Tietosuojaseloste

Tilanne: 27. maaliskuuta 2026 Versio: 2.0

Huomautus kieliversiosta: Tämä saksankielinen versio on laillisesti sitova ja virallinen versio. Kaikki englanninkieliset käännökset ovat vain tiedoksi; Ristiriitojen sattuessa saksankielinen versio on ensisijainen.

Tämä tietosuojaseloste kertoo sinulle, kuinka Etzensperger Informatik AG ("me", "me") käsittelee henkilötietoja, kun: (a) käytät verkkosivustoamme ja verkkopalveluitamme, (b) luot tai hallinnoit asiakastiliä (SaaS-tili), (c) syötät tietoja asiakkaasta alustallemme loppukäyttäjänä/osallistujana, (d) kommunikoit kanssamme (tuki, myynti, markkinointi ), (e) sinulla on kanssamme tuki.

Otamme erityisesti huomioon Sveitsin tietosuojalain (DSG) ja soveltuvin osin EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR/GDPR).

1. Vastuullinen elin (valvoja) ja yhteyshenkilö

DSG:n tarkoittamasta tietojenkäsittelystä vastaa ja – soveltuvin osin – GDPR:n mukainen vastuuhenkilö on:

Etzensperger Informatik AG Kirchweg 24 CH-3366 Bettenhausen Sveitsi. Sähköposti: support@edoobox.com Puhelin: +41 43 434 65 91 Kaupparekisteri/UID: CHE-107.413.131

2. Tietosuojayhteyshenkilö / tietosuojaneuvoja / tietosuojavastaava (DPO)

Tietosuoja-asioissa tavoitat meidät seuraavasti: tietosuojayhteyshenkilö: support@edoobox.com Etzensperger Informatik AG Kirchweg 24 CH-3366 Bettenhausen Sveitsi

Huomautus: Jos meidän on nimettävä tietosuojavastaava sovellettavan lain mukaan tai nimettävä hänet vapaaehtoisesti, häneen voi ottaa yhteyttä käyttämällä yllä olevia yhteystietoja.

3. SaaS-roolimalli (asiakastiedot vs. tiedot omasta liiketoiminnastamme)

3.1 Asiakastiedot ("Asiakkaan sisältö") – me käsittelijänä

SaaS-alustaa käyttäessään asiakkaamme voivat syöttää alustalle loppukäyttäjien/osallistujien henkilötietoja (esim. osallistumistiedot, varaus-/tapahtumatiedot). Siltä osin kuin käsittelemme näitä asiakastietoja asiakkaan puolesta ja ohjeiden mukaisesti:

• Asiakas = vastuuhenkilö (rekisterinpitäjä),
• me = prosessori.

Näissä tapauksissa sääntelemme tilausten käsittelyä erillisellä tilausten käsittelysopimuksella (AVV/DPA) asiakkaan kanssa.

3.2 Omat yritystietomme – me rekisterinpitäjänä

Käsittelemme henkilötietoja myös omiin tarkoituksiinmme, esim. tilinhallinta, sopimus/laskutus, turvallisuus, tuotteen parantaminen, markkinointi (jos sallittu), vaatimustenmukaisuus. Olemme vastuussa näistä käsittelytoimista.

4. Henkilötietojen luokat

Asiayhteydestä riippuen työskentelemme erityisesti seuraavien luokkien parissa:

A) Tili- ja sopimustiedot

• Sukunimi, etunimi, yritys/organisaatio, rooli/tehtävä
• Kirjautumis-/tunnistetiedot (esim. käyttäjätunnus), salasanan hash
• Yhteystiedot (sähköposti, puhelin, osoite)
• Sopimus- ja suunnitelma-/tilaustiedot, lisenssin laajuus

B) Laskutus- ja maksutiedot

• Laskutusosoite, ALV-tiedot
• Maksun tila, tapahtuma- ja viitetiedot (ei täydellisiä kortti-/pankkitietoja, jos maksun tarjoaja käsittelee ne suoraan)

