Privacyverklaring

Bijgewerkt: 27.03.2026 Versie: 2.0

Opmerking over de taalversie: de Duitse versie is de juridisch bindende en bepalende versie. Eventuele Engelse vertalingen dienen uitsluitend ter informatie; bij tegenstrijdigheden heeft de Duitse versie voorrang.

Deze privacyverklaring informeert u over de wijze waarop Etzensperger Informatik AG (‘wij’, ‘ons’) persoonsgegevens verwerkt wanneer u: (a) onze websites en onlinediensten gebruikt, (b) een klantaccount (SaaS-account) aanmaakt of beheert, (c) als eindgebruiker of deelnemer via een klant gegevens in ons platform invoert, (d) met ons communiceert (ondersteuning, verkoop, marketing), (e) bij ons solliciteert of bij ons in dienst bent.

Wij houden met name rekening met de Zwitserse wet op gegevensbescherming (DSG) en, indien van toepassing, de Algemene verordening gegevensbescherming van de EU (AVG/GDPR).

1. Verwerkingsverantwoordelijke en contact

Verantwoordelijk voor de gegevensverwerking in de zin van de DSG en, voor zover van toepassing, verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de AVG is:

Etzensperger Informatik AG Kirchweg 24 CH-3366 Bettenhausen Zwitserland E-mail: support@edoobox.com Telefoon: +41 43 434 65 91 Handelsregister/UID: CHE-107.413.131

2. Privacycontact / privacyadviseur / functionaris voor gegevensbescherming (FG)

Voor privacyvragen kunt u ons bereiken via: privacycontact: support@edoobox.com Etzensperger Informatik AG Kirchweg 24 CH-3366 Bettenhausen Zwitserland

Let op: als wij volgens het toepasselijke recht een functionaris voor gegevensbescherming moeten aanstellen of dit vrijwillig doen, is deze bereikbaar via bovenstaande contactgegevens.

3. Rollenmodel in SaaS (klantgegevens tegenover gegevens over onze eigen bedrijfsactiviteiten)

3.1 Klantgegevens (‘Customer Content’) – wij als verwerker

Bij het gebruik van ons SaaS-platform kunnen onze klanten persoonsgegevens van eindgebruikers en deelnemers (bijvoorbeeld deelname-, boekings- en evenementgegevens) invoeren in het platform. Voor zover wij deze klantgegevens in opdracht en volgens instructies van de klant verwerken, zijn:

• Klant = verwerkingsverantwoordelijke (controller),
• wij = verwerker (processor).

In deze gevallen regelen wij de verwerking in opdracht in een afzonderlijke verwerkersovereenkomst (AVV/DPA) met de klant.

3.2 Onze eigen bedrijfsgegevens – wij als verwerkingsverantwoordelijke

Wij verwerken ook persoonsgegevens voor eigen doeleinden, zoals accountbeheer, overeenkomsten/facturatie, beveiliging, productverbetering, marketing (voor zover toegestaan) en naleving. Voor deze verwerkingen zijn wij verwerkingsverantwoordelijke.

4. Categorieën persoonsgegevens

Afhankelijk van de context verwerken wij met name de volgende categorieën:

A) Account- en contractgegevens

• Achternaam, voornaam, bedrijf/organisatie, rol/functie
• Inlog- en identificatiegegevens (bijv. gebruikersnaam), wachtwoordhash
• Contactgegevens (e-mail, telefoon, adres)
• Overeenkomst- en abonnementsinformatie, omvang van de licentie

B) Facturerings- en betaalgegevens

• Factuuradres, btw-informatie
• Betaalstatus, transactie- en referentiegegevens (geen volledige kaart- of bankgegevens wanneer de betaaldienstverlener deze rechtstreeks verwerkt)

C) Gebruiks- en apparaatgegevens

• Gebruiksgegevens binnen het platform (bijv. functiegebruik, klikpaden in de app)
• Apparaat- en browsergegevens, besturingssysteem, appversie
• IP-adres, tijdstempel, globale locatiegegevens (afgeleid), taal/tijdzone

D) Communicatie- en ondersteuningsgegevens

• Ondersteuningsvragen, e-mail- en chatinhoud, bijlagen
• Gespreksnotities, tickets, status- en activiteitengeschiedenis

E) Log-, beveiligings- en metagegevens

• Systeem- en toegangslogboeken (bijv. inlogpogingen, beheerdersacties)
• Auditlogboeken, fout- en crashrapporten
• Back-ups/herstelpunten (inclusief gegevenskopieën)

