Polityka prywatności

Stan na: 27.03.2026 Wersja: 2.0

Uwaga dotycząca wersji językowej: wersja niemiecka jest prawnie wiążąca i rozstrzygająca. Ewentualne tłumaczenia angielskie służą wyłącznie informacji; w razie sprzeczności pierwszeństwo ma wersja niemiecka.

Niniejsza polityka prywatności informuje, jak Etzensperger Informatik AG („my”, „nas”) przetwarza dane osobowe, gdy: (a) korzystasz z naszych stron i usług online, (b) tworzysz konto klienta SaaS lub nim zarządzasz, (c) jako użytkownik końcowy lub uczestnik wprowadzasz dane na naszej platformie za pośrednictwem klienta, (d) komunikujesz się z nami w sprawach pomocy, sprzedaży lub marketingu, (e) aplikujesz u nas o pracę lub jesteś naszym pracownikiem.

Uwzględniamy w szczególności szwajcarską ustawę o ochronie danych (DSG) oraz – jeżeli ma zastosowanie – unijne ogólne rozporządzenie o ochronie danych (RODO/GDPR).

1. Administrator danych i kontakt

Za przetwarzanie danych w rozumieniu DSG oraz – w zakresie, w jakim ma zastosowanie – jako administrator w rozumieniu RODO odpowiada:

Etzensperger Informatik AG Kirchweg 24 CH-3366 Bettenhausen Szwajcaria E-mail: support@edoobox.com Telefon: +41 43 434 65 91 Rejestr handlowy / UID: CHE-107.413.131

2. Kontakt w sprawie ochrony danych / doradca / inspektor ochrony danych (IOD)

W sprawach ochrony danych skontaktujesz się z nami pod adresem: kontakt ds. ochrony danych: support@edoobox.com Etzensperger Informatik AG Kirchweg 24 CH-3366 Bettenhausen Szwajcaria

Uwaga: jeśli musimy powołać inspektora ochrony danych zgodnie z właściwym prawem lub powołamy go dobrowolnie, będzie dostępny pod powyższymi danymi kontaktowymi.

3. Model ról w SaaS (dane klientów a dane o naszej działalności)

3.1 Dane klientów („Customer Content”) — my jako podmiot przetwarzający

Korzystając z platformy SaaS, klienci mogą wprowadzać dane osobowe użytkowników końcowych i uczestników, np. dane uczestnictwa, rezerwacji i wydarzeń. W zakresie, w jakim przetwarzamy te dane na zlecenie i zgodnie z instrukcjami klienta:

• Klient = administrator danych,
• my = podmiot przetwarzający.

W takich przypadkach powierzenie przetwarzania regulujemy w osobnej umowie z klientem (AVV/DPA).

3.2 Nasze własne dane biznesowe — my jako administrator

Przetwarzamy dane osobowe również do własnych celów, np. administracji kontem, umów i rozliczeń, bezpieczeństwa, ulepszania produktu, marketingu w dozwolonym zakresie oraz zgodności z przepisami. W tych przypadkach jesteśmy administratorem danych.

4. Kategorie danych osobowych

Zależnie od kontekstu przetwarzamy przede wszystkim następujące kategorie:

A) Dane konta i umowy

• Nazwisko, imię, firma lub organizacja, rola lub stanowisko
• Dane logowania i identyfikacji, np. nazwa użytkownika, skrót hasła
• Dane kontaktowe (e-mail, telefon, adres)
• Informacje o umowie i planie lub abonamencie, zakres licencji

B) Dane rozliczeniowe i płatnicze

• Adres do faktury, informacje o VAT
• Status płatności, dane transakcji i dane referencyjne – bez pełnych danych karty lub konta bankowego, jeśli przetwarza je bezpośrednio operator płatności

C) Dane użytkowania i urządzeń

• Dane użytkowania platformy, np. korzystanie z funkcji i ścieżki kliknięć w aplikacji
• Dane urządzenia i przeglądarki, system operacyjny, wersja aplikacji
• Adres IP, znacznik czasu, przybliżona lokalizacja (wywnioskowana), język i strefa czasowa

D) Dane komunikacji i obsługi

• Zgłoszenia do wsparcia, treści e-maili i czatów, załączniki
• Notatki z rozmów, zgłoszenia, historia statusów i działań

E) Dzienniki, dane bezpieczeństwa i metadane

• Dzienniki systemowe i dostępu (np. próby logowania, działania administratorów)
• Dzienniki audytu, raporty błędów i awarii
• Kopie zapasowe / punkty przywracania (w tym kopie danych)

F) Dane marketingowe i wydarzeń

• Zapis i rezygnacja z newslettera, status zgody
• Parametry kampanii, np. UTM, informacje o potencjalnych klientach

G) Dane kandydatów i pracowników

• Dokumenty aplikacyjne, treści komunikacji, administracja kadrowa (możliwa osobna informacja)

5. Cele przetwarzania i podstawy prawne

Przetwarzamy dane osobowe zgodnie z zasadami ograniczenia celu, proporcjonalności i minimalizacji danych. Niszczymy lub anonimizujemy dane, gdy przestają być potrzebne do danego celu, z zastrzeżeniem ustawowych obowiązków przechowywania i uzasadnionych interesów archiwizacyjnych.

