Společnost Brack Alltron AG každoročně pořádá značný počet vzdělávacích akcí: v roce 2024 přibližně 125 vlastních kurzů a akcí a navíc asi 150 partnerských školení a školení výrobců. Tato rozmanitost však přinášela značnou pracovní náročnost. Před zavedením edoobox znamenala každá akce mnoho ručních kroků – od zveřejnění nabídky přes správu přihlášek až po komunikaci s účastníky. Organizační tým i účastníci tomu museli věnovat mnoho času.
Pro efektivnější procesy a moderní rezervační prostředí se rozhodla Brack Alltron AG pro platformu kurzů a akcí edoobox.
Výchozí situace: typické problémy před zavedením
Před zavedením edoobox vyvstala pro Brack Alltron AG řada otázek, které zná mnoho poskytovatelů kurzů:
- Jak mohu zefektivnit vysoký podíl ruční práce při správě kurzů a fakturaci?
- Jak lépe spravovat nepřehledné seznamy účastníků bez funkce čekací listiny?
- Jak mohu zjednodušit plánování termínů, pokud chybí integrace do stávajícího webu?
- Jak předejdu práci navíc, když chybí automatické potvrzovací e-maily účastníkům?
- Jak si udržím přehled o stavu rezervací a obsazenosti svých kurzů?
- Jak mohu modernizovat přihlašování, pokud dosud funguje pouze e-mailem, faxem nebo telefonem?
- Jak vyřeším chybějící čekací listiny nebo možnosti doplňování náhradníků?
- Jak mohu centrálně organizovat údaje kurzů a účastníků bez souběžné údržby více systémů?
- Jak funguje synchronizace s kalendáři Google nebo Outlook bez ručního zadávání?
Tyto otevřené otázky jasně ukázaly, že stávající procesy způsobovaly vysokou administrativní náročnost, nedostatek transparentnosti a nepříliš moderní zážitek účastníků. Dosah, možnost rezervace a profesionalita nabídek byly výrazně omezené.
Řešení: zavedení edoobox
Se zavedením edoobox byly zavedeny klíčové funkce, které dnes přinášejí zásadní rozdíl:
- Online rezervace termínů: Všechny kurzy lze rezervovat přímo online – časy přihlášek faxem a telefonem jsou minulostí. Díky přímému propojení s platebními možnostmi je celá rezervace hotová během několika minut.
- Čekací listina: Zrušení účasti nebo přijetí náhradníků lze snadno vyřídit. Zapsané osoby lze upřednostnit, jakmile se v nabídce uvolní místa. Uvolněná místa tak můžete efektivně znovu obsadit.
- Hromadné přihlášky: Jedna osoba může v jedné rezervaci přihlásit až 150 účastníků
- Automatická připomenutí: Účastníci dostanou všechny informace včas, čímž odpadá řada e-mailů a dotazů. Obsah i čas oznámení lze pružně přizpůsobit – od zahájení kurzu až po seznam pomůcek.
- Integrace s kalendáři: Termíny se plynule přenášejí do kalendáře Google či Outlook. Lektoři i účastníci tak mají vždy přehled o svých rezervovaných akcích.
- Flexibilní tvorba nabídek: Nové kurzy či akce lze snadno vytvářet a zveřejňovat. Ať jde o jednorázový termín, vícedenní seminář nebo průběžnou řadu kurzů – edoobox podporuje všechny formáty.
- Správa účastníků: Přehledné procesy zajišťují správu všech dat na jednom místě. Díky jasné struktuře mají správci vždy kontrolu nad přihláškami, fakturami a komunikací.
- Přizpůsobení firemnímu designu: Systém se přizpůsobí vizuální identitě společnosti Brack Alltron AG. Barvy, loga a písma lze plně přizpůsobit, takže rezervační proces působí jako součást firemního webu.
- Vícejazyčnost: Nabídky lze zobrazit v několika jazycích. V současnosti edoobox nabízí 28 jazyků.
- Rezervační proces B2B: Také spolupráce s partnery a firmami je profesionálnější a jednodušší, protože firemní zákazníci mohou přímo rezervovat přidělená místa nebo přihlásit více zaměstnanců najednou – vše na několik kliknutí.
Zavedení: snadné a podpořené kvalitními službami
Zavedení edoobox proběhlo jednoduše a bez větších překážek. Po krátkém zaučení mohl tým samostatně používat nejdůležitější funkce a postupně je začleňovat do každodenní práce.
Citace od Brack Alltron AG:
„Jakmile se člověk zaučí, ovládání je velmi snadné. Nejvíce mě však přesvědčuje osobní kontakt s edoobox – tým je přátelský, zaměřený na řešení a vždy ochotný pomoci. Podpora je opravdu špičková!“
Výsledky: výrazná úspora času a spokojení účastníci
Zavedení edoobox znatelně změnilo organizaci kurzů ve společnosti Brack Alltron AG:
- Díky šablonám a předem definovaným specifikacím kurzů dnes příprava a zveřejnění nového kurzu trvá jen přibližně 3 minuty – obrovský rozdíl oproti dřívějšímu, výrazně časově náročnějšímu postupu.
- Celková administrativní náročnost výrazně klesla a procesy jsou napříč celým průběhem strukturovanější a transparentnější.
- Jednoduchá online rezervace přináší účastníkům velké výhody: mohou se přihlásit kdykoli, odkudkoli a bez přechodů mezi médii. Dotazy či stížnosti téměř zmizely – pro Brack Alltron AG známka toho, že proces „funguje hladce“.
Kromě toho zdůrazňuje Brack Alltron AG, jak výrazně lze edoobox přizpůsobit vlastním potřebám. Zvlášť oceňovaná je „možnost individuálně přizpůsobit systém rozmanitým nabídkám a typům kurzů. Mnoho funkcí a nastavení bylo možné nakonfigurovat přesně podle našich potřeb.“
Platforma je flexibilní i v dalším rozvoji: „Když něco chybí nebo je třeba něco zlepšit, hlásíme to přímo edoobox – a naše přání jsou splněna přibližně v 95 % případů. V současnosti systém našim požadavkům velmi dobře vyhovuje – flexibilní rezervační systém se specializovanými vlastnostmi.“
Kromě těchto provozních zlepšení ukazuje pozitivní dopad také pohled na dlouhodobý vývoj:
Za posledních dvanáct let mohla Brack Alltron AG zvýšit počet rezervací o 565,4 %, zatímco tržby ve stejném období vzrostly o 252,8 %.
Závěr: rozhodují efektivita, flexibilita a profesionální podpora
Společnost Brack Alltron AG oceňuje především snadné ovládání a flexibilní využití edoobox – vhodné pro její rozsáhlé a rozmanité nabídky kurzů. Automatizované procesy šetří drahocenný čas, výrazně snižují administrativní náročnost a zajišťují transparentní správu účastníků.
Pozitivní zkušenost dále výrazně utváří osobní podpora zaměřená na řešení od edoobox. Možnost individuálně přizpůsobit systém vlastním potřebám dělá z edoobox výkonného a spolehlivého partnera pro správu kurzů.
Společnost Brack Alltron AG proto vydává jasné doporučení: kdo chce efektivně a profesionálně spravovat mnoho kurzů nebo akcí, najde v edoobox moderní praktické řešení se skutečnou přidanou hodnotou.
Tip: Kdo zná podobné výzvy, měl by využít bezplatné zkušební doby edoobox a sám se přesvědčit o výhodách.