C) Käyttö- ja laitetiedot

• Käyttötiedot alustassa (esim. ominaisuuksien käyttö, napsautuspolut sovelluksessa)
• Laitteen/selaimen tiedot, käyttöjärjestelmä, sovellusversio
• IP-osoite, aikaleima, karkea sijaintitiedot (johdettu), kieli/aikavyöhyke

D) Viestintä- ja tukitiedot

• Tukipyynnöt, sähköpostin/chatin sisältö, liitteet
• Puhelumuistiinpanot, liput, tila ja historiahistoria

E) Loki, turvallisuus ja metatiedot

• Järjestelmä- ja käyttölokit (esim. kirjautumisyritykset, järjestelmänvalvojan toimet)
• Tarkastuslokit, virhe-/virheraportit
• Varmuuskopiot/palautuspisteet (mukaan lukien datakopiot)

F) Markkinointi- ja tapahtumatiedot

• Uutiskirjeen tilaus/opt-out, suostumuksen tila
• Kampanjan parametrit (esim. UTM), liiditiedot

G) Sovellus- ja työntekijätiedot

• Hakemusasiakirjat, viestintäsisältö, henkilöstöhallinto (erillinen huomautus mahdollinen)

5. Käsittelyn tarkoitukset ja oikeusperusta

Käsittelemme henkilötietoja käyttötarkoituksen rajoittamisen, suhteellisuuden ja tietojen minimoinnin periaatteiden mukaisesti. Tuhoamme tai anonymisoimme tiedot heti, kun niitä ei enää tarvita tarkoitukseen (laillisten säilytysvelvollisuuksien ja oikeutettujen arkistointiintressien mukaisesti).

Siltä osin kuin GDPR on sovellettavissa, perustamme käsittelyn erityisesti seuraaviin oikeusperustoihin:

• Sopimusten/ennakkosopimusten toteuttaminen (GDPR 6 artiklan 1 kohdan b alakohta),
• Lakivelvollisuus (GDPR 6 artiklan 1 kohdan c alakohta),
• Lailliset edut (GDPR, 6 artiklan 1 kohdan f alakohta),
• Suostumus (GDPR, 6 artiklan 1 kohta) – esim. tarvittaessa uutiskirjettä/markkinointia tai ei-välttämättömiä evästeitä varten,
• poikkeustapauksissa: elintärkeiden etujen tai julkisten tehtävien suojaaminen (GDPR 6 artiklan 1 kohdan d/e alakohta).

Päätarkoitukset:

5.1 SaaS-alustan käyttö ja toimintojen tarjoaminen

• Tilin luominen, kirjautuminen, käyttöoikeudet, ominaisuuksien käyttöönotto
• Tuki, tapausten hallinta, jatkokehitys, laadunvarmistus

5.2 Sopimus, laskutus, hallinto

• Sopimuksen solmiminen/hallinta, laskutus, maksu, peruuttaminen
• Talouslaskenta, tarkastus, sisäinen hallinto

5.3 Turvallisuus ja väärinkäytösten estäminen

• IT-suojaus, kulunvalvonta, kirjaus, petosten/väärinkäytösten havaitseminen
• Ehtojen täytäntöönpano, oikeuksien suojaaminen, oikeudelliset vaatimukset

5.4 Viestintä

• Palveluilmoitukset (esim. turvallisuuteen liittyvät tiedot, järjestelmän tila)
• Tukiviestintä
• Markkinointiviestintä vain, jos se on sallittua tai suostumuksella

5.5 Verkkosivuston toiminta ja evästeet

Käytämme tarvittavia evästeitä/tekniikoita verkkosivuston ja alustan tarjoamiseen teknisesti. Ei-välttämättömissä evästeissä/tekniikoissa (esim. etäisyyden mittaaminen, markkinointi, sosiaalinen media) käytämme suostumuksen hallintaa - jos sovellettava laki niin vaatii. Voit peruuttaa tai muuttaa suostumuksesi milloin tahansa käyttämällä verkkosivustomme alatunnisteen evästeasetuksia.