W zakresie, w jakim RODO ma zastosowanie, przetwarzanie opieramy w szczególności na następujących podstawach prawnych:

• Wykonanie umowy lub działania przed jej zawarciem (art. 6 ust. 1 lit. b RODO),
• Obowiązek prawny (art. 6 ust. 1 lit. c RODO),
• Prawnie uzasadnione interesy (art. 6 ust. 1 lit. f RODO),
• Zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO), np. na newsletter, marketing lub niekonieczne pliki cookie, jeśli jest wymagana,
• w wyjątkowych przypadkach: ochrona żywotnych interesów lub zadanie publiczne (art. 6 ust. 1 lit. d/e RODO).

Główne cele:

5.1 Obsługa platformy SaaS i udostępnianie funkcji

• Tworzenie konta, logowanie, uprawnienia, udostępnianie funkcji
• Wsparcie, zarządzanie incydentami, rozwój, zapewnianie jakości

5.2 Umowa, rozliczenia, administracja

• Zawarcie i obsługa umowy, fakturowanie, płatności, monity
• Księgowość finansowa, dokumentowanie, administracja wewnętrzna

5.3 Bezpieczeństwo i zapobieganie nadużyciom

• Bezpieczeństwo IT, kontrola dostępu, rejestrowanie, wykrywanie oszustw i nadużyć
• Egzekwowanie regulaminu, ochrona praw, roszczenia prawne

5.4 Komunikacja

• Komunikaty serwisowe (np. informacje dotyczące bezpieczeństwa, status systemu)
• Komunikacja ze wsparciem
• Komunikacja marketingowa tylko w dozwolonym zakresie lub za zgodą

5.5 Działanie strony i pliki cookie

Korzystamy z niezbędnych cookies i technologii, aby technicznie udostępniać stronę oraz platformę. Dla zbędnych do działania cookies i technologii, np. pomiaru zasięgu, marketingu lub mediów społecznościowych, stosujemy zarządzanie zgodą, jeśli wymaga tego obowiązujące prawo. Zgodę można w każdej chwili cofnąć lub zmienić w ustawieniach cookies w stopce naszej strony.

Microsoft Advertising (Universal Event Tracking) Po wyrażeniu zgody na analitykę i marketing korzystamy z Microsoft Advertising, aby przypisywać odwiedziny i udane rejestracje do naszych reklam. Do Microsoft mogą być przekazywane w szczególności odwiedzany URL, dane techniczne przeglądarki i urządzenia, adres IP oraz identyfikatory plików cookie i kliknięć reklam (MSCLKID). Zapisany przez nas identyfikator kliknięcia Microsoft przechowujemy do tego celu maksymalnie 90 dni. Przy przejściu do rejestracji na app2.edoobox.com przekazujemy go tylko za zgodą marketingową. Po wycofaniu zgody zatrzymujemy zdarzenia UET i usuwamy powiązane, dostępne nam identyfikatory marketingowe. Microsoft może też przetwarzać dane do własnych celów reklamowych; więcej informacji znajdziesz w polityce prywatności Microsoft.

6. Odbiorcy, usługodawcy i dalsze podmioty przetwarzające

Przekazujemy dane osobowe tylko wtedy, gdy jest to konieczne do wskazanych celów, jesteśmy do tego zobowiązani lub wyrażono na to zgodę.

Kategorie odbiorców mogą obejmować:

• Dostawcy hostingu i chmury (obsługa, przechowywanie, kopie zapasowe, monitorowanie)
• Dostawcy komunikacji (e-mail, SMS, telefonia)
• Dostawcy usług płatniczych: przetwarzanie płatności, zarządzanie fakturami i abonamentami
• Dostawcy analityki, wydajności i bezpieczeństwa, np. śledzenia błędów, APM, CDN/WAF
• Systemy CRM i pomocy (zgłoszenia, czat, baza wiedzy)
• Profesjonalni doradcy, np. prawni i audytorzy, banki oraz windykacja, jeśli to niezbędne
• Organy i sądy, jeżeli wymaga tego prawo