F) Marketing- en evenementgegevens

• Nieuwsbriefaanmelding/-afmelding, toestemmingsstatus
• Campagneparameters (bijv. UTM), leadinformatie

G) Sollicitatie- en personeelsgegevens

• Sollicitatiedocumenten, communicatie-inhoud, personeelsadministratie (afzonderlijke informatie mogelijk)

5. Verwerkingsdoeleinden en rechtsgrondslagen

Wij verwerken persoonsgegevens volgens de beginselen van doelbinding, evenredigheid en minimale gegevensverwerking. Wij vernietigen of anonimiseren gegevens zodra ze niet meer nodig zijn voor het doel, met voorbehoud van wettelijke bewaarplichten en gerechtvaardigde archiveringsbelangen.

Voor zover de AVG van toepassing is, baseren wij verwerkingen met name op de volgende rechtsgronden:

• Uitvoering van de overeenkomst/precontractuele maatregelen (art. 6 lid 1 onder b AVG),
• Wettelijke verplichting (art. 6 lid 1 onder c AVG),
• Gerechtvaardigde belangen (artikel 6 lid 1 onder f AVG),
• Toestemming (artikel 6 lid 1 onder a AVG), bijvoorbeeld voor nieuwsbrieven, marketing of niet-noodzakelijke cookies, indien vereist,
• in uitzonderlijke gevallen: bescherming van vitale belangen of een publieke taak (art. 6 lid 1 onder d/e AVG).

Belangrijkste doeleinden:

5.1 Exploitatie van het SaaS-platform en beschikbaarstelling van functies

• Account aanmaken, inloggen, rechten, functies beschikbaar stellen
• Ondersteuning, incidentbeheer, doorontwikkeling, kwaliteitsborging

5.2 Overeenkomst, facturering, administratie

• Sluiten en beheren van overeenkomsten, facturatie, betaling, aanmaningsbeheer
• Financiële administratie, bewijsvoering, intern beheer

5.3 Beveiliging en preventie van misbruik

• IT-beveiliging, toegangscontroles, logging, detectie van fraude en misbruik
• Handhaving van algemene voorwaarden, bescherming van rechten, rechtsvorderingen

5.4 Communicatie

• Serviceberichten (bijv. beveiligingsinformatie, systeemstatus)
• Communicatie met ondersteuning
• Marketingcommunicatie alleen wanneer toegestaan of met toestemming

5.5 Websitebeheer en cookies

Wij gebruiken noodzakelijke cookies en technologieën om de website en het platform technisch beschikbaar te stellen. Voor niet-noodzakelijke cookies en technologieën (bijv. bereikmeting, marketing, sociale media) gebruiken wij toestemmingsbeheer, voor zover het toepasselijke recht dit vereist. U kunt toestemmingen op elk moment intrekken of aanpassen via de cookie-instellingen in de voettekst van onze website.

Microsoft Advertising (Universal Event Tracking) Na uw toestemming voor analyse en marketing gebruiken wij Microsoft Advertising van Microsoft om bezoeken en succesvolle registraties aan onze advertenties toe te schrijven. Daarbij kunnen met name de bezochte URL, technische browser- en apparaatgegevens, het IP-adres en cookie- en advertentieklik-ID's (MSCLKID) aan Microsoft worden doorgegeven. De door ons opgeslagen Microsoft-klik-ID wordt maximaal 90 dagen voor toeschrijving bewaard. Bij de overstap naar registratie op app2.edoobox.com geven wij deze ID alleen door met marketingtoestemming. Bij intrekking stoppen wij de UET-gebeurtenissen en verwijderen wij de bijbehorende marketing-ID's waartoe wij toegang hebben. Microsoft kan gegevens ook voor eigen advertentiedoeleinden verwerken; meer informatie vindt u in de privacyverklaring van Microsoft.

6. Ontvangers, dienstverleners en subverwerkers

Wij geven persoonsgegevens alleen door als dit nodig is voor de genoemde doeleinden, wij daartoe verplicht zijn of u toestemming heeft gegeven.

