تنظّم Brack Alltron AG عددًا كبيرًا من برامج التدريب المستمر كل عام. ففي 2024، قدّمت نحو 125 دورة وفعالية خاصة بها، إلى جانب نحو 150 تدريبًا للشركاء والمصنّعين. لكن هذا التنوع استلزم جهدًا كبيرًا. وقبل اعتماد edoobox، كانت كل فعالية تتطلب خطوات يدوية عديدة، من نشرها وإدارة التسجيلات إلى التواصل مع المشاركين. وكان على فريق التنظيم والمشاركين على حد سواء استثمار وقت طويل.
لتحسين كفاءة الإجراءات وتقديم تجربة حجز حديثة، اختارت Brack Alltron AG منصة الدورات والفعاليات edoobox.
الوضع الأولي: التحديات النموذجية قبل التقديم
قبل تطبيق edoobox، واجهت Brack Alltron AG مجموعة من الأسئلة المألوفة لدى كثير من مقدّمي الدورات:
- كيف يمكنني أن أجعل الجهد اليدوي العالي الذي يتطلبه إدارة الدورة وإعداد الفواتير أكثر كفاءة؟
- كيف يمكن التعامل بشكل أفضل مع قوائم المشاركين المربكة دون وظيفة قائمة الانتظار؟
- كيف يمكنني تبسيط جدولة المواعيد إذا لم يكن هناك دمج في الموقع الحالي؟
- كيف يمكنني منع بذل جهد إضافي إذا كانت رسائل التأكيد التلقائية عبر البريد الإلكتروني للمشاركين مفقودة؟
- كيف يمكنني متابعة حالة الحجز والاستفادة من الدورات التدريبية الخاصة بي؟
- كيف يمكنني تحديث عملية التسجيل إذا كانت تعمل حاليًا عبر البريد الإلكتروني أو الفاكس أو الهاتف فقط؟
- كيف أحل مشكلة فقدان قوائم الانتظار أو خيارات الاستبدال؟
- كيف يمكنني تنظيم بيانات الدورة التدريبية والمشاركين مركزيًا دون الحاجة إلى صيانة أنظمة متعددة بالتوازي؟
- كيف يمكنك المزامنة مع التقويمات مثل Google أو Outlook دون إدخال كل شيء يدويًا؟
لقد أوضحت هذه الأسئلة المفتوحة ما يلي: تسببت العمليات الحالية في الكثير من الجهد الإداري، وانعدام الشفافية، وتجربة المشاركين أقل من الحديثة. كان نطاق العروض وإمكانية حجزها واحترافيتها محدودًا للغاية.
الحل: اعتماد edoobox
مع اعتماد edoobox، نُفّذت وظائف أساسية تصنع الفارق اليوم:
- حجز المواعيد عبر الإنترنت: يمكن حجز جميع الدورات مباشرةً عبر الإنترنت، وأصبح التسجيل بالفاكس أو الهاتف من الماضي. وبفضل الربط المباشر بخيارات الدفع، تكتمل عملية الحجز كلها خلال دقائق قليلة.
- قائمة الانتظار: يمكن التعامل بسهولة مع الإلغاءات وإحلال المشاركين من قائمة الانتظار. ويمكن منح المسجّلين فيها الأولوية فور توفر مقاعد في الخدمة، لملء المقاعد الشاغرة بكفاءة.
- التسجيل الجماعي: يستطيع شخص واحد تسجيل ما يصل إلى 150 مشاركًا في حجز واحد
- تذكيرات آلية: يتلقى المشاركون جميع المعلومات في الوقت المناسب، مما يقلل كثيرًا من رسائل البريد والاستفسارات. ويمكن تعديل محتوى الإشعارات ومواعيدها بمرونة، من بدء الدورة إلى قائمة المواد المطلوبة.
- التكامل مع التقويمات: تُنقل المواعيد بسلاسة إلى تقويمات Google أو Outlook، ليتمكن المدرّبون والمشاركون من متابعة الفعاليات المحجوزة في أي وقت.
- تصميم مرن للخدمات: يمكن إنشاء دورات أو فعاليات جديدة ونشرها دون جهد كبير. سواء كان الموعد منفردًا، أو ندوة تمتد عدة أيام، أو سلسلة دورات مستمرة، يدعم edoobox جميع هذه الأشكال.
- إدارة المشاركين: تضمن الإجراءات الواضحة صيانة جميع البيانات في مكان واحد. وبفضل البنية الواضحة، يحتفظ المسؤولون دائمًا بالتحكم في التسجيلات والفواتير والتواصل.
