Zásady ochrany osobních údajů

Stav k: 27.03.2026 Verze: 2.0

Upozornění k jazykovému znění: německé znění je právně závaznou a rozhodující verzí. Případné anglické překlady slouží pouze pro informaci; při rozporu má přednost německé znění.

Tyto zásady ochrany osobních údajů vás informují o tom, jak Etzensperger Informatik AG („my“, „nás“) zpracovává osobní údaje, když: (a) používáte naše weby a online služby, (b) vytváříte nebo spravujete zákaznický účet (účet SaaS), (c) jako koncový uživatel či účastník zadáváte údaje prostřednictvím zákazníka do naší platformy, (d) s námi komunikujete (podpora, prodej, marketing), (e) ucházíte se u nás o zaměstnání nebo jste s námi v pracovním poměru.

Zohledňujeme zejména švýcarský zákon o ochraně osobních údajů (DSG) a – pokud se uplatní – obecné nařízení EU o ochraně osobních údajů (GDPR).

1. Správce osobních údajů (Controller) a kontakt

Za zpracování údajů ve smyslu DSG a – pokud se uplatní – jako správce ve smyslu GDPR odpovídá:

Etzensperger Informatik AG Kirchweg 24 CH-3366 Bettenhausen Švýcarsko E-mail: support@edoobox.com Telefon: +41 43 434 65 91 Obchodní rejstřík / UID: CHE-107.413.131

2. Kontakt pro ochranu osobních údajů / poradce / pověřenec (DPO)

V záležitostech ochrany osobních údajů nás zastihnete na: Kontakt pro ochranu osobních údajů: support@edoobox.com Etzensperger Informatik AG Kirchweg 24 CH-3366 Bettenhausen Švýcarsko

Upozornění: pokud musíme podle platného práva jmenovat pověřence pro ochranu osobních údajů nebo jej jmenujeme dobrovolně, je dostupný na výše uvedených kontaktech.

3. Model rolí v SaaS (zákaznická data versus údaje o naší vlastní obchodní činnosti)

3.1 Zákaznická data („Customer Content“) – my jako zpracovatel

Při používání naší platformy SaaS mohou zákazníci do platformy zadávat osobní údaje koncových uživatelů či účastníků (např. údaje o účasti, rezervacích či akcích). Pokud tato zákaznická data zpracováváme jménem zákazníka a podle jeho pokynů, jsou:

• zákazník = správce (Controller),
• my = zpracovatel osobních údajů (Processor).

V těchto případech upravujeme zpracování na pokyn samostatnou smlouvou o zpracování osobních údajů (AVV/DPA) se zákazníkem.

3.2 Naše vlastní obchodní údaje – my jako správce

Osobní údaje zpracováváme také pro vlastní účely, například správu účtů, smlouvy a vyúčtování, bezpečnost, zlepšování produktu, marketing, pokud je přípustný, a soulad s předpisy. U tohoto zpracování jsme správcem.

4. Kategorie osobních údajů

Podle kontextu zpracováváme zejména následující kategorie:

A) Údaje o účtu a smlouvě

• Příjmení, jméno, firma/organizace, role/pozice
• Přihlašovací a identifikační údaje (např. uživatelské jméno), hash hesla
• Kontaktní údaje (e-mail, telefon, adresa)
• Informace o smlouvě a plánu či předplatném, rozsah licence

B) Fakturační a platební údaje

• Fakturační adresa, údaje o DPH
• Stav platby, údaje transakcí a referenční údaje (bez úplných karetních či bankovních údajů, pokud je přímo zpracovává poskytovatel plateb)

C) Údaje o používání a zařízení

• Údaje o používání v platformě (např. využívání funkcí, cesty klikání v aplikaci)
• Údaje o zařízení a prohlížeči, operační systém, verze aplikace
• IP adresa, časové razítko, přibližná poloha (odvozená), jazyk/časové pásmo

D) Údaje o komunikaci a podpoře

• Požadavky na podporu, obsah e-mailů a chatů, přílohy
• Poznámky z hovorů, požadavky, historie stavů a průběhu

E) Protokolové, bezpečnostní a metadata

• Systémové a přístupové protokoly (např. pokusy o přihlášení, akce správců)
• Auditní protokoly, hlášení chyb a pádů
• Zálohy / body obnovení (včetně kopií dat)