Categorieën ontvangers kunnen zijn:

• Hosting- en cloudproviders (exploitatie, opslag, back-ups, monitoring)
• Communicatiedienstverleners (e-mail, sms, telefonie)
• Betaaldienstverleners (betalingsverwerking, factuur- en abonnementsbeheer)
• Dienstverleners voor analyse, prestaties en beveiliging (bijvoorbeeld foutregistratie, APM, CDN/WAF)
• CRM- en ondersteuningssystemen (tickets, chat, kennisbank)
• Professionele adviseurs (juridisch advies, accountantscontrole), banken/incassodiensten, indien nodig
• Overheden/rechtbanken, indien wettelijk vereist

Subverwerkers: een actuele lijst van onze subverwerkers met doel, vestigingsplaats, gegevenscategorieën en doorgiftegronden vindt u op: https://www.edoobox.com/nl/conform-de-dsg-en-avg-2/

7. Gegevensverwerking in het buitenland / grensoverschrijdende doorgiften

Centrale platformgegevens worden in beginsel hoofdzakelijk in Zwitserland opgeslagen en verwerkt. Afhankelijk van de ingeschakelde dienstverlener kunnen verwerkingen ook binnen de EU/EER of in andere landen plaatsvinden. Als wij of onze dienstverleners persoonsgegevens buiten Zwitserland of de EER verwerken, zorgen wij voor een passend niveau van gegevensbescherming, met name door:

• Adequaatheidsbesluiten (Zwitserland: staten en organisaties met passende bescherming; EU: adequaatheidsbesluiten),
• Standaardcontractbepalingen/standaardbepalingen inzake gegevensbescherming (SCC) en aanvullende maatregelen, indien nodig,
• toepasselijke Data Privacy Frameworks (bijv. Swiss-U.S. DPF of EU-U.S. DPF), voor zover van toepassing en de ontvanger daarvoor is gecertificeerd,
• of andere wettelijk voorziene waarborgen of bij uitzondering toepasselijke doorgiftegronden.

8. Bewaren, verwijderen en klantvertrek

Wij bepalen bewaartermijnen op basis van wat nodig is om te weten en te bewaren.

8.1 Richtlijnen

• Account-/klantgegevens: contractduur plus een redelijke overgangstermijn voor migratie en uitvoering van de overeenkomst
• Ondersteuningstickets: zolang nodig voor ondersteuning, traceerbaarheid en naleving
• Beveiligings- en toegangslogboeken: volgens onze beveiligings- en nalevingsvereisten
• Back-ups: doorlopend volgens onze roterende back-upcyclus (verwijdering kan vertraagd plaatsvinden)
• Marketingleadgegevens: tot intrekking/opt-out of het vervallen van het doel
• Boekhoud- en factuurdocumenten: volgens wettelijke bewaarplichten (doorgaans tot 10 jaar), voor zover van toepassing

8.2 Start en beëindiging van klantrelaties

• Tijdens de looptijd van de overeenkomst: verwerking voor de dienstverlening.
• Na opzegging/beëindiging van de overeenkomst: (i) teruggave/export van klantgegevens indien nodig, (ii) blokkering van het account, (iii) verwijdering/anonimisering na afloop van de bewaartermijnen, met uitzondering van gegevenskopieën in back-ups tot deze opnieuw worden overschreven.
• Op verzoek kan eerdere verwijdering van klantgegevens worden beoordeeld, voor zover wettelijke verplichtingen of zwaarder wegende belangen zich daar niet tegen verzetten.

9. Gegevensbeveiliging (technische en organisatorische maatregelen)

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen (TOM), rekening houdend met het risico, met name:

Let op: absolute veiligheid kan niet worden gegarandeerd.

• Versleuteling tijdens overdracht (TLS) en, waar zinvol, tijdens opslag (encryption at rest)
• Rol- en rechtenconcepten (minimale bevoegdheden), scheiding van omgevingen
• Multifactorauthenticatie voor beheerderstoegang, administratieve toegang en gevoelige interne systemen, voor zover technisch voorzien
• Logging en auditing van beveiligingsrelevante acties
• Regelmatige patches/updates, kwetsbaarhedenbeheer
• Back-ups, herstel- en noodplannen
• Training en verplichtingen van medewerkers (vertrouwelijkheid)

10. Rechten van betrokkenen

10.1 Rechten volgens de Zwitserse DSG

Afhankelijk van de situatie en wettelijke beperkingen heeft u met name:

• Recht op inzage, inclusief informatie over het doel, de bewaartermijn/criteria, ontvangers en geautomatiseerde individuele besluiten,
• Recht op rectificatie van onjuiste gegevens,
• Recht op verwijdering/vernietiging, voor zover toegestaan,
• Recht op afgifte/overdracht van gegevens (overdraagbaarheid) onder de wettelijke voorwaarden,
• Rechten in verband met geautomatiseerde individuele besluiten (zie artikel 11).

