Spoločnosť Brack Alltron AG každoročne organizuje úctyhodný počet vzdelávacích aktivít: v roku 2024 to bolo približne 125 vlastných kurzov a podujatí a navyše asi 150 školení partnerov a výrobcov. Táto rozmanitosť však prinášala značnú náročnosť. Pred zavedením edoobox znamenalo každé podujatie množstvo ručných krokov – od zverejnenia ponuky cez správu prihlášok až po komunikáciu s účastníkmi. Organizačný tím aj účastníci tomu museli venovať veľa času.
S cieľom zefektívniť procesy a ponúknuť moderné rezervovanie sa Brack Alltron AG rozhodla pre platformu kurzov a podujatí edoobox.
Východisková situácia: typické výzvy pred zavedením
Pred zavedením edoobox čelila Brack Alltron AG radu otázok, ktoré pozná mnoho poskytovateľov kurzov:
- Ako zefektívnim veľké množstvo ručnej práce pri správe kurzov a fakturácii?
- Ako lepšie spravovať neprehľadné zoznamy účastníkov bez funkcie čakacej listiny?
- Ako zjednoduším plánovanie termínov, ak chýba integrácia do existujúceho webu?
- Ako predídem dodatočnej práci, ak chýbajú automatické potvrdzovacie e-maily účastníkom?
- Ako si udržím prehľad o stave rezervácií a obsadenosti kurzov?
- Ako zmodernizujem prihlasovanie, ak doteraz prebieha len e-mailom, faxom alebo telefonicky?
- Ako vyriešim chýbajúce čakacie listiny alebo možnosti náhradníkov?
- Ako centrálne usporiadam údaje o kurzoch a účastníkoch bez súbežnej údržby viacerých systémov?
- Ako funguje synchronizácia s kalendármi Google alebo Outlook bez ručného zadávania všetkého?
Tieto otvorené otázky jasne ukázali: Existujúce procesy spôsobovali vysokú administratívnu záťaž, nedostatočnú transparentnosť a málo modernú skúsenosť účastníkov. Dosah, dostupnosť rezervácií a profesionalita ponúk boli výrazne obmedzené.
Riešenie: zavedenie edoobox
So zavedením edoobox boli zavedené hlavné funkcie, ktoré dnes prinášajú rozdiel:
- Online rezervácia termínov: Všetky kurzy si možno rezervovať priamo online – časy prihlášok faxom a telefonicky sú minulosťou. Vďaka priamemu prepojeniu s platobnými možnosťami je celá rezervácia hotová za niekoľko minút.
- Čakacia listina: Zrušené účasti aj náhradníkov možno vybaviť jednoducho. Zapísané osoby možno uprednostniť hneď, ako sa v ponuke uvoľnia miesta. Voľné miesta tak možno efektívne znovu obsadiť.
- Hromadné prihlášky: Jedna osoba môže v jednej rezervácii prihlásiť až 150 účastníkov
- Automatizované pripomienky: Účastníci dostávajú všetky informácie včas, čím odpadá množstvo e-mailov a doplňujúcich otázok. Obsah aj čas odoslania oznámení možno flexibilne upravovať – od začiatku kurzu až po zoznam pomôcok.
- Integrácia s kalendármi: Termíny sa plynulo prenášajú do kalendára Google alebo Outlook. Lektori aj účastníci tak majú neustále prehľad o svojich rezervovaných podujatiach.
- Flexibilná tvorba ponúk: Nové kurzy alebo podujatia možno vytvárať a zverejňovať bez veľkej námahy. Jednorazový termín, viacdňový seminár aj pravidelný cyklus kurzov – edoobox pokrýva všetky formáty.
- Správa účastníkov: Prehľadné procesy zabezpečujú správu všetkých údajov na jednom mieste. Vďaka jasnej štruktúre si administrátori udržiavajú kontrolu nad prihláškami, faktúrami a komunikáciou.
- Prispôsobenie firemnému dizajnu: Systém sa prispôsobuje vizuálnej identite značky Brack Alltron AG. Farby, logá a písma možno plne prispôsobiť, takže rezervačný proces pôsobí ako súčasť firemného webu.
