Brack Alltron AG her yıl kayda değer sayıda mesleki gelişim etkinliği düzenler: 2024'te kendi düzenlediği yaklaşık 125 kurs ve etkinliğe ek olarak yaklaşık 150 ortak ve üretici eğitimi vardı. Ancak bu çeşitlilik önemli bir iş yükünü de beraberinde getiriyordu. edoobox kullanılmaya başlanmadan önce her etkinlik; duyurudan kayıt yönetimine ve katılımcılarla iletişime kadar çok sayıda manuel adım gerektiriyordu. Hem organizasyon ekibi hem de katılımcılar bunun için çok zaman harcamak zorundaydı.
Süreçleri daha verimli hâle getirmek ve çağdaş bir rezervasyon deneyimi sunmak için Brack Alltron AG, kurs ve etkinlik platformu edoobox'ı seçti.
Başlangıç durumu: Kullanıma geçmeden önceki yaygın zorluklar
edoobox uygulanmadan önce Brack Alltron AG, birçok kurs sağlayıcısının bildiği bir dizi soruyla karşı karşıyaydı:
- Kurs yönetimi ve faturalandırmadaki yüksek manuel iş yükünü nasıl daha verimli hâle getirebilirim?
- Bekleme listesi işlevi olmayan düzensiz katılımcı listelerini nasıl daha iyi yönetebiliriz?
- Mevcut web sitesine entegrasyon yoksa tarih planlamasını nasıl kolaylaştırabilirim?
- Katılımcılara otomatik onay e-postaları gönderilmiyorsa ek iş yükünü nasıl önlerim?
- Kurslarımın rezervasyon durumunu ve doluluğunu nasıl takip ederim?
- Şimdiye kadar yalnızca e-posta, faks veya telefonla yürüyen kayıt sürecini nasıl modernleştirebilirim?
- Bekleme listesi veya yedekten katılımcı alma olanağının olmaması sorununu nasıl çözerim?
- Birden fazla sistemi paralel güncellemek zorunda kalmadan kurs ve katılımcı verilerini tek merkezde nasıl düzenlerim?
- Her şeyi elle girmeden Google veya Outlook gibi takvimlerle senkronizasyon nasıl çalışır?
Bu açık sorular şunu gösterdi: Mevcut süreçler yüksek idari iş yüküne, şeffaflık eksikliğine ve çağın gerisinde kalan bir katılımcı deneyimine yol açıyordu. Programların erişimi, rezervasyona açıklığı ve profesyonelliği ciddi ölçüde sınırlıydı.
Çözüm: edoobox'ın kullanıma alınması
edoobox'ın kullanıma alınmasıyla bugün fark yaratan temel işlevler uygulandı:
- Online tarih rezervasyonu: Tüm kurslara doğrudan online rezervasyon yapılabilir; faks ve telefonla kayıt dönemi geride kaldı. Ödeme seçenekleriyle doğrudan bağlantı sayesinde tüm rezervasyon birkaç dakika içinde tamamlanır.
- Bekleme listesi: İptaller ve boşalan yerlere geçişler kolayca yönetilebilir. Etkinlikte kontenjan açılır açılmaz listedeki kişilere öncelik verilebilir. Böylece boşalan yerler verimli biçimde doldurulabilir.
- Toplu kayıtlar: Bir kişi tek rezervasyonda 150 katılımcıya kadar kayıt yapabilir
- Otomatik hatırlatmalar: Katılımcılar tüm bilgileri zamanında alır; böylece birçok e-posta ve ek soru ortadan kalkar. Kurs başlangıcından malzeme listesine kadar bildirim içerikleri ve gönderim zamanları esnek biçimde uyarlanabilir.
- Takvim entegrasyonu: Tarihler Google veya Outlook takvimlerine sorunsuzca aktarılır. Böylece hem eğitmenler hem de katılımcılar rezervasyon yaptıkları etkinlikleri her zaman takip edebilir.
- Esnek etkinlik tasarımı: Yeni kurs veya etkinlikler fazla çaba harcamadan oluşturulup yayımlanabilir. Tek tarih, birkaç günlük seminer veya devam eden kurs dizisi fark etmez; edoobox tüm biçimleri destekler.
- Katılımcı yönetimi: Anlaşılır süreçler, tüm verilerin tek yerde güncel tutulmasını sağlar. Açık yapı sayesinde yöneticiler kayıtlar, faturalar ve iletişim üzerindeki kontrolü her zaman korur.
