Brack Alltron AG co roku organizuje znaczną liczbę szkoleń: w 2024 roku około 125 własnych kursów i wydarzeń oraz dodatkowo około 150 szkoleń partnerskich i producenckich. Ta różnorodność wiązała się jednak z dużym nakładem pracy. Przed wdrożeniem edoobox każde wydarzenie wymagało wielu ręcznych działań – od publikacji oferty i obsługi zapisów po komunikację z uczestnikami. Zarówno zespół organizacyjny, jak i uczestnicy poświęcali na to wiele czasu.
Aby usprawnić procesy i zapewnić nowoczesne doświadczenie rezerwacji, Brack Alltron AG wybrała platformę kursów i wydarzeń edoobox.
Sytuacja wyjściowa: typowe wyzwania przed wdrożeniem
Przed wdrożeniem edoobox przed Brack Alltron AG pojawił się szereg pytań znanych wielu organizatorom kursów:
- Jak usprawnić czasochłonne ręczne zarządzanie kursami i fakturowaniem?
- Jak lepiej zarządzać nieprzejrzystymi listami uczestników bez funkcji listy oczekujących?
- Jak uprościć planowanie terminów, gdy brakuje integracji z istniejącą stroną internetową?
- Jak uniknąć dodatkowej pracy, gdy brakuje automatycznych potwierdzeń e-mail dla uczestników?
- Jak śledzić status rezerwacji i obłożenie kursów?
- Jak unowocześnić proces zapisów, który dotąd działał tylko przez e-mail, faks lub telefon?
- Jak rozwiązać problem braku list oczekujących lub możliwości zajęcia zwalnianych miejsc?
- Jak centralnie organizować dane kursów i uczestników bez równoległej obsługi kilku systemów?
- Jak zsynchronizować kalendarze, takie jak Google lub Outlook, bez ręcznego wpisywania wszystkiego?
Otwarte pytania ujawniły, że dotychczasowe procesy powodowały dużo pracy administracyjnej, brak przejrzystości i mało nowoczesne doświadczenie uczestników. Zasięg, możliwość rezerwacji i profesjonalizm ofert były silnie ograniczone.
Rozwiązanie: wdrożenie edoobox
Wraz z wdrożeniem edoobox wdrożono kluczowe funkcje, które dziś robią różnicę:
- Rezerwacja terminów online: Wszystkie kursy można rezerwować bezpośrednio online — zapisy faksem i telefonicznie należą już do przeszłości. Dzięki bezpośredniemu połączeniu z opcjami płatności cała rezerwacja zajmuje kilka minut.
- Lista oczekujących: Rezygnacje i przyjmowanie osób z listy oczekujących można obsługiwać bez komplikacji. Zapisane osoby mogą mieć pierwszeństwo, gdy zwolnią się miejsca w ofercie. Pozwala to sprawnie ponownie zapełniać wolne miejsca.
- Zapisy zbiorcze: Jedna osoba może zapisać do 150 uczestników w jednej rezerwacji
- Automatyczne przypomnienia: Uczestnicy otrzymują wszystkie informacje na czas, co eliminuje wiele e-maili i dodatkowych pytań. Treść i terminy powiadomień można elastycznie dostosować — od rozpoczęcia kursu po listę materiałów.
- Integracja z kalendarzami: Terminy są płynnie przenoszone do kalendarzy Google lub Outlook. Dzięki temu prowadzący i uczestnicy zawsze mają pełny przegląd zarezerwowanych wydarzeń.
- Elastyczne projektowanie ofert: Nowe kursy i wydarzenia można tworzyć i publikować bez dużego nakładu pracy. Pojedynczy termin, kilkudniowe seminarium czy cykl zajęć — edoobox obsługuje wszystkie formaty.
- Zarządzanie uczestnikami: Przejrzyste procesy zapewniają utrzymywanie wszystkich danych w jednym miejscu. Jasna struktura pozwala administratorom zawsze kontrolować zapisy, faktury i komunikację.
- Dostosowanie do identyfikacji wizualnej: System dostosowuje się do identyfikacji wizualnej Brack Alltron AG. Kolory, logo i czcionki można w pełni dostosować, dzięki czemu proces rezerwacji wygląda jak część firmowej strony.
