Informativa sulla protezione dei dati

Aggiornato al: 27.03.2026 Versione: 2.0

Nota sulla versione linguistica: la presente versione tedesca è giuridicamente vincolante e fa fede. Eventuali traduzioni inglesi hanno esclusivamente scopo informativo; in caso di divergenze prevale la versione tedesca.

Questa informativa spiega come Etzensperger Informatik AG («noi», «ci») tratta i dati personali quando: (a) utilizzate i nostri siti e servizi online, (b) create o gestite un account cliente SaaS, (c) come utenti finali o partecipanti inserite dati nella piattaforma tramite un nostro cliente, (d) comunicate con noi per assistenza, vendite o marketing, (e) vi candidate presso di noi o avete con noi un rapporto di lavoro.

Consideriamo in particolare la legge svizzera sulla protezione dei dati (LPD) e, ove applicabile, il Regolamento generale sulla protezione dei dati dell'UE (GDPR).

1. Organismo responsabile (responsabile del trattamento) e contatto

Il titolare del trattamento dei dati ai sensi della LPD e, ove applicabile, del GDPR è:

Etzensperger Informatik AG Kirchweg 24 CH-3366 Bettenhausen Svizzera E-mail: support@edoobox.com Telefono: +41 43 434 65 91 Registro di commercio/IDI: CHE-107.413.131

2. Contatto per la protezione dei dati/consulente per la protezione dei dati/responsabile della protezione dei dati (RPD)

Per questioni di protezione dei dati potete contattarci qui: contatto privacy: support@edoobox.com Etzensperger Informatik AG Kirchweg 24 CH-3366 Bettenhausen Svizzera

Nota: se siamo tenuti a nominare un responsabile della protezione dei dati ai sensi del diritto applicabile, o lo nominiamo volontariamente, tale persona è raggiungibile ai recapiti sopra indicati.

3. Modello di ruolo in SaaS (dati dei clienti rispetto a dati sulle nostre attività commerciali)

3.1 Dati del cliente (“Contenuto del cliente”) – noi in qualità di responsabile del trattamento

Utilizzando la nostra piattaforma SaaS, i clienti possono inserirvi dati personali di utenti finali e partecipanti (ad es. dati di partecipazione, prenotazione ed eventi). Nella misura in cui trattiamo tali dati per conto del cliente e secondo le sue istruzioni, siamo:

• Cliente = titolare del trattamento (Controller),
• noi = responsabile del trattamento (Processor).

In questi casi regoliamo il trattamento per conto terzi in un accordo separato sul trattamento dei dati (AVV/DPA) con il cliente.

3.2 I nostri dati aziendali: noi come titolari del trattamento

Trattiamo dati personali anche per finalità proprie, ad es. amministrazione degli account, contratto/fatturazione, sicurezza, miglioramento del prodotto, marketing (ove consentito) e conformità normativa. Per questi trattamenti siamo titolari del trattamento.

4. Categorie di dati personali

A seconda del contesto, trattiamo in particolare le seguenti categorie:

A) Dati dell'account e del contratto

• Cognome, nome, azienda/organizzazione, ruolo/posizione
• Dati di accesso e identificazione (ad es. nome utente), hash della password
• Dati di contatto (e-mail, telefono, indirizzo)
• Informazioni su contratto, piano e abbonamento, ambito della licenza

B) Dati di fatturazione e pagamento

• Indirizzo di fatturazione, informazioni IVA
• Stato del pagamento, dati di transazione e riferimento (nessun dato completo di carta o banca, se elaborato direttamente dal fornitore di pagamento)

C) Dati di utilizzo e dei dispositivi

• Dati di utilizzo all'interno della piattaforma (ad es. uso delle funzioni, percorsi di clic nell'app)
• Dati del dispositivo e del browser, sistema operativo, versione dell'app
• Indirizzo IP, data e ora, dati approssimativi di posizione (derivati), lingua/fuso orario

D) Dati di comunicazione e assistenza

• Richieste di assistenza, contenuti di e-mail e chat, allegati
• Note delle chiamate, ticket, cronologia degli stati e delle attività