Microsoft Advertising (Universal Event Tracking) Kun olet antanut suostumuksesi analytiikkaan ja markkinointiin, käytämme Microsoftin Microsoft Advertising -palvelua yhdistääksemme vierailut ja onnistuneet rekisteröitymiset mainoksiimme. Microsoftille voidaan tällöin välittää erityisesti vierailtu URL-osoite, selaimen ja laitteen teknisiä tietoja, IP-osoite sekä eväste- ja mainosnapsautustunnisteita (MSCLKID). Itse tallentamaamme Microsoftin napsautustunnistetta säilytetään kohdentamista varten enintään 90 päivää. Siirtyessäsi rekisteröitymään osoitteessa app2.edoobox.com välitämme tunnisteen vain, jos olet antanut markkinointisuostumuksen. Jos peruutat suostumuksesi, lopetamme UET-tapahtumien lähettämisen ja poistamme niihin liittyvät markkinointitunnisteet, joihin meillä on pääsy. Microsoft voi käsitellä tietoja myös omiin mainontatarkoituksiinsa. Lisätietoja on Microsoftin tietosuojalausekkeessa.

6. Vastaanottajat, palveluntarjoajat ja alikäsittelijät

Välitämme henkilötietoja vain, jos se on ilmoitettujen tarkoitusten vuoksi välttämätöntä, jos olemme velvollisia tekemään niin tai jos olet suostunut siihen.

Vastaanottajaluokat voivat olla:

• Isännöinti/pilvipalvelu (käyttö, tallennus, varmuuskopiot, valvonta)
• Viestintäpalvelujen tarjoajat (sähköposti, tekstiviesti, puhelin)
• Maksupalveluntarjoaja (maksujen käsittely, laskujen/tilausten hallinta)
• Analyysi-/suorituskyky-/tietoturvapalvelujen tarjoajat (esim. virheenseuranta, APM, CDN/WAF)
• CRM/tukijärjestelmät (liput, chat, tietokanta)
• Tarvittaessa ammattitaitoiset neuvonantajat (oikeudellinen neuvonta, tilintarkastus), pankit/perintä
• Viranomaiset/tuomioistuimet, jos laki niin vaatii

Alikäsittelijät: Ajantasainen luettelo alikäsittelijöistämme sekä niiden tarkoituksista, kotipaikoista, tietoryhmistä ja tiedonsiirtojen perusteista löytyy osoitteesta https://www.edoobox.com/fi/dsg-ja-gdpr-yhteensopiva-2/

7. Tietojen käsittely ulkomailla / rajat ylittävät siirrot

Keskusalustan tiedot tallennetaan ja käsitellään yleensä pääasiassa Sveitsissä. Käytetystä palveluntarjoajasta riippuen käsittely voi tapahtua myös EU/ETA-alueella tai muissa maissa. Jos me tai palveluntarjoajamme käsittelemme henkilötietoja Sveitsin tai ETA:n ulkopuolella, varmistamme, että riittävä tietosuoja taataan erityisesti seuraavin keinoin:

• riittävyyttä koskevat päätökset (Sveitsi: valtiot/järjestöt, joilla on riittävä suoja; EU: riittävyyttä koskevat päätökset),
• Vakiosopimuslausekkeet/standarditietosuojalausekkeet (SCC) ja lisätoimenpiteet tarvittaessa,
• sovellettavat tietosuojakehykset (esim. Swiss-U.S. DPF tai EU-U.S. DPF), jos sovellettavissa, ja vastaanottaja on sertifioitu vastaavasti,
• tai muut laissa säädetyt takuut/poikkeuksellisesti sovellettavat syyt siirtoon.

8. Säilyttäminen, poistaminen ja offboard

Määrittelemme säilytysajat "tarve tietää/säilytettävä" perusteella.

