Configurer l'intégration Bexio
Avec l’intégration native Bexio, vous transmettez les données clients et les factures à votre comptabilité. Les paiements peuvent être rapprochés dans les deux sens. La connexion est configurée dans edoobox ; aucun Zap ni clé API Zapier spécifique n’est nécessaire.
Préparation et activation du plugin
- Clarifiez avec la comptabilité quelle société Bexio est utilisée, qui émet les factures et qui les envoie.
- Ouvrez dans edoobox Paramètres → Plugin Manager et le plugin Bexio. Vérifiez la disponibilité, les prérequis et les conditions affichées, puis activez-le ou une phase d'essai proposée.
- Ouvrez Paramètres → Intégrations → Comptabilité. Si l'onglet est manquant, vérifiez la disponibilité dans le compte. Si la vue détaillée du plugin y est affichée, la configuration n'est pas encore activée.
Pour la connexion au fournisseur, vous devez avoir accès à la société Bexio prévue et aux autorisations demandées par la connexion. Utilisez une connexion gérée en interne afin qu'elle puisse être maintenue en cas de changement de personnel.
Connecter Bexio
- Sous Comptabilités disponibles, sélectionnez la carte Bexio et Connecter.
- Connectez-vous sur la page du fournisseur ouverte et confirmez l'autorisation pour la société prévue.
- Attendez le retour vers edoobox. Ouvrez la connexion et contrôlez le statut Connecté, la Société connectée et les autorisations affichées.
- Poursuivez avec les paramètres et les affectations. Le statut de la connexion seul ne confirme pas encore une configuration complète des factures.
En cas d'erreur de connexion, utilisez la fonction proposée Renouveler la connexion. Vérifiez d'abord si vous êtes connecté au compte Bexio correct.
Définir la création et l'envoi des factures
Ouvrez les paramètres Bexio et sélectionnez la Création de facture souhaitée :
| Mode | Résultat |
|---|---|
| Créer en tant que brouillon | La facture est transmise pour contrôle et n'est pas encore émise. |
| Émettre automatiquement | Après vérification réussie, la facture est émise. |
| Émettre et envoyer automatiquement | La comptabilité émet la facture et l'envoie. |
En mode avec envoi, Objet et Message sont obligatoires. Le message doit contenir la variable de remplacement Bexio [Network Link], par exemple : « Votre facture se trouve ici : [Network Link] ». Bexio le remplace par le lien de la facture lors de l'envoi.
Cette variable de remplacement appartient au message d'expédition Bexio. Vous continuez à utiliser les variables de remplacement edoobox avec ##…## dans les modèles edoobox.
Lignes de facture et facture automatique
Sous Lignes de facture, choisissez entre Lignes de facture libres et Utiliser les articles de la comptabilité. Les lignes libres reprennent l’état de la facture enregistré dans edoobox. Avec la stratégie par articles, les offres, les variantes de prix et les prestations supplémentaires sont automatiquement créées et associées dans Bexio pendant le transfert de la facture.
Activez Facture automatique après réservation uniquement si de nouvelles réservations doivent générer automatiquement une facture dans la comptabilité connectée. Enregistrez les paramètres et complétez ensuite les affectations clients et comptables.
Vérifier une première facture
- Commencez par une offre de test clairement identifiée et une réservation avec une adresse de facturation complète, la devise et les informations fiscales.
- Sélectionnez Créer en tant que brouillon, activez Facture automatique après réservation et créez ensuite une nouvelle réservation de test contrôlée. Laissez l'émission automatique, l'envoi et la réconciliation des paiements désactivés pour ce premier cas.
- Comparez le contact, les lignes, la quantité, les remises, la taxe, la devise et le montant total dans les deux systèmes.
- Vérifiez l'affectation externe de la facture dans le détail de la réservation ou de la facture ainsi que les problèmes comptables ouverts.
- Testez ensuite le moyen de paiement prévu et, si choisi, l'envoi avec un destinataire contrôlé.
Pour une facture gérée à l’extérieur, les actions locales de document et d’envoi dans edoobox sont disponibles selon les responsabilités respectives. Effectuez les corrections via la procédure comptable prévue. L’intégration ne garantit pas un traitement entièrement automatique des avoirs et des annulations ; les cas concernés doivent être examinés sur le fond.
Exemple : valider les factures avant leur envoi
Une académie souhaite vérifier chaque facture au préalable. Elle choisit « Créer un brouillon », active la création automatique de facture après réservation et associe les champs clients et les taux de taxe. Après une réservation de test, la comptabilité contrôle le brouillon Bexio. Elle ne l’émet selon sa procédure de validation que lorsque le contact et les lignes sont corrects.
Suivant : Affectations et données clients · Synchronisation et erreurs · Factures dans edoobox
Le document de facture principal et les factures existantes
Après le transfert, Bexio gère le document de facture externe avec son propre numéro et son statut. edoobox reste la source de la réservation, du calcul du prix et de l’état de la facture enregistré. Pour une facture gérée à l’extérieur, edoobox ne crée, n’envoie ni ne met à jour en parallèle un deuxième PDF de facture local.
La connexion seule ne transmet pas encore de facture. La création automatique de factures est prévue pour les nouvelles réservations appropriées ; un export manuel unitaire ou en masse de factures plus anciennes n'est pas proposé par ce biais. Bexio n'est pas non plus un moyen de paiement supplémentaire au checkout : un paiement par carte bancaire a toujours lieu auprès du fournisseur de paiement configuré.
Pour les modifications de prix ultérieures et une annulation de facture coordonnée, utilisez Modifier et annuler les factures Bexio.