Brack Alltron AG vsako leto organizira veliko nadaljnjih izobraževanj: leta 2024 okoli 125 lastnih tečajev in dogodkov ter približno 150 usposabljanj partnerjev in proizvajalcev. Raznolikost je zahtevala veliko dela. Pred uvedbo edoobox je vsak dogodek pomenil številne ročne korake, od objave in upravljanja prijav do komunikacije z udeleženci. Organizacijska ekipa in udeleženci so morali vložiti veliko časa.
Da bi postopke naredili učinkovitejše in ponudili sodobno rezervacijsko izkušnjo, se je podjetje Brack Alltron AG odločilo za platformo za tečaje in dogodke edoobox.
Izhodišče: tipični izzivi pred uvedbo
Pred uvedbo edoobox se je podjetje Brack Alltron AG soočalo z vrsto vprašanj, ki jih pozna veliko ponudnikov tečajev:
- Kako učinkoviteje zmanjšam veliko ročnega dela pri upravljanju tečajev in izdajanju računov?
- Kako bolje upravljati nepregledne sezname udeležencev brez funkcije čakalne liste?
- Kako poenostavim načrtovanje terminov, če ni integracije v obstoječe spletno mesto?
- Kako preprečim dodatno delo zaradi manjkajočih samodejnih potrditvenih e-poštnih sporočil za udeležence?
- Kako ohranim pregled nad statusom rezervacij in zasedenostjo svojih tečajev?
- Kako posodobim prijavni postopek, ki doslej poteka samo po e-pošti, faksu ali telefonu?
- Kako rešim težavo manjkajočih čakalnih list ali možnosti zapolnitve prostih mest?
- Kako na enem mestu organiziram podatke o tečajih in udeležencih brez vzporednega vzdrževanja več sistemov?
- Kako poteka sinhronizacija s koledarji, kot sta Google in Outlook, brez ročnega vnosa vsega?
Ta odprta vprašanja so pokazala, da obstoječi postopki povzročajo veliko administracije, nepreglednost in zastarelo izkušnjo udeležencev. Doseg, možnost rezervacije in profesionalnost ponudb so bili močno omejeni.
Rešitev: uvedba edoobox
Z uvedbo edoobox so bile vzpostavljene ključne funkcije, ki danes prinašajo odločilne prednosti:
- Spletna rezervacija terminov: vse tečaje je mogoče rezervirati neposredno na spletu – prijave po faksu in telefonu so preteklost. Zaradi neposredne povezave s plačili je celotna rezervacija zaključena v nekaj minutah.
- Čakalni seznam: odpovedi in zapolnjevanje prostih mest so preprosti. Vpisane osebe lahko prednostno upoštevate, ko se v ponudbi sprostijo mesta, in jih tako učinkovito zapolnite.
- Skupinske prijave: ena oseba lahko v eni rezervaciji prijavi do 150 udeležencev
- Samodejni opomniki: udeleženci pravočasno prejmejo vse informacije, zato odpade veliko e-pošte in dodatnih vprašanj. Vsebino in čas obvestil lahko prožno prilagodite – od začetka tečaja do seznama gradiv.
- Povezava s koledarji: termini se nemoteno prenesejo v Googlov ali Outlookov koledar. Tako imajo vodje tečajev in udeleženci vedno pregled nad rezerviranimi dogodki.
- Prilagodljivo oblikovanje ponudb: nove tečaje in dogodke lahko ustvarite in objavite brez večjega truda. Posamezni termini, večdnevni seminarji ali redni nizi tečajev – edoobox podpira vse formate.
- Upravljanje udeležencev: pregledni postopki zagotavljajo vzdrževanje vseh podatkov na enem mestu. Jasna struktura skrbnikom omogoča stalen nadzor nad prijavami, računi in komunikacijo.
- Prilagoditev celostni podobi: sistem se prilagodi znamki družbe Brack Alltron AG. Barve, logotipe in pisave je mogoče povsem prilagoditi, tako da rezervacija deluje kot del spletnega mesta podjetja.
- Večjezičnost: ponudbe lahko prikažete v več jezikih. edoobox trenutno ponuja 28 jezikov.
- Postopek rezervacije B2B: tudi sodelovanje s partnerji in podjetji je postalo profesionalnejše in preprostejše. Poslovne stranke lahko neposredno rezervirajo kvote ali hkrati prijavijo več zaposlenih – z nekaj kliki.
Uvedba: preprosta in podprta z odlično storitvijo
Uvedba edoobox je potekala preprosto in brez večjih ovir. Po kratkem uvajanju je ekipa samostojno uporabljala najpomembnejše funkcije in jih postopoma vključila v vsakodnevno delo.
Izjava podjetja Brack Alltron AG:
»Ko se z uporabo seznaniš, je zelo preprosta. Najbolj pa me prepriča osebni stik z ekipo edoobox – prijazna je, usmerjena v rešitve in vedno pripravljena pomagati. Podpora je res odlična!«
Rezultati: občuten prihranek časa in zadovoljni udeleženci
Uvedba edoobox je občutno spremenila organizacijo tečajev pri Brack Alltron AG:
- Zaradi predlog in vnaprej določenih specifikacij tečajev priprava in objava novega tečaja danes trajata le približno 3 minute – velika razlika v primerjavi s precej zamudnejšim prejšnjim postopkom.
- Administrativno delo se je na splošno znatno zmanjšalo, procesi pa dosledno potekajo bolj strukturirano in pregledno.
- Preprosta spletna rezervacija udeležencem prinaša velike prednosti: prijavijo se kadar koli, od koder koli in brez prehodov med mediji. Dodatna vprašanja ali pritožbe so skoraj izginile – za Brack Alltron AG je to znak, da postopek »deluje gladko«.
Družba Brack Alltron AG dodatno poudarja, kako dobro se edoobox prilagodi njenim potrebam. Posebej ceni »možnost individualnega prilagajanja sistema različnim ponudbam in vrstam tečajev. Številne funkcije in nastavitve smo lahko nastavili točno po naših potrebah.«
Platforma je prilagodljiva tudi pri razvoju: »Če kaj manjka ali bi bilo treba izboljšati, to sporočimo neposredno edoobox – naše želje so uresničene v približno 95 % primerov. Sistem trenutno zelo dobro ustreza našim zahtevam: prilagodljiv rezervacijski sistem s specializiranimi funkcijami.«
Poleg teh operativnih izboljšav tudi pogled na dolgoročni razvoj pokaže pozitiven učinek:
V zadnjih dvanajstih letih je Brack Alltron AG povečal število rezervacij za 565,4 %, prihodki pa so v istem obdobju zrasli za 252,8 %.
Sklep: učinkovitost, prilagodljivost in profesionalna podpora naredijo razliko
Brack Alltron AG prepriča predvsem preprosta in prilagodljiva uporaba edoobox, primerna za obsežno in raznoliko ponudbo tečajev. Avtomatizirani postopki prihranijo dragoceni čas, močno zmanjšajo administracijo in zagotavljajo pregledno upravljanje udeležencev.
V središču pozitivne izkušnje je tudi osebna podpora edoobox, usmerjena v rešitve. Možnost individualnega prilagajanja sistema lastnim potrebam naredi edoobox zmogljivega in zanesljivega partnerja pri upravljanju tečajev.
Brack Alltron AG zato jasno priporoča: kdor želi številne tečaje ali dogodke upravljati učinkovito in profesionalno, v edoobox najde sodobno, praktično rešitev z resnično dodano vrednostjo.
Nasvet: če se srečujete s podobnimi izzivi, izkoristite brezplačno preizkusno obdobje edoobox in se sami prepričajte o prednostih.
