Izjava o varstvu podatkov

Stanje: 27. 3. 2026 Različica: 2.0

Opomba o jezikovni različici: nemška različica je pravno zavezujoča in merodajna. Morebitni angleški prevodi so zgolj informativni; ob neskladjih prevlada nemška različica.

Ta izjava pojasnjuje, kako Etzensperger Informatik AG (»mi«, »nas«) obdeluje osebne podatke, ko: (a) uporabljate naša spletna mesta in spletne storitve, (b) ustvarite ali upravljate račun stranke (SaaS), (c) kot končni uporabnik oziroma udeleženec vnesete podatke prek naše stranke v platformo, (d) komunicirate z nami (podpora, prodaja, trženje), (e) se prijavite za delo ali ste pri nas zaposleni.

Upoštevamo zlasti švicarski zakon o varstvu podatkov (DSG) in, kjer se uporablja, Splošno uredbo EU o varstvu podatkov (GDPR).

1. Upravljavec (Controller) in kontakt

Za obdelavo podatkov v smislu DSG in, kolikor se uporablja, kot upravljavec v smislu GDPR je odgovoren:

Etzensperger Informatik AG, Kirchweg 24, CH-3366 Bettenhausen, Švica. E-pošta: support@edoobox.com. Telefon: +41 43 434 65 91. Poslovni register/UID: CHE-107.413.131

2. Kontakt za varstvo podatkov / svetovalec / pooblaščena oseba za varstvo podatkov (DPO)

Za vprašanja varstva podatkov nas dosežete na: kontakt za varstvo podatkov support@edoobox.com, Etzensperger Informatik AG, Kirchweg 24, CH-3366 Bettenhausen, Švica.

Opomba: če moramo po veljavnem pravu imenovati pooblaščeno osebo za varstvo podatkov ali jo imenujemo prostovoljno, je dosegljiva na zgornjih kontaktnih podatkih.

3. Model vlog v SaaS (podatki strank in podatki o naši lastni poslovni dejavnosti)

3.1 Podatki strank (»Customer Content«) – mi kot obdelovalec

Pri uporabi naše platforme SaaS lahko stranke vnašajo osebne podatke končnih uporabnikov oziroma udeležencev (npr. podatke o udeležbi, rezervacijah ali dogodkih). Če te podatke obdelujemo v imenu in po navodilih stranke, velja:

• Stranka = upravljavec (Controller),
• mi = obdelovalec/pogodbeni obdelovalec (Processor).

V teh primerih obdelavo uredimo v ločeni pogodbi o obdelavi podatkov (AVV/DPA) s stranko.

3.2 Naši lastni poslovni podatki – mi kot upravljavec

Osebne podatke obdelujemo tudi za lastne namene, npr. upravljanje računov, pogodbe in obračunavanje, varnost, izboljšanje izdelka, trženje (kadar je dovoljeno) in skladnost. Pri teh obdelavah smo upravljavec.

4. Kategorije osebnih podatkov

Glede na kontekst obdelujemo zlasti naslednje kategorije:

A) Podatki o računu in pogodbi

• Priimek, ime, podjetje/organizacija, vloga/položaj
• Prijavni/identifikacijski podatki (npr. uporabniško ime), zgoščena vrednost gesla
• Kontaktni podatki (e-pošta, telefon, naslov)
• Podatki o pogodbi in paketu/naročnini, obseg licence

B) Podatki za obračunavanje in plačila

• Naslov za račun, podatki o DDV
• Status plačila, transakcijski in referenčni podatki (brez celotnih kartičnih/bančnih podatkov, če jih ponudnik plačil obdeluje neposredno)

C) Podatki o uporabi in napravah

• Podatki o uporabi znotraj platforme (npr. uporaba funkcij, zaporedja klikov v aplikaciji)
• Podatki o napravi/brskalniku, operacijski sistem, različica aplikacije
• Naslov IP, časovni žig, okvirni podatki o lokaciji (izpeljani), jezik/časovni pas

D) Komunikacijski podatki in podatki o podpori

• Zahteve za podporo, vsebina e-pošte/klepetov, priloge
• Opombe klicev, zahtevki, statusna in časovna zgodovina

