Statut de l'offre
Le statut de l'offre décrit le cycle de vie métier d'une offre. Il détermine, conjointement avec les temps de visibilité et d'inscription, si les participants peuvent voir, réserver l'offre ou n'utiliser que la liste d'attente.
Modifiez le statut dans le tableau de bord des offres ou dans les paramètres d'offre. Le menu affiche les six états, mais n'autorise que les changements correspondant à la phase actuelle et à l'exhaustivité de l'offre.
Conditions pour un statut actif
Avant Publié, Réalisation garantie ou un statut ultérieur, edoobox vérifie au moins :
au moins une date ;
une date limite d'inscription ;
un nombre maximal de participants.
Lors du passage au statut « Publiée » ou « Réalisation garantie », la date limite d'inscription doit être située dans le futur. De plus, l'abonnement peut limiter le nombre d'offres actives simultanément.
Le statut et la visibilité sont distincts : même une offre publiée peut encore être invisible ou non réservable en raison de Visible à partir du, Début des inscriptions à partir du, Visible jusqu’au, du code interne ou de l’intégration.
Les six statuts en un coup d'œil
| Statut | Effet | Utilisation typique |
|---|---|---|
| Brouillon | Non visible publiquement et aucune inscription en ligne. | Préparer les contenus, les dates, les prix et les règles. |
| Publiée | Visible publiquement et réservable en principe, à condition que les fenêtres horaires et le design conviennent. | L’offre est annoncée, mais sa tenue n’est pas encore garantie. |
| Réalisation garantie | Toujours réservable ; indique l’engagement de réaliser l’offre. | Nombre minimum atteint ou réalisation garantie indépendamment de celui-ci. |
| Fermée | Plus de réservation en ligne régulière ; la liste d'attente peut rester possible selon la configuration. | Date limite d'inscription ou maximum atteint, la décision de clôture est imminente. |
| Validée | Réalisation confirmée, l'inscription régulière reste close. | Informer les participants et préparer la clôture organisationnelle. |
| Annulée | L'offre n'est pas réalisée et est retirée de l'appel à candidatures public. | Annulation incluant les processus de réservation, de demande, financiers et de communication. |
Séquence des statuts et changements autorisés
Le déroulement normal est le suivant :
Brouillon → Publiée ou Réalisation garantie → Fermée → Validée ou Annulée.
edoobox limite les transitions directes. Les statuts Validée et Annulée sont normalement choisis depuis Fermée. Pour rouvrir une offre fermée, passez-la au statut Publiée ; Réalisation garantie n’est pas directement sélectionnable depuis Fermée.
Publiée peut également être utilisée pour réactiver une offre validée ou annulée si la liste de contrôle est remplie. Le statut ne révoque toutefois pas les participations, les factures ou les e-mails envoyés.
Changements de statut automatiques issus des paramètres globaux
Sous les paramètres globaux d'offre, deux automatisations peuvent être actives :
Réalisation garantie automatique : Lors de l'atteinte du nombre minimal de participants, une offre publiée passe au statut Réalisation garantie.
Statut après réalisation garantie : lorsque le nombre maximal de participants ou la date limite d’inscription est atteint, une offre garantie passe au statut Fermée ou Validée selon le choix global.
Vérifiez ce paramètre avant d'interpréter un changement de statut manuel comme une erreur. L'archivage automatique est un cycle de vie distinct et peut être déclenché ultérieurement par la fin de la visibilité ou la date de début.
Validation et information des participants
Lors du changement manuel vers Validée, edoobox ouvre une tâche e-mail pour l'e-mail de validation. Vous pouvez la configurer ou la passer délibérément. Le changement de statut et le message sont deux actions distinctes.
Avant la validation, vérifiez les participants, les cas MustPay ou sur liste d’attente encore ouverts, les séances, les salles, les responsables et les paiements en attente. Contrôlez ensuite la boîte d’envoi.
Ce qui se passe réellement lors d'une annulation
Le passage au statut Annulée a des répercussions étendues :
les réservations définitives existantes sont déplacées vers la liste d'attente ; il ne s'agit pas d'une annulation complète de la réservation ;
les entrées en attente ou déjà demandées de la liste de demandes sont rejetées ;
edoobox ouvre une tâche e-mail pour l'e-mail d'annulation, qui peut être créée ou passée.
Le statut ne règle pas automatiquement la comptabilité : vérifiez séparément les factures, les paiements, les frais, les remboursements et les factures d’annulation. Un e-mail d’annulation ne dispense pas non plus de contrôler sa bonne livraison.
Rouvrir une offre clôturée ou annulée
Déplacer la date limite d'inscription dans le futur.
Vérifier le nombre maximal de participants et les réservations.
Contrôler « Visible à partir de », « Début des inscriptions » et « Visible jusqu'à ».
Mettre le statut sur Publiée.
Effectuer un aperçu et une réservation de test.
Après une annulation, les participants précédents ne sont pas réactivés automatiquement. Décidez au cas par cas s'ils doivent être réservés à nouveau, confirmés depuis la liste d'attente ou informés d'une offre de remplacement.
Le guide Archiver et restaurer des offres explique l’ensemble de la procédure de classement manuel et automatique, le traitement des multi-offres et la restauration dans une catégorie active. L’archivage ne remplace ni une annulation ni un remboursement.
Liste de contrôle des décisions avant chaque changement de statut
Quelles réservations, cas de liste d'attente, de MustPay et de liste de demandes sont concernés ?
La réalisation est-elle décidée sur le plan organisationnel et financier ?
Quel e-mail doit être envoyé à qui et quand ?
Un remboursement, une facture ou une facture d’annulation est-il nécessaire ?
Combien de temps l'offre doit-elle rester visible publiquement ?
Exemple d'application : nombre minimum atteint automatiquement
Un séminaire a un minimum de dix personnes. L'automatisation globale est active. Avec la dixième participation définitive, l'offre passe au statut Réalisation garantie. L'administration vérifie le statut, mais attend la date limite d'inscription pour envoyer l'e-mail de validation, afin que d'autres réservations restent possibles.
Exemple d'application : réouverture brève d'une offre complète
Une offre a été clôturée au maximum. Après une annulation, une place se libère. L'administration n'augmente pas aveuglément le maximum ni ne modifie uniquement le statut : elle vérifie les réservations et la liste d'attente, confirme d'abord une personne de la liste d'attente si nécessaire et ne met l'offre sur Publiée que si une réservation publique est toujours souhaitée.
Exemple d'application : annulation avec factures en attente
Un cours est annulé pour des raisons d’organisation. Avant le changement de statut, l’administration exporte les opérations concernées et prévoit la communication. Elle contrôle ensuite les réservations déplacées sur liste d’attente et les demandes refusées. Pour chaque opération, elle décide d’une offre de remplacement ou d’une annulation complète et traite séparément les factures d’annulation et les remboursements nécessaires. Avant de contacter les personnes concernées, elle vérifie l’état réel de la réservation et du paiement ainsi que la boîte d’envoi.