Brack Alltron AG organiseert elk jaar een aanzienlijk aantal bijscholingen: in 2024 waren dat ongeveer 125 eigen cursussen en evenementen en daarnaast zo'n 150 partner- en fabrikantentrainingen. Deze veelzijdigheid bracht echter veel werk met zich mee. Vóór de invoering van edoobox betekende elk evenement veel handmatige stappen, van publicatie en inschrijvingsbeheer tot communicatie met de deelnemers. Zowel het organisatieteam als de deelnemers moesten hiervoor veel tijd investeren.
Om processen efficiënter te maken en een moderne boekingservaring te bieden, heeft Brack Alltron AG voor het cursus- en evenementenplatform edoobox gekozen.
Uitgangssituatie: typische uitdagingen vóór de invoering
Vóór de implementatie van edoobox stond Brack Alltron AG voor een reeks vragen die veel cursusaanbieders herkennen:
- Hoe kan ik het vele handmatige werk bij cursusbeheer en facturatie efficiënter organiseren?
- Hoe kan ik onoverzichtelijke deelnemerslijsten zonder wachtlijstfunctie beter beheren?
- Hoe kan ik de planning vereenvoudigen als er geen integratie met de bestaande website is?
- Hoe voorkom ik extra werk als automatische bevestigingsmails aan deelnemers ontbreken?
- Hoe houd ik overzicht van de boekingsstatus en bezetting van mijn cursussen?
- Hoe kan ik het inschrijfproces moderniseren als dit tot nu toe alleen via e-mail, fax of telefoon verloopt?
- Hoe los ik het probleem van ontbrekende wachtlijsten of doorschuifmogelijkheden op?
- Hoe organiseer ik cursus- en deelnemersgegevens centraal zonder meerdere systemen parallel te moeten bijhouden?
- Hoe werkt synchronisatie met kalenders zoals Google of Outlook zonder alles handmatig in te voeren?
Deze openstaande vragen maakten duidelijk dat de bestaande processen veel administratief werk, een gebrek aan transparantie en een weinig eigentijdse deelnemerservaring veroorzaakten. Het bereik, de boekbaarheid en de professionaliteit van de activiteiten waren sterk beperkt.
De oplossing: invoering van edoobox
Met de introductie van edoobox zijn belangrijke functies ingevoerd die vandaag het verschil maken:
- Online afspraken boeken: Alle cursussen zijn direct online te boeken – inschrijvingen per fax en telefoon behoren tot het verleden. Door de directe koppeling met betaalopties is de volledige boeking binnen enkele minuten afgerond.
- Wachtlijst: Afmeldingen en vervangende deelnemers zijn eenvoudig te verwerken. Ingeschreven personen kunnen voorrang krijgen zodra er plaatsen beschikbaar komen. Zo kunnen vrijgekomen plaatsen efficiënt opnieuw worden ingevuld.
- Groepsinschrijvingen: Eén persoon kan tot 150 deelnemers in één boeking inschrijven
- Geautomatiseerde herinneringen: Deelnemers ontvangen alle informatie op tijd, waardoor veel e-mails en vragen vervallen. Inhoud en verzendtijden van meldingen zijn flexibel aan te passen – van de cursusstart tot de materialenlijst.
- Integratie met agenda's: Afspraken worden naadloos overgezet naar Google- of Outlook-agenda's. Zo houden zowel docenten als deelnemers altijd overzicht over hun geboekte activiteiten.
- Flexibele vormgeving van activiteiten: Nieuwe cursussen of evenementen kunnen zonder veel moeite worden aangemaakt en gepubliceerd. Of het nu om één afspraak, een meerdaags seminar of een doorlopende cursusreeks gaat – edoobox ondersteunt alle vormen.
- Deelnemersbeheer: Overzichtelijke processen zorgen ervoor dat alle gegevens op één plek worden bijgehouden. Dankzij de duidelijke structuur houden beheerders altijd controle over inschrijvingen, facturen en communicatie.
- Aanpassing aan de huisstijl: Het systeem sluit aan op de merkuitstraling van Brack Alltron AG. Kleuren, logo's en lettertypen zijn volledig aanpasbaar, zodat het boekingstraject onderdeel lijkt van de bedrijfswebsite.