Dalsze podmioty przetwarzające: aktualna lista naszych podwykonawców przetwarzania wraz z celem, siedzibą, kategoriami danych i podstawami transferu znajduje się pod adresem: https://www.edoobox.com/pl/zgodność-z-dsg-i-rodo-2/

7. Przetwarzanie danych za granicą / przekazywanie transgraniczne

Główne dane platformy są co do zasady przechowywane i przetwarzane przede wszystkim w Szwajcarii. W zależności od usługodawcy przetwarzanie może odbywać się także w UE/EOG lub innych krajach. Jeśli my lub nasi usługodawcy przetwarzamy dane osobowe poza Szwajcarią lub EOG, zapewniamy odpowiednią ochronę danych, w szczególności poprzez:

• decyzje stwierdzające odpowiedni stopień ochrony (Szwajcaria: państwa i organizacje z odpowiednią ochroną; UE: decyzje o adekwatności),
• standardowe klauzule umowne i standardowe klauzule ochrony danych (SCC) oraz w razie potrzeby dodatkowe środki,
• odpowiednie ramy ochrony danych Data Privacy Framework, np. Swiss‑U.S. DPF lub EU‑U.S. DPF, jeśli mają zastosowanie, a odbiorca posiada odpowiedni certyfikat,
• lub inne gwarancje przewidziane prawem bądź wyjątkowo mające zastosowanie podstawy przekazania danych.

8. Przechowywanie, usuwanie i zakończenie współpracy

Okresy przechowywania określamy zgodnie z zasadą niezbędnej wiedzy i niezbędnego przechowywania.

8.1 Orientacyjne okresy

• Dane konta i klienta: czas trwania umowy oraz odpowiedni okres przejściowy na migrację i wykonanie umowy
• Zgłoszenia do wsparcia: tak długo, jak wymaga tego obsługa, możliwość prześledzenia spraw i zgodność z przepisami
• Dzienniki bezpieczeństwa i dostępu: zgodnie z naszymi wymogami bezpieczeństwa i zgodności
• Kopie zapasowe: rotacyjnie zgodnie z naszym cyklem kopii zapasowych (usunięcie może nastąpić z opóźnieniem)
• Dane potencjalnych klientów marketingowych: do wycofania zgody, rezygnacji lub ustania celu
• Dokumenty księgowe i faktury: zgodnie z ustawowymi obowiązkami przechowywania (zwykle do 10 lat), jeśli mają zastosowanie

8.2 Rozpoczęcie i zakończenie obsługi klienta

• W trakcie obowiązywania umowy: przetwarzanie w celu świadczenia usług.
• Po wypowiedzeniu lub zakończeniu umowy: (i) zwrot lub eksport danych klienta w razie potrzeby, (ii) blokada konta, (iii) usunięcie lub anonimizacja po upływie okresów przechowywania, z wyjątkiem kopii zapasowych do ich następnego nadpisania.
• Na życzenie można rozważyć wcześniejsze usunięcie danych klienta, o ile nie sprzeciwiają się temu obowiązki ustawowe ani nadrzędne interesy.

9. Bezpieczeństwo danych (środki techniczne i organizacyjne)

Stosujemy odpowiednie środki techniczne i organizacyjne (TOM), uwzględniając ryzyko, w szczególności:

Uwaga: nie można zagwarantować całkowitego bezpieczeństwa.

• Szyfrowanie podczas transmisji (TLS) oraz – tam, gdzie jest zasadne – podczas przechowywania
• Koncepcje ról i uprawnień zgodnie z zasadą minimalnych uprawnień, rozdzielenie środowisk
• Uwierzytelnianie wieloskładnikowe dla dostępu administratorów i wrażliwych systemów wewnętrznych, o ile przewidziano je technicznie
• Rejestrowanie i audyt działań istotnych dla bezpieczeństwa
• Regularne poprawki i aktualizacje, zarządzanie podatnościami
• Kopie zapasowe, procedury odtwarzania i plany awaryjne
• Szkolenie pracowników i zobowiązanie do zachowania poufności

10. Prawa osób, których dane dotyczą

10.1 Prawa wynikające ze szwajcarskiej ustawy DSG

W zależności od okoliczności i ograniczeń ustawowych przysługują Ci w szczególności:

• prawo dostępu do danych, w tym informacji o celu, okresie przechowywania lub jego kryteriach, odbiorcach i zautomatyzowanym podejmowaniu indywidualnych decyzji,
• prawo do sprostowania nieprawidłowych danych,
• prawo do usunięcia lub zniszczenia danych, o ile jest to dopuszczalne,
• prawo do otrzymania i przenoszenia danych na warunkach określonych przepisami,
• prawa związane ze zautomatyzowanym podejmowaniem indywidualnych decyzji (zob. pkt 11).

