Tarif 595 et XML 5.0 dès 2027 : préparez votre facturation

Quiconque propose des cours, des formations ou des abonnements en faveur de la santé connaît le processus actuel : les clients reçoivent une facture ou une confirmation d'abonnement et la soumettent à leur caisse complémentaire d'assurance maladie. À partir du 1er janvier 2027, ce processus deviendra plus uniforme. Les caisses maladie, les labels de qualité et les organismes de certification concernés exigent alors le tarif 595 et la norme de facturation XML 5.0 pour les documents de remboursement nouvellement émis.

Pour les prestataires, cela signifie dans un premier temps un travail de préparation supplémentaire. En plus des données de facturation habituelles, la position tarifaire, le GLN, la ZSR, les informations d'assurance et le numéro AVS doivent également être correctement fusionnés à l'avenir. C'est exactement là que devrait intervenir la fonction prévue du tarif 595 d'edoobox : les informations requises seront liées à la gestion des réservations et des factures existante afin que vous n'ayez pas à mettre en place un processus séparé pour chaque facture.

Note sur la disponibilité dans edoobox

La fonction Tarif 595 est actuellement en phase de préparation finale et n'est pas encore disponible dans la version productive d'edoobox. Nous vous communiquerons en temps utile la date de publication exacte et les étapes de configuration.

Le plus important en bref

• Le tarif 595 concerne les prestations ambulatoires de promotion de la santé de l'assurance complémentaire de la VVG.
• A compter du 1er janvier 2027, le format de facture XML 5.0 sera exigé pour les nouveaux documents de remboursement.
• Une facture au tarif 595 nécessite des informations supplémentaires sur le fournisseur, l'assurance et l'abonné.
• Le tarif règle la présentation de la prestation, mais ni votre prix ni un remboursement garanti.
• La fonction edoobox prévue créera le fichier XML à partir des données de réservation et de facture existantes.
• La transmission directe via eTG reste un processus distinct et, pour l’instant, volontaire.

Qu'est-ce qui change avec le tarif 595 ?

Le Tarif 595 porte officiellement le nom « Ambulante gesundheitsfördernde Leistungen VVG », soit les prestations ambulatoires de promotion de la santé relevant de la LCA. Il crée une structure commune pour des prestations telles que les abonnements de fitness, les cours collectifs, l’entraînement personnel, les activités corps et esprit ainsi que certaines prestations de conseil et de prévention. Selon l’offre, la facturation s’effectue par exemple par leçon, par mois ou par année.

Le tarif ne doit pas être assimilé à une liste de prix. Vous continuez à déterminer votre propre prix. La reconnaissance de votre offre et le montant d'un remboursement continuent également de dépendre de l'assurance complémentaire de votre client. Une facture techniquement correcte facilite le traitement, mais ne constitue pas une promesse de paiement de la part de la caisse d'assurance maladie.

VVG au lieu de l'assurance de base

Le tarif 595 appartient au domaine de l'assurance maladie complémentaire volontaire selon la VVG. Il ne s'agit pas d'un tarif d'assurance de base obligatoire. Le remboursement d'une prestation dépend toujours du produit d'assurance, de la reconnaissance du prestataire et des conditions de la caisse d'assurance maladie concernée.

Tarif et XML remplissent des tâches différentes

Le tarif décrit quelle prestation est facturée. Le schéma XML 5.0 décrit comment la facture entière doit être structurée sur le plan technique. Seule la combinaison des deux permet d’obtenir un justificatif de remboursement standardisé au Tarif 595.

Cela semble technique, mais l'avantage est simple : la caisse d'assurance maladie reçoit les informations sous une forme uniforme et lisible par machine. Cela vous permet d’éviter les documents incomplets ou difficiles à lire. ZUGFeRD et XRechnung sont d'autres formats de facture et ne remplacent pas le Tarif-595-XML.

De quelles données une facture tarif 595 a-t-elle besoin ?

Pour la facture, des informations sont rassemblées, dont certaines sont actuellement conservées à différents endroits. Une bonne préparation permet d'économiser les requêtes et les corrections manuelles ultérieurement.

• Émetteur de la facture : raison sociale, adresse, GLN et RCC
• Fournisseur de prestations : GLN du prestataire, GLN du site, RCC et lieu de la prestation
• Caisse-maladie : nom, adresse et GLN de l’assureur concerné
• Personne assurée : prénom, nom, date de naissance, sexe, adresse et numéro AVS
• Prestation : Tarif 595, code tarifaire, désignation officielle, quantité et prix unitaire
• Période : dates effectives de début et de fin de l’abonnement ou de l’offre
• Traitement : ambulatoire, prévention et canton de traitement
• Paiement : CHF, IBAN, référence, montant de la facture et solde dû
• Facture : numéro de facture, date de facturation et, le cas échéant, informations de rappel

Pour les participants mineurs, une représentation légale peut également être pertinente. Il est important que la personne assurée reste clairement identifiée. La durée du service doit également être correcte : le début effectif de l'offre ou de l'abonnement est déterminant.