- Wielojęzyczność: Oferty można prezentować w wielu językach. Obecnie edoobox oferuje 28 języków.
- Proces rezerwacji B2B: Współpraca z partnerami i firmami również stała się bardziej profesjonalna i prostsza. Klienci firmowi mogą bezpośrednio rezerwować pule miejsc lub zapisywać kilku pracowników jednocześnie — wszystko za pomocą kilku kliknięć.
Wdrożenie: proste i wsparte dobrą obsługą
Wdrożenie edoobox przebiegło łatwo i bez większych przeszkód. Po krótkim wdrożeniu zespół samodzielnie korzystał z najważniejszych funkcji i stopniowo włączał je do codziennej pracy.
Cytat z Brack Alltron AG:
„Po zapoznaniu się z systemem obsługa jest bardzo prosta. Najbardziej przekonuje mnie jednak osobisty kontakt z edoobox — przyjazny, nastawiony na rozwiązania i zawsze pomocny. Wsparcie jest naprawdę świetne!”
Rezultaty: wyraźna oszczędność czasu i zadowoleni uczestnicy
Wdrożenie edoobox wyraźnie zmieniło organizację kursów w Brack Alltron AG:
- Dzięki szablonom i zdefiniowanym specyfikacjom przygotowanie i opublikowanie nowego kursu zajmuje dziś tylko około 3 minut — to ogromna różnica wobec wcześniejszego, znacznie bardziej czasochłonnego sposobu pracy.
- Całkowity nakład pracy administracyjnej znacząco spadł, a procesy są konsekwentnie bardziej uporządkowane i przejrzyste.
- Proste rezerwacje online dają uczestnikom duże korzyści: mogą zapisywać się zawsze, z dowolnego miejsca i bez przechodzenia między kanałami. Pytania i skargi niemal zniknęły — dla Brack Alltron AG to oznaka, że proces „działa płynnie”.
Ponadto Brack Alltron AG podkreśla, jak bardzo edoobox można dostosować do własnych potrzeb. Szczególnie ceniona jest „możliwość indywidualnego dostosowania systemu do różnorodnych ofert i rodzajów kursów. Wiele funkcji i ustawień udało się skonfigurować dokładnie według naszych potrzeb”.
Platforma wykazuje elastyczność również w dalszym rozwoju: „Jeśli czegoś brakuje lub coś wymaga poprawy, zgłaszamy to bezpośrednio do edoobox – a nasze życzenia są realizowane w około 95% przypadków. Obecnie system bardzo dobrze spełnia nasze wymagania: elastyczny system rezerwacji ze specjalistycznymi funkcjami”.
Oprócz usprawnień operacyjnych pozytywny efekt widać również w rozwoju długoterminowym:
W ciągu ostatnich dwunastu lat Brack Alltron AG zwiększyła liczbę rezerwacji o 565,4%, a przychody w tym samym okresie wzrosły o 252,8%.
Podsumowanie: efektywność, elastyczność i profesjonalna pomoc robią różnicę
Firmę Brack Alltron AG przekonuje przede wszystkim prosta obsługa i elastyczne zastosowanie edoobox – dopasowane do rozbudowanej i różnorodnej oferty kursów. Automatyczne procesy oszczędzają cenny czas, znacząco ograniczają administrację i zapewniają przejrzyste zarządzanie uczestnikami.
Ponadto osobiste, nastawione na rozwiązania wsparcie edoobox znajduje się w centrum pozytywnych doświadczeń. Możliwość indywidualnego dostosowania systemu do własnych potrzeb sprawia, że edoobox jest skutecznym i niezawodnym partnerem w zarządzaniu kursami.
Brack Alltron AG wyraźnie poleca: kto chce sprawnie i profesjonalnie zarządzać wieloma kursami lub wydarzeniami, znajdzie w edoobox nowoczesne, praktyczne rozwiązanie z realną wartością dodaną.
Wskazówka: Osoby mierzące się z podobnymi wyzwaniami powinny wykorzystać bezpłatny okres próbny edoobox i osobiście przekonać się o korzyściach.