10.2 Rechten volgens de AVG (voor zover van toepassing)

Afhankelijk van de situatie heeft u met name:

• Inzage, rectificatie, verwijdering, beperking van de verwerking,
• Gegevensoverdraagbaarheid,
• Bezwaar tegen verwerkingen die op gerechtvaardigde belangen berusten,
• Intrekking van toestemming met werking voor de toekomst,
• Recht om een klacht in te dienen bij een toezichthouder.

10.3 Uitoefening van rechten

Richt uw aanvragen aan: support@edoobox.com Wij kunnen passende bewijsstukken vragen om uw identiteit vast te stellen.

Belangrijk SaaS-rollenprincipe:

• Bij ‘Customer Content’ die door onze klanten als verwerkingsverantwoordelijken wordt beheerd, zijn wij mogelijk niet bevoegd gegevens rechtstreeks te wijzigen of te verwijderen. In dat geval sturen wij verzoeken van betrokkenen – voor zover toegestaan – door naar de betreffende klant of laten wij u weten hoe u rechtstreeks contact met die klant kunt opnemen.

11. Geautomatiseerde individuele besluitvorming en profilering

Als wij geautomatiseerde individuele besluiten gebruiken die rechtsgevolgen voor u hebben of u aanzienlijk treffen, informeren wij u daarover. U heeft het recht uw standpunt toe te lichten en een beoordeling door een natuurlijke persoon te verlangen, voor zover het toepasselijke recht daarin voorziet. Momenteel nemen wij in de regel geen geautomatiseerde individuele besluiten die rechtsgevolgen voor betrokkenen hebben of hen op vergelijkbare wijze aanzienlijk treffen.

12. Melding van inbreuken op de gegevensbeveiliging (datalek)

Wij beschikken over processen voor het herkennen, onderzoeken, verhelpen en documenteren van inbreuken op de gegevensbeveiliging. Voor zover wettelijk vereist melden wij relevante inbreuken bij de bevoegde toezichthouder en informeren wij betrokken personen.

Bij verwerking in opdracht informeren wij onze klanten zonder onnodige vertraging wanneer wij een inbreuk op de gegevensbeveiliging vaststellen die klantgegevens betreft.

13. Sollicitaties en personeelsgegevens

Als u bij ons solliciteert of bij ons in dienst bent, verwerken wij persoonsgegevens voor de sollicitatieprocedure of arbeidsrelatie, administratie, loon- en sociale verzekeringen, naleving en IT-beveiliging. Een afzonderlijk HR-privacyinformatieblad stellen wij indien nodig of tijdens de sollicitatieprocedure aanvullend beschikbaar.

14. Minderjarigen

Onze diensten zijn in beginsel gericht op bedrijven en volwassenen. Personen jonger dan 16 mogen onze diensten niet gebruiken zonder toestemming van een ouder of voogd, voor zover het toepasselijke recht dit vereist.

15. Naleving, audit en overeenkomsten

• Voor zover wettelijk vereist of organisatorisch zinvol houden wij een register van verwerkingsactiviteiten bij en documenteren wij beveiligingsmaatregelen en relevante incidenten. Klantspecifieke bewijsstukken, beveiligingsvragenlijsten, controles of audits leveren wij na voorafgaande afstemming en tegen een afzonderlijke vergoeding, tenzij wettelijk verplicht of veroorzaakt door een gebeurtenis waarvoor wij verantwoordelijk zijn.
• Indien nodig sluiten wij met klanten een verwerkersovereenkomst (AVV/DPA).
• Met subverwerkers sluiten wij passende overeenkomsten, inclusief technische en organisatorische maatregelen en, indien nodig, doorgifte-instrumenten (bijv. SCC).

16. Wijzigingen van deze privacyverklaring

Wij kunnen deze privacyverklaring bijwerken, bijvoorbeeld bij wetswijzigingen of productaanpassingen. De actuele versie wordt gepubliceerd op /nl/privacyverklaring/. We communiceren wezenlijke wijzigingen op passende wijze.

17. Uitsluiting / beperking van aansprakelijkheid (voor zover toegestaan)

Deze privacyverklaring beschrijft de gegevensverwerking naar beste weten. Wij garanderen niet dat externe diensten (bijvoorbeeld websites van derden of gekoppelde aanbieders) altijd op dezelfde manier functioneren of dat hun inhoud ongewijzigd blijft. Wettelijke aansprakelijkheidsbepalingen blijven van toepassing.