Brack Alltron AG organizza ogni anno un numero considerevole di attività di formazione continua: nel 2024 si trattava di circa 125 corsi ed eventi propri, oltre a circa 150 formazioni di partner e produttori. Questa varietà comportava però un impegno significativo. Prima dell'introduzione di edoobox, ogni evento richiedeva numerosi passaggi manuali, dalla pubblicazione alla gestione delle iscrizioni, fino alla comunicazione con i partecipanti. Sia il team organizzativo sia i partecipanti dovevano investirvi molto tempo.
Per rendere i processi più efficienti e offrire un'esperienza di prenotazione moderna, Brack Alltron AG ha scelto la piattaforma per corsi ed eventi edoobox.
Situazione iniziale: sfide tipiche prima dell'introduzione
Prima di implementare edoobox, Brack Alltron AG si è posta una serie di domande familiari a molti organizzatori di corsi:
- Come rendo più efficiente l'elevato lavoro manuale di gestione dei corsi e fatturazione?
- Come gestire meglio elenchi partecipanti poco chiari e privi di funzione lista d'attesa?
- Come semplifico la pianificazione degli appuntamenti se manca un'integrazione nel sito esistente?
- Come evito lavoro aggiuntivo quando mancano e-mail automatiche di conferma ai partecipanti?
- Come tengo sotto controllo lo stato delle prenotazioni e l'occupazione dei miei corsi?
- Come modernizzo il processo di iscrizione se finora avviene solo via e-mail, fax o telefono?
- Come risolvo la mancanza di liste d'attesa o possibilità di subentro?
- Come organizzo centralmente dati dei corsi e dei partecipanti senza gestire più sistemi in parallelo?
- Come funziona la sincronizzazione con calendari come Google o Outlook senza inserire tutto manualmente?
Queste domande aperte mostravano chiaramente che i processi esistenti causavano molto lavoro amministrativo, scarsa trasparenza e un'esperienza dei partecipanti poco moderna. Visibilità, prenotabilità e professionalità delle offerte erano fortemente limitate.
La soluzione: introduzione di edoobox
Con l'introduzione di edoobox sono state implementate funzioni centrali che oggi fanno la differenza:
- Prenotazione online degli appuntamenti: tutti i corsi sono prenotabili direttamente online; le iscrizioni via fax e telefono appartengono al passato. Grazie al collegamento diretto con le opzioni di pagamento, l'intera prenotazione si conclude in pochi minuti.
- Lista d'attesa: rinunce e subentri si gestiscono facilmente. Le persone iscritte possono essere considerate con priorità non appena si liberano posti nell'offerta. I posti disponibili possono così essere riassegnati in modo efficiente.
- Iscrizioni collettive: una persona può iscrivere fino a 150 partecipanti in un'unica prenotazione
- Promemoria automatizzati: i partecipanti ricevono per tempo tutte le informazioni, eliminando molte e-mail e richieste di chiarimento. Contenuti e momenti delle notifiche possono essere adattati con flessibilità, dall'inizio del corso all'elenco dei materiali.
- Integrazione con i calendari: le date vengono trasferite senza interruzioni nei calendari Google o Outlook. Docenti e partecipanti hanno così sempre una panoramica degli eventi prenotati.
- Creazione flessibile delle offerte: nuovi corsi o eventi possono essere creati e pubblicati senza grande sforzo. Appuntamento singolo, seminario di più giorni o ciclo continuativo di corsi: edoobox gestisce tutti i formati.
- Gestione dei partecipanti: processi chiari garantiscono la gestione di tutti i dati in un unico punto. Grazie alla struttura ordinata, gli amministratori mantengono sempre il controllo su iscrizioni, fatture e comunicazioni.
- Adattamento all'identità visiva: il sistema si adatta al marchio di Brack Alltron AG. Colori, loghi e caratteri possono essere completamente personalizzati, così il percorso di prenotazione appare come parte del sito aziendale.