E) Dnevniški, varnostni in metapodatki

• Sistemski dnevniki in dnevniki dostopov (npr. poskusi prijave, dejanja skrbnikov)
• Revizijski dnevniki, poročila o napakah in zrušitvah
• Varnostne kopije/obnovitvene točke (vključno s kopijami podatkov)

F) Trženjski podatki in podatki o dogodkih

• Prijava/odjava od novic, status privolitve
• Parametri kampanj (npr. UTM), podatki o potencialnih strankah

G) Podatki kandidatov in zaposlenih

• Prijavna dokumentacija, komunikacijske vsebine, kadrovska administracija (možno ločeno obvestilo)

5. Nameni obdelave in pravne podlage

Osebne podatke obdelujemo po načelih namenskosti, sorazmernosti in najmanjšega obsega podatkov. Uničimo ali anonimiziramo jih, ko za namen niso več potrebni, ob upoštevanju zakonske hrambe in upravičenih interesov arhiviranja.

Kolikor se uporablja GDPR, obdelavo utemeljujemo zlasti na naslednjih pravnih podlagah:

• Izvajanje pogodbe/predpogodbeni ukrepi (člen 6(1)(b) GDPR),
• Zakonska obveznost (člen 6(1)(c) GDPR),
• Zakoniti interesi (člen 6(1)(f) GDPR),
• Privolitev (člen 6(1)(a) GDPR) – npr. za e-novice/trženje ali nenujne piškotke, če je potrebna,
• v izjemnih primerih: zaščita življenjskih interesov ali naloga v javnem interesu (člen 6(1)(d)/(e) GDPR).

Glavni nameni:

5.1 Delovanje platforme SaaS in zagotavljanje funkcij

• Ustvarjanje računa, prijava, dovoljenja, zagotavljanje funkcij
• Podpora, obvladovanje incidentov, nadaljnji razvoj, zagotavljanje kakovosti

5.2 Pogodba, obračunavanje, upravljanje

• Sklenitev/upravljanje pogodbe, izdajanje računov, plačilo, opominjanje
• Finančno računovodstvo, dokazila, notranje upravljanje

5.3 Varnost in preprečevanje zlorab

• Varnost IT, nadzor dostopa, beleženje, zaznavanje goljufij/zlorab
• Uveljavljanje splošnih pogojev, varovanje pravic, pravni zahtevki

5.4 Komunikacija

• Storitvena obvestila (npr. varnostna obvestila, stanje sistema)
• Komunikacija s podporo
• Trženjska komunikacija samo, kadar je dovoljena oziroma s privolitvijo

5.5 Delovanje spletnega mesta in piškotki

Nujne piškotke in tehnologije uporabljamo za tehnično zagotavljanje spletnega mesta in platforme. Za nenujne tehnologije (npr. merjenje dosega, trženje, družbena omrežja) uporabljamo upravljanje privolitev, kadar to zahteva veljavno pravo. Privolitve lahko kadar koli prekličete ali prilagodite v nastavitvah piškotkov v nogi spletnega mesta.

Microsoft Advertising (Universal Event Tracking) Po vaši privolitvi v analitiko in trženje uporabljamo Microsoft Advertising za povezovanje obiskov in uspešnih registracij z našimi oglasi. Microsoftu se lahko posredujejo zlasti obiskani URL, tehnični podatki brskalnika in naprave, naslov IP ter identifikatorji piškotkov in klikov oglasov (MSCLKID). Lastno shranjeno oznako Microsoftovega klika hranimo največ 90 dni za pripisovanje. Ob prehodu na registracijo na app2.edoobox.com jo posredujemo le s privolitvijo v trženje. Ob preklicu ustavimo dogodke UET in odstranimo povezane trženjske identifikatorje, do katerih imamo dostop. Microsoft lahko podatke obdeluje tudi za lastno oglaševanje; več informacij je v Microsoftovi izjavi o zasebnosti.

6. Prejemniki, ponudniki storitev in podobdelovalci

Osebne podatke posredujemo samo, kadar je to potrebno za navedene namene, kadar smo k temu zavezani ali kadar ste privolili.