F) Marketingové údaje a údaje o akcích

• Přihlášení a odhlášení newsletteru, stav souhlasu
• Parametry kampaní (např. UTM), informace o zájemcích

G) Údaje uchazečů o zaměstnání a zaměstnanců

• Podklady k žádostem o zaměstnání, obsah komunikace, personální administrativa (možné samostatné oznámení)

5. Účely zpracování a právní základy

Osobní údaje zpracováváme podle zásad účelového omezení, přiměřenosti a minimalizace údajů. Údaje ničíme nebo anonymizujeme, jakmile již nejsou pro daný účel potřebné, s výhradou zákonných povinností uchovávání a oprávněných zájmů na archivaci.

Pokud se uplatní GDPR, opíráme zpracování zejména o tyto právní základy:

• Plnění smlouvy / opatření před uzavřením smlouvy (čl. 6 odst. 1 písm. b GDPR),
• Právní povinnost (čl. 6 odst. 1 písm. c GDPR),
• Oprávněné zájmy (čl. 6 odst. 1 písm. f GDPR),
• Souhlas (čl. 6 odst. 1 písm. a GDPR) – např. pro newsletter či marketing nebo cookies, které nejsou nezbytné, je-li vyžadován,
• ve výjimečných případech: ochrana životně důležitých zájmů nebo úkol ve veřejném zájmu (čl. 6 odst. 1 písm. d/e GDPR).

Hlavní účely:

5.1 Provoz platformy SaaS a poskytování funkcí

• Vytvoření účtu, přihlášení, oprávnění, zpřístupnění funkcí
• Podpora, řízení incidentů, další vývoj, zajištění kvality

5.2 Smlouva, vyúčtování, administrativa

• Uzavírání a správa smluv, fakturace, platby, upomínky
• Finanční účetnictví, dokladování, interní správa

5.3 Bezpečnost a prevence zneužití

• IT bezpečnost, kontroly přístupu, protokolování, odhalování podvodů a zneužití
• Vymáhání obchodních podmínek, ochrana práv, právní nároky

5.4 Komunikace

• Servisní oznámení (např. bezpečnostní upozornění, stav systému)
• Komunikace s podporou
• Marketingová komunikace pouze tehdy, je-li přípustná, případně se souhlasem

5.5 Provoz webu a cookies

Nezbytné cookies a technologie používáme k technickému zajištění webu a platformy. Pro cookies a technologie, které nejsou nezbytné, například měření návštěvnosti, marketing nebo sociální sítě, používáme správu souhlasů, pokud ji vyžadují použitelné právní předpisy. Souhlas můžete kdykoli odvolat nebo upravit v nastavení cookies v zápatí našeho webu.

Microsoft Advertising (Universal Event Tracking) Po vašem souhlasu s analytikou a marketingem používáme Microsoft Advertising společnosti Microsoft k přiřazování návštěv a úspěšných registrací našim reklamám. Microsoftu přitom mohou být předány zejména navštívená URL, technické údaje prohlížeče a zařízení, IP adresa a identifikátory cookies a kliknutí na reklamy (MSCLKID). Námi uložený identifikátor kliknutí Microsoft uchováváme pro přiřazování nejvýše 90 dní. Při přechodu k registraci na app2.edoobox.com jej předáváme jen se souhlasem s marketingem. Při odvolání souhlasu zastavíme události UET a odstraníme související marketingové identifikátory, k nimž máme přístup. Microsoft může data zpracovávat i pro vlastní reklamní účely; další informace najdete v zásadách ochrany osobních údajů společnosti Microsoft.

6. Příjemci, poskytovatelé služeb a další zpracovatelé

Osobní údaje předáváme pouze tehdy, je-li to nezbytné pro uvedené účely, jsme-li k tomu povinni nebo jste k tomu udělili souhlas.