- Kurumsal tasarıma uyarlama: Sistem, Brack Alltron AG'nin marka görünümüne uyum sağlar. Renkler, logolar ve yazı tipleri tamamen özelleştirilebilir; böylece rezervasyon süreci şirketin web sitesinin bir parçası gibi görünür.
- Çok dillilik: Etkinlikler birden fazla dilde gösterilebilir. edoobox şu anda 28 dil sunar.
- B2B rezervasyon süreci: Ortaklar ve şirketlerle iş birliği de daha profesyonel ve kolay hâle geldi. Kurumsal müşteriler doğrudan kontenjan rezerve edebilir veya birden fazla çalışanı aynı anda kaydedebilir; hepsi birkaç tıklamayla.
Uygulama: Kolay ve güçlü hizmet desteğiyle
edoobox'ın kullanıma alınması kolay ve önemli engeller olmadan gerçekleşti. Kısa bir alışma sürecinin ardından ekip temel işlevleri kendi başına kullanabildi ve adım adım günlük işlere dahil edebildi.
Brack Alltron AG'den alıntı:
“Alıştıktan sonra kullanımı çok kolay. Ancak beni en çok etkileyen, edoobox ekibiyle kişisel iletişim; güler yüzlü, çözüm odaklı ve her zaman yardımseverler. Destek gerçekten harika!”
Sonuçlar: Belirgin zaman tasarrufu ve memnun katılımcılar
edoobox'ın kullanıma alınması, Brack Alltron AG'nin kurs organizasyonunu belirgin biçimde değiştirdi:
- Şablonlar ve önceden tanımlanmış kurs özellikleri sayesinde yeni bir kursun hazırlanıp yayımlanması artık yalnızca yaklaşık 3 dakika sürüyor. Bu, eskiden çok daha fazla zaman alan yönteme kıyasla büyük bir fark.
- İdari iş yükü genel olarak önemli ölçüde azaldı; süreçler baştan sona daha düzenli ve şeffaf ilerliyor.
- Kolay online rezervasyon katılımcılara büyük avantajlar sağlar: İstedikleri zaman, her yerden ve farklı iletişim kanalları arasında geçiş yapmadan kaydolabilirler. Ek sorular veya şikâyetler neredeyse ortadan kalkmıştır; Brack Alltron AG için bu, sürecin “sorunsuz çalıştığının” bir işaretidir.
Ayrıca Brack Alltron AG, edoobox'ın kendi ihtiyaçlarına ne kadar iyi uyarlanabildiğini vurguluyor. Özellikle “sistemi çeşitli etkinlik ve kurs türlerine göre kişiselleştirme olanağı” takdir ediliyor. “Birçok işlev ve ayar tam olarak ihtiyaçlarımıza göre yapılandırılabildi.”
Platform geliştirme konusunda da esnek: “Bir şey eksikse veya iyileştirilmesi gerekiyorsa doğrudan edoobox'a bildiriyoruz ve taleplerimizin yaklaşık %95'i uygulanıyor. Sistem şu anda gereksinimlerimize çok iyi uyuyor; özel işlevleri olan esnek bir rezervasyon sistemi.”
Bu operasyonel iyileştirmelerin yanında, uzun vadeli gelişime bakıldığında da olumlu etki görülür:
Son on iki yılda Brack Alltron AG rezervasyon sayısını %565,4 artırırken aynı dönemde ciro %252,8 büyüdü.
Sonuç: Verimlilik, esneklik ve profesyonel destek fark yaratır
Brack Alltron AG, özellikle edoobox'ın geniş ve çeşitli kurs programlarına uygun kolay kullanımını ve esnekliğini takdir ediyor. Otomatik süreçler değerli zaman kazandırıyor, yönetim iş yükünü belirgin biçimde azaltıyor ve şeffaf katılımcı yönetimi sağlıyor.
Ayrıca edoobox'ın kişisel, çözüm odaklı desteği olumlu deneyimin merkezinde yer alıyor. Sistemi kişisel ihtiyaçlara uyarlama olanağı, edoobox'ı kurs yönetiminde güçlü ve güvenilir bir ortak yapıyor.
Bu nedenle Brack Alltron AG açıkça tavsiye ediyor: Çok sayıda kurs veya etkinliği verimli ve profesyonelce yönetmek isteyenler, edoobox'ta gerçek katma değer sunan modern, uygulamaya dönük bir çözüm bulur.
İpucu: Benzer zorluklar yaşayanlar edoobox deneme döneminden ücretsiz yararlanıp avantajları kendileri görmelidir.
