Vérifier les demandes d'annulation et les frais

Le guide des textes juridiques, des annulations et des preuves relie la configuration, la réservation et le contrôle ultérieur. Ce guide accompagne une demande d’annulation depuis la vérification administrative jusqu’à l’état final contrôlé de la réservation, des frais, du document et du remboursement. Utilisez-le pour une demande ouverte de participant ou des frais d’annulation déjà créés. La configuration des groupes et des niveaux de calcul figure sous Règles et frais d’annulation ; la boîte directe d’annulation est expliquée sous Annuler une réservation avec ou sans frais d’annulation.

Préparer la réservation et la responsabilité

Ouvrez la réservation concernée depuis le tableau des réservations, l’offre ou le profil du participant. Vérifiez le numéro de réservation, le contact et toutes les participations actives.
Lisez Conditions d’annulation → Toutes les règles : groupe enregistré, niveau de règle actif, date de rétractation et exclusion documentée. Vérifiez aussi la version du texte juridique acceptée pour cette réservation.
Comparez le total de réservation, la facture, le paiement d’origine et les remboursements déjà exécutés. Pour une facture gérée à l’extérieur, clarifiez d’abord le système comptable qui effectuera la correction.
Déterminez si toute la réservation est annulée, si une seule personne quitte une réservation groupée ou si un changement d’offre est souhaité. Modifier une participation individuelle et Transférer ont d’autres conséquences que l’annulation de toute la réservation.
Utilisez un profil administrateur ayant les droits nécessaires sur les réservations, les notes et les finances. Si une action manque, vérifiez les autorisations et le statut actuel de la réservation ou du document.

Si le début de l’offre a été reporté après coup, comparez également la page d’annulation du participant et l’aperçu administratif des frais. La décision publique de règle peut utiliser l’heure de début enregistrée, tandis que l’aperçu administrateur utilise le début actuel de l’offre. Clarifiez tout montant différent avant l’approbation et consignez la décision dans une note.

Traiter une demande d’annulation ouverte

Une demande signifie d’abord qu’une personne a demandé l’annulation. Elle ne prouve pas encore qu’une participation a été annulée ou qu’un versement a été effectué. Avec une règle exigeant une confirmation administrateur, l’approbation de votre équipe reste nécessaire.

Ouvrez la note ou tâche TODO attachée à la réservation contenant la demande, par exemple Annulation demandée par le participant. Lisez le motif et le lien avec la réservation.
Actualisez le détail de la réservation et vérifiez l’aperçu des frais désormais applicable, le paiement et le statut de rétractation.
Si la demande doit être approuvée selon les règles attachées, terminez de façon ciblée la tâche TODO liée. Dans l’éditeur de notes, l’action est Terminé & enregistrer. Pour une demande d’annulation encore ouverte, cette action peut réellement annuler la réservation et déclencher les étapes associées de frais et de remboursement.
Si les frais doivent être remis ou qu’un autre montant est convenu, ouvrez plutôt Annuler sur la réservation. Choisissez Sans frais d’annulation ou Montant d’annulation libre et justifiez la décision dans Description. La simple approbation TODO utilise les règles et ne propose pas de choix de montant distinct.
Contrôlez ensuite le statut réel de la réservation. En cas d’annulation réussie, la demande ouverte est clôturée ; d’autres tâches TODO d’annulation correctement liées peuvent également être terminées.

Ne terminez pas une tâche TODO d’annulation machinalement : n’utilisez pas l’action Terminé uniquement pour ranger la liste des tâches ou refuser une demande. Si aucune annulation ne doit avoir lieu, documentez l’échange et le maintien souhaité sans déclencher l’approbation exécutante. Pour un processus différent, coordonnez le traitement du cas en interne.

Si l’approbation échoue, la seule fermeture de la fenêtre de note ne signifie pas que la demande est terminée. Rechargez la réservation et la tâche TODO. Clarifiez toute facture ouverte, tout remboursement ayant échoué ou toute vérification comptable externe avant de répéter une approbation.

