Brack Alltron AG organise chaque année un nombre considérable de formations : en 2024, environ 125 cours et événements propres à l’entreprise, auxquels s’ajoutaient quelque 150 formations de partenaires et de fabricants. Cette diversité représentait toutefois une charge importante. Avant l’introduction d’edoobox, chaque événement nécessitait de nombreuses étapes manuelles, de la publication de l’offre à la gestion des inscriptions et à la communication avec les participants. L’équipe organisatrice comme les participants devaient y consacrer beaucoup de temps.
Pour rendre ses processus plus efficaces et proposer une expérience de réservation moderne, Brack Alltron AG a choisi la plateforme de cours et d’événements edoobox.
Situation initiale : défis typiques avant l'introduction
Avant la mise en place d’edoobox, Brack Alltron AG se posait plusieurs questions que connaissent bien de nombreux prestataires de cours :
- Comment puis-je rendre plus efficace l’effort manuel important impliqué dans l’administration des cours et la facturation ?
- Comment mieux gérer les listes de participants confuses sans fonction de liste d’attente ?
- Comment simplifier la prise de rendez-vous s’il n’y a pas d’intégration dans le site Web existant ?
- Comment puis-je éviter des efforts supplémentaires si les e-mails de confirmation automatique envoyés aux participants manquent ?
- Comment puis-je suivre l’état de la réservation et l’utilisation de mes cours ?
- Comment puis-je moderniser le processus d'inscription s'il ne fonctionne actuellement que par e-mail, fax ou téléphone ?
- Comment puis-je résoudre le problème des listes d’attente manquantes ou des options de remplacement ?
- Comment puis-je organiser les données des cours et des participants de manière centralisée sans avoir à gérer plusieurs systèmes en parallèle ?
- Comment synchroniser avec des calendriers comme Google ou Outlook sans tout saisir manuellement ?
Ces questions ouvertes l'ont clairement montré : les processus existants ont entraîné beaucoup d'efforts administratifs, un manque de transparence et une expérience des participants loin d'être à jour. L'éventail, la possibilité de réserver et le professionnalisme des offres étaient très limités.
La solution : introduction d’edoobox
L’introduction d’edoobox a permis de mettre en place des fonctions essentielles qui font aujourd’hui la différence :
- Réservation en ligne : tous les cours peuvent être réservés directement en ligne. Les inscriptions par fax ou téléphone appartiennent au passé. Grâce à la connexion directe aux options de paiement, la réservation entière se fait en quelques minutes.
- Liste d’attente : les annulations et les remplacements se gèrent facilement. Les personnes inscrites peuvent être prioritaires dès que des places se libèrent dans l’offre. Les places disponibles peuvent ainsi être réattribuées efficacement.
- Inscriptions groupées : une personne peut inscrire jusqu’à 150 participants dans une seule réservation
- Rappels automatisés : Les participants reçoivent toutes les informations à temps, ce qui évite de nombreux e-mails et demandes de précisions. Le contenu et le moment des notifications peuvent être adaptés librement, du début du cours à la liste du matériel.
- Intégration aux calendriers : les rendez-vous sont transférés sans difficulté vers les calendriers Google ou Outlook. Les formateurs comme les participants gardent ainsi à tout moment une vue d’ensemble de leurs événements réservés.
- Création d’offres flexible : de nouveaux cours ou événements peuvent être créés et publiés sans effort important. Séance unique, séminaire de plusieurs jours ou série de cours réguliers : edoobox prend en charge tous les formats.
- Gestion des participants : des processus clairs permettent de gérer toutes les données au même endroit. Grâce à cette structure, les administrateurs gardent à tout moment le contrôle des inscriptions, des factures et de la communication.
- Adaptation à la charte graphique : Le système s’adapte à l’identité visuelle de Brack Alltron AG. Les couleurs, logos et polices sont entièrement personnalisables, de sorte que le parcours de réservation semble faire partie du site de l’entreprise.
- Multilinguisme : les offres peuvent être présentées dans plusieurs langues. edoobox propose actuellement 28 langues.
- Processus de réservation B2B : La collaboration avec les partenaires et les entreprises est également devenue plus professionnelle et plus simple : les clients professionnels peuvent réserver directement des contingents ou inscrire plusieurs collaborateurs à la fois, en quelques clics seulement.
Mise en œuvre : simple et soutenue par un service performant
La mise en place d’edoobox s’est déroulée simplement et sans difficulté majeure. Après une courte prise en main, l’équipe a pu utiliser les principales fonctions de manière autonome et les intégrer progressivement à son quotidien.
Témoignage de Brack Alltron AG :
« Une fois la prise en main effectuée, l’utilisation est très simple. Mais ce qui me convainc le plus, c’est le contact personnel avec l’équipe edoobox : aimable, orientée solutions et toujours prête à aider. L’assistance est vraiment excellente ! »
Résultats : Gain de temps important et participants satisfaits
L’introduction d’edoobox a sensiblement transformé l’organisation des cours chez Brack Alltron AG :
- Grâce aux modèles et aux spécifications de cours prédéfinies, préparer et publier un nouveau cours ne prend désormais que 3 minutes environ - une énorme différence par rapport à l'approche précédente, beaucoup plus longue.
- Dans l’ensemble, les efforts administratifs ont considérablement diminué et les processus sont partout plus structurés et transparents.
- La réservation en ligne simple apporte de grands avantages aux participants : ils peuvent s’inscrire à tout moment, de n’importe où et sans rupture de parcours. Les demandes de précisions et les réclamations ont presque disparu. Pour Brack Alltron AG, cela montre que le processus « fonctionne sans accroc ».
Brack Alltron AG souligne également à quel point edoobox peut s’adapter à ses besoins. L’entreprise apprécie particulièrement « la possibilité de personnaliser le système pour des offres et des types de cours très variés. De nombreuses fonctions et de nombreux réglages ont pu être configurés exactement selon nos besoins. »
La plateforme se montre également flexible dans son évolution : « Lorsqu’il manque quelque chose ou qu’une amélioration est souhaitée, nous le signalons directement à edoobox et nos demandes sont mises en œuvre dans environ 95 % des cas. Actuellement, le système répond très bien à nos besoins : un système de réservation flexible doté de fonctionnalités spécialisées. »
Outre ces améliorations opérationnelles, un regard sur le développement à long terme montre également l’effet positif :
Au cours des douze dernières années, Brack Alltron AG a augmenté le nombre de ses réservations de 565,4 %, tandis que son chiffre d’affaires progressait de 252,8 % sur la même période.
Conclusion : l'efficacité, la flexibilité et le soutien professionnel font la différence
Brack Alltron AG est surtout convaincue par la simplicité d’utilisation et la flexibilité d’edoobox, qui correspondent à son offre de cours vaste et variée. Les processus automatisés font gagner un temps précieux, réduisent nettement le travail administratif et assurent une gestion transparente des participants.
L’assistance personnelle et orientée solutions d’edoobox joue également un rôle central dans cette expérience positive. La possibilité d’adapter le système à ses propres besoins fait d’edoobox un partenaire performant et fiable pour la gestion des cours.
Brack Alltron AG formule donc une recommandation claire : pour gérer efficacement et professionnellement de nombreux cours ou événements, edoobox constitue une solution moderne, adaptée à la pratique et apportant une réelle valeur ajoutée.
Conseil : si vous rencontrez des difficultés similaires, profitez de la période d’essai d’edoobox gratuite pour découvrir vous-même ses avantages.