Kategoriemi příjemců mohou být:

• Poskytovatelé hostingu/cloudu (provoz, úložiště, zálohy, monitoring)
• Poskytovatelé komunikačních služeb (e-mail, SMS, telefonie)
• Poskytovatelé platebních služeb (zpracování plateb, správa faktur a předplatných)
• Poskytovatelé analytických, výkonnostních a bezpečnostních služeb (např. sledování chyb, APM, CDN/WAF)
• CRM a systémy podpory (požadavky, chat, znalostní báze)
• Odborní poradci (právní poradenství, audit), banky a vymáhání pohledávek, je-li to potřebné
• Úřady/soudy, pokud to vyžaduje zákon

Další zpracovatelé: aktuální seznam našich dalších zpracovatelů včetně účelu, sídla, kategorií údajů a právních základů předávání najdete na: https://www.edoobox.com/cs/v-souladu-s-dsg-a-gdpr-2/

7. Zpracování údajů v zahraničí / přeshraniční předávání

Hlavní údaje platformy se zásadně ukládají a zpracovávají především ve Švýcarsku. V závislosti na využitém poskytovateli služeb může zpracování probíhat také v EU/EHP nebo dalších zemích. Pokud my nebo naši poskytovatelé služeb zpracováváme osobní údaje mimo Švýcarsko či mimo EHP, zajišťujeme odpovídající ochranu osobních údajů zejména prostřednictvím:

• Rozhodnutí o odpovídající ochraně (Švýcarsko: státy/organizace s odpovídající ochranou; EU: rozhodnutí o odpovídající ochraně),
• standardní smluvní doložky / standardní doložky o ochraně osobních údajů (SCC) a v případě potřeby dodatečná opatření,
• použitelných rámců ochrany osobních údajů (např. Swiss‑U.S. DPF či EU‑U.S. DPF), pokud jsou použitelné a příjemce je odpovídajícím způsobem certifikován,
• nebo jiných zákonem stanovených záruk či výjimečně použitelných důvodů předávání.

8. Uchovávání, výmaz a ukončení spolupráce

Lhůty uchovávání stanovujeme podle zásady nezbytnosti přístupu a uchovávání údajů.

8.1 Orientační lhůty

• Údaje o účtu a zákazníkovi: doba trvání smlouvy + přiměřené přechodné období pro migraci a splnění smlouvy
• Požadavky na podporu: po dobu nezbytnou pro podporu, dohledatelnost a soulad s předpisy
• Bezpečnostní a přístupové protokoly: podle našich požadavků na bezpečnost a soulad s předpisy
• Zálohy: průběžně podle našeho cyklu průběžného zálohování (výmaz může být opožděný)
• Údaje marketingových zájemců: do odvolání souhlasu, odhlášení nebo zániku účelu
• Účetní a fakturační podklady: podle zákonných povinností uchovávání (zpravidla až 10 let), jsou-li použitelné

8.2 Zahájení a ukončení spolupráce se zákazníky

• Během trvání smlouvy: zpracování za účelem poskytování služeb.
• Po výpovědi či skončení smlouvy: (i) vrácení/export zákaznických dat podle potřeby, (ii) zablokování účtu, (iii) výmaz/anonymizace po uplynutí lhůt uchovávání, s výjimkou kopií dat v zálohách do dalšího přepsání.
• Na přání lze posoudit dřívější výmaz zákaznických dat, pokud tomu nebrání zákonné povinnosti nebo převažující zájmy.

9. Zabezpečení údajů (technická a organizační opatření)

S ohledem na riziko přijímáme přiměřená technická a organizační opatření (TOM), zejména:

Upozornění: absolutní bezpečnost nelze zaručit.

• Šifrování při přenosu (TLS) a tam, kde je to vhodné, i při uložení (Encryption at Rest)
• Koncepce rolí a oprávnění (nejnižší nezbytná oprávnění), oddělení prostředí
• Vícefaktorové ověřování administrátorských přístupů a citlivých interních systémů, pokud je technicky podporováno
• Protokolování a audit bezpečnostně významných akcí
• Pravidelné opravy a aktualizace, správa zranitelností
• Zálohy, koncepce obnovy a nouzové plány
• Školení a závazky zaměstnanců (mlčenlivost)

10. Práva subjektů údajů

10.1 Práva podle švýcarského zákona DSG

V závislosti na konkrétní situaci a zákonných omezeních máte zejména:

• Právo na přístup k údajům včetně informací o účelu, době či kritériích uchovávání, příjemcích a automatizovaném individuálním rozhodování,
• Právo na opravu nesprávných údajů,
• Právo na výmaz/zničení v přípustném rozsahu,
• Právo na vydání/přenos údajů (přenositelnost) za zákonných podmínek,
• Práva související s automatizovaným individuálním rozhodováním (viz bod 11).

