Configurer les téléversements de fichiers pour les participants

Un champ de données de type fichier permet d’associer à une personne un justificatif ou un autre document. La structure globale des données définit le champ ; le modèle de formulaire participant détermine sa demande publique. La photo du participant est gérée séparément par l’avatar.

Prérequis et préparation

Vous devez avoir accès aux champs de données des participants et au Design Manager, et votre tarif de compte doit autoriser la modification de la structure des données. Les droits d’administration sont nécessaires pour la structure globale. Utilisez un emplacement de champ personnalisé libre et définissez si le document appartient à la personne de contact ou à chaque personne participante.

Un fichier est prévu par personne et par champ de données de type fichier. Prévoyez des champs personnalisés distincts pour les différents types de documents. Un import CSV ne téléverse pas de fichiers et ne propose pas les champs de type fichier dans les correspondances.

Clarifier l’activation, les besoins de stockage et les coûts

Sous Paramètres → Abonnement, vérifiez si votre formule inclut la modification nécessaire de la structure des données. L’activation globale ne remplace pas un champ de formulaire de type fichier correctement associé.
Définissez pour chaque type de document le format autorisé et une taille maximale de fichier appropriée. Estimez les besoins à partir du nombre de personnes attendu et des documents réellement nécessaires.
Vérifiez les conditions actuelles de votre compte et les prestations supplémentaires convenues dans le journal du compte. Un champ de fichier activable et une taille maximale de téléversement ne garantissent pas un stockage illimité ou gratuit.
Si vous avez besoin d’une consommation totale contractuelle, d’un quota de stockage ou de frais liés à l’utilisation, clarifiez ces informations avec le support à partir de votre compte. Le fichier individuel du profil ne fournit pas une comptabilité complète du stockage du compte.

Ne confondez pas les champs de fichiers des participants avec le Secure File Manager destiné aux documents des offres. Évaluez séparément leur volume et leur usage. Pour les débits du compte, utilisez le journal du compte.

Activer un champ de données de type fichier

Ouvrez Paramètres → Champs de données des participants.
Activez un emplacement de champ personnalisé libre et donnez-lui un nom clair, par exemple « Justificatif d’autorisation ».
Choisissez le format Fichier.
Vérifiez l’ordre et la visibilité. Ne réutilisez pas à d’autres fins un emplacement existant contenant déjà d’autres valeurs.

La structure des données contient 30 emplacements de champs personnalisés. L’activation globale seule n’ajoute pas de demande publique de téléversement à chaque design.

Configurer le téléversement dans le Design Manager

Ouvrez le modèle utilisé Inscription : formulaire participant dans le Design Manager.
Ajoutez un champ de formulaire ou modifiez le champ existant. Associez-le au champ de données de type fichier.
Sous Format de fichier, choisissez le type autorisé : image, vidéo, PDF ou tous les types de fichiers. Pour un justificatif PDF, choisissez précisément PDF.
Définissez d’abord Taille minimale en Mo sur 0 et fixez une Taille maximale en Mo adaptée à l’usage, par exemple 5 pour un justificatif PDF. Avant une utilisation en production, clarifiez et vérifiez avec le support toute taille minimale contraignante.
Adaptez le libellé, le texte d’aide et le caractère obligatoire au parcours.
Pour les réservations groupées, vérifiez le paramètre Participant groupé. Avec un formulaire Bootstrap 5.3 approprié, vous pouvez aussi demander un champ uniquement aux participants groupés.
Si cela est prévu, activez Utiliser VirusTotal et renseignez la clé API correspondante. Vérifiez au préalable si votre organisation souhaite utiliser ce contrôle externe pour les documents téléversés.

Ces options appartiennent au modèle utilisé. Vérifiez chaque variante de langue et de design active, ainsi que les formulaires du participant principal et des participants groupés.

Gérer un fichier dans un profil existant

Ouvrez le bon profil participant et ses paramètres.
Recherchez le champ de données de type fichier actif.
Si aucun fichier n’est enregistré, téléversez le fichier souhaité et attendez la fin de l’opération.
Ouvrez le fichier enregistré pour le vérifier.
Pour le remplacer, supprimez d’abord le fichier précédent, puis téléversez la nouvelle version.

Les champs de fichiers ne sont pas proposés dans la boîte de dialogue de première création d’une personne. Enregistrez d’abord le profil, puis ajoutez le fichier. Les adresses de téléchargement sont générées au besoin ; ne les utilisez pas comme liens publics permanents vers des documents.

Organiser des certificats externes avec date d’expiration

Pour un justificatif externe personnel, utilisez un champ de données de type fichier et, au besoin, un champ de date distinct, par exemple « Justificatif valable jusqu’au ». Un fichier est géré par personne et par champ de fichier. Plusieurs types de documents nécessaires simultanément exigent des champs distincts ; un téléversement de remplacement ne constitue pas une archive supplémentaire de certificats.

Prévoyez pour chaque type de justificatif un champ de fichier et la date de validité correspondante. Tenez compte du nombre total d’emplacements de champs personnalisés disponibles.
Téléversez le fichier dans le bon profil et saisissez la date selon le justificatif réel.
Définissez en interne une personne responsable et une date de contrôle régulier. Une note peut consigner le prochain contrôle.
Pour les e-mails de rappel, utilisez uniquement une procédure de tâches réellement configurée avec une date, un destinataire et un modèle vérifié appropriés.
Lors d’un renouvellement, vérifiez d’abord la conservation du justificatif précédent, puis remplacez délibérément le fichier et la date.

Le téléversement n’extrait pas de date d’expiration du fichier et ne génère pas à lui seul de rappel de renouvellement. De même, un PDF de participation créé dans edoobox n’est pas automatiquement enregistré dans ce champ du seul fait de son existence. La création d’un certificat et la gestion de justificatifs externes sont des procédures distinctes.

Vérifier le résultat et les erreurs habituelles

Contrôle ou erreur	Procédure
Le téléversement manque dans le formulaire public	Vérifiez le format global Fichier, la visibilité active, l’association du widget, le modèle utilisé et le paramètre des participants groupés.
Type ou taille de fichier refusé	Comparez le format réel du fichier et la taille maximale configurée. Utilisez d’abord 0 pour la taille minimale ; clarifiez avec le support les messages de limite incohérents.
Un fichier existe déjà	Vérifiez le bon profil et le bon champ. Pour remplacer le fichier, supprimez délibérément celui qui existe ; ne créez pas de second profil.
Téléversement interrompu	Tenez compte du message d’erreur et rechargez le profil. Avant de téléverser de nouveau, vérifiez d’abord si le fichier a déjà été associé avec succès.

Testez avec un petit fichier PDF approprié, un fichier trop volumineux et un type non autorisé. Après une réservation individuelle et une réservation groupée, ouvrez les profils correspondants : le document doit se trouver dans le bon champ de la bonne personne. Une réservation réussie ne confirme pas à elle seule l’association souhaitée du fichier.

Exemple : un justificatif par personne inscrite

Une entreprise inscrit trois collaborateurs ; la personne de contact ne participe pas elle-même. Le champ « Justificatif d’autorisation » est demandé pour les personnes qui participent réellement. Après la réservation d’essai, l’administration contrôle les trois profils. Un justificatif commun dans le profil de la personne de contact ne remplace pas les fichiers individuels.