A Brack Alltron AG minden évben jelentős számú továbbképzést szervez: 2024-ben mintegy 125 saját tanfolyamot és rendezvényt, valamint további körülbelül 150 partneri és gyártói képzést tartott. Ez a sokszínűség azonban jelentős munkával járt. Az edoobox bevezetése előtt minden rendezvény számos kézi lépést igényelt, a meghirdetéstől a jelentkezések kezelésén át a résztvevőkkel folytatott kommunikációig. Mind a szervezőcsapatnak, mind a résztvevőknek sok időt kellett erre fordítaniuk.
A hatékonyabb folyamatok és a korszerű foglalási élmény érdekében a Brack Alltron AG az edoobox tanfolyam- és rendezvényplatformját választotta.
Kiinduló helyzet: tipikus kihívások a bevezetés előtt
Az edoobox bevezetése előtt a Brack Alltron AG számos olyan kérdéssel szembesült, amelyet sok tanfolyamszolgáltató ismer:
- Hogyan tehetem hatékonyabbá a sok kézi munkával járó tanfolyamszervezést és számlázást?
- Hogyan kezelhetők jobban az átláthatatlan, várólista-funkció nélküli résztvevőlisták?
- Hogyan egyszerűsíthetem az időponttervezést, ha nincs integráció a meglévő weboldallal?
- Hogyan kerülhetem el a többletmunkát, ha hiányoznak a résztvevőknek küldött automatikus visszaigazoló e-mailek?
- Hogyan tarthatom áttekinthetően számon tanfolyamaim foglalási állapotát és kihasználtságát?
- Hogyan korszerűsíthetem a jelentkezést, ha az eddig csak e-mailben, faxon vagy telefonon történt?
- Hogyan oldhatom meg a várólisták vagy a felszabaduló helyek betöltésének hiányát?
- Hogyan kezelhetem központilag a tanfolyamok és résztvevők adatait több rendszer párhuzamos karbantartása nélkül?
- Hogyan működik a szinkronizálás például a Google vagy az Outlook naptárával kézi adatrögzítés nélkül?
Ezek a nyitott kérdések világossá tették, hogy a meglévő folyamatok nagy adminisztrációs terhet, átláthatatlanságot és korszerűtlen résztvevői élményt okoztak. A programok elérése, foglalhatósága és professzionális megjelenése erősen korlátozott volt.
A megoldás: az edoobox bevezetése
Az edoobox bevezetésével olyan központi funkciók váltak elérhetővé, amelyek ma döntő előnyt jelentenek:
- Online időpontfoglalás: minden tanfolyam közvetlenül online foglalható, a faxos és telefonos jelentkezések ideje a múlté. A fizetési lehetőségek közvetlen összekapcsolásával a teljes foglalás néhány perc alatt lezárható.
- Várólista: A lemondások és a felszabaduló helyek betöltése egyszerűen kezelhető. A várólistára feliratkozottak előnyben részesíthetők, amint szabad hely jelenik meg a programban. Így a felszabaduló helyek hatékonyan újra betölthetők.
- Csoportos jelentkezések: egy személy egyetlen foglalással akár 150 résztvevőt is jelentkeztethet
- Automatikus emlékeztetők: a résztvevők időben megkapnak minden információt, így sok e-mail és visszakérdezés elmarad. Az értesítések tartalma és időzítése rugalmasan alakítható, a tanfolyamkezdéstől az eszközlistáig.
- Naptárintegráció: az időpontok zökkenőmentesen átkerülnek a Google vagy az Outlook naptárába. Így a tanfolyamvezetők és a résztvevők egyaránt bármikor átláthatják lefoglalt rendezvényeiket.
- Rugalmas programkialakítás: új tanfolyamok vagy rendezvények nagyobb erőfeszítés nélkül létrehozhatók és közzétehetők. Egyszeri alkalom, többnapos szeminárium vagy folyamatos tanfolyamsorozat – az edoobox minden formátumot kezel.
- Résztvevőkezelés: az áttekinthető folyamatok biztosítják, hogy minden adatot egy helyen kezeljen. A világos felépítésnek köszönhetően az adminisztrátorok bármikor kézben tarthatják a jelentkezéseket, számlákat és kommunikációt.
- Vállalati arculathoz igazítás: a rendszer a Brack Alltron AG márkaarculatához igazodik. A színek, logók és betűtípusok teljesen testreszabhatók, így a foglalási felület a vállalati weboldal részének hat.
