A Brack Alltron AG organiza um número expressivo de formações contínuas todos os anos: em 2024, foram cerca de 125 cursos e eventos próprios e aproximadamente 150 formações de parceiros e fabricantes. Esta diversidade também gerava bastante trabalho. Antes de adotar a edoobox, cada evento exigia várias etapas manuais, da divulgação à gestão das inscrições e à comunicação com os participantes. Tanto a equipa organizadora como os participantes precisavam de investir muito tempo.
Para tornar os processos mais eficientes e oferecer uma experiência de reserva moderna, a Brack Alltron AG escolheu a plataforma de cursos e eventos edoobox.
Situação inicial: desafios típicos antes da implementação
Antes de implementar a edoobox, a Brack Alltron AG deparava-se com uma série de questões conhecidas por muitos organizadores de cursos:
- Como reduzir o grande volume de trabalho manual na gestão de cursos e na faturação?
- Como organizar melhor listas de participantes confusas e sem função de lista de espera?
- Como simplificar o agendamento quando não há integração com o site existente?
- Como evitar trabalho adicional quando não há e-mails automáticos de confirmação para os participantes?
- Como acompanho o estado das reservas e a ocupação dos meus cursos?
- Como modernizar o processo de inscrição se ele funciona apenas por e-mail, fax ou telefone?
- Como resolvo a falta de listas de espera ou de reposição de vagas?
- Como centralizar os dados de cursos e participantes sem precisar manter vários sistemas em paralelo?
- Como sincronizar com calendários como o Google ou o Outlook sem introduzir tudo manualmente?
Estas questões em aberto deixaram claro que os processos existentes geravam muito trabalho administrativo, pouca transparência e uma experiência desatualizada para os participantes. O alcance, a facilidade de reserva e o profissionalismo das ofertas eram bastante limitados.
A solução: adoção da edoobox
Com a adoção da edoobox, foram implementadas funções centrais que hoje fazem a diferença:
- Reserva online de datas: todos os cursos podem ser reservados diretamente online; as inscrições por fax e telefone ficaram no passado. Com a integração direta das opções de pagamento, toda a reserva é concluída em poucos minutos.
- Lista de espera: os cancelamentos e as chamadas da lista de espera podem ser geridos com facilidade. As pessoas registadas podem ter prioridade assim que surgirem vagas na oferta. Desta forma, as vagas disponibilizadas são preenchidas com eficiência.
- Inscrições coletivas: uma pessoa pode inscrever até 150 participantes em uma única reserva
- Lembretes automáticos: os participantes recebem todas as informações no momento certo, reduzindo muitos e-mails e dúvidas. O conteúdo e os horários das notificações podem ser adaptados com flexibilidade, do início do curso à lista de materiais.
- Integração com calendários: as datas são transferidas diretamente para os calendários do Google ou do Outlook. Assim, os formadores e os participantes acompanham a qualquer momento os eventos reservados.
- Criação flexível de ofertas: novos cursos ou eventos podem ser criados e publicados sem grande esforço. De uma data única a um seminário de vários dias ou uma série contínua de cursos, a edoobox adapta-se a todos os formatos.
- Gestão de participantes: processos organizados mantêm todos os dados em um só lugar. A estrutura clara permite que os administradores controlem inscrições, faturas e comunicação a qualquer momento.
- Adaptação à identidade visual: o sistema adapta-se à marca da Brack Alltron AG. As cores, os logótipos e os tipos de letra podem ser totalmente personalizados para que o processo de reserva pareça parte do site da empresa.
- Vários idiomas: as ofertas podem ser apresentadas em diferentes idiomas. Atualmente, a edoobox oferece 28 idiomas.
- Processo de reserva B2B: a colaboração com parceiros e empresas também se tornou mais profissional e simples. Os clientes empresariais podem reservar lotes de vagas ou inscrever vários colaboradores ao mesmo tempo, tudo em poucos cliques.
Implementação: simples e apoiada por um excelente atendimento
A adoção da edoobox aconteceu de forma simples e sem grandes obstáculos. Após um breve período de familiarização, a equipa passou a utilizar as principais funções de forma independente e a integrá-las gradualmente na rotina.
Testemunho da Brack Alltron AG:
«Depois de nos familiarizarmos com o sistema, é muito fácil de utilizar. Mas o que mais me impressiona é o contacto pessoal com a equipa da edoobox — cordial, focada em soluções e sempre disposta a ajudar. O apoio é realmente excelente!»
Resultados: poupança significativa de tempo e participantes satisfeitos
A adoção da edoobox transformou de forma percetível a organização dos cursos da Brack Alltron AG:
- Graças aos modelos e às especificações predefinidas, preparar e publicar um novo curso leva hoje cerca de 3 minutos, uma diferença enorme em relação ao processo anterior, que exigia muito mais tempo.
- O trabalho administrativo diminuiu consideravelmente e os processos tornaram-se mais estruturados e transparentes.
- A reserva online simples traz grandes vantagens aos participantes: podem inscrever-se a qualquer momento, de qualquer lugar e sem alternar entre canais. As dúvidas e reclamações praticamente desapareceram, o que, para a Brack Alltron AG, mostra que o processo «funciona sem problemas».
A Brack Alltron AG também destaca o quanto a edoobox pode ser adaptada às suas necessidades. Um aspeto especialmente valorizado é «a possibilidade de ajustar o sistema individualmente a diversas ofertas e tipos de cursos. Muitas funções e definições puderam ser estabelecidas exatamente conforme as nossas necessidades».
A plataforma também é flexível na evolução do produto: «Quando falta algo ou é necessária uma melhoria, avisamos diretamente a edoobox, e os nossos pedidos são atendidos em cerca de 95% dos casos. Atualmente, o sistema corresponde muito bem às nossas necessidades: um sistema de reservas flexível, com funções especializadas.»
Além dessas melhorias operacionais, a evolução a longo prazo também demonstra o efeito positivo:
Nos últimos doze anos, a Brack Alltron AG aumentou o número de reservas em 565,4%, enquanto a faturação cresceu 252,8% no mesmo período.
Conclusão: eficiência, flexibilidade e suporte profissional fazem a diferença
A Brack Alltron AG valoriza especialmente a facilidade de utilização e a flexibilidade da edoobox, adequadas à sua ampla e variada oferta de cursos. Os processos automatizados poupam tempo valioso, reduzem significativamente o trabalho administrativo e garantem uma gestão transparente dos participantes.
O apoio pessoal e orientado para soluções da edoobox também está no centro da experiência positiva. A possibilidade de adaptar o sistema às próprias necessidades faz da edoobox um parceiro eficiente e fiável para a gestão de cursos.
A Brack Alltron AG faz uma recomendação clara: quem deseja gerir muitos cursos ou eventos com eficiência e profissionalismo encontra na edoobox uma solução moderna, prática e com benefícios concretos.
Dica: quem enfrenta desafios semelhantes pode aproveitar o período de teste da edoobox gratuito e conhecer os benefícios na prática.
