Déclaration de confidentialité

En date du : 27 mars 2026 Version : 2.0

Remarque sur la version linguistique : Cette version allemande est la version juridiquement contraignante et faisant foi. Toutes les traductions en anglais sont fournies à titre informatif uniquement ; En cas de contradictions, la version allemande fait foi.

Cette déclaration de protection des données vous informe sur la manière dont Etzensperger Informatik AG (« nous ») traite les données personnelles lorsque vous : (a) utilisez notre (nos) site(s) Internet et nos services en ligne, (b) créez ou gérez un compte client (compte SaaS), (c) saisissez des données sur un client sur notre plateforme en tant qu'utilisateur final/participant, (d) communiquez avec nous (assistance, vente, marketing), (e) postulez chez nous ou entretenez une relation de travail avec nous.

Nous tenons particulièrement compte de la loi suisse sur la protection des données (DSG) et – le cas échéant – du règlement général sur la protection des données de l'UE (RGPD/GDPR).

1. Organisme responsable (contrôleur) et contact

Le responsable du traitement des données au sens de la DSG et – le cas échéant – le responsable au sens du RGPD est :

Etzensperger Informatik AG Kirchweg 24 CH-3366 Bettenhausen Suisse E-mail : support@edoobox.com Téléphone : +41 43 434 65 91 Registre du commerce / IDE : CHE-107.413.131

2. Contact pour la protection des données / conseiller à la protection des données / délégué à la protection des données (DPD)

Pour toute question concernant la protection des données, contactez-nous à : Contact pour la protection des données : support@edoobox.com Etzensperger Informatik AG Kirchweg 24 CH-3366 Bettenhausen Suisse

Remarque : Si nous sommes tenus de nommer un délégué à la protection des données en vertu de la loi applicable ou d'en nommer un volontairement, il ou elle peut être contacté en utilisant les coordonnées ci-dessus.

3. Modèle de rôle dans le SaaS (données clients vs données sur nos propres activités commerciales)

3.1 Données client (« Contenu client ») – nous en tant que sous-traitant

Lorsqu'ils utilisent notre plateforme SaaS, nos clients peuvent saisir les données personnelles des utilisateurs finaux/participants (par exemple, données de participation, données de réservation/d'événement) dans la plateforme. Dans la mesure où nous traitons ces données client pour le compte et conformément aux instructions du client :

• Client = personne responsable (contrôleur),
• nous = processeur.

Dans ces cas, nous réglementons le traitement des commandes dans un accord de traitement des commandes séparé (AVV/DPA) avec le client.

3.2 Nos propres données commerciales – nous en tant que responsable du traitement

Nous traitons également les données personnelles à nos propres fins, par ex. administration des comptes, contrat/facturation, sécurité, amélioration des produits, marketing (là où cela est autorisé), conformité. Nous sommes responsables de ces traitements.

4. Catégories de données personnelles

Selon le contexte, nous travaillons notamment sur les catégories suivantes :

A) Données du compte et du contrat

• Nom, prénom, entreprise/organisation, rôle/poste
• Données de connexion/identification (par exemple nom d'utilisateur), hachage du mot de passe
• Coordonnées (e-mail, téléphone, adresse)
• Informations sur le contrat et le plan/abonnement, étendue de la licence

B) Informations de facturation et de paiement

• Adresse de facturation, informations TVA
• Statut du paiement, données de transaction et de référence (pas de coordonnées complètes de carte/bancaire si le prestataire de paiement les traite directement)

C) Utilisation et données de l'appareil

• Données d'utilisation au sein de la plateforme (par exemple, utilisation des fonctionnalités, chemins de clic dans l'application)
• Données de l'appareil/navigateur, système d'exploitation, version de l'application
• Adresse IP, horodatage, données de localisation approximatives (dérivées), langue/fuseau horaire

D) Données de communication et de support

• Demandes d'assistance, contenu des e-mails/chats, pièces jointes
• Notes d'appel, tickets, statut et historique

E) Journal, sécurité et métadonnées

• Journaux du système et des accès (par exemple, tentatives de connexion, actions d'administration)
• Journaux d'audit, rapports d'erreurs/plantages
• Sauvegardes/points de restauration (y compris les copies de données)

