Automatisations : Créer et activer des règles
Avec les automations, vous réagissez dans edoobox à certains événements. Une règle décrit quand elle est vérifiée, seulement si quelles conditions sont remplies et ce qui doit se passer alors. Vous pouvez, par exemple, ajouter des balises, créer une note interne ou choisir un modèle approprié avant l'envoi.
Activez d'abord le plugin Automations dans le Plugin Manager. Vérifiez les prérequis et conditions affichés. Ouvrez ensuite Paramètres → Automations. Si la vue détaillée du plugin s'affiche, la configuration n'est pas encore débloquée.
Créer une règle
- Ouvrez Automations → Règles et choisissez Nouvelle règle.
- Saisissez un nom unique, par exemple « Webinaire : marquer la personne ».
- Sous Quand, choisissez l'événement. Les badges de contexte affichés indiquent quelles données sont disponibles pour les conditions et les actions.
- Ajoutez les conditions sous Seulement si.
- Ajoutez au moins une action complète sous Alors.
- Complétez la description et la priorité. Enregistrez d'abord la règle en tant que brouillon.
Choisir l'événement approprié
| Événement | Contextes disponibles |
|---|---|
| Nouvelle personne | Données utilisateur |
| Nouvelle réservation | Réservation, utilisateur, offre et encadrement de l'offre |
| Nouvelle offre | Offre et encadrement de l'offre |
| Avant l'envoi de la confirmation de réservation | Communication, réservation, utilisateur, offre et encadrement de l'offre |
| Avant l'envoi d'un certificat | En plus, le lien spécifique au participant |
Un événement de création n'est pas un déclencheur général pour toute modification ultérieure. Choisissez un déclencheur réellement proposé pour une situation métier différente. Le choix de modèles d'e-mail ou de PDF avant l'envoi appartient aux événements de communication.
Utiliser ET, OU et les conditions
Pour chaque condition, choisissez d'abord le contexte, puis le champ et la comparaison. Le type de données détermine le choix : les textes peuvent être comparés ou vérifiés quant aux mots qu'ils contiennent ; les nombres quant aux tailles et aux plages ; les champs de date quant aux périodes ou à une ancienneté ; les balises quant à une, toutes ou aucune valeur sélectionnée.
- Toutes les conditions / ET : Chaque condition du groupe doit être remplie.
- Au moins une condition / OU : Une condition remplie suffit.
- Groupes : Un sous-groupe relie, par exemple, deux alternatives au sein d'une règle ET.
Exemple : « L'offre a la balise Webinaire » ET (« La langue est allemande » OU « La langue est française »). La règle ne s'applique ainsi qu'aux webinaires dans l'une des deux langues.
Chaque règle permet au maximum deux niveaux de groupes visibles, 50 conditions et 10 actions. Choisissez les champs personnalisés et les tags disponibles dans le compte. Un groupe de conditions vide ne limite pas l’événement ; vérifiez soigneusement dans le récapitulatif si la règle doit s’appliquer à tous les enregistrements concernés.
Configurer les actions
| Action | Sélection requise |
|---|---|
| Modifier les données utilisateur | Champ standard ou champ de données propre modifiable et nouvelle valeur |
| Ajouter ou supprimer des balises utilisateur | Balises à partir du compte |
| Envoyer un e-mail avec modèle | Modèle d'e-mail approprié et destinataire : un champ e-mail disponible de la personne ou de l'encadrement de l'offre |
| Créer une note | Objet, message et affectation à la personne et/ou à la réservation |
| Remplacer le modèle d'e-mail | Modèle approprié pour l'envoi de communication à venir |
| Remplacer le modèle PDF | Modèle compatible pour le document du participant dans le contexte de communication |
L'action « Remplacer le modèle » modifie le choix pour l'envoi à venir. Elle est à distinguer d'une action e-mail supplémentaire, qui génère un autre message. Un e-mail supplémentaire ne doit pas envoyer par erreur la même confirmation une nouvelle fois.
Ordonnez les actions avec les flèches. Les priorités de règle plus élevées sont évaluées en premier. Si plusieurs règles de communication modifient le même choix de modèle, une action de priorité plus élevée peut supplanter l'autre. Vérifiez les règles qui se chevauchent dans le journal d'exécution.
Simuler et activer la règle
- Enregistrez le brouillon et choisissez un objet de test approprié, qui correspond à l'événement.
- Lancez le test et lisez la vérification du déclencheur, des conditions et des actions.
- Choisissez ensuite un contre-exemple pour lequel les conditions ne doivent pas être remplies.
- Corrigez et enregistrez la règle jusqu'à ce que les deux résultats soient corrects.
- Activez la règle. Vérifiez après le prochain événement réel approprié les exécutions.
Le test de règle est une simulation : il vérifie les conditions sur l'objet choisi et les actions prévues. Il n'envoie pas d'e-mail et n'exécute aucune modification de données. Il ne confirme donc pas encore la livraison d'un message ultérieur.
Pour interrompre, utilisez Mettre en pause. Les brouillons et les règles en pause ne réagissent pas aux nouveaux événements. Vous contrôlez les travaux planifiés ou en cours dans le journal d'exécution.
Exemples de règles pertinentes
Marquer les réservations de webinaire
Choisissez « Nouvelle réservation », filtrez sur la balise d'offre « Webinaire » et ajoutez la condition de statut de réservation souhaitée. En tant qu'actions, ajoutez la balise utilisateur « Webinaire » et créez une note sur la réservation. Vérifiez une réservation appropriée et une inappropriée.
Choisir le modèle de certificat approprié
Choisissez l'événement avant l'envoi du certificat. Limitez la règle au groupe d'offres souhaité et choisissez un modèle PDF compatible. Vérifiez dans le détail de l'exécution quel modèle a réellement été choisi et contrôlez ensuite le document généré.
Pour les actions dans des applications tierces, utilisez toujours Zapier ou l'API. Ces règles internes ne remplacent pas un planificateur arbitraire ou un programme d'intégration externe.
Sélectionner la confirmation et le PDF avant l'envoi
Vous choisissez le modèle approprié lors de l'événement avant l'envoi. Une règle lors de Nouvelle réservation est trop tôt ou correspond à un autre processus. Vous trouverez la séquence d'étapes avec les familles de PDF compatibles, la priorité et un contre-exemple sous Sélection des modèles d'e-mail et de PDF avant l'envoi.
En cas de priorité identique, l'ordre stable des règles détermine le résultat ; plusieurs actions de remplacement du même type ne sont pas combinées en un seul modèle. Attribuez donc délibérément des priorités différentes aux cas qui se chevauchent et vérifiez le gagnant sélectionné dans le détail d'exécution.