Kategorije prejemnikov so lahko:

• Ponudniki gostovanja/oblaka (delovanje, shranjevanje, varnostne kopije, spremljanje)
• Ponudniki komunikacijskih storitev (e-pošta, SMS, telefonija)
• Ponudniki plačilnih storitev (obdelava plačil, upravljanje računov/naročnin)
• Ponudniki analitike, zmogljivosti in varnosti (npr. sledenje napakam, APM, CDN/WAF)
• Sistemi CRM/podpore (zahtevki, klepet, baza znanja)
• Strokovni svetovalci (pravno svetovanje, revizija), banke/izterjava, če je potrebno
• Organi/sodišča, kadar to zahteva zakon

Podobdelovalci (Subprocessors): aktualni seznam naših podobdelovalcev, vključno z namenom, sedežem, kategorijami podatkov in pravnimi podlagami za prenos, najdete na: https://www.edoobox.com/sl/skladno-z-dsg-in-gdpr-2/

7. Obdelava podatkov v tujini / čezmejni prenosi

Osrednji podatki platforme se praviloma hranijo in obdelujejo predvsem v Švici. Glede na ponudnika se obdelava lahko izvaja tudi v EU/EGP ali drugih državah. Če mi ali naši ponudniki osebne podatke obdelujemo zunaj Švice oziroma EGP, zagotovimo ustrezno varstvo, zlasti z:

• sklepi o ustreznosti (Švica: države/organizacije z ustreznim varstvom; EU: sklepi o ustreznosti),
• standardne pogodbene klavzule/standardne klavzule o varstvu podatkov (SCC) in dodatni ukrepi, kjer so potrebni,
• veljavni okviri Data Privacy Framework (npr. Swiss-U.S. DPF oziroma EU-U.S. DPF), če se uporabljajo in je prejemnik ustrezno certificiran,
• ali druga zakonsko predvidena jamstva oziroma izjemoma veljavne razloge za prenos.

8. Hramba, izbris in izstop

Roke hrambe določamo po načelu »potreba po dostopu/potreba po hrambi«.

8.1 Okvirne vrednosti

• Podatki računa/strank: trajanje pogodbe in primerno prehodno obdobje za migracijo in izpolnitev pogodbe
• Zahtevki za podporo: dokler je potrebno za podporo, sledljivost in skladnost
• Varnostni dnevniki/dnevniki dostopov: v skladu z našimi zahtevami glede varnosti in skladnosti
• Varnostne kopije: tekoče v skladu z našim ciklom varnostnega kopiranja (možen zamik pri izbrisu)
• Trženjski podatki potencialnih strank: do preklica/odjave ali prenehanja namena
• Računovodska dokumentacija/računi: v skladu z zakonskimi obveznostmi hrambe (praviloma do 10 let), kjer veljajo

8.2 Uvajanje in izstop strank

• Med trajanjem pogodbe: obdelava za zagotavljanje storitev.
• Po odpovedi ali prenehanju pogodbe: (i) po potrebi vračilo oziroma izvoz podatkov stranke, (ii) blokada računa, (iii) brisanje oziroma anonimizacija po poteku rokov hrambe, razen kopij v varnostnih kopijah do naslednjega prepisa.
• Na zahtevo je mogoče preveriti možnost predčasnega izbrisa podatkov strank, če temu ne nasprotujejo zakonske obveznosti ali prevladujoči interesi.

9. Varnost podatkov (tehnični in organizacijski ukrepi)

Ob upoštevanju tveganja izvajamo ustrezne tehnične in organizacijske ukrepe (TOM), zlasti:

Opomba: popolne varnosti ni mogoče zagotoviti.

• Šifriranje med prenosom (TLS) in, kjer je smiselno, med hrambo (Encryption at Rest)
• Zasnove vlog in dovoljenj (najmanjše potrebne pravice), ločevanje okolij
• Večfaktorsko preverjanje pristnosti za skrbniške dostope in občutljive interne sisteme, kjer je tehnično predvideno
• Beleženje/revizija varnostno pomembnih dejanj
• Redni popravki/posodobitve, upravljanje ranljivosti
• Varnostne kopije ter načrti obnove in ukrepanja v sili
• Usposabljanje/zaveza zaposlenih (zaupnost)

10. Pravice posameznikov

10.1 Pravice po švicarskem DSG

Glede na okoliščine in zakonske omejitve imate zlasti:

• pravica do dostopa, vključno s podatki o namenu, obdobju/merilih hrambe, prejemnikih in avtomatiziranih posameznih odločitvah,
• pravica do popravka netočnih podatkov,
• pravica do izbrisa/uničenja, kolikor je dopustno,
• pravica do izročitve/prenosa podatkov (prenosljivost) pod zakonskimi pogoji,
• pravice v zvezi z avtomatiziranim sprejemanjem posameznih odločitev (glejte točko 11).