F) Données marketing et événementielles

• Inscription/désinscription à la newsletter, statut de consentement
• Paramètres de campagne (par exemple UTM), informations sur les prospects

G) Données de candidature et des employés

• Documents de candidature, contenu de communication, administration RH (note séparée possible)

5. Finalités du traitement et base juridique

Nous traitons les données personnelles selon les principes de limitation des finalités, de proportionnalité et de minimisation des données. Nous détruisons ou anonymisons les données dès qu'elles ne sont plus nécessaires à la finalité (sous réserve des obligations légales de conservation et des intérêts légitimes d'archivage).

Dans la mesure où le RGPD est applicable, nous basons notamment le traitement sur les bases juridiques suivantes :

• Exécution du contrat/mesures précontractuelles (art. 6, paragraphe 1, lit. b du RGPD),
• Obligation légale (art. 6, paragraphe 1, lit. c du RGPD),
• Intérêts légitimes (art. 6, paragraphe 1, lit. f du RGPD),
• Consentement (art. 6, paragraphe 1, lit. a du RGPD) – par ex. pour la newsletter/marketing ou les cookies non essentiels, si nécessaire,
• dans des cas exceptionnels : protection d'intérêts vitaux ou de tâches publiques (art. 6, paragraphe 1, lit. d/e du RGPD).

Objectifs principaux :

5.1 Fonctionnement de la plateforme SaaS et mise à disposition de fonctionnalités

• Création de compte, connexion, autorisations, déploiement de fonctionnalités
• Support, gestion des incidents, développement ultérieur, assurance qualité

5.2 Contrat, facturation, administration

• Conclusion/gestion du contrat, facturation, paiement, relance
• Comptabilité financière, vérification, administration interne

5.3 Sécurité et prévention des abus

• Sécurité informatique, contrôles d'accès, journalisation, détection des fraudes/abus
• Application des conditions générales, protection des droits, réclamations légales

5.4 Communications

• Notifications de service (par exemple, informations relatives à la sécurité, état du système)
• Communication avec l’assistance
• Communication marketing uniquement si autorisée ou avec consentement

5.5 Fonctionnement du site Web et cookies

Nous utilisons les cookies/technologies nécessaires pour fournir techniquement le site Web et la plateforme. Pour les cookies/technologies non essentiels (par exemple mesure de portée, marketing, médias sociaux), nous utilisons la gestion du consentement - si la loi applicable l'exige. Vous pouvez révoquer ou modifier votre consentement à tout moment en utilisant les paramètres des cookies dans le pied de page de notre site Web.

Microsoft Advertising (Universal Event Tracking) Après votre consentement à l’analyse et au marketing, nous utilisons Microsoft Advertising de Microsoft pour attribuer les visites et les inscriptions réussies à nos annonces. L’URL visitée, les données techniques du navigateur et de l’appareil, l’adresse IP ainsi que les identifiants de cookies et de clics publicitaires (MSCLKID) peuvent notamment être transmis à Microsoft. Nous conservons notre propre copie de l’identifiant de clic Microsoft pendant 90 jours au maximum à des fins d’attribution. Lors du passage à l’inscription sur app2.edoobox.com, nous ne transmettons cet identifiant qu’avec votre consentement au marketing. Si vous retirez votre consentement, nous arrêtons les événements UET et supprimons les identifiants marketing associés auxquels nous avons accès. Microsoft peut également traiter les données à ses propres fins publicitaires. Vous trouverez davantage d’informations dans la déclaration de confidentialité de Microsoft.

6. Destinataires, prestataires de services et sous-traitants ultérieurs

Nous ne transmettons des données personnelles que si cela est nécessaire aux fins indiquées, si nous y sommes obligés ou si vous y avez consenti.