- التكيّف مع الهوية البصرية: يتكيّف النظام مع مظهر علامة Brack Alltron AG. ويمكن تخصيص الألوان والشعارات والخطوط بالكامل، بحيث تبدو عملية الحجز جزءًا من موقع الشركة.
- تعدد اللغات: يمكن عرض الخدمات بعدة لغات. ويوفّر edoobox حاليًا 28 لغة.
- عملية الحجز بين الشركات B2B: أصبح التعاون مع الشركاء والشركات أكثر احترافية وبساطة أيضًا، إذ يستطيع العملاء من الشركات حجز حصص من المقاعد مباشرةً أو تسجيل عدة موظفين في وقت واحد، وكل ذلك ببضع نقرات.
التنفيذ: بسيط ومدعوم بخدمة قوية
جرى اعتماد edoobox بسهولة ودون عقبات كبيرة. وبعد فترة تعرّف قصيرة، استطاع الفريق استخدام أهم الوظائف باستقلالية ودمجها تدريجيًا في العمل اليومي.
تقول Brack Alltron AG:
«بمجرد التعرّف إلى النظام، يصبح استخدامه سهلًا جدًا. لكن أكثر ما يعجبني هو التواصل الشخصي مع فريق edoobox؛ فهم ودودون، ويركّزون على الحلول، ومستعدون دائمًا للمساعدة. الدعم ممتاز فعلًا!»
النتائج: توفير كبير للوقت ورضا المشاركين
أحدث اعتماد edoobox تغييرًا ملموسًا في تنظيم الدورات لدى Brack Alltron AG:
- بفضل القوالب ومواصفات الدورة التدريبية المحددة مسبقًا، يستغرق إعداد دورة جديدة ونشرها الآن حوالي 3 دقائق فقط - وهو فرق كبير مقارنة بالنهج السابق الذي يستغرق وقتًا أطول بكثير.
- بشكل عام، انخفض الجهد الإداري بشكل كبير وأصبحت العمليات أكثر تنظيمًا وشفافية طوال الوقت.
- يمنح الحجز البسيط عبر الإنترنت المشاركين مزايا كبيرة: يمكنهم التسجيل في أي وقت ومن أي مكان، دون الانتقال بين وسائل مختلفة. وقد اختفت الاستفسارات والشكاوى تقريبًا، وهو ما تعتبره Brack Alltron AG دليلًا على أن العملية «تسير بسلاسة».
وتؤكد Brack Alltron AG أيضًا مدى قابلية edoobox للتكيّف مع احتياجاتها. وهي تقدّر خصوصًا «إمكانية تخصيص النظام ليتلاءم مع الخدمات المتنوعة وأنواع الدورات المختلفة. فقد أمكن ضبط كثير من الوظائف والإعدادات بما يطابق احتياجاتنا بدقة.»
وتُظهر المنصة مرونة في التطوير أيضًا: «إذا كان هناك شيء ناقص أو يحتاج إلى تحسين، نبلّغ edoobox مباشرةً، وتُنفَّذ رغباتنا في نحو 95% من الحالات. يلائم النظام حاليًا متطلباتنا جيدًا جدًا، فهو نظام حجز مرن بخصائص متخصصة.»
بالإضافة إلى هذه التحسينات التشغيلية، فإن نظرة على التطوير طويل المدى تظهر أيضًا التأثير الإيجابي:
خلال السنوات الاثنتي عشرة الماضية، زادت Brack Alltron AG عدد الحجوزات بنسبة 565.4%، بينما ارتفعت الإيرادات في الفترة نفسها بنسبة 252.8%.
الخلاصة: الكفاءة والمرونة والدعم المهني يصنعان الفارق
أكثر ما يقنع Brack Alltron AG هو سهولة استخدام edoobox ومرونته، بما يلائم برامج دوراتها الواسعة والمتنوعة. وتوفّر الإجراءات الآلية وقتًا ثمينًا، وتقلّل الجهد الإداري بوضوح، وتضمن إدارة شفافة للمشاركين.
كما يشكّل الدعم الشخصي الذي يركّز على الحلول من edoobox عنصرًا أساسيًا في التجربة الإيجابية. وتتيح قابلية تخصيص النظام وفق الاحتياجات الفردية جعل edoobox شريكًا قويًا وموثوقًا في إدارة الدورات.
لذلك تقدّم Brack Alltron AG توصية واضحة: من يريد إدارة عدد كبير من الدورات أو الفعاليات بكفاءة واحترافية، يجد في edoobox حلًا حديثًا وعمليًا يوفّر قيمة حقيقية.
نصيحة: من يواجه تحديات مشابهة يمكنه الاستفادة من الفترة التجريبية لـedoobox المجانية والتعرّف بنفسه إلى المزايا.