- Többnyelvűség: a programok több nyelven is megjeleníthetők. Az edoobox jelenleg 28 nyelvet kínál.
- B2B-foglalási folyamat: a partnerekkel és vállalatokkal való együttműködés is professzionálisabb és egyszerűbb lett, mivel a vállalati ügyfelek közvetlenül foglalhatnak helykereteket, vagy egyszerre több munkatársat jelentkeztethetnek – mindezt néhány kattintással.
Bevezetés: egyszerűen, erős szolgáltatási háttérrel
Az edoobox bevezetése egyszerűen, nagyobb akadályok nélkül zajlott. Rövid betanulás után a csapat önállóan tudta használni a legfontosabb funkciókat, és lépésről lépésre beépítette azokat a mindennapi munkába.
A Brack Alltron AG véleménye:
„Ha az ember beletanult, nagyon egyszerű a használata. Engem mégis az edoobox csapatával való személyes kapcsolat győz meg leginkább: barátságosak, megoldásközpontúak, és mindig segítőkészek. A támogatás valóban kiváló!”
Eredmények: jelentős időmegtakarítás és elégedett résztvevők
Az edoobox bevezetése érezhetően átalakította a tanfolyamszervezést a Brack Alltron AG vállalatnál:
- A sablonoknak és az előre meghatározott tanfolyami beállításoknak köszönhetően egy új tanfolyam előkészítése és közzététele ma már mindössze körülbelül 3 percet vesz igénybe – ez óriási különbség a korábbi, jóval időigényesebb folyamathoz képest.
- Az adminisztrációs ráfordítás összességében jelentősen csökkent, a folyamatok mindenütt rendezettebbé és átláthatóbbá váltak.
- Az egyszerű online foglalás jelentős előnyöket kínál a résztvevőknek: bármikor, bárhonnan, a különböző csatornák közötti váltás nélkül jelentkezhetnek. A további kérdések és panaszok szinte teljesen eltűntek; a Brack Alltron AG számára ez azt jelzi, hogy a folyamat „zökkenőmentesen működik”.
A Brack Alltron AG azt is kiemeli, milyen jól igazítható az edoobox a saját igényeihez. Különösen nagyra értékeli „a lehetőséget, hogy a rendszert egyedileg hozzáigazíthatjuk a legkülönfélébb programokhoz és tanfolyamtípusokhoz. Számos funkciót és beállítást pontosan az igényeinknek megfelelően tudtunk konfigurálni.”
A platform a továbbfejlesztésben is rugalmas: „Ha valami hiányzik vagy javításra szorul, közvetlenül jelezzük az edoobox csapatának, és kéréseink nagyjából 95%-a megvalósul. Jelenleg a rendszer nagyon jól megfelel az igényeinknek: rugalmas foglalási rendszer, speciális funkciókkal.”
Ezek mellett az operatív fejlesztések mellett a hosszú távú fejlődés is mutatja a pozitív hatást:
Az elmúlt tizenkét évben a Brack Alltron AG 565,4%-kal növelte a foglalások számát, miközben bevétele ugyanebben az időszakban 252,8%-kal emelkedett.
Összegzés: a hatékonyság, a rugalmasság és a professzionális támogatás jelenti a különbséget
A Brack Alltron AG számára elsősorban az edoobox egyszerű kezelhetősége és rugalmas használhatósága meggyőző, amely jól illeszkedik kiterjedt, sokféle tanfolyamot felölelő kínálatához. Az automatizált folyamatok értékes időt takarítanak meg, jelentősen csökkentik az adminisztrációt, és átlátható résztvevőkezelést biztosítanak.
A pozitív tapasztalatokban központi szerepet játszik az edoobox személyes, megoldásközpontú támogatása is. A saját igényekhez igazítható rendszer az edooboxot hatékony és megbízható partnerré teszi a tanfolyamszervezésben.
A Brack Alltron AG ezért egyértelműen ajánlja a megoldást: aki sok tanfolyamot vagy rendezvényt szeretne hatékonyan és professzionálisan kezelni, az edooboxban korszerű, gyakorlatias, valódi hozzáadott értéket kínáló rendszert talál.
Tipp: aki hasonló kihívásokkal találkozik, használja ki az ingyenes edoobox-próbaidőszakot, és győződjön meg személyesen az előnyökről.
