Factures électroniques : ZUGFeRD et XRechnung

edoobox peut générer des données de facture électronique structurées. Configurez le mode de sortie sous Paramètres → Systèmes de paiement → Facture. Convenez du profil nécessaire et des conditions d’acceptation avec le service comptable destinataire.

Vidéos explicatives

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Brève présentation de la création de factures électroniques ZUGFeRD et XRechnung dans edoobox.

La vidéo de mai 2025 mentionne ZUGFeRD 2.3. Ce guide décrit les profils actuels, les conditions requises et les vérifications du destinataire de la facture.

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Sélectionner les profils actuels

Choix	Sortie et indication
ZUGFeRD 2.5 (EN16931)	Variante de facture hybride actuellement proposée, avec PDF et données structurées intégrées.
ZUGFeRD 2.4 (EN16931)	Autre variante de facture hybride proposée.
ZUGFeRD / XRechnung	Sortie PDF avec XML intégré proposée dans le compte. Vérifiez auprès du destinataire le profil effectivement généré.
XRechnung V3	XML seul, sans composante PDF. Dans l’interface examinée, ce choix ne s’affiche que s’il est déjà configuré comme profil.

Les noms des profils dans la sélection actuelle font foi. Une ancienne désignation de capture d’écran telle que ZUGFeRD V2.3 ne représente pas entièrement les choix actuels. Un nom de profil ne permet pas de conclure à une conformité juridique générale pour tous les destinataires.

Configurer la sortie électronique

Vérifiez d’abord le bénéficiaire, les coordonnées bancaires, la plage de numérotation et l’échéance de la facture.
Activez la rubrique d’échange électronique des données de facturation.
Sélectionnez le profil proposé dont vous avez besoin.
Complétez l’inscription au registre du commerce, la direction et, le cas échéant, le numéro fiscal du vendeur. Si ni ce numéro fiscal ni un numéro de TVA enregistré ne sont disponibles, l’interface affiche une indication.
Vérifiez l’adresse de facturation du client ; ajoutez si nécessaire le numéro de TVA, l’identifiant d’acheminement (Leitweg-ID) et le numéro de commande.
Créez une nouvelle facture d’essai et vérifiez le fichier réel dans le processus de réception prévu.

La facture QR et la sortie électronique s’excluent mutuellement dans cette configuration : activer l’une désactive l’autre. Contrôlez les deux commutateurs après le changement. La configuration de la sortie QR est décrite sous Factures QR.

Vérifier le fichier avant l’envoi

Le numéro de facture, la date, l’échéance et la devise sont-ils corrects ?
Les informations sur l’organisation et le destinataire de la facture sont-elles complètes ?
Les postes et les montants hors taxes, de taxe et toutes taxes comprises sont-ils corrects, y compris l’autoliquidation ?
Un PDF hybride contient-il réellement le XML attendu ?
Le logiciel du destinataire peut-il traiter le profil choisi ?

Une Rechnung.pdf visuellement correcte ne garantit pas que les données structurées soient complètes. En cas de rejet, corrigez les champs indiqués et utilisez, pour les documents déjà émis, le processus de correction des factures prévu.

Vérifier ensemble les postes, le XML et le rapport d’acceptation

Un tableau librement conçu dans Rechnung.pdf ne crée pas de postes de facture structurés supplémentaires. Ceux-ci découlent des transactions sous-jacentes. Vérifiez donc une véritable facture d’essai comprenant des frais de cours, une prestation supplémentaire et, si vous en utilisez, un paiement partiel.

Comparez les postes présents dans edoobox à ceux du PDF généré et du XML : désignation, quantité, montant, taux de taxe et totaux.
Pour une facture hybride, ouvrez le XML intégré avec un logiciel de facturation approprié. La simple consultation ou impression du PDF ne montre pas cette partie. Si le destinataire a besoin d’un XML seul, vérifiez le mode de sortie XML effectivement proposé et le profil convenu.
Comparez les données du vendeur, l’adresse de facturation, l’identifiant d’acheminement (Leitweg-ID) ou la référence de commande et l’échéance. Vérifiez que les paiements partiels sont pris en compte comme paiements déjà effectués ainsi que le montant restant.
Faites vérifier le fichier dans le processus de réception prévu. Conservez le rapport d’acceptation ou d’erreur ainsi généré avec le numéro de facture et le profil choisi pour le suivi.
En cas de rejet, corrigez la source indiquée, par exemple l’adresse du destinataire, la transaction ou l’attribution fiscale. Générez le document corrigé selon le processus de facturation prévu et vérifiez-le à nouveau.

La vérification d’une facture QR suisse et la génération technique réussie du fichier ne remplacent pas un rapport d’acceptation du destinataire de la facture électronique. Un poste manquant n’est pas rétabli en l’ajoutant uniquement sous forme de texte dans le PDF.

La facture d’origine est acceptée, le document d’annulation est rejeté

Vérifiez la facture d’origine et son document d’annulation comme deux documents électroniques distincts. L’acceptation réussie de la facture d’origine ne confirme pas automatiquement le traitement de son annulation.