Contrôler la décision sur les frais et la rétractation

Choix lors de l’annulation de réservation	Effet	À vérifier
Annuler avec les règles attachées	edoobox calcule les frais à partir de la règle enregistrée applicable.	Total de réservation, début de l’offre, niveau de pourcentage et montant final réel.
Sans frais d’annulation	Aucuns frais d’annulation impayés ne sont générés ; la remise reste traçable comme opération.	Accord et description, restitution effective des montants déjà payés.
Montant d’annulation libre	Vous saisissez un montant positif ou nul pour cette opération.	Devise, montant convenu et motif ; ne pas créer de frais manuels supplémentaires en double.

Si la rétractation est techniquement active et non exclue, edoobox met les frais d’annulation à zéro, même si vous choisissez les règles ou un montant libre. Une exclusion enregistrée dans le détail de la réservation est affichée avec sa source. L’option administrative Ignorer la rétractation pour cette réservation ne constitue pas un nouveau consentement obtenu du participant. Vérifiez la preuve enregistrée et l’accord réel.

Changer ou retirer la condition d’annulation ne modifie pas les frais déjà générés. La procédure correspondante figure dans le détail de la réservation. Les réservations ouvertes sur liste d’attente ou sur demande ne déclenchent ni frais d’annulation ni remboursement automatique selon les nouvelles règles.

Facturer séparément les frais de transfert et les frais d’annulation

Un accord peut prévoir des frais fixes pour un changement de cours, tandis que des frais d’annulation en pourcentage s’appliquent à un abandon définitif. L’interface actuelle de transfert ne propose ni barème propre aux frais de transfert ni choix de remise des frais. Les règles d’annulation enregistrées de la réservation source peuvent s’appliquer lors de son annulation interne. Prévoyez donc explicitement les deux montants avant le changement et vérifiez la situation financière réelle.

Consignez la réservation remplacée, les frais convenus pour le changement et l’éventuelle suppression de frais d’annulation supplémentaires. Lisez les conditions enregistrées sur la réservation source. Ne modifiez pas un modèle global à cet effet et ne retirez pas les preuves enregistrées sans vérification.
En présence de paiements, de remboursements ou de factures gérées à l’extérieur, convenez au préalable avec la comptabilité compétente ou l’assistance de la manière d’effectuer la correction. La boîte de transfert elle-même ne promet pas une décision différente sur les frais.
Effectuez une seule fois le transfert vérifié. Contrôlez la source et la cible, leurs factures, les paiements transférés et les frais générés. Si des frais d’annulation supprimés par accord sont présents, utilisez après ce contrôle Annuler les frais. L’action supprime entièrement les frais ; ce n’est pas un éditeur de réduction partielle libre.
Ne saisissez les frais convenus séparément qu’après avoir clarifié la correction et vérifié qu’aucun débit correspondant n’existe déjà : ouvrez le bon Profil utilisateur → Transactions → Ajouter une transaction. Saisissez le débit en négatif, choisissez la devise, la date et le taux de taxe approprié. Une description telle que « Frais de transfert, passage de la réservation… à la réservation… » rend le lien traçable. Pour une réservation groupée, vérifiez d’abord le contact tenu au paiement.
Contrôlez la transaction et le solde de la personne. Créez ensuite le document nécessaire avec Nouvelle facture à partir des transactions non encore facturées. Ne sélectionnez que les lignes appropriées dans la même devise ; n’incluez pas à nouveau des frais de cours déjà facturés.
Vérifiez la facture, l’éventuelle contre-écriture, les remboursements réellement exécutés et la boîte d’envoi. Le cas n’est terminé que lorsque la créance restante correspond à l’accord documenté.

Le débit manuel n’est pas un objet de frais d’annulation généré automatiquement. Sa description et la note interne établissent le lien avec le changement de cours. Les formulaires détaillés sont expliqués sous Transactions manuelles et Création manuelle de factures.