Voici comment fonctionnera la fonction prévue dans edoobox

Notre objectif est un processus compréhensible sans double saisie de données. L'édition Tarif 595 est donc directement connectée à la gestion des participants, des réservations et des factures existante.

1. Préparer une fois les données de base : les paramètres de facturation contiennent le GLN du prestataire et du site, le numéro RCC, les données de la caisse-maladie, la position tarifaire par défaut, le canton du traitement, la règle de quantité, le champ de données AVS et l’IBAN. Un contrôle empêchera l’activation de la fonction si la configuration est manifestement incomplète.
2. Recueillez les informations nécessaires lors de la réservation : Un champ de données participant spécifique peut être utilisé pour le numéro AVS et relié au paramètre du Tarif 595. Vous décidez dans quels formulaires d’inscription ce champ apparaît et doit être rempli. Le nom, l’adresse, la date de naissance et le sexe sont également repris des données des participants.
3. Définir la position tarifaire et la quantité appropriées : dans la première version, une position tarifaire par défaut sera enregistrée dans les paramètres de facturation. La quantité correspondra, au choix, à une unité forfaitaire ou au nombre de leçons réservées. Cela couvrira par exemple les abonnements annuels avec une quantité de 1 et les abonnements de dix cours avec dix leçons.
4. Créer la facture comme d’habitude : la facture continuera d’être créée automatiquement lors de la réservation ou manuellement par un administrateur. edoobox réunira les données nécessaires concernant les participants, les réservations et les paiements pour produire le document au Tarif 595. Cette fonction est prévue pour les factures en francs suisses.
5. Vérifier, enregistrer et mettre à disposition le XML : un fichier XML distinct au format generalInvoice 5.0 sera créé à partir de la facture. Avant l’enregistrement, edoobox vérifiera sa structure technique par rapport au schéma officiel. Le XML sera ensuite téléchargeable depuis la vue de la facture et pourra être joint aux e-mails de facturation prévus à cet effet.

Exemple : Un abonnement de 10 cours

Un client réserve dix leçons d’un cours collectif reconnu. Lors du processus d'inscription, les informations personnelles nécessaires à la facture sont enregistrées. Pour la facturation, la position tarifaire correspondante « par cours » avec la quantité 10 est utilisée.

Dès que la fonction sera disponible et paramétrée, edoobox créera également le tarif 595 XML à partir de la facture individuelle normale. Le client paie le prestataire comme d'habitude et remet le reçu de remboursement à sa compagnie d'assurance complémentaire. La caisse d'assurance maladie décide si et dans quelle mesure un remboursement sera effectué sur la base du produit d'assurance.

Tiers Garant et eTG : deux voies possibles

Selon le processus habituel de Tiers-Garant, le client vous paie la facture et remet lui-même le reçu de remboursement à la compagnie d'assurance complémentaire. La caisse d'assurance maladie vérifie ensuite la reconnaissance, la couverture d'assurance et le montant remboursable.

La fonction edoobox prévue créera et fournira le XML requis. Cela n'implique pas automatiquement une transmission électronique directe à la caisse d'assurance maladie via eTG ou MediData. eTG est actuellement volontaire et nécessite un accord de transfert séparé et une déclaration de consentement du client.

L’AVS elle-même ne paie pas non plus ces prestations. Le numéro AVS sert uniquement à identifier clairement la personne assurée sur le justificatif de remboursement.

Différenciation par rapport au tarif 590

Le tarif 595 ne s'applique pas de manière généralisée à toutes les offres liées à la santé. Il est destiné à la promotion et à la prévention de la santé par le biais de centres de remise en forme, de prestataires de cours, de studios d'exercices et d'installations comparables. En revanche, les prestations de médecine complémentaire et alternative sont généralement facturées au tarif 590.

Si vous opérez dans les deux zones ou utilisez plusieurs numéros ZSR, les services doivent être facturés séparément. En cas de doute, clarifiez la mission avec votre organisme de certification.

Numéro AVS et protection des données

Le numéro AVS est un identifiant personnel permanent et doit être traité avec le plus grand soin. En outre, les positions tarifaires individuelles peuvent permettre de tirer des conclusions sur la situation personnelle ou de santé.

Par conséquent, ne collectez que les informations dont vous avez besoin pour le reçu de remboursement. Limitez l’accès aux employés responsables, utilisez un accès administratif sécurisé et vérifiez comment les factures et XML sont transmis à la bonne personne.

L’utilisation systématique du numéro AVS en dehors de l’AVS est réglementée par la loi. Avant une utilisation productive, vous devez donc clarifier la base juridique, votre rôle en tant que responsable, les éventuelles obligations de déclaration et les délais de conservation et de suppression. Le consentement dans le formulaire d’inscription ne remplace pas automatiquement ce contrôle.

En tant que partenaire suisse, edoobox fournit la base technique pour un traitement structuré et contrôlé. La responsabilité de la collecte autorisée, de la répartition tarifaire correcte et de l'organisation de l'accès incombe au fournisseur concerné. Si vous avez des questions sur la configuration, notre équipe vous assistera personnellement.

