Modifier et annuler les factures Bexio

Une facture liée à Bexio possède un document de facture géré de manière externe. En cas de modifications, utilisez le processus edoobox associé et comparez ensuite le même justificatif Bexio. Ne créez pas une seconde facture de remplacement en cas de transmission différée.

Vérifier l'état initial

Ouvrez la réservation concernée et sa facture dans edoobox.
Ouvrez le justificatif Bexio lié et comparez le numéro de facture, le destinataire, la devise, la taxe, les lignes et le montant impayé.
Vérifiez les paiements effectifs, les notes de crédit, les bons et le solde créditeur utilisé. Le libellé du statut ne remplace pas cette vérification.
Vérifiez sous Paramètres → Intégrations → Comptabilité → Bexio la connexion et les problèmes comptables ouverts.
Déterminez si une correction de ligne, une annulation de facture ou une régularisation financière est nécessaire.

Corriger une facture impayée

Les modifications de lignes et de montants saisies pour une facture liée encore impayée peuvent être transmises en tant que révision vérifiée. La facture externe existante et son numéro de facture restent conservés. L'état précédent est journalisé.

Saisissez la modification correcte sur le fond dans la procédure de réservation/facturation prévue d’edoobox.
Attendez le traitement de la modification et contrôlez les problèmes comptables ouverts.
Ouvrez la même facture Bexio. Comparez les quantités, les prix, la remise, la taxe et le total avec le nouvel état dans edoobox.
Contrôlez le statut externe. Une facture émise précédemment peut revenir temporairement au statut brouillon pour la modification de ligne vérifiée, puis être réémise.
Vérifiez consciemment un nouvel envoi nécessaire. Une révision de ligne n'est pas une instruction générale pour un envoi par e-mail répété.

La révision automatique conserve le destinataire de la facture précédent. Un changement de destinataire, de devise ou de type de calcul de la taxe n'est pas une correction de ligne courante. Convenez de telles modifications avec la comptabilité.

Quand une vérification manuelle est nécessaire

La facture est payée en totalité ou en partie, annulée ou accompagnée d'avoirs.
Des bons ou un solde créditeur existant ont été utilisés comme paiement anticipé.
Les lignes ou d'autres données pertinentes ont été modifiées différemment dans Bexio par rapport à l'état synchronisé le plus récent.
La devise ou le type de calcul de la taxe net/brut ne correspondent plus.
Pendant la correction, un paiement est reçu ou le statut de la facture change.

Dans ces cas, l’intégration n’impose aucune correction financière automatique. Ouvrez l’avis de vérification, comparez les deux systèmes et convenez avec la comptabilité d’une note de crédit, d’un montant supplémentaire à facturer ou d’un remboursement. Un transfert de réservation associé à une facture externe nécessite lui aussi une vérification explicite.

Coordonner l'annulation d'une facture impayée

Avant l'annulation prévue de la facture, vérifiez qu'aucun paiement intégral ou partiel n'a été effectué.
Lancez le processus d'annulation proposé pour la facture associée dans edoobox. Ne confondez pas une annulation de réservation avec une annulation de facture déjà confirmée.
Attendez la confirmation du statut externe. Si la facture est encore au stade de brouillon dans Bexio, elle peut d'abord être émise avant l'annulation.
Vérifiez ensuite le statut annulée dans Bexio et l'annulation locale terminée.

Une annulation prévue ou en cours n'est pas encore une clôture confirmée. L'annulation locale n'est finalisée qu'après confirmation externe appropriée. En cas de paiement reçu entre-temps, le processus sûr est suspendu pour clarification manuelle.

Gérer les factures payées et les paiements retirés

Une facture Bexio payée ou partiellement payée n'est pas annulée automatiquement. Des avoirs Bexio indépendants et des remboursements ne sont pas créés uniquement par la correction dans edoobox. Un paiement edoobox retiré n'est pas non plus supprimé automatiquement de Bexio.

Comparez le paiement, la devise, la date et la référence du fournisseur dans les deux systèmes.
Clarifiez si un avoir, un remboursement, une réaffectation ou une correction de paiement contrôlée est nécessaire.
Effectuez la correction approuvée sur le plan métier dans les systèmes compétents.
Documentez le numéro de justificatif externe et la référence de paiement sur la transaction associée.
Comparez à nouveau le montant impayé.

Des frais d'annulation sont une ligne de frais normale. L'annulation d'une facture met fin à un justificatif existant. Un avoir est un document de correction distinct. Ces opérations ne doivent pas être utilisées mutuellement comme substituts.

Traitement sûr des résultats incertains

En cas de dépassement du délai, Bexio peut avoir déjà accepté la modification. Ouvrez le problème initial et vérifiez le document existant. Utilisez Synchroniser à nouveau en toute sécurité uniquement si l’action est proposée. Si elle manque avec Vérification externe nécessaire, clarifiez l’état du document avant toute nouvelle écriture ou tout nouvel envoi.

Exemple : Une facture de cours impayée contient un montant de matériel erroné

L’administration vérifie que la facture Bexio associée ne comporte encore aucun paiement ni paiement anticipé. Elle corrige la ligne dans la procédure edoobox prévue et attend la révision. Elle compare ensuite le même numéro externe de facture et le nouveau total. En présence d’un paiement partiel, elle coordonne d’abord la correction avec la comptabilité.