securitate și prevenirea abuzurilor

• Securitate IT, controlul accesului, jurnalizare, detectarea fraudei/abuzului
• Aplicarea condițiilor generale, protejarea drepturilor, pretenții juridice

5.4 Comunicare

• Notificări de serviciu (de ex. informații de securitate, starea sistemului)
• Comunicare cu asistența
• Comunicare de marketing numai dacă este permisă sau există consimțământ

5.5 Operarea site-ului și cookie-uri

Folosim cookie-uri/tehnologii necesare pentru furnizarea tehnică a site-ului și platformei. Pentru cele nenecesare, de exemplu măsurarea audienței, marketing sau rețele sociale, utilizăm gestionarea consimțământului dacă o cere legea aplicabilă. Puteți retrage sau modifica oricând acordurile prin setările cookie-urilor din subsolul site-ului.

Microsoft Advertising (Universal Event Tracking) După consimțământul pentru analiză și marketing, folosim Microsoft Advertising de la Microsoft pentru a atribui vizitele și înregistrările reușite reclamelor noastre. Pot fi transmise către Microsoft URL-ul vizitat, date tehnice despre browser și dispozitiv, adresa IP și identificatori de cookie-uri și clicuri publicitare (MSCLKID). Păstrăm propriul identificator Microsoft de clic cel mult 90 de zile pentru atribuire. La trecerea către înregistrarea pe app2.edoobox.com îl transmitem numai cu acord de marketing. La retragere oprim evenimentele UET și eliminăm identificatorii de marketing asociați accesibili nouă. Microsoft poate prelucra date și în scopuri publicitare proprii; detalii suplimentare găsiți în declarația de confidențialitate Microsoft.

6. Destinatari, furnizori și subprocesatori

Transmitem date personale doar dacă este necesar pentru scopurile menționate, dacă avem această obligație sau dacă v-ați dat consimțământul.

Categoriile de destinatari pot fi:

• Furnizori de găzduire/cloud (operare, stocare, backup, monitorizare)
• Furnizori de servicii de comunicare (e-mail, SMS, telefonie)
• Furnizori de servicii de plată (procesare plăți, gestionare facturi/abonamente)
• Furnizori de servicii de analiză, performanță și securitate (de exemplu, urmărirea erorilor, APM, CDN/WAF)
• Sisteme CRM/asistență (tichete, chat, bază de cunoștințe)
• Consultanți profesioniști (consiliere juridică, audit), bănci/firme de recuperare a creanțelor, dacă este necesar
• Autorități/instanțe, dacă legea impune

Subprocesatori: o listă actualizată a subprocesatorilor noștri, inclusiv scopul, sediul, categoriile de date și temeiurile transferului, este disponibilă la: https://www.edoobox.com/ro/conform-dsg-și-gdpr-2/

7. Prelucrarea datelor în străinătate / transferuri transfrontaliere

Datele centrale ale platformei sunt, în principiu, stocate și prelucrate în principal în Elveția. În funcție de furnizor, prelucrarea poate avea loc și în UE/SEE sau alte țări. Dacă noi sau furnizorii prelucrăm date personale în afara Elveției sau SEE, asigurăm protecție adecvată, în special prin:

• decizii privind caracterul adecvat al protecției (Elveția: state/organizații cu protecție adecvată; UE: decizii de adecvare),
• clauze contractuale standard / clauze standard de protecție a datelor (SCC) și măsuri suplimentare, dacă este necesar,
• cadre aplicabile de protecție a datelor (de exemplu, Swiss‑U.S. DPF sau EU‑U.S. DPF), dacă sunt aplicabile și destinatarul este certificat corespunzător,
• sau alte garanții prevăzute de lege / temeiuri de transfer aplicabile în mod excepțional.

8. Păstrare, ștergere și încheierea colaborării

Definim perioadele de păstrare după principiul necesității de acces și păstrare.

8.1 Valori orientative

• Date de cont/client: durata contractului plus o perioadă de tranziție rezonabilă pentru migrare și executarea contractului
• Tichete de asistență: atât timp cât este necesar pentru asistență, trasabilitate și conformitate
• Jurnale de securitate și acces: conform cerințelor noastre de securitate și conformitate
• Copii de siguranță: prin rotație, conform ciclului nostru de backup (ștergerea poate avea loc cu întârziere)
• Date de marketing ale clienților potențiali: până la retragere/dezabonare sau încetarea scopului
• Documente contabile/de facturare: conform obligațiilor legale de păstrare (de regulă până la 10 ani), în măsura aplicabilă

8.2 Integrarea și ieșirea clienților

• Pe durata contractului: prelucrare pentru furnizarea serviciilor.
• După reziliere/încetarea contractului: (i) returnarea/exportul datelor clientului, dacă este necesar, (ii) blocarea contului, (iii) ștergerea/anonimizarea după expirarea termenelor de păstrare, cu excepția copiilor din backup până la următoarea suprascriere.
• La cerere, poate fi analizată ștergerea anticipată a datelor clientului, dacă nu se opun obligații legale sau interese prevalente.