Ce que vous pouvez préparer maintenant

1. Vérifier les numéros GLN et RCC : contactez suffisamment tôt votre organisme de certification ou votre label de qualité.
2. Associez vos offres : Déterminez les positions tarifaires et les quantités adaptées à vos cours, abonnements et consultations.
3. Préparer les données des participants : vérifiez que le nom, l’adresse, la date de naissance, le sexe et le numéro AVS peuvent être saisis intégralement.
4. Définir le processus d’assurance : déterminez comment attribuer la bonne caisse-maladie et son GLN.
5. Clarifiez la protection des données : Mettez à jour les informations, les autorisations ainsi que les règles de conservation et de suppression.
6. Définir les cas de test : prévoyez des tests pour les réservations individuelles, les abonnements de dix séances et les abonnements annuels, les données obligatoires manquantes et les corrections.

Les corrections restent traçables

Si le montant, la période ou les données du participant ne sont pas corrects, un reçu émis ne doit pas être modifié manuellement par la suite. edoobox prend déjà en charge la mise à jour des factures via une facture d'annulation et une nouvelle facture créée ultérieurement. La fonction prévue du tarif 595 sera intégrée à ce processus existant.

Des règles supplémentaires s’appliquent à une transmission directe eTG. Selon la FAQ en vigueur, en cas d'erreurs, une annulation complète puis une nouvelle facture sont fournies.

Conclusion : Préparez-vous maintenant, facturez plus facilement plus tard

Le tarif 595 impose des exigences supplémentaires à partir de 2027, mais crée également un processus de facturation plus clair et plus cohérent. Il est crucial d'organiser les informations nécessaires à un stade précoce et d'affecter vos offres aux positions tarifaires correctes.

La fonction edoobox prévue intégrera cette tâche dans le processus habituel de réservation et de facturation. Cela signifie que les données des participants, la durée de service, le montant et les informations de paiement ne doivent pas être à nouveau enregistrées dans un système séparé. Le XML Tarif 595 est créé à partir de la facture, vérifié techniquement et mis à disposition pour téléchargement ou expédition.

Vous pouvez préparer les GLN, ZSR, positions tarifaires, données des participants et processus de protection des données avant publication. Cela laisse suffisamment de temps pour les tests avant le 1er janvier 2027. Si vous avez besoin d'aide pour la configuration, l'équipe edoobox vous accompagnera personnellement dans les prochaines étapes.

Sources et informations complémentaires

• Forum d'échange de données : Tarif de publication 595
• Forum d'échange de données : données de référence tarifaires actuelles
• Forum d'échange de données : norme de facturation XML 5.0, XSD et exemples
• Helsana : tarif 595 et facturation électronique
• Guide du tarif 595, version 3 mars 2026
• FAQ Tarif 595, version 3 mars 2026
• QualiCert : Tarif 595, GLN et ZSR
• Office fédéral des assurances sociales: utilisation du numéro AVS
• PDPIC : Mesures techniques et organisationnelles de protection des données
• edoobox : champs de données des participants
• edoobox : Gérer les factures et factures d'annulation

Remarque : cet article fournit des informations générales et ne constitue pas un conseil juridique, fiscal ou en matière d’assurance. Les documents en vigueur du Forum Datenaustausch, des assureurs et de l’organisme de certification compétent font foi.

Questions fréquemment posées sur le tarif 595 et edoobox

Le tarif 595 est-il exigé par la loi à partir de 2027 ?

À partir du 1er janvier 2027, les assureurs et les organisations professionnelles participants exigeront le Tarif 595 pour les prestations de promotion de la santé relevant de la LCA. Il ne s’agit pas d’une obligation tarifaire générale applicable à l’assurance de base.

Une facture tarif 595 garantit-elle un remboursement ?

Non. La caisse maladie continue de vérifier la reconnaissance du prestataire, la prestation assurée, la couverture et le montant maximum pouvant être remboursé.

Une facture PDF ordinaire est-elle suffisante ?

Une facture PDF créée par vous-même ne peut pas être assimilée à une facture basée sur XML 5.0. Le fichier XML structuré ou la représentation standardisée est requis pour un traitement lisible par machine.

La prestation est-elle facturée via l'AVS?

Non. Le numéro AVS sert uniquement à identifier clairement la personne assurée sur le justificatif de remboursement. La prestation est vérifiée par l’assurance maladie complémentaire privée.

La transmission électronique via eTG est-elle obligatoire ?

Non. La transmission directe est actuellement volontaire. Le client peut toujours présenter lui-même le reçu de remboursement à sa compagnie d’assurance complémentaire.

Le tarif 590 et le tarif 595 peuvent-ils être utilisés sur la même facture ?

Les deux zones de service doivent être clairement séparées et facturées à l'aide des numéros ZSR appropriés. En cas de doute, vous devez contacter l'organisme de certification responsable.

La fonction tarif 595 est-elle déjà disponible dans edoobox ?

Pas encore. Selon le statut communiqué, la fonction est en préparation finale. La date de sortie exacte et les étapes de configuration seront communiquées séparément.