- Meertaligheid: Activiteiten kunnen in meerdere talen worden weergegeven. Momenteel biedt edoobox 28 talen.
- B2B-boekingsproces: Ook de samenwerking met partners en bedrijven werd professioneler en eenvoudiger, want zakelijke klanten kunnen direct plaatsen in blokken boeken of meerdere medewerkers tegelijk inschrijven – allemaal met slechts enkele klikken.
Implementatie: eenvoudig en ondersteund door sterke service
De invoering van edoobox verliep eenvoudig en zonder grote hindernissen. Na een korte inwerkperiode kon het team de belangrijkste functies zelfstandig gebruiken en stap voor stap in het dagelijks werk opnemen.
Citaat van Brack Alltron AG:
‘Zodra je bent ingewerkt, is de bediening heel eenvoudig. Wat mij het meest overtuigt, is het persoonlijke contact met het edoobox-team – vriendelijk, oplossingsgericht en altijd behulpzaam. De ondersteuning is echt uitstekend!’
Resultaten: aanzienlijke tijdsbesparing en tevreden deelnemers
De invoering van edoobox heeft de cursusorganisatie bij Brack Alltron AG merkbaar veranderd:
- Dankzij sjablonen en vooraf vastgelegde cursusspecificaties kost het voorbereiden en publiceren van een nieuwe cursus tegenwoordig nog maar ongeveer 3 minuten – een enorm verschil met de eerdere, aanzienlijk tijdrovendere werkwijze.
- Het administratieve werk is in totaal aanzienlijk afgenomen en processen verlopen consequent gestructureerder en transparanter.
- Voor deelnemers biedt eenvoudig online boeken grote voordelen: zij kunnen zich altijd en overal inschrijven, zonder tussen media te hoeven wisselen. Vragen en klachten zijn vrijwel verdwenen – voor Brack Alltron AG een teken dat het proces ‘soepel werkt’.
Daarnaast benadrukt Brack Alltron AG hoe sterk edoobox aan de eigen behoeften kan worden aangepast. Bijzonder gewaardeerd wordt ‘de mogelijkheid om het systeem individueel aan uiteenlopende activiteiten en cursustypen aan te passen. Veel functies en instellingen konden precies op onze behoeften worden afgestemd.’
Ook in de verdere ontwikkeling toont het platform zich flexibel: ‘Als er iets ontbreekt of verbeterd moet worden, melden we dat direct aan edoobox en onze wensen worden in ongeveer 95% van de gevallen uitgevoerd. Momenteel sluit het systeem heel goed aan op onze behoeften: een flexibel boekingssysteem met gespecialiseerde eigenschappen.’
Naast deze operationele verbeteringen laat ook een blik op de ontwikkeling op lange termijn het positieve effect zien:
In de afgelopen twaalf jaar kon Brack Alltron AG het aantal boekingen met 565,4% verhogen, terwijl de omzet in dezelfde periode met 252,8% groeide.
Conclusie: efficiëntie, flexibiliteit en professionele ondersteuning maken het verschil
Brack Alltron AG is vooral overtuigd door de eenvoudige bediening en het flexibele gebruik van edoobox, passend bij haar uitgebreide en veelzijdige cursusaanbod. De geautomatiseerde processen besparen waardevolle tijd, verminderen het administratieve werk aanzienlijk en zorgen voor transparant deelnemersbeheer.
Daarnaast staat de persoonlijke, oplossingsgerichte ondersteuning van edoobox centraal in de positieve ervaring. De mogelijkheid om het systeem aan de eigen behoeften aan te passen, maakt edoobox tot een krachtige en betrouwbare partner in cursusbeheer.
Brack Alltron AG geeft daarom een duidelijke aanbeveling: wie veel cursussen of evenementen efficiënt en professioneel wil beheren, vindt in edoobox een moderne, praktijkgerichte oplossing met echte meerwaarde.
Tip: Herkent u soortgelijke uitdagingen? Gebruik dan de gratis testperiode van edoobox en overtuig uzelf van de voordelen.