E) Dati di log, sicurezza e metadati

• Log di sistema e di accesso (ad es. tentativi di accesso, azioni degli amministratori)
• Log di audit, rapporti su errori e arresti anomali
• Backup e punti di ripristino (incluse copie dei dati)

F) Dati di marketing e degli eventi

• Iscrizione/disiscrizione dalla newsletter, stato del consenso
• Parametri delle campagne (ad es. UTM), informazioni sui potenziali clienti

G) Dati dei candidati e dei collaboratori

• Documenti di candidatura, contenuti delle comunicazioni, amministrazione HR (possibile informativa separata)

5. Finalità del trattamento e base giuridica

Trattiamo i dati personali secondo i principi di limitazione della finalità, proporzionalità e minimizzazione dei dati. Distruggiamo o anonimizziamo i dati non appena non sono più necessari alla finalità, fatti salvi gli obblighi legali di conservazione e i legittimi interessi di archiviazione.

Nella misura in cui si applica il GDPR, fondiamo i trattamenti in particolare sulle seguenti basi giuridiche:

• Adempimento del contratto/misure precontrattuali (art. 6, par. 1, lett. b GDPR),
• Obbligo legale (art. 6, par. 1, lett. c GDPR),
• Legittimi interessi (art. 6, par. 1, lett. f GDPR),
• Consenso (art. 6, par. 1, lett. a GDPR), ad es. per newsletter/marketing o cookie non necessari, ove richiesto,
• in casi eccezionali: protezione di interessi vitali o compito pubblico (art. 6, par. 1, lett. d/e GDPR).

Finalità principali:

5.1 Funzionamento della piattaforma SaaS e fornitura di funzioni

• Creazione dell'account, accesso, autorizzazioni, disponibilità delle funzioni
• Assistenza, gestione degli incidenti, sviluppo continuo, garanzia della qualità

5.2 Contratto, fatturazione, amministrazione

• Conclusione e gestione del contratto, fatturazione, pagamento, solleciti
• Contabilità finanziaria, documentazione delle prove, amministrazione interna

5.3 Sicurezza e prevenzione degli abusi

• Sicurezza informatica, controlli degli accessi, registrazione, rilevamento di frodi e abusi
• Applicazione delle condizioni generali, tutela dei diritti, pretese legali

5.4 Comunicazione

• Comunicazioni di servizio (ad es. avvisi di sicurezza, stato del sistema)
• Comunicazioni di assistenza
• Comunicazioni di marketing solo ove consentite o con consenso

5.5 Funzionamento del sito web e cookie

Utilizziamo cookie e tecnologie necessari per il funzionamento tecnico del sito e della piattaforma. Per cookie e tecnologie non necessari (ad es. misurazione del pubblico, marketing, social media), utilizziamo un sistema di gestione del consenso nella misura richiesta dal diritto applicabile. Potete revocare o modificare i consensi in qualsiasi momento tramite le impostazioni cookie nel footer del sito.

Microsoft Advertising (Universal Event Tracking) Dopo il vostro consenso ad analisi e marketing, utilizziamo Microsoft Advertising di Microsoft per attribuire visite e registrazioni completate ai nostri annunci. In particolare, possono essere trasmessi a Microsoft l'URL visitato, dati tecnici del browser e del dispositivo, l'indirizzo IP e identificativi di cookie e clic sugli annunci (MSCLKID). L'identificativo di clic Microsoft da noi memorizzato viene conservato per l'attribuzione per un massimo di 90 giorni. Quando passate alla registrazione su app2.edoobox.com, trasmettiamo tale identificativo soltanto con il consenso al marketing. In caso di revoca interrompiamo gli eventi UET e rimuoviamo gli identificativi di marketing correlati a noi accessibili. Microsoft può trattare i dati anche per proprie finalità pubblicitarie; ulteriori informazioni sono disponibili nell'informativa sulla privacy di Microsoft.

6. Destinatari, fornitori di servizi e sub-responsabili

Trasmettiamo dati personali solo quando necessario per le finalità indicate, quando siamo obbligati o quando avete acconsentito.

