Signer et gérer le contrat de sous-traitance des données

Ce guide décrit la fonction de contrat entre votre organisation et edoobox. Les conditions générales et les informations sur la protection des données pour vos participants sont gérées séparément sous Textes juridiques.

Vérifier avant la demande

Utilisez un accès administrateur personnel avec accès aux paramètres de protection des données.
Vérifiez le nom et l'e-mail de votre profil administrateur ainsi que les données de l'organisation. La demande de contrat utilise ces informations.
Déterminez en interne l’accord nécessaire et la personne habilitée à le signer. Si votre clientèle relève de plusieurs juridictions, un examen des deux accords sur le fond peut être nécessaire.

Demander l'e-mail du contrat

Ouvrez Paramètres → Déclaration de protection des données.
Vérifiez les entrées existantes, le type et le statut. Ouvrez Modifier la déclaration.
Sélectionnez la section appropriée à votre situation : clientèle de l'UE/EEE ou clientèle de Suisse.
Sélectionnez Signer le contrat de traitement des données.
Lisez la boîte de dialogue de confirmation. Pour un accord déjà signé, il est fait référence à l'invalidité du contrat précédent après confirmation et à la validité du nouveau contrat seulement après votre signature.
Confirmez uniquement si le remplacement est prévu. edoobox demande l'e-mail du contrat. Le clic seul n'est pas encore une signature achevée.

Terminer la signature et contrôler le statut

Ouvrez le message de contrat envoyé à l'e-mail de l'administrateur et suivez les étapes indiquées pour la signature numérique.
Vérifiez les informations du contrat avant la signature. Conservez les documents achevés selon votre processus de contrat interne.
Ouvrez ou chargez à nouveau la vue d'ensemble de la protection des données. Vérifiez le nom de la personne administratrice responsable, le type, le statut et la date de signature ; la vue d'ensemble montre en outre une adresse IP enregistrée.
Le nom et l'adresse IP sont déjà enregistrés lors de la demande. Ils ne prouvent pas à eux seuls une signature achevée. Si l'entrée n'est pas signée ou si le message est manquant, vérifiez l'e-mail de l'administrateur, le dossier des indésirables et le moment de la demande. Faites clarifier une procédure en attente par le support avant de demander à nouveau de nouveaux contrats de remplacement.

Option hors UE/EEE

La troisième section offre une confirmation explicite pour le cas d'exclusion décrit là-bas. L'action Confirmer l'exclusion n'est disponible qu'après activation de la case à cocher correspondante. Cette confirmation ne remplace pas un accord UE/EEE signé et ne doit être choisie que si la déclaration affichée correspond à votre traitement réel.

Exemple : Changement de la personne administratrice responsable

Une organisation souhaite demander un nouvel accord après un changement de personnel. La personne responsable vérifie d'abord les données du contrat existantes et sa propre adresse e-mail. Elle approuve le remplacement en interne, demande le contrat approprié et signe via l'e-mail du contrat. Ce n'est qu'après le contrôle du statut que la configuration dans l'équipe est considérée comme terminée.