Bexio : correspondances et données clients

Une entreprise Bexio connectée nécessite des attributions sans ambiguïté pour les données clients et les valeurs des factures. Ouvrez Paramètres → Intégrations → Comptabilité, puis la carte Bexio connectée. Les sections Attribuer les données clients, Attributions et Objets attribués automatiquement remplissent des fonctions différentes.

Attribuer les données clients

Ouvrez Attribuer les données clients.
Pour chaque champ cible Bexio, sélectionnez le champ source edoobox approprié. Outre les champs standard, les champs de données personnalisés configurés sont disponibles.
Vérifiez en particulier le prénom, le nom, la rue, le code postal, la localité, le pays et l’adresse e-mail.
Attribuez le numéro de rue ou le complément d’adresse uniquement si la rue est également attribuée. Sinon, le paramètre ne peut pas être enregistré.
Enregistrez et contrôlez le résultat à l’aide d’une facture pour un contact de test dont toutes les données sont renseignées.

L’attribution standard reprend notamment le sexe/la civilité, le prénom, le nom, la rue, le code postal, la localité, le pays, l’adresse e-mail et le numéro de téléphone. Le numéro de rue, le complément d’adresse et le téléphone portable ne sont initialement pas attribués séparément. Le champ « Entreprise » est attribué par défaut aux remarques ; vérifiez si cela convient à votre gestion des données.

Exemple : la rue figure dans le champ standard et le numéro de rue dans un champ de données personnalisé. Attribuez les deux explicitement. Si l’adresse complète figure déjà dans le champ de rue, évitez de doubler le numéro de rue par une attribution supplémentaire.

Attribuer les valeurs comptables

Ouvrez Attributions. Le tableau met en regard Prestation edoobox et Prestation externe. Selon la facture et la stratégie, les éléments pertinents sont le compte de produits, l’article, le compte bancaire, la devise de facturation, la langue de facturation, le mode de paiement, le taux de taxe, l’unité de facturation ou l’utilisateur du document.

Traitez d’abord les entrées avec Attribution manuelle requise.
Sélectionnez la valeur externe appropriée. Des libellés identiques ne suffisent pas : vérifiez leur signification fonctionnelle et leur validité.
Pour les taxes, utilisez Charger les taux de TVA depuis bexio afin de charger les valeurs actuellement disponibles. Cette action n’enregistre pas encore de nouvelle attribution.
Vérifiez les avertissements concernant les taux de taxe non recommandés pour les factures sortantes.
Cliquez sur Enregistrer les attributions. Revenez ensuite à un problème comptable en suspens concerné et lancez le rapprochement sécurisé proposé.

Une entrée facultative peut rester sans attribution si votre processus n’en a pas besoin. Une attribution obligatoire doit convenir au cas de facturation concerné.

Vérifier les objets attribués automatiquement

Avec la stratégie par article, les offres, les variantes de prix et les prestations supplémentaires sont créées et reconnues lors du transfert. La section Objets attribués automatiquement affiche ces liens enregistrés. Les entrées automatiques ne sont pas modifiées au moyen du tableau d’attribution manuelle.

Utilisez cette vue pour comprendre quel article externe correspond à une prestation edoobox. Si une attribution est incorrecte sur le plan fonctionnel, vérifiez la pièce concernée et la prestation avant de créer de nouveaux articles ou de nouvelles factures.

Exemple : une facture attend l’attribution du taux de taxe

Un nouveau taux de taxe est utilisé pour la première fois dans une réservation. Le transfert signale une attribution manquante. La comptabilité charge les taux de TVA Bexio, sélectionne le taux valable pour les factures sortantes et enregistre. Elle ouvre ensuite le cas problématique initial et utilise « Relancer le rapprochement en toute sécurité ». Elle contrôle la même facture au lieu d’en créer une deuxième pour la remplacer.

Suite : Configurer Bexio · Rapprochement des paiements et erreurs

Adresse de facturation différente et champs de nom obligatoires

Le prénom et le nom doivent être attribués. En cas d’adresse de facturation différente, référez-vous au destinataire réel de la facture : les champs personnels du participant et leur attribution supplémentaire ne remplacent alors pas automatiquement l’autre identité de facturation.

Les contacts Bexio déjà liés sans ambiguïté sont réutilisés. Sans attribution, edoobox recherche une identité existante correspondante et crée le contact si nécessaire. Pour identifier un contact avec certitude, il faut son nom et son adresse e-mail, ou son nom avec sa rue complète, son code postal et sa localité. Un nom similaire ne constitue pas à lui seul une correspondance fiable. Plusieurs contacts correspondant exactement nécessitent une clarification manuelle. Vérifiez donc le contact sur la facture concernée avant d’en créer d’autres. Une modification ultérieure de l’adresse personnelle ne remplace pas de manière incontrôlée les données d’un contact Bexio déjà attribué ; contrôlez-la également dans Bexio.

Vérifier les positions, les taxes et les longues listes de sélection

Dans ce processus d’intégration, une facture peut contenir au maximum 150 positions, positions de remise comprises. Si cette limite est dépassée, aucune facture volontairement incomplète n’est transférée. Déterminez une répartition adaptée sur le plan fonctionnel avant une nouvelle création.

Une attribution fiscale externe valide est nécessaire même pour un prix avec un taux de taxe de 0 %. Pour les taux de taxe, vérifiez le libellé, leur utilisation pour les ventes et leur validité à la date de facturation. Si une valeur attendue des données de base Bexio manque dans une longue liste, faites clarifier les limites de sélection et l’attribution existante ; ne la remplacez pas par une valeur incorrecte au nom similaire.