- Multilinguismo: le offerte possono essere presentate in più lingue. Attualmente edoobox offre 28 lingue.
- Processo di prenotazione B2B: anche la collaborazione con partner e aziende è diventata più professionale e semplice, perché i clienti aziendali possono prenotare direttamente contingenti di posti o iscrivere più collaboratori contemporaneamente, il tutto con pochi clic.
Implementazione: semplice e sostenuta da un'assistenza di qualità
L'introduzione di edoobox si è svolta in modo semplice e senza grandi ostacoli. Dopo un breve periodo di apprendimento, il team ha potuto utilizzare autonomamente le funzioni principali e integrarle gradualmente nella quotidianità.
Testimonianza di Brack Alltron AG:
«Una volta presa confidenza, l'utilizzo è molto semplice. Ma ciò che mi convince di più è il contatto personale con il team edoobox: cordiale, orientato alle soluzioni e sempre disponibile. L'assistenza è davvero eccellente!»
Risultati: notevole risparmio di tempo e partecipanti soddisfatti
L'introduzione di edoobox ha cambiato sensibilmente l'organizzazione dei corsi presso Brack Alltron AG:
- Grazie a modelli e specifiche predefinite dei corsi, oggi preparare e pubblicare un nuovo corso richiede soltanto circa 3 minuti: una differenza enorme rispetto al precedente metodo, molto più dispendioso in termini di tempo.
- Il lavoro amministrativo è complessivamente diminuito in misura considerevole e i processi sono più strutturati e trasparenti in ogni fase.
- La semplicità della prenotazione online offre grandi vantaggi ai partecipanti: possono iscriversi in qualsiasi momento, da qualsiasi luogo e senza passare da un canale all'altro. Richieste di chiarimento e reclami sono quasi scomparsi: per Brack Alltron AG è il segno che il processo «funziona senza intoppi».
Inoltre, Brack Alltron AG sottolinea quanto edoobox sia adattabile alle proprie esigenze. È particolarmente apprezzata «la possibilità di adattare individualmente il sistema a offerte e tipologie di corsi molto diverse. Molte funzioni e impostazioni hanno potuto essere configurate esattamente secondo le nostre necessità».
La piattaforma si dimostra flessibile anche nello sviluppo: «Se manca qualcosa o va migliorato, lo segnaliamo direttamente a edoobox e i nostri desideri vengono realizzati in circa il 95% dei casi. Attualmente il sistema risponde molto bene alle nostre esigenze: un sistema di prenotazione flessibile con caratteristiche specializzate».
Oltre a questi miglioramenti operativi, anche lo sviluppo a lungo termine mostra gli effetti positivi:
Negli ultimi dodici anni, Brack Alltron AG ha aumentato il numero di prenotazioni del 565,4%, mentre nello stesso periodo il fatturato è cresciuto del 252,8%.
Conclusione: efficienza, flessibilità e assistenza professionale fanno la differenza
Brack Alltron AG apprezza soprattutto la facilità d'uso e la flessibilità di edoobox, adatte alle sue offerte di corsi ampie e diversificate. I processi automatizzati risparmiano tempo prezioso, riducono notevolmente il lavoro amministrativo e garantiscono una gestione trasparente dei partecipanti.
Inoltre, l'assistenza personale e orientata alle soluzioni di edoobox è al centro dell'esperienza positiva. La possibilità di adattare individualmente il sistema alle proprie esigenze rende edoobox un partner potente e affidabile nella gestione dei corsi.
Brack Alltron AG raccomanda quindi chiaramente la soluzione: chi desidera gestire molti corsi o eventi in modo efficiente e professionale trova in edoobox una soluzione moderna e pratica, con un autentico valore aggiunto.
Consiglio: chi affronta sfide simili dovrebbe sfruttare il periodo di prova di edoobox gratuito e verificarne personalmente i vantaggi.
