Brack Alltron AG organiserer hvert år et betydeligt antal efteruddannelsesaktiviteter. I 2024 var det omkring 125 egne kurser og arrangementer samt yderligere cirka 150 partner- og producentkurser. Denne mangfoldighed medførte dog en del arbejde. Før indførelsen af edoobox krævede hvert arrangement mange manuelle trin, fra offentliggørelse af tilbuddet og håndtering af tilmeldinger til kommunikation med deltagerne. Både arrangørteamet og deltagerne måtte bruge meget tid på det.
For at gøre arbejdsgangene mere effektive og give en tidssvarende bookingoplevelse valgte Brack Alltron AG kursus- og eventplatformen edoobox.
Udgangssituation: Typiske udfordringer før introduktion
Før indførelsen af edoobox stod Brack Alltron AG med en række spørgsmål, som mange kursusudbydere kender:
- Hvordan kan jeg effektivisere den høje manuelle indsats, der er forbundet med kursusadministration og fakturering?
- Hvordan kan forvirrende deltagerlister uden ventelistefunktion håndteres bedre?
- Hvordan kan jeg forenkle aftaleplanlægning, hvis der ikke er integration til den eksisterende hjemmeside?
- Hvordan forhindrer jeg yderligere indsats, hvis der mangler automatiske bekræftelsesmails til deltagere?
- Hvordan holder jeg styr på bookingstatus og udnyttelse af mine kurser?
- Hvordan kan jeg modernisere registreringsprocessen, hvis den i øjeblikket kun fungerer via e-mail, fax eller telefon?
- Hvordan løser jeg problemet med manglende ventelister eller erstatningsmuligheder?
- Hvordan organiserer jeg kursus- og deltagerdata centralt uden at skulle vedligeholde flere systemer parallelt?
- Hvordan synkroniserer du med kalendere som Google eller Outlook uden at indtaste alt manuelt?
Disse åbne spørgsmål gjorde det klart: De eksisterende processer medførte en stor administrativ indsats, mangel på gennemsigtighed og en knap så opdateret deltageroplevelse. Udbuddets sortiment, bookbarhed og professionalisme var stærkt begrænset.
Løsningen: indførelse af edoobox
Med indførelsen af edoobox blev centrale funktioner implementeret, som gør forskellen i dag:
- Onlinebooking af tider: Alle kurser kan bookes direkte online. Tilmelding via fax og telefon hører fortiden til. Takket være den direkte forbindelse til betalingsmulighederne er hele bookingen klaret på få minutter.
- Venteliste: Afbud og efterfølgende tildeling af pladser kan håndteres enkelt. Personer på ventelisten kan få fortrinsret, når der bliver ledige pladser i tilbuddet. Dermed kan ledige pladser hurtigt besættes igen.
- Gruppetilmeldinger: Én person kan tilmelde op til 150 deltagere i én booking
- Automatiske påmindelser: Deltagerne får alle oplysninger i god tid, hvilket sparer mange e-mails og opfølgende spørgsmål. Både indhold og tidspunkt kan tilpasses fleksibelt, fra kursusstart til materialeliste.
- Kalenderintegration: Datoer overføres problemfrit til Google- eller Outlook-kalendere. Både undervisere og deltagere har dermed altid overblik over deres bookede arrangementer.
- Fleksibel oprettelse af tilbud: Nye kurser eller arrangementer kan oprettes og offentliggøres uden stor indsats. En enkelt dato, et seminar over flere dage eller en løbende kursusrække: edoobox understøtter alle formater.
- Deltageradministration: Overskuelige processer sikrer, at alle data vedligeholdes ét sted. Den klare struktur giver administratorerne løbende kontrol over tilmeldinger, fakturaer og kommunikation.
- Tilpasning til virksomhedens visuelle identitet: Systemet tilpasser sig Brack Alltron AGs brand. Farver, logoer og skrifttyper kan tilpasses fuldt ud, så bookingforløbet fremstår som en del af virksomhedens hjemmeside.
- Flere sprog: Tilbud kan vises på flere sprog. edoobox tilbyder i øjeblikket 28 sprog.
- B2B-bookingproces: Samarbejdet med partnere og virksomheder er også blevet mere professionelt og enklere. Virksomhedskunder kan nemlig booke et antal pladser direkte eller tilmelde flere medarbejdere samtidig, alt sammen med få klik.
Implementering: Enkel og understøttet af stærk service
Indførelsen af edoobox forløb enkelt og uden større forhindringer. Efter en kort introduktion kunne teamet selv bruge de vigtigste funktioner og gradvist integrere dem i hverdagen.
Udtalelse fra Brack Alltron AG:
»Når man først har lært systemet at kende, er betjeningen meget enkel. Det, der overbeviser mig mest, er dog den personlige kontakt til edoobox-teamet: venligt, løsningsorienteret og altid hjælpsomt. Supporten er virkelig i top!«
Resultater: Betydelige tidsbesparelser og tilfredse deltagere
Indførelsen af edoobox har mærkbart ændret kursusorganiseringen hos Brack Alltron AG:
- Takket være skabeloner og foruddefinerede kursusspecifikationer tager forberedelse og udgivelse af et nyt kursus nu kun omkring 3 minutter - en kæmpe forskel i forhold til den tidligere, meget mere tidskrævende tilgang.
- Samlet set er den administrative indsats faldet markant, og processerne er hele vejen igennem mere strukturerede og gennemsigtige.
- Den enkle onlinebooking giver deltagerne store fordele: De kan tilmelde sig når som helst, hvor som helst og uden at skifte mellem kanaler. Opfølgende spørgsmål og klager er næsten forsvundet, hvilket for Brack Alltron AG viser, at processen »fungerer gnidningsfrit«.
Brack Alltron AG fremhæver desuden, hvor meget edoobox kan tilpasses virksomhedens egne behov. De værdsætter især »muligheden for at tilpasse systemet individuelt til mange forskellige tilbud og kursustyper. Mange funktioner og indstillinger kunne konfigureres præcis efter vores behov.«
Platformen er også fleksibel i sin videreudvikling: »Hvis noget mangler eller skal forbedres, melder vi det direkte til edoobox, og vores ønsker bliver opfyldt i omkring 95 % af tilfældene. I øjeblikket passer systemet rigtig godt til vores behov: et fleksibelt bookingsystem med specialiserede funktioner.«
Ud over disse driftsforbedringer viser et kig på den langsigtede udvikling også den positive effekt:
I løbet af de seneste tolv år har Brack Alltron AG øget antallet af bookinger med 565,4 %, mens omsætningen i samme periode voksede med 252,8 %.
Konklusion: Effektivitet, fleksibilitet og professionel støtte gør forskellen
Brack Alltron AG er især overbevist af den enkle betjening og fleksible anvendelse af edoobox, som passer til virksomhedens omfattende og varierede kursustilbud. De automatiserede processer sparer værdifuld tid, reducerer administrationen betydeligt og sikrer gennemsigtig deltageradministration.
Den personlige og løsningsorienterede support fra edoobox er også en central del af den positive oplevelse. Muligheden for at tilpasse systemet individuelt til egne behov gør edoobox til en stærk og pålidelig partner i kursusadministrationen.
Brack Alltron AG giver derfor en klar anbefaling: Den, der vil administrere mange kurser eller arrangementer effektivt og professionelt, finder i edoobox en moderne og praktisk løsning med reel værdi.
Tip: Kender du lignende udfordringer, bør du benytte den gratis prøveperiode hos edoobox og selv opleve fordelene.