Le categorie di destinatari possono essere:

• Fornitori di hosting e cloud (gestione, archiviazione, backup, monitoraggio)
• Fornitori di servizi di comunicazione (e-mail, SMS, telefonia)
• Fornitori di servizi di pagamento (elaborazione dei pagamenti, gestione di fatture e abbonamenti)
• Fornitori di servizi di analisi, prestazioni e sicurezza (ad es. tracciamento degli errori, APM, CDN/WAF)
• Sistemi CRM e di assistenza (ticket, chat, base di conoscenza)
• Consulenti professionali (legali, revisori), banche e recupero crediti, ove necessario
• Autorità e tribunali, ove richiesto dalla legge

Sub-responsabili del trattamento (Subprocessors): un elenco aggiornato dei nostri sub-responsabili, con finalità, sede, categorie di dati e basi per il trasferimento, è disponibile qui: https://www.edoobox.com/it/conforme-alla-lpd-e-al-gdpr-2/

7. Trattamento dati all'estero/trasferimenti transfrontalieri

I dati centrali della piattaforma vengono di norma memorizzati e trattati principalmente in Svizzera. A seconda del fornitore utilizzato, i trattamenti possono avvenire anche nell'UE/SEE o in altri paesi. Se noi o i nostri fornitori trattiamo dati personali al di fuori della Svizzera o del SEE, garantiamo un livello adeguato di protezione dei dati, in particolare mediante:

• Decisioni di adeguatezza (Svizzera: Stati e organizzazioni con protezione adeguata; UE: decisioni di adeguatezza),
• Clausole contrattuali standard/clausole standard di protezione dei dati (SCC) e misure aggiuntive, ove necessarie,
• Data Privacy Framework applicabili (ad es. Swiss-U.S. DPF o EU-U.S. DPF), ove pertinenti e se il destinatario è debitamente certificato,
• oppure altre garanzie previste dalla legge o motivi di trasferimento applicabili eccezionalmente.

8. Conservazione, cancellazione e cessazione del servizio

Definiamo i termini di conservazione secondo i principi di necessità di conoscenza e conservazione.

8.1 Valori indicativi

• Dati dell'account e del cliente: durata del contratto più un periodo transitorio adeguato per la migrazione e l'adempimento contrattuale
• Ticket di assistenza: per il tempo necessario ad assistenza, tracciabilità e conformità
• Log di sicurezza e accesso: secondo i nostri requisiti di sicurezza e conformità
• Backup: a rotazione secondo il nostro ciclo di backup (la cancellazione può avvenire con ritardo)
• Dati dei potenziali clienti di marketing: fino a revoca, rinuncia o venir meno della finalità
• Documenti contabili e di fatturazione: secondo gli obblighi legali di conservazione (normalmente fino a 10 anni), ove applicabili

8.2 Attivazione e cessazione del servizio per i clienti

• Durante la durata del contratto: trattamento per fornire le prestazioni.
• Dopo la disdetta/cessazione del contratto: (i) restituzione/esportazione dei dati del cliente, se necessario, (ii) blocco dell'account, (iii) cancellazione/anonimizzazione dopo la scadenza dei termini di conservazione, ad eccezione delle copie dei dati nei backup fino alla successiva sovrascrittura.
• Su richiesta si può valutare una cancellazione anticipata dei dati del cliente, purché non vi si oppongano obblighi legali o interessi prevalenti.

9. Sicurezza dei dati (misure tecniche e organizzative)

Adottiamo misure tecniche e organizzative adeguate tenendo conto del rischio, in particolare:

Nota: non è possibile garantire una sicurezza assoluta.

• Crittografia durante la trasmissione (TLS) e, ove opportuno, durante l'archiviazione (crittografia dei dati a riposo)
• Modelli di ruoli e autorizzazioni (privilegio minimo), separazione degli ambienti
• Autenticazione a più fattori per accessi amministrativi e sistemi interni sensibili, ove tecnicamente prevista
• Registrazione e audit delle azioni rilevanti per la sicurezza
• Patch e aggiornamenti periodici, gestione delle vulnerabilità
• Backup, piani di ripristino e di emergenza
• Formazione e obblighi dei collaboratori (riservatezza)

10. Diritti delle persone colpite

10.1 Diritti previsti dalla legge svizzera sulla protezione dei dati

A seconda della situazione e delle limitazioni di legge, avete in particolare:

• Diritto di accesso, incluse informazioni su finalità, durata o criteri di conservazione, destinatari e decisioni individuali automatizzate,
• Diritto alla rettifica dei dati inesatti,
• Diritto alla cancellazione/distruzione, ove consentito,
• Diritto alla consegna e al trasferimento dei dati (portabilità) alle condizioni di legge,
• Diritti relativi alle decisioni individuali automatizzate (vedere punto 11).