8.1 Ohjeet

• Tili-/asiakastiedot: Sopimuksen kesto + asianmukainen siirtymäaika siirtymistä ja sopimuksen täyttämistä varten
• Tukiliput: niin kauan kuin se on tarpeen tuen, jäljitettävyyden ja vaatimustenmukaisuuden kannalta
• Suojaus-/käyttölokit: turvallisuus- ja vaatimustenmukaisuusvaatimustemme mukaisesti
• Varmuuskopiot: rullataan rullaavan varmuuskopiointijaksomme mukaan (poisto mahdollista viiveellä)
• Markkinointiliidien tiedot: kunnes peruutus/opt-out tai tarkoitus ei ole enää voimassa
• Kirjanpito-/laskutusasiakirjat: lakisääteisten säilytysvaatimusten mukaisesti (yleensä enintään 10 vuotta), tarvittaessa

8.2 Asiakkaiden käyttöönotto/poistaminen

• Sopimuskauden aikana: Käsittely palvelujen tarjoamiseksi.
• Sopimuksen irtisanomisen/päättymisen jälkeen: (i) asiakastietojen palautus/vienti tarvittaessa, (ii) tilin estäminen, (iii) poistaminen/anonymisointi säilytysaikojen umpeutumisen jälkeen, lukuun ottamatta tietojen kopioita varmuuskopioissa seuraavaan päällekirjoitukseen asti.
• Haluttaessa voidaan tarkastaa asiakastietojen aikaisempi poisto, mikäli ei ole päinvastaisia laillisia velvoitteita tai pakottavia etuja.

9. Tietoturva (tekniset ja organisatoriset toimenpiteet)

Toteutamme asianmukaiset tekniset ja organisatoriset toimenpiteet (TOM) ottaen huomioon riskin, erityisesti:

Huomautus: Absoluuttista turvallisuutta ei voida taata.

• Salaus lähetyksen aikana (TLS) ja tarvittaessa tallennuksen aikana (salaus lepotilassa)
• Rooli- ja valtuutuskäsitteet (vähiten etuoikeus), ympäristöjen erottaminen
• Monivaiheinen todennus järjestelmänvalvojan käyttöoikeuksille ja arkaluonteisille sisäisille järjestelmille, jos se on teknisesti saatavilla
• Tietoturvaan liittyvien toimien kirjaaminen/tarkastus
• Säännölliset korjaukset/päivitykset, haavoittuvuuksien hallinta
• Varmuuskopiointi-, palautus- ja hätäkonseptit
• Työntekijöiden koulutus/velvoitteet (luottamuksellisuus)

10. Rekisteröityjen oikeudet

10.1 Sveitsin tietosuojalain mukaiset oikeudet

Olosuhteista ja lakisääteisistä rajoituksista riippuen sinulla on erityisesti:

• Oikeus saada tietoja, mukaan lukien tiedot tarkoituksesta, säilytysajasta/kriteereistä, vastaanottajista ja automaattisista yksittäisistä päätöksistä,
• Oikeus oikaista virheelliset tiedot,
• Oikeus poistamiseen/hävittämiseen siinä määrin kuin se on sallittua,
• Oikeus tietojen luovuttamiseen/siirtoon (siirrettävyys) lakisääteisten vaatimusten mukaisesti,
• Oikeudet automatisoitujen yksittäisten päätösten yhteydessä (katso kohta 11).

10.2 GDPR:n mukaiset oikeudet (jos sovellettavissa)

Olosuhteista riippuen sinulla on erityisesti:

• Tiedot, korjaus, poistaminen, käsittelyn rajoittaminen,
• tiedon siirrettävyys,
• Käsittelyn vastustaminen oikeutetun edun perusteella,
• Suostumuksen peruuttaminen tulevaisuutta varten,
• Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle.

10.3 Oikeuksien käyttö

Lähetä pyyntösi osoitteeseen support@edoobox.com. Voimme pyytää asianmukaisia todisteita henkilöllisyyden varmistamiseksi.