Les catégories de destinataires peuvent être :

• Fournisseur d'hébergement/cloud (exploitation, stockage, sauvegardes, surveillance)
• Fournisseurs de services de communication (email, SMS, téléphonie)
• Prestataire de services de paiement (traitement des paiements, gestion des factures/abonnements)
• Fournisseurs de services d'analyse/performance/sécurité (par exemple, suivi des erreurs, APM, CDN/WAF)
• Systèmes CRM/support (billetterie, chat, base de connaissances)
• Conseillers professionnels (conseils juridiques, audit), banques/recouvrement de créances, si nécessaire
• Autorités/tribunaux, si la loi l'exige

Sous-traitants ultérieurs : vous trouverez une liste actualisée de nos sous-traitants ultérieurs, avec leurs finalités, leur siège, les catégories de données et les bases des transferts, à l’adresse suivante : https://www.edoobox.com/fr/conforme-à-la-lpd-et-au-rgpd-2/

7. Traitement des données à l'étranger / transferts transfrontaliers

Les données de la plateforme centrale sont généralement stockées et traitées principalement en Suisse. Selon le prestataire de services utilisé, le traitement peut également avoir lieu au sein de l'UE/EEE ou dans d'autres pays. Si nous ou nos prestataires de services traitons des données personnelles en dehors de la Suisse ou en dehors de l'EEE, nous veillons à ce qu'une protection adéquate des données soit garantie, notamment par :

• Décisions d'adéquation (Suisse : États/organisations bénéficiant d'une protection adéquate ; UE : décisions d'adéquation),
• Clauses contractuelles types/clauses types sur la protection des données (CCT) et mesures complémentaires, si nécessaire,
• les cadres de confidentialité des données applicables (par exemple DPF Suisse-États-Unis ou DPF UE-États-Unis), le cas échéant et le destinataire est certifié en conséquence,
• ou d'autres garanties prévues par la loi/raisons de transfert exceptionnellement applicables.

8. Conservation, suppression et exclusion

Nous définissons des durées de conservation en fonction du « besoin de savoir/besoin de conserver ».

8.1 Lignes directrices

• Données du compte/client : durée du contrat + une période de transition appropriée pour la migration et l'exécution du contrat
• Tickets de support : aussi longtemps que nécessaire pour le support, la traçabilité et la conformité
• Journaux de sécurité/accès : conformément à nos exigences de sécurité et de conformité
• Sauvegardes : Rolling selon notre cycle de sauvegarde glissant (suppression possible avec un délai)
• Données des prospects marketing : jusqu'à la révocation/désinscription ou jusqu'à ce que la finalité ne s'applique plus
• Documents comptables/factures : conformément aux exigences légales de conservation (généralement jusqu'à 10 ans), le cas échéant

8.2 Clients intégrés/désignés

• Pendant la durée du contrat : Traitement pour la prestation de services.
• Après résiliation/fin de contrat : (i) restitution/exportation des données client si nécessaire, (ii) blocage du compte, (iii) suppression/anonymisation après expiration des délais de conservation, à l'exclusion des copies de données dans les sauvegardes jusqu'au prochain écrasement.
• Si vous le souhaitez, une suppression anticipée des données du client peut être vérifiée, à condition qu'il n'existe pas d'obligations légales ou d'intérêts prépondérants contraires.

9. Sécurité des données (mesures techniques et organisationnelles)

Nous prenons les mesures techniques et organisationnelles (TOM) appropriées tenant compte du risque, notamment :

Remarque : La sécurité absolue ne peut être garantie.

• Chiffrement pendant la transmission (TLS) et – le cas échéant – pendant le stockage (Encryption at Rest)
• Notions de rôle et d'autorisation (moindre privilège), séparation des environnements
• Authentification multifacteur pour l'accès administrateur pour l'accès administratif et les systèmes internes sensibles, si techniquement fourni
• Journalisation/audit des actions liées à la sécurité
• Correctifs/mises à jour réguliers, gestion des vulnérabilités
• Concepts de sauvegarde, de récupération et d'urgence
• Formation/obligation des salariés (confidentialité)

10. Droits des personnes concernées

10.1 Droits selon la loi suisse sur la protection des données

Selon les circonstances et les restrictions légales, vous disposez notamment :

• Droit à l'information, y compris les informations sur l'objectif, la durée/les critères de conservation, les destinataires et les décisions individuelles automatisées,
• Droit de corriger des données incorrectes,
• Droit de suppression/destruction, dans la mesure permise,
• Droit à la divulgation/au transfert des données (portabilité) dans le cadre des exigences légales,
• Droits liés aux décisions individuelles automatisées (voir section 11).