10.2 Pravice po GDPR (če se uporablja)

Glede na okoliščine imate zlasti:

• dostop, popravek, izbris, omejitev obdelave,
• prenosljivost podatkov,
• ugovor obdelavi, ki temelji na zakonitih interesih,
• preklic privolitve z učinkom za prihodnost,
• pravica do pritožbe pri nadzornem organu.

10.3 Uveljavljanje pravic

Zahteve pošljite na: support@edoobox.com. Za preverjanje identitete lahko zahtevamo ustrezna dokazila.

Pomembno načelo vlog v SaaS:

• Pri vsebinah strank, ki jih naše stranke upravljajo kot upravljavci, morda nismo pooblaščeni za neposredno spremembo ali izbris podatkov. V tem primeru zahteve posameznikov – kolikor je dovoljeno – posredujemo zadevni stranki ali pojasnimo, kako jo lahko neposredno kontaktirate.

11. Avtomatizirano sprejemanje posameznih odločitev in oblikovanje profilov

Če uporabljamo avtomatizirano sprejemanje posameznih odločitev s pravnimi ali drugimi pomembnimi učinki za vas, vas o tem obvestimo. Če to določa veljavno pravo, imate pravico izraziti svoje stališče in zahtevati pregled s strani človeka. Trenutno praviloma ne uporabljamo avtomatiziranih posameznih odločitev s pravnimi ali podobno pomembnimi učinki za zadevne osebe.

12. Prijava kršitev varnosti podatkov (Data Breach)

Vzpostavljene imamo postopke za zaznavanje, preiskovanje, odpravo in dokumentiranje kršitev varnosti podatkov. Kadar to zahteva zakon, pomembne kršitve prijavimo pristojnemu nadzornemu organu in obvestimo prizadete osebe.

Pri pogodbeni obdelavi stranke brez nepotrebnega odlašanja obvestimo, če odkrijemo kršitev varnosti podatkov, ki zadeva njihove podatke.

13. Podatki kandidatov in zaposlenih

Če se pri nas prijavite za delo ali ste zaposleni, obdelujemo osebne podatke za prijavni oziroma delovni odnos, administracijo, plače in socialno zavarovanje, skladnost ter varnost IT. Ločeno obvestilo o varstvu podatkov zaposlenih po potrebi ali med prijavo zagotovimo dodatno.

14. Mladoletne osebe

Naše storitve so načeloma namenjene podjetjem in odraslim. Osebe, mlajše od 16 let, jih ne smejo uporabljati brez soglasja nosilca starševske odgovornosti, če tako zahteva veljavno pravo.

15. Skladnost, revizija in pogodbe

• Kadar to zahteva zakon ali je organizacijsko smiselno, vodimo evidenco dejavnosti obdelave ter dokumentiramo varnostne ukrepe in pomembne incidente. Dokazila za posamezne stranke, varnostne vprašalnike, preglede in revizije izvedemo po predhodnem dogovoru in za ločeno plačilo, razen če so zakonsko obvezni ali posledica dogodka, ki smo ga povzročili mi.
• S strankami po potrebi sklenemo pogodbo o obdelavi podatkov (AVV/DPA).
• S podobdelovalci sklenemo ustrezne pogodbe, vključno s tehničnimi in organizacijskimi ukrepi ter po potrebi instrumenti za prenos (npr. SCC).

16. Spremembe te izjave o zasebnosti

Izjavo o varstvu podatkov lahko posodobimo, npr. ob spremembah zakonodaje ali izdelka. Aktualna različica je objavljena na /sl/izjava-o-varstvu-podatkov/. O bistvenih spremembah ustrezno obvestimo.

17. Izključitev/omejitev odgovornosti (kolikor je dopustno)

Ta izjava po našem najboljšem vedenju opisuje obdelavo podatkov. Ne jamčimo, da bodo zunanje storitve (npr. spletna mesta tretjih oseb, povezani ponudniki) vedno delovale enako ali da bodo njihove vsebine ostale nespremenjene. Zakonska pravila odgovornosti ostajajo pridržana.