Brack Alltron AG organiserar ett betydande antal vidareutbildningar varje år: 2024 var det omkring 125 egna kurser och evenemang samt cirka 150 partner- och tillverkarutbildningar. Mångfalden medförde dock mycket arbete. Innan edoobox infördes innebar varje evenemang många manuella steg, från publicering och anmälningshantering till kommunikation med deltagarna. Både organisationsteamet och deltagarna behövde lägga mycket tid på detta.
För att effektivisera rutinerna och erbjuda en modern bokningsupplevelse valde Brack Alltron AG kurs- och evenemangsplattformen edoobox.
Utgångsläge: typiska utmaningar före införandet
Innan edoobox infördes ställdes Brack Alltron AG inför frågor som många kursarrangörer känner igen:
- Hur kan jag effektivisera det omfattande manuella arbetet med kursadministration och fakturering?
- Hur kan svåröverskådliga deltagarlistor utan väntelistefunktion hanteras bättre?
- Hur kan jag förenkla tidsplaneringen när det saknas integration på den befintliga webbplatsen?
- Hur undviker jag extra arbete när automatiska bekräftelsemejl till deltagarna saknas?
- Hur behåller jag överblicken över bokningsstatus och beläggning för mina kurser?
- Hur kan jag modernisera anmälningsprocessen om den hittills bara fungerar via e-post, fax eller telefon?
- Hur löser jag problemet med avsaknad av väntelistor eller reservplatser?
- Hur organiserar jag kurs- och deltagaruppgifter centralt utan att behöva underhålla flera system parallellt?
- Hur fungerar synkronisering med kalendrar som Google eller Outlook utan manuell inmatning av allt?
De öppna frågorna visade tydligt att de befintliga processerna gav mycket administration, bristande transparens och en mindre modern deltagarupplevelse. Erbjudandenas räckvidd, bokningsbarhet och professionalism var starkt begränsade.
Lösningen: införande av edoobox
När edoobox infördes implementerades centrala funktioner som i dag gör skillnad:
- Tidsbokning online: Alla kurser kan bokas direkt online. Tiden med fax- och telefonanmälningar är förbi. Tack vare direkt koppling till betalningsalternativ blir hela bokningen klar på några minuter.
- Väntelista: Avbokningar och ersättare hanteras enkelt. Registrerade personer kan prioriteras när platser blir lediga i erbjudandet. På så sätt fylls lediga platser effektivt.
- Gruppanmälningar: En person kan anmäla upp till 150 deltagare i en bokning
- Automatiska påminnelser: Deltagarna får all information i tid, vilket minskar mängden e-post och följdfrågor. Meddelandenas innehåll och tidpunkt kan anpassas flexibelt – från kursstart till materiallista.
- Kalenderintegration: Tillfällen överförs smidigt till Google- eller Outlook-kalendrar. Både kursledare och deltagare har därmed alltid överblick över sina bokade evenemang.
- Flexibel utformning av erbjudanden: Nya kurser och evenemang kan skapas och publiceras utan större arbete. Enstaka tillfällen, flerdagarsseminarier eller löpande kursserier – edoobox hanterar alla format.
- Deltagarhantering: Överskådliga processer samlar alla uppgifter på ett ställe. Den tydliga strukturen gör att administratörer alltid har kontroll över anmälningar, fakturor och kommunikation.
- Anpassning till grafisk profil: Systemet anpassar sig till varumärkesprofilen hos Brack Alltron AG. Färger, logotyper och typsnitt kan anpassas helt, så att bokningsflödet känns som en del av företagets webbplats.
- Flerspråkighet: Erbjudanden kan presenteras på flera språk. För närvarande erbjuder edoobox 28 språk.
- B2B-bokningsprocess: Även samarbetet med partner och företag har blivit mer professionellt och enklare. Företagskunder kan boka platskvoter direkt eller anmäla flera medarbetare samtidigt – allt med några få klick.
Implementering: enkel och med stöd av stark service
Införandet av edoobox gick enkelt och utan större hinder. Efter en kort introduktion kunde teamet använda de viktigaste funktionerna självständigt och steg för steg integrera dem i vardagen.
Citat från Brack Alltron AG:
”När man väl har kommit in i det är användningen mycket enkel. Det jag uppskattar mest är den personliga kontakten med edoobox-teamet – vänligt, lösningsorienterat och alltid hjälpsamt. Supporten är verkligen förstklassig!”
Resultat: tydlig tidsbesparing och nöjda deltagare
Införandet av edoobox har förändrat kursorganisationen hos Brack Alltron AG märkbart:
- Tack vare mallar och fördefinierade kursspecifikationer tar det i dag bara omkring 3 minuter att förbereda och publicera en ny kurs – en enorm skillnad jämfört med det tidigare betydligt mer tidskrävande arbetssättet.
- Den totala administrationen har minskat avsevärt och processerna är genomgående mer strukturerade och transparenta.
- Den enkla onlinebokningen ger stora fördelar för deltagarna: de kan anmäla sig när som helst och var som helst utan att byta kanal. Följdfrågor och klagomål har nästan försvunnit, vilket Brack Alltron AG ser som ett tecken på att processen ”fungerar smidigt”.
Dessutom lyfter Brack Alltron AG fram hur väl edoobox kan anpassas till egna behov. Särskilt uppskattas ”möjligheten att anpassa systemet individuellt till många olika erbjudanden och kurstyper. Många funktioner och inställningar kunde konfigureras exakt efter våra behov.”
Plattformen visar även flexibilitet i vidareutvecklingen: ”Om något saknas eller behöver förbättras meddelar vi det direkt till edoobox, och våra önskemål genomförs i omkring 95 % av fallen. Just nu passar systemet våra behov mycket bra – ett flexibelt bokningssystem med specialiserade egenskaper.”
Utöver dessa operativa förbättringar visar även den långsiktiga utvecklingen den positiva effekten:
Under de senaste tolv åren har Brack Alltron AG ökat antalet bokningar med 565,4 %, medan omsättningen under samma period vuxit med 252,8 %.
Slutsats: effektivitet, flexibilitet och professionell support gör skillnad
Brack Alltron AG uppskattar framför allt den enkla hanteringen och flexibla användningen av edoobox, som passar det omfattande och varierade kursutbudet. De automatiserade processerna sparar värdefull tid, minskar administrationen tydligt och ger transparent deltagarhantering.
Den personliga, lösningsorienterade supporten från edoobox är också central för den positiva upplevelsen. Möjligheten att anpassa systemet individuellt till egna behov gör edoobox till en kraftfull och tillförlitlig partner för kursadministration.
Brack Alltron AG ger därför en tydlig rekommendation: den som vill hantera många kurser eller evenemang effektivt och professionellt hittar i edoobox en modern, praktiskt inriktad lösning med verkligt mervärde.
Tips: Den som känner igen utmaningarna bör använda den kostnadsfria provperioden för edoobox och själv upptäcka fördelarna.