10.2 Droits en vertu du RGPD (le cas échéant)

Selon les circonstances, vous avez notamment :

• Information, rectification, suppression, limitation du traitement,
• portabilité des données,
• Opposition au traitement fondée sur des intérêts légitimes,
• Révocation du consentement avec effet pour l'avenir,
• Droit de déposer une plainte auprès d’une autorité de contrôle.

10.3 Exercice des droits

Veuillez adresser vos demandes à : support@edoobox.com Nous pouvons demander des justificatifs appropriés pour vérifier votre identité.

Principe de rôle SaaS important :

• Pour le « contenu client » géré par nos clients en tant que responsables du traitement, nous ne pouvons pas être autorisés à modifier ou supprimer directement les données. Dans ce cas, nous transmettrons les demandes des personnes concernées - lorsque cela est autorisé - au client concerné ou vous informerons de la manière dont vous pouvez contacter directement le client.

11. Décisions individuelles automatisées et profilage

Si nous utilisons des décisions individuelles automatisées qui ont des effets juridiques sur vous ou ont un impact significatif sur vous, nous vous en informerons. Vous avez le droit d'exprimer votre point de vue et de demander une vérification par une personne physique, dans la mesure prévue par la loi applicable. Actuellement, nous n'utilisons généralement pas de décisions individuelles automatisées qui ont des effets juridiques sur les personnes concernées ou qui les impactent de manière significative.

12. Signalement d'une violation de données

Nous avons mis en place des processus pour détecter, enquêter, remédier et documenter les violations de sécurité des données. Dans la mesure requise par la loi, nous signalons les violations de sécurité des données pertinentes à l'autorité de contrôle compétente et informons les personnes concernées.

Lors du traitement des commandes, nous informerons nos clients sans délai inutile si nous découvrons une violation de la sécurité des données affectant les données des clients.

13. Candidatures et données des employés

Si vous postulez chez nous ou si vous êtes employé par nous, nous traitons les données personnelles pour la mise en œuvre de la candidature ou de la relation de travail, pour l'administration, les salaires/assurances sociales, la conformité et la sécurité informatique. Nous fournirons une fiche d'information distincte sur la protection des données RH si nécessaire ou pendant le processus de candidature.

14. Mineurs

Nos prestations s'adressent généralement aux entreprises/adultes. Les personnes de moins de 16 ans ne doivent pas utiliser nos services sans le consentement d'un tuteur légal dans la mesure requise par la loi applicable.

15. Conformité, audit et contrats

• Nous tenons un registre des activités de traitement et documentons les mesures de sécurité et les incidents pertinents - lorsque la loi l'exige ou que cela est raisonnable sur le plan organisationnel. Nous fournissons des preuves spécifiques au client, des questionnaires de sécurité, des tests ou des audits après accord préalable et, sauf si la loi l'exige ou si cela est déclenché par un événement provoqué par nous, moyennant des frais distincts.
• Si nécessaire, nous concluons un accord de traitement des commandes avec les clients (AVV/DPA).
• Nous concluons des contrats correspondants avec des sous-traitants, dont TOM et – si nécessaire – des instruments de transfert (par exemple SCC).

16. Modifications de cette politique de confidentialité

Nous pouvons mettre à jour cette déclaration de protection des données, par ex. en cas de modifications légales ou d'adaptations de produits. La version actuelle est publiée sous /déclaration de protection des données. Nous communiquons les changements importants de manière appropriée.

17. Avis de non-responsabilité/limitation de responsabilité (si autorisé)

Cette déclaration de protection des données décrit le traitement des données au meilleur de nos connaissances. Nous ne garantissons pas que les services externes (par exemple les sites Web tiers, les fournisseurs liés) fonctionneront à tout moment de la même manière ou que leur contenu restera inchangé. Les dispositions en matière de responsabilité légale restent réservées.