- Viacjazyčnosť: Ponuky možno zobrazovať vo viacerých jazykoch. edoobox v súčasnosti ponúka 28 jazykov.
- Rezervačný proces B2B: Aj spolupráca s partnermi a firmami sa stala profesionálnejšou a jednoduchšou, pretože firemní zákazníci si môžu priamo rezervovať kontingenty alebo prihlásiť viacerých zamestnancov naraz – všetko na pár kliknutí.
Zavedenie: jednoduché a podporené kvalitnými službami
Zavedenie edoobox prebehlo jednoducho a bez väčších prekážok. Po krátkom zaškolení dokázal tím samostatne používať hlavné funkcie a postupne ich začleniť do každodennej práce.
Citát od Brack Alltron AG:
„Keď sa človek zapracuje, ovládanie je veľmi jednoduché. Najviac ma však presviedča osobný kontakt s edoobox – tím je priateľský, zameraný na riešenia a vždy ochotný pomôcť. Podpora je skutočne špičková!“
Výsledky: výrazná úspora času a spokojní účastníci
Zavedenie edoobox citeľne zmenilo organizáciu kurzov spoločnosti Brack Alltron AG:
- Vďaka šablónam a preddefinovaným nastaveniam kurzov dnes príprava a zverejnenie nového kurzu trvá už len približne 3 minúty – obrovský rozdiel oproti predchádzajúcemu, podstatne zdĺhavejšiemu postupu.
- Celková administratívna náročnosť výrazne klesla a procesy sú celkovo štruktúrovanejšie a transparentnejšie.
- Účastníkom prináša jednoduchá online rezervácia veľké výhody: Môžu sa prihlásiť kedykoľvek, odkiaľkoľvek a bez prechodov medzi médiami. Doplňujúce otázky alebo sťažnosti takmer zmizli – pre Brack Alltron AG znamenie, že proces „funguje bez problémov“.
Okrem toho zdôrazňuje Brack Alltron AG, ako výrazne sa edoobox dá prispôsobiť vlastným potrebám. Obzvlášť oceňujú „možnosť individuálne prispôsobiť systém rozmanitým ponukám a druhom kurzov. Mnohé funkcie a nastavenia sa dali nakonfigurovať presne podľa našich potrieb.“
Platforma je flexibilná aj pri ďalšom vývoji: „Ak niečo chýba alebo sa má zlepšiť, hlásime to priamo edoobox – a naše želania sa realizujú približne v 95 % prípadov. Systém momentálne veľmi dobre zodpovedá našim požiadavkám – flexibilný rezervačný systém so špecializovanými vlastnosťami.“
Okrem týchto prevádzkových zlepšení ukazuje pozitívny účinok aj pohľad na dlhodobý vývoj:
Za posledných dvanásť rokov dokázala Brack Alltron AG zvýšiť počet rezervácií o 565,4 %, pričom tržby v rovnakom období vzrástli o 252,8 %.
Záver: efektívnosť, flexibilita a profesionálna podpora prinášajú rozdiel
Spoločnosť Brack Alltron AG presviedča najmä jednoduché ovládanie a flexibilné použitie edoobox – vhodné pre ich rozsiahle a rozmanité ponuky kurzov. Automatizované procesy šetria cenný čas, výrazne znižujú administratívnu záťaž a zabezpečujú transparentnú správu účastníkov.
V centre pozitívnej skúsenosti je navyše osobná podpora zameraná na riešenia od edoobox. Možnosť individuálne prispôsobiť systém vlastným potrebám robí z edoobox výkonného a spoľahlivého partnera pri správe kurzov.
Spoločnosť Brack Alltron AG preto dáva jasné odporúčanie: kto chce efektívne a profesionálne spravovať mnoho kurzov alebo podujatí, nájde v edoobox moderné, praktické riešenie so skutočnou pridanou hodnotou.
Tip: Každý, kto pozná podobné výzvy, by mal využiť bezplatné skúšobné obdobie edoobox a presvedčiť sa o výhodách.