10.2 Prawa wynikające z RODO (jeśli ma zastosowanie)

W zależności od okoliczności przysługują Ci w szczególności:

• dostęp, sprostowanie, usunięcie, ograniczenie przetwarzania,
• przenoszenie danych,
• sprzeciw wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionych interesach,
• cofnięcie zgody ze skutkiem na przyszłość,
• Prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego.

10.3 Wykonywanie praw

Zapytania prosimy kierować do: support@edoobox.com Możemy poprosić o odpowiednie dowody potwierdzające tożsamość.

Ważna zasada podziału ról w SaaS:

• W przypadku „Customer Content”, którym nasi klienci zarządzają jako administratorzy, możemy nie być uprawnieni do bezpośredniej zmiany lub usunięcia danych. Wtedy, w dozwolonym zakresie, przekazujemy żądania osób, których dane dotyczą, właściwemu klientowi lub informujemy, jak skontaktować się z nim bezpośrednio.

11. Zautomatyzowane decyzje indywidualne i profilowanie

Jeśli stosujemy zautomatyzowane indywidualne decyzje, które wywołują wobec Ciebie skutki prawne lub istotnie na Ciebie wpływają, poinformujemy Cię o tym. Masz prawo przedstawić swoje stanowisko i zażądać weryfikacji przez osobę fizyczną, o ile przewidują to obowiązujące przepisy. Obecnie co do zasady nie stosujemy zautomatyzowanych indywidualnych decyzji wywołujących skutki prawne wobec osób, których dane dotyczą, lub w podobny sposób istotnie na nie wpływających.

12. Zgłaszanie naruszeń ochrony danych

Dysponujemy procesami wykrywania, badania, usuwania i dokumentowania naruszeń bezpieczeństwa danych. W zakresie wymaganym prawem zgłaszamy odpowiednie naruszenia właściwemu organowi nadzorczemu i informujemy osoby, których dane dotyczą.

Przetwarzając dane na zlecenie, informujemy klientów bez zbędnej zwłoki, gdy stwierdzimy naruszenie bezpieczeństwa dotyczące ich danych.

13. Aplikacje o pracę i dane pracowników

Jeżeli ubiegasz się u nas o pracę lub jesteś u nas zatrudniony, przetwarzamy dane osobowe na potrzeby rekrutacji lub stosunku pracy, administracji, wynagrodzeń i ubezpieczeń społecznych, zgodności z przepisami oraz bezpieczeństwa IT. W razie potrzeby lub podczas rekrutacji udostępniamy dodatkowo osobną informację o ochronie danych w HR.

14. Osoby małoletnie

Nasze usługi są zasadniczo skierowane do firm i osób dorosłych. Osoby poniżej 16 lat nie powinny korzystać z nich bez zgody opiekuna prawnego, jeżeli wymagają tego obowiązujące przepisy.

15. Zgodność z przepisami, audyt i umowy

• W zakresie wymaganym prawem lub uzasadnionym organizacyjnie prowadzimy rejestr czynności przetwarzania oraz dokumentujemy środki bezpieczeństwa i istotne incydenty. Dokumenty dla konkretnych klientów, kwestionariusze bezpieczeństwa, kontrole i audyty zapewniamy po wcześniejszym uzgodnieniu oraz za osobnym wynagrodzeniem, o ile nie są wymagane bezwzględnie obowiązującymi przepisami ani spowodowane zdarzeniem, za które odpowiadamy.
• W razie potrzeby zawieramy z klientami umowę powierzenia przetwarzania danych (AVV/DPA).
• Z dalszymi podmiotami przetwarzającymi zawieramy odpowiednie umowy obejmujące środki techniczne i organizacyjne oraz, w razie potrzeby, instrumenty transferu, np. standardowe klauzule umowne SCC.

16. Zmiany niniejszej polityki prywatności

Możemy aktualizować tę politykę prywatności, np. w razie zmian prawa lub produktu. Aktualna wersja jest publikowana pod adresem /pl/polityka-prywatności/. O istotnych zmianach informujemy w odpowiedni sposób.

17. Wyłączenie i ograniczenie odpowiedzialności (w dozwolonym zakresie)

Niniejsza polityka prywatności opisuje przetwarzanie danych zgodnie z naszą najlepszą wiedzą. Nie gwarantujemy niezmiennego działania usług zewnętrznych, np. stron osób trzecich lub dostawców, do których prowadzą linki, ani niezmienności ich treści. Ustawowe przepisy o odpowiedzialności pozostają bez zmian.