10.2 Diritti previsti dal GDPR (se applicabile)

A seconda della situazione, avete in particolare:

• Accesso, rettifica, cancellazione, limitazione del trattamento,
• Portabilità dei dati,
• Opposizione ai trattamenti basati su legittimi interessi,
• Revoca del consenso con effetto per il futuro,
• Diritto di reclamo presso un'autorità di controllo.

10.3 Esercizio dei Diritti

Inviate le richieste a: support@edoobox.com. Possiamo richiedere prove adeguate per l'identificazione.

Importante principio dei ruoli SaaS:

• Per i «contenuti del cliente» gestiti dai nostri clienti come titolari del trattamento, potremmo non essere autorizzati a modificare o cancellare direttamente i dati. In tal caso inoltriamo, ove consentito, le richieste degli interessati al cliente competente o vi spieghiamo come contattarlo direttamente.

11. Decisioni individuali automatizzate e profilazione

Se utilizziamo decisioni individuali automatizzate che producono effetti giuridici nei vostri confronti o vi incidono significativamente, ve ne informiamo. Avete il diritto di esprimere il vostro punto di vista e richiedere una revisione da parte di una persona fisica, nella misura prevista dal diritto applicabile. Attualmente, di norma, non utilizziamo decisioni individuali automatizzate che producano effetti giuridici sugli interessati o incidano su di loro in modo analogo e significativo.

12. Segnalazione di violazione dei dati

Disponiamo di processi per rilevare, indagare, risolvere e documentare le violazioni della sicurezza dei dati. Ove richiesto dalla legge, notifichiamo le violazioni rilevanti all'autorità di controllo competente e informiamo gli interessati.

Nel trattamento per conto terzi informiamo i clienti senza ritardi ingiustificati quando rileviamo una violazione della sicurezza che riguarda i loro dati.

13. Candidature e dati dei dipendenti

Se presentate una candidatura o siete nostri dipendenti, trattiamo dati personali per gestire il rapporto di candidatura o di lavoro, l'amministrazione, stipendi e assicurazioni sociali, la conformità normativa e la sicurezza IT. Un'informativa separata sulla protezione dei dati per le risorse umane viene fornita, se necessario o durante la candidatura, come integrazione.

14. Minori

I nostri servizi sono rivolti principalmente ad aziende e adulti. Le persone di età inferiore a 16 anni non dovrebbero utilizzare i nostri servizi senza il consenso di chi esercita la responsabilità genitoriale, nella misura richiesta dal diritto applicabile.

15. Conformità, audit e contratti

• Nella misura richiesta dalla legge o opportuna sul piano organizzativo, teniamo un registro delle attività di trattamento e documentiamo le misure di sicurezza e gli incidenti rilevanti. Forniamo prove specifiche per il cliente, questionari di sicurezza, verifiche o audit previo accordo e, salvo obbligo di legge o conseguenza di un evento da noi causato, dietro compenso separato.
• Se necessario, stipuliamo con i clienti un accordo sul trattamento dei dati (AVV/DPA).
• Stipuliamo contratti adeguati con i sub-responsabili, incluse misure tecniche e organizzative e, se necessari, strumenti di trasferimento (ad es. SCC).

16. Modifiche alla presente Informativa sulla privacy

Possiamo aggiornare questa informativa sulla privacy, ad esempio in seguito a modifiche legislative o adeguamenti del prodotto. La versione attuale viene pubblicata all'indirizzo /it/informativa-sulla-protezione-dei-dati/. Comunichiamo le modifiche sostanziali in modo adeguato.

17. Esclusione/limitazione di responsabilità (ove consentito)

Questa informativa descrive il trattamento dei dati secondo le nostre migliori conoscenze. Non garantiamo che i servizi esterni (ad es. siti terzi e fornitori collegati) funzionino sempre allo stesso modo o che i loro contenuti restino invariati. Restano salve le disposizioni legali sulla responsabilità.