Tärkeä SaaS-roolin periaate:

• Asiakkaidemme rekisterinpitäjinä hallinnoiman "asiakassisällön" osalta meillä ei välttämättä ole valtuuksia muuttaa tai poistaa tietoja suoraan. Tässä tapauksessa välitämme asianosaisten tiedustelut - mikäli mahdollista - kulloisellekin asiakkaalle tai ilmoitamme, kuinka voit ottaa suoraan yhteyttä asiakkaaseen.

11. Automatisoidut yksittäiset päätökset ja profilointi

Jos käytämme automaattisia yksittäisiä päätöksiä, joilla on sinuun oikeusvaikutuksia tai joilla on sinuun merkittävä vaikutus, ilmoitamme sinulle tästä. Sinulla on oikeus ilmaista näkemyksesi ja pyytää luonnollisen henkilön vahvistusta sovellettavan lain sallimissa rajoissa. Emme tällä hetkellä yleensä käytä automatisoituja yksittäisiä päätöksiä, joilla on oikeudellisia vaikutuksia rekisteröityihin tai vastaavasti merkittävästi heihin.

12. Tietojen rikkomisesta ilmoittaminen

Meillä on käytössä prosessit tietoturvaloukkausten havaitsemiseksi, tutkimiseksi, korjaamiseksi ja dokumentoimiseksi. Ilmoitamme lain edellyttämässä laajuudessa asiaankuuluvista tietoturvaloukkauksista asianomaiselle valvontaviranomaiselle ja tiedotamme niistä henkilöille, joita asia koskee.

Tilauksia käsitellessään ilmoitamme asiakkaillemme ilman tarpeetonta viivytystä, jos havaitsemme asiakastietoihin vaikuttavan tietoturvaloukkauksen.

13. Sovellukset ja työntekijätiedot

Jos haet meille tai olet palveluksessamme, käsittelemme henkilötietoja hakemuksen tai työsuhteen toteuttamista, hallintoa, palkkaa/sosiaalivakuutusta, vaatimustenmukaisuutta ja tietoturvaa varten. Toimitamme tarvittaessa tai hakuprosessin aikana erillisen HR-tietosuojatietolomakkeen.

14. Alaikäiset

Palvelumme on yleensä suunnattu yrityksille/aikuisille. Alle 16-vuotiaat eivät saa käyttää Palveluitamme ilman laillisen huoltajan suostumusta sovellettavan lain edellyttämässä laajuudessa.

15. Vaatimustenmukaisuus, tarkastus ja sopimukset

• Pidämme rekisteriä käsittelytoimista ja dokumentoimme turvatoimia ja asiaankuuluvia vaaratilanteita - jos laki vaatii tai organisatorisesti on järkevää. Toimitamme asiakaskohtaisia ​​todisteita, turvakyselylomakkeita, testejä tai auditointeja etukäteen sovittaessa ja ellei laki niin edellytä tai sitä ei laukaise meidän aiheuttama tapahtuma, erillistä maksua vastaan.
• Tarvittaessa teemme tilausten käsittelysopimuksen asiakkaiden kanssa (AVV/DPA).
• Teemme vastaavat sopimukset alihankkijoiden kanssa mukaan lukien TOM ja tarvittaessa siirtovälineet (esim. SCC).

16. Muutokset tähän tietosuojakäytäntöön

Saatamme päivittää tätä tietosuojaselostetta esim. lakimuutosten tai tuotemuutosten yhteydessä. Nykyinen versio on julkaistu /tietosuojaselosteessa. Tiedotamme merkittävistä muutoksista asianmukaisesti.

17. Vastuuvapauslauseke/vastuun rajoitus (jos sallittu)

Tämä tietosuojaseloste kuvaa tietojen käsittelyä parhaan tietomme mukaan. Emme takaa, että ulkoiset palvelut, kuten kolmansien osapuolten verkkosivustot tai linkitetyt palveluntarjoajat, toimivat aina samalla tavalla tai että niiden sisältö pysyy muuttumattomana. Lakisääteiset vastuusäännökset säilyvät sovellettavina.