Exemple d’utilisation : supplément fixe lors d’un changement de cours

Une personne passe à un cours ultérieur. L’équipe a convenu de frais fixes pour ce changement ; une autre règle d’annulation s’appliquerait à un abandon complet. Elle documente l’exception, clarifie au préalable le traitement du paiement existant et vérifie les frais d’annulation générés après le transfert. Ce n’est qu’après leur correction nécessaire qu’elle saisit une seule fois les frais distincts et émet la facture appropriée. Les frais d’annulation et de transfert ne sont ainsi pas cumulés par erreur.

Ouvrir l’objet de frais et lire son état

Dans le détail de la réservation, ouvrez le bloc Frais par réservation.
Cliquez sur les frais d’annulation concernés. La boîte détaillée affiche le montant, le montant impayé et les liens avec la réservation, l’offre et, le cas échéant, la facture ainsi que le paiement ou le remboursement.
Lisez la règle d’annulation déclenchante et toute indication d’administrateur présente. Si la rétractation est appliquée, le montant avant rétractation peut également être affiché.
Ouvrez la facture ou le paiement lié et rapprochez les montants réels. Le statut des frais seul ne remplace pas ce contrôle.

Affichage	Interprétation
Ouvert	Un solde de frais impayé doit être réglé. Comparez le montant impayé affiché avec le document et les paiements imputés.
Facture	Les frais sont affectés à une facture ; vérifiez son paiement et son solde impayé.
Payé	Un paiement a été affecté aux frais. Lors d’une correction, vérifiez le parcours de paiement approprié.
Remboursement	Les frais peuvent être couverts par la partie du paiement d’origine retenue lors d’un remboursement. Cet affichage ne signifie pas que le montant des frais lui-même a été versé à la personne.
Sans frais d’annulation	Un montant nul ou une remise est documenté ; si la rétractation est active, cela est indiqué dans le détail.
Annulé	Les frais ont été supprimés. Vérifiez si nécessaire la contre-écriture, le document et le mouvement réel d’argent.
Contre-écriture	Une ligne de frais compensatoire fait partie de la correction de frais déjà payés ou imputés.

Facturer les frais ou envoyer un rappel de paiement

Ouvrez l’objet de frais et vérifiez si une facture est déjà liée.
Si aucune facture n’existe encore et que l’action est proposée, choisissez Facturer. Ouvrez ensuite le document généré et contrôlez le montant, l’adresse, le lien avec la réservation et la part de paiement imputée.
Pour un solde de frais réellement impayé, vous pouvez utiliser Envoyer un rappel de paiement. Vérifiez auparavant le solde du participant et la validité de l’adresse e-mail.
Dans la boîte d’envoi, contrôlez si le message a été généré et envoyé, et quelles lignes impayées il contient.

Le rappel utilise le récapitulatif des paiements de la personne ; ne le considérez pas comme un message nécessairement limité à ces seuls frais. Si les frais sont entièrement couverts, remis, compensés ou annulés, aucun paiement de frais impayés n’est rappelé. Une adresse de destinataire non valide ou manquante doit d’abord être corrigée.

Un rappel de paiement ne génère pas de nouveaux frais d’annulation. La création et la correction des pièces sont expliquées sous Facture et facture d’annulation.

Annuler les frais et vérifier la contre-écriture

Ouvrez l’objet de frais précis et vérifiez s’il est ouvert, payé ou couvert par un remboursement antérieur.
Convenez avec la personne responsable de la suppression intégrale de ces frais et documentez le motif dans une note. La boîte de confirmation de l’action sur les frais ne contient elle-même aucun champ libre de motif.
Sélectionnez Annuler les frais. Lisez l’avis indiquant que les frais restent traçables et qu’une contre-écriture peut être créée s’ils ont déjà été payés ou couverts par une retenue sur un remboursement.
Confirmez Annuler les frais une seule fois, puis actualisez l’objet de frais, les transactions et la facture liée.
Contrôlez le statut Annulé, un solde impayé nul et, le cas échéant, la contre-écriture. Si les frais étaient payés auparavant, vérifiez aussi qu’un remboursement technique a réellement réussi.

