Brack Alltron AG järjestää vuosittain huomattavan määrän täydennyskoulutuksia. Vuonna 2024 niitä oli noin 125 omaa kurssia ja tapahtumaa sekä lisäksi noin 150 kumppani- ja valmistajakoulutusta. Monipuolisuus toi kuitenkin mukanaan paljon työtä. Ennen edooboxin käyttöönottoa jokainen tapahtuma vaati lukuisia manuaalisia vaiheita julkaisemisesta ilmoittautumisten hallintaan ja osallistujaviestintään. Sekä järjestäjätiimin että osallistujien oli käytettävä niihin paljon aikaa.
Tehostaakseen prosessejaan ja tarjotakseen nykyaikaisen varauskokemuksen Brack Alltron AG valitsi kurssi- ja tapahtuma-alustaksi edooboxin.
Lähtötilanne: Tyypillisiä haasteita ennen käyttöönottoa
Ennen edooboxin käyttöönottoa Brack Alltron AG pohti kysymyksiä, jotka ovat monelle kurssinjärjestäjälle tuttuja:
- Miten voin tehostaa kurssien hallinnointiin ja laskutukseen liittyvää suurta manuaalista työtä?
- Miten hämmentäviä osallistujalistoja ilman jonotuslistatoimintoa voidaan käsitellä paremmin?
- Kuinka voin yksinkertaistaa tapaamisaikataulua, jos sitä ei ole integroitu olemassa olevaan verkkosivustoon?
- Kuinka estän lisäponnistuksen, jos osallistujille puuttuu automaattisia vahvistussähköpostia?
- Kuinka seuraan kurssieni varaustilannetta ja käyttöä?
- Kuinka voin modernisoida rekisteröintiprosessin, jos se toimii tällä hetkellä vain sähköpostitse, faksilla tai puhelimitse?
- Miten ratkaisen puuttuvien jonotuslistojen tai korvausvaihtoehtojen ongelman?
- Kuinka järjestän kurssi- ja osallistujatiedot keskitetysti ilman, että tarvitsen ylläpitää useita järjestelmiä rinnakkain?
- Kuinka synkronoit kalentereiden, kuten Googlen tai Outlookin, kanssa syöttämättä kaikkea manuaalisesti?
Nämä avoimet kysymykset tekivät selväksi: olemassa olevat prosessit aiheuttivat paljon hallinnollista vaivaa, avoimuuden puutetta ja vähemmän ajan tasalla olevaa osallistujakokemusta. Tarjousten valikoima, varaavuus ja ammattimaisuus olivat ankarasti rajoitetut.
Ratkaisu: edooboxin käyttöönotto
edooboxin käyttöönoton myötä otettiin käyttöön keskeiset toiminnot, joilla on nyt ratkaiseva merkitys:
- Ajanvaraus verkossa: Kaikki kurssit voi varata suoraan verkossa – faksi- ja puhelinilmoittautumiset ovat historiaa. Maksuvaihtoehtojen suora liittäminen prosessiin mahdollistaa koko varauksen tekemisen muutamassa minuutissa.
- Jonotuslista: Peruutusten ja vapautuvien paikkojen täyttäminen sujuu helposti. Jonotuslistalla olevat voidaan huomioida ensisijaisesti heti, kun tarjonnassa vapautuu paikkoja. Näin vapautuneet paikat saadaan tehokkaasti täytettyä.
- Ryhmäilmoittautumiset: Yksi henkilö voi ilmoittaa yhdellä varauksella jopa 150 osallistujaa
- Automaattiset muistutukset: Osallistujat saavat kaikki tiedot ajoissa, mikä vähentää sähköposteja ja lisäkysymyksiä. Viestien sisältöä ja lähetysaikaa voi mukauttaa joustavasti kurssin alkamisesta materiaaliluetteloon.
- Kalenteri-integraatio: Ajankohdat siirtyvät saumattomasti Google- tai Outlook-kalenteriin. Näin sekä kouluttajat että osallistujat näkevät aina varaamansa tapahtumat yhdellä silmäyksellä.
- Joustava tarjonnan suunnittelu: Uusia kursseja ja tapahtumia voi luoda ja julkaista vaivattomasti. edoobox tukee kaikkia muotoja yksittäisestä ajankohdasta monipäiväiseen seminaariin ja jatkuvaan kurssisarjaan.
- Osallistujahallinta: Selkeät prosessit varmistavat, että kaikkia tietoja ylläpidetään yhdessä paikassa. Selkeän rakenteen ansiosta ylläpitäjät hallitsevat ilmoittautumisia, laskuja ja viestintää koko ajan.