9. Securitatea datelor (măsuri tehnice și organizatorice)

Luăm măsuri tehnice și organizatorice adecvate (TOM), ținând cont de risc, în special:

Notă: securitatea absolută nu poate fi garantată.

• Criptare la transmitere (TLS) și, acolo unde este util, la stocare (Encryption at Rest)
• Concepte de roluri și permisiuni (privilegii minime), separarea mediilor
• Autentificare multifactor pentru accesul administratorilor, accesul administrativ și sistemele interne sensibile, în măsura prevăzută tehnic
• Jurnalizarea/auditarea acțiunilor relevante pentru securitate
• Corecții/actualizări periodice, gestionarea vulnerabilităților
• Copii de siguranță, concepte de restaurare și urgență
• Instruirea și angajamentul angajaților privind confidențialitatea

10. Drepturile persoanelor vizate

10.1 Drepturi conform DSG elvețian

În funcție de situație și de restricțiile legale, aveți în special:

• dreptul de acces, inclusiv informații despre scop, durata/criteriile păstrării, destinatari și decizii individuale automatizate,
• dreptul la rectificarea datelor incorecte,
• dreptul la ștergere/distrugere, în măsura permisă,
• dreptul de a primi și transfera datele (portabilitate), în condițiile prevăzute de lege,
• drepturi privind deciziile individuale automatizate (vezi punctul 11).

10.2 Drepturi conform GDPR (unde este aplicabil)

În funcție de situație, aveți în special:

• acces, rectificare, ștergere, restricționarea prelucrării,
• portabilitatea datelor,
• opoziție la prelucrările bazate pe interese legitime,
• retragerea consimțământului cu efect pentru viitor,
• dreptul de a depune o plângere la o autoritate de supraveghere.

10.3 Exercitarea drepturilor

Vă rugăm să trimiteți solicitările la: support@edoobox.com. Putem solicita dovezi rezonabile pentru verificarea identității.

Principiu important al rolurilor SaaS:

• Pentru „Customer Content”, gestionat de clienții noștri ca operatori, este posibil să nu avem dreptul de a modifica sau șterge direct datele. În acest caz, transmitem solicitările persoanelor vizate clientului respectiv, dacă este permis, sau vă informăm cum îl puteți contacta direct.

11. Decizii individuale automatizate și profilare

Dacă folosim decizii individuale automatizate care produc efecte juridice sau vă afectează semnificativ, vă informăm. Aveți dreptul să vă exprimați punctul de vedere și să cereți verificarea de către o persoană fizică, în măsura prevăzută de legea aplicabilă. În prezent, de regulă nu folosim asemenea decizii automatizate cu efecte juridice sau efecte semnificative similare asupra persoanelor vizate.

12. Notificarea încălcărilor securității datelor (Data Breach)

Avem procese pentru detectarea, investigarea, remedierea și documentarea încălcărilor securității datelor. În măsura cerută de lege, raportăm încălcările relevante autorității de supraveghere competente și informăm persoanele afectate.

În cadrul prelucrării datelor în numele clienților, îi informăm fără întârzieri inutile dacă constatăm o încălcare a securității care afectează datele lor.

13. Candidaturi și date ale angajaților

Dacă aplicați pentru un post sau sunteți angajat la noi, prelucrăm date personale pentru desfășurarea candidaturii sau raportului de muncă, administrație, salarii/asigurări sociale, conformitate și securitate IT. Punem suplimentar la dispoziție o informare separată HR privind protecția datelor, la nevoie sau în procesul de recrutare.

14. Minori

Serviciile noastre se adresează în principiu companiilor/adulților. Persoanele sub 16 ani nu ar trebui să le utilizeze fără acordul unei persoane cu autoritate părintească, în măsura în care legea aplicabilă cere acest lucru.

15. Conformitate, audit și contracte

• În măsura cerută de lege sau utilă organizatoric, ținem un registru al activităților de prelucrare și documentăm măsurile de securitate și incidentele relevante. Furnizăm dovezi specifice clienților, chestionare de securitate, verificări sau audituri după coordonare prealabilă și contra remunerație separată, dacă nu sunt obligatorii legal sau declanșate de un eveniment provocat de noi.
• Încheiem cu clienții, dacă este necesar, un acord de prelucrare a datelor (AVV/DPA).
• Încheiem cu subprocesatorii contracte corespunzătoare, inclusiv TOM și, dacă este necesar, instrumente de transfer (de exemplu, SCC).

16. Modificarea acestei declarații de confidențialitate

Putem actualiza această declarație de confidențialitate, de exemplu la modificări legislative sau de produs. Versiunea actuală este publicată la /ro/declarație-de-confidențialitate/. Comunicăm în mod adecvat modificările importante.

17. Excluderea / limitarea răspunderii (în măsura permisă)

Această declarație descrie prelucrarea datelor potrivit celor mai bune cunoștințe ale noastre. Nu garantăm că serviciile externe (de exemplu, site-uri terțe, furnizori conectați prin linkuri) funcționează mereu la fel sau că informațiile lor rămân neschimbate. Dispozițiile legale privind răspunderea rămân rezervate.