10.2 Práva podle GDPR (je-li použitelné)

V závislosti na konkrétní situaci máte zejména:

• Přístup k údajům, oprava, výmaz, omezení zpracování,
• Přenositelnost údajů,
• námitku proti zpracování založenému na oprávněných zájmech,
• odvolání souhlasu s účinky do budoucna,
• Právo podat stížnost u dozorového úřadu.

10.3 Uplatňování práv

Dotazy prosím zasílejte na: support@edoobox.com K ověření totožnosti můžeme požadovat přiměřené doklady.

Důležitý princip rolí v SaaS:

• U „Customer Content“, který spravují naši zákazníci jako správci, nemusíme být oprávněni data přímo měnit nebo mazat. V takovém případě předáme žádosti subjektů údajů příslušnému zákazníkovi, pokud je to přípustné, nebo vás informujeme, jak jej můžete kontaktovat přímo.

11. Automatizované individuální rozhodování a profilování

Pokud používáme automatizované individuální rozhodování, které pro vás má právní účinky nebo se vás významně dotýká, informujeme vás o tom. Máte právo vyjádřit své stanovisko a požadovat přezkoumání fyzickou osobou, pokud to stanoví použitelné právní předpisy. V současnosti zpravidla nepoužíváme automatizované individuální rozhodování, které by pro dotčené osoby mělo právní účinky nebo se jich obdobným způsobem významně dotýkalo.

12. Oznámení porušení zabezpečení osobních údajů (Data Breach)

Máme zavedené postupy pro zjišťování, prošetřování, nápravu a dokumentaci porušení zabezpečení údajů. Pokud to zákon vyžaduje, oznamujeme příslušná porušení zabezpečení údajů kompetentnímu dozorovému úřadu a informujeme dotčené osoby.

Při zpracování na pokyn informujeme své zákazníky bez zbytečného odkladu, jakmile zjistíme porušení zabezpečení týkající se zákaznických dat.

13. Žádosti o zaměstnání a údaje zaměstnanců

Pokud se u nás ucházíte o zaměstnání nebo jste našimi zaměstnanci, zpracováváme osobní údaje pro průběh výběrového řízení či pracovního poměru, administrativu, mzdy a sociální pojištění, soulad s předpisy a bezpečnost IT. Samostatné informace o ochraně osobních údajů v oblasti personalistiky poskytujeme navíc podle potřeby nebo v průběhu výběrového řízení.

14. Nezletilí

Naše služby jsou obecně určeny firmám a dospělým. Osoby mladší 16 let by naše služby neměly využívat bez souhlasu zákonného zástupce, pokud jej vyžadují použitelné právní předpisy.

15. Soulad s předpisy, audit a smlouvy

• Vedeme záznamy o činnostech zpracování a dokumentujeme bezpečnostní opatření i relevantní incidenty v rozsahu vyžadovaném zákonem nebo vhodném z organizačního hlediska. Doklady pro konkrétní zákazníky, bezpečnostní dotazníky, kontroly či audity poskytujeme po předchozí dohodě a za samostatnou odměnu, pokud nejsou povinné ze zákona nebo vyvolané událostí, kterou jsme způsobili.
• Se zákazníky podle potřeby uzavíráme smlouvu o zpracování osobních údajů (AVV/DPA).
• S dalšími zpracovateli uzavíráme odpovídající smlouvy včetně technických a organizačních opatření a v případě potřeby nástrojů pro předávání (např. SCC).

16. Změny těchto zásad ochrany osobních údajů

Tyto zásady ochrany osobních údajů můžeme aktualizovat, například při změnách právních předpisů nebo úpravách produktu. Aktuální verzi zveřejňujeme na /cs/zásady-ochrany-osobních-údajů/. O podstatných změnách přiměřeně informujeme.

17. Vyloučení / omezení odpovědnosti (v přípustném rozsahu)

Tyto zásady ochrany osobních údajů popisují zpracování údajů podle našeho nejlepšího vědomí. Nezaručujeme, že externí služby (např. weby třetích stran, odkazovaní poskytovatelé) budou vždy fungovat stejně nebo že jejich obsah zůstane beze změny. Zákonná ustanovení o odpovědnosti zůstávají nedotčena.