- Yritysilmeen mukauttaminen: Järjestelmä mukautuu Brack Alltron AG:n brändi-ilmeeseen. Värejä, logoja ja kirjasimia voi mukauttaa täysin, jolloin varausprosessi näyttää osalta yrityksen verkkosivustoa.
- Monikielisyys: Tarjontaa voi esitellä useilla kielillä. edoobox tukee tällä hetkellä 28 kieltä.
- B2B-varausprosessi: Myös yhteistyö kumppaneiden ja yritysten kanssa muuttui ammattimaisemmaksi ja helpommaksi. Yritysasiakkaat voivat varata paikkakiintiöitä suoraan tai ilmoittaa useita työntekijöitä kerralla – vain muutamalla napsautuksella.
Toteutus: Yksinkertainen ja vahvan palvelun tukema
edooboxin käyttöönotto sujui helposti ilman suuria esteitä. Lyhyen perehdytyksen jälkeen tiimi pystyi käyttämään tärkeimpiä toimintoja itsenäisesti ja ottamaan ne vaiheittain osaksi arkea.
Brack Alltron AG:n kommentti:
”Kun järjestelmään on perehtynyt, sen käyttö on erittäin helppoa. Eniten arvostan kuitenkin henkilökohtaista yhteyttä edoobox-tiimiin: ystävällinen, ratkaisukeskeinen ja aina avulias. Tuki on todella huippuluokkaa!”
Tulokset: Merkittäviä ajansäästöjä ja tyytyväisiä osallistujia
edooboxin käyttöönotto on muuttanut Brack Alltron AG:n kurssien järjestämistä tuntuvasti:
- Mallien ja ennalta määritettyjen kurssimääritysten ansiosta uuden kurssin valmistelu ja julkaiseminen vie nyt vain noin 3 minuuttia - valtava ero verrattuna aikaisempaan, paljon aikaa vievään lähestymistapaan.
- Kaiken kaikkiaan hallinnollinen työ on vähentynyt huomattavasti ja prosessit ovat kauttaaltaan järjestelmällisempiä ja avoimempia.
- Vaivaton verkkovaraus tuo osallistujille suuria etuja: he voivat ilmoittautua milloin tahansa ja mistä tahansa vaihtamatta asiointikanavaa. Lisäkysymykset ja valitukset ovat lähes kadonneet. Brack Alltron AG:lle tämä kertoo siitä, että prosessi ”toimii sujuvasti”.
Lisäksi Brack Alltron AG korostaa, kuinka hyvin edoobox mukautuu omiin tarpeisiin. Erityistä arvostusta saa ”mahdollisuus mukauttaa järjestelmä yksilöllisesti monenlaiseen tarjontaan ja eri kurssityyppeihin. Monet toiminnot ja asetukset voitiin määrittää täsmälleen tarpeisiimme sopiviksi.”
Alusta osoittaa joustavuutensa myös jatkokehityksessä: ”Jos jotain puuttuu tai sitä pitäisi parantaa, kerromme siitä suoraan edooboxille, ja toiveemme toteutetaan noin 95 %:ssa tapauksista. Tällä hetkellä järjestelmä sopii vaatimuksiimme erittäin hyvin: joustava varausjärjestelmä, jossa on erikoistuneita ominaisuuksia.”
Näiden toiminnallisten parannusten lisäksi katsomalla pitkän aikavälin kehitystä näkyy myös positiivinen vaikutus:
Viimeisten kahdentoista vuoden aikana Brack Alltron AG kasvatti varausten määrää 565,4 %, ja liikevaihto kasvoi samalla ajanjaksolla 252,8 %.
Johtopäätös: Tehokkuus, joustavuus ja ammattimainen tuki ratkaisevat
Brack Alltron AG:tä vakuuttavat erityisesti edooboxin helppokäyttöisyys ja joustavuus, jotka sopivat yrityksen laajaan ja monipuoliseen kurssitarjontaan. Automatisoidut prosessit säästävät arvokasta aikaa, vähentävät hallintotyötä huomattavasti ja tekevät osallistujahallinnasta läpinäkyvää.
Myönteisessä kokemuksessa korostuu myös edooboxin henkilökohtainen ja ratkaisukeskeinen tuki. Mahdollisuus mukauttaa järjestelmä yksilöllisesti omiin tarpeisiin tekee edooboxista tehokkaan ja luotettavan kumppanin kurssihallintaan.
Brack Alltron AG suosittelee ratkaisua selkeästi: kun haluat hallita useita kursseja tai tapahtumia tehokkaasti ja ammattimaisesti, edoobox tarjoaa nykyaikaisen, käytännönläheisen ratkaisun, josta on todellista lisäarvoa.
Vinkki: Jos nämä haasteet ovat tuttuja, kannattaa hyödyntää maksuton edoobox-kokeilujakso ja tutustua hyötyihin itse.