Pour des frais ouverts encore non couverts, edoobox peut annuler la facture de frais ouverte correspondante et supprimer le débit. Pour des frais déjà couverts, un remboursement technique peut être nécessaire ; s’il échoue, la suppression des frais n’est pas encore terminée. Une facture gérée à l’extérieur peut exiger une vérification manuelle. Ne considérez donc un message de réussite comme une finalisation qu’après le contrôle ultérieur.

La suppression de frais d’annulation ne réactive pas la réservation initialement annulée. Si la personne souhaite finalement participer, vérifiez séparément la nouvelle participation ou la participation restaurée nécessaire, avec la capacité, le prix et la facturation. La boîte propose une suppression intégrale des frais ; une réduction partielle exige une correction financière concertée plutôt que la saisie répétée du même montant.

Lorsque l’annulation ou les frais ne sont pas finalisés

Situation	Prochaine étape
Échec du remboursement automatique en ligne	Actualiser le statut de réservation, le paiement d’origine et le portail du prestataire. Vérifier les remboursements existants et le solde remboursable. Ne recommencer qu’après avoir clarifié le mouvement réel d’argent.
Le code de bon n’a pas pu être généré	Vérifiez la forme de restitution choisie dans les conditions et l’activation des codes de bons dans le processus de réservation. Contrôlez si un code a déjà été créé avant d’émettre un remplacement.
Facture gérée à l’extérieur ou vérification financière manuelle	Coordonner la correction avec le système comptable compétent et vérifier le statut réel de son document. Ne pas créer une seconde facture locale ou un versement pour la même opération.
Une action financière est déjà en cours de traitement	Actualisez après la fin de l’autre opération et clarifiez l’état avec la personne qui la traite. Des clics multiples ne remplacent pas cette coordination.
Facture ouverte dans l’ancien processus administrateur sans règles	Vérifier et corriger sur le plan métier la facture précisément affichée, puis réévaluer l’annulation de réservation.
Facture payée manuellement, remboursement bancaire en attente	Verser par la banque le solde indiqué dans la tâche, puis documenter le paiement déjà effectué selon Enregistrer un remboursement bancaire.
Suppression des frais bloquée par le remboursement	Vérifier le paiement d’origine et le solde remboursable ; une contre-écriture affichée ou une fenêtre fermée ne prouve pas à elle seule un versement. Coordonner la correction financière, puis vérifier à nouveau le statut des frais.

Si l’affichage, l’e-mail et les transactions divergent, consignez les numéros de réservation, de facture et de transaction, ainsi que le dernier statut vérifié, dans une note interne. Ne poursuivez le cas que lorsqu’il est clair quelle action a réellement été exécutée.

Exemples de finalisation correcte

CHF 200 payés, CHF 50 de frais

Pour une annulation sans autres frais, CHF 50 sont retenus sur la somme déjà payée pour couvrir les frais et CHF 150 sont restitués par le moyen prévu. L’administration contrôle la facture d’origine, le document de frais, la couverture affectée et le remboursement réel. Les CHF 50 ne sont pas réclamés une seconde fois comme paiement entièrement impayé.

Approbation administrateur avec remise convenue

Une personne demande l’annulation ; le niveau enregistré calculerait 50 pour cent. Après échange, l’équipe remet les frais. L’administration documente le motif et utilise Annuler → Sans frais d’annulation sur la réservation au lieu d’approuver la tâche TODO selon les règles. Elle vérifie ensuite le statut d’annulation, le remboursement et la clôture de la demande.

Paiement bancaire et remboursement encore en attente

La réservation est annulée et les frais sont couverts par le paiement. Le remboursement bancaire restant figure comme tâche. Le cas n’est clôturé qu’après le virement réel et son enregistrement. Le seul statut « Annulé » aurait laissé ce travail en attente.