Dans le processus de facturation, ouvrez la facture d’origine et la facture d’annulation associée. Téléchargez les documents réels ; un PDF de tableau ne convient pas. Pour les PDF hybrides, ouvrez également le XML intégré de chacun.
Comparez le numéro de facture visible, la date du document et la référence de l’annulation au numéro et à la date de la facture d’origine. La référence doit désigner le document réellement annulé.
Vérifiez le type de document dans le rapport du destinataire. Le mode de sortie edoobox actuel identifie la facture normale par 380 et l’annulation par Correction 384. Clarifiez avec le destinataire si son importation traite précisément ce type de correction dans le profil convenu.
Comparez les quantités, les sommes des postes, les taxes et les totaux. La correction utilise des signes inversés par rapport aux valeurs d’origine ; ne les modifiez pas manuellement dans le seul but de contourner un rejet. Le montant du document d’annulation ne confirme par ailleurs pas un remboursement d’argent du même montant.
Conservez le rapport d’erreur avec les numéros des deux documents, le profil et le format de fichier. Distinguez les données de document manquantes ou erronées d’un type d’importation non pris en charge par le destinataire. Faites examiner une erreur reproductible avec ces informations et les documents par le canal d’assistance sécurisé.

Un autre texte ou un numéro supplémentaire dans le PDF visible ne modifie pas les références XML structurées. Effectuez la correction selon le processus de facturation prévu ; un nouveau paiement ou une nouvelle annulation ne répare pas un format de fichier. L’exportation des documents XRechnung peut inclure des documents d’annulation enregistrés et traitables. Contrôlez donc également dans le ZIP les fichiers d’origine et d’annulation réellement présents ainsi que la période sélectionnée. Cela ne garantit pas une acceptation générale par tous les logiciels destinataires.

Distinguer l’exportation du tableau de celle des documents

Dans le tableau des factures, Exporter fournit les lignes de factures sélectionnées sous forme de tableau. Exportation des documents ouvre Exporter les documents de facturation : vous sélectionnez les dates de début et de fin et téléchargez la sortie proposée. Un PDF de tableau n’est pas une collection des véritables documents de facturation.

L’exportation des documents PDF est préparée en arrière-plan dans cette vue et mise à disposition dans le Secure File Manager. Cela s’applique également aux petites exportations. Attendez la confirmation et ne relancez pas une tâche en cours.

Une tâche de regroupement PDF prend en compte au maximum 500 documents ; l’exportation ZIP XRechnung, au maximum 1.000 enregistrements de la période sélectionnée. Divisez les longues périodes et comparez le nombre de documents, les numéros de facture et les annulations au tableau des factures. Le ZIP XRechnung ne contient que les documents traitables dont les données structurées de facturation sont enregistrées ; les factures gérées à l’extérieur nécessitent une exportation depuis le système qui les gère.

Factures gérées à l’extérieur

Si un système comptable connecté gère le document, les actions locales de PDF et d’envoi peuvent être limitées. Ouvrez le lien du fournisseur proposé et vérifiez quel système génère le fichier et la correction de facture. Pour Bexio, consultez Connexion et mode de facturation ainsi que Synchronisation et gestion des erreurs.

Vérifier les formats propres à la santé, aux assurances et aux autres secteurs

Une facture pour un cours de santé ou destinée à une assurance peut être soumise à des exigences supplémentaires du destinataire. Les profils ZUGFeRD/XRechnung mentionnés ci-dessus ne garantissent pas la prise en charge d’un format spécifique aux assurances, à la santé ou à une tarification. Cette sélection de profils ne contient aucun réglage propre à un tel format sectoriel.

Obtenir les exigences avant l’émission : demandez au destinataire le nom du format, sa version, le profil nécessaire, les mentions obligatoires et le mode de transmission. Clarifiez s’il a besoin d’un PDF lisible, d’une annexe, d’une facture hybride ou d’une structure XML autonome précise. Demandez aussi quelle procédure de vérification ou d’acceptation est prévue.
Associer chaque information nécessaire : comparez les exigences aux données de facturation disponibles. Renseignez l’organisation et les informations fiscales du vendeur dans les données du compte ou les paramètres de facturation. Vérifiez le nom, l’adresse, le numéro de TVA, l’identifiant d’acheminement (Leitweg-ID) et le numéro de commande dans l’adresse de facturation. Utilisez ces champs selon leur signification ; saisir un identifiant d’assurance ou de prestation particulier dans un champ quelconque ne garantit pas automatiquement son attribution correcte sur le plan métier.
Distinguer la présentation de la structure du fichier : si le destinataire a seulement besoin d’informations visibles supplémentaires, vérifiez les variables de remplacement et les textes appropriés dans Rechnung.pdf. Ces adaptations n’ajoutent pas automatiquement les champs ou postes correspondants au XML. Un champ de données de participant supplémentaire ne permet pas non plus une association libre à n’importe quel champ XML.
Utiliser une annexe uniquement si l’exigence est confirmée : un document identique pour tous les destinataires du même modèle peut être joint en tant que pièce jointe PDF de l’e-mail de facturation. Un PDF d’arrière-plan sert uniquement à mettre en forme le document généré. Ces deux méthodes ne créent aucun nouveau format de facture structuré. Une annexe individuelle doit être créée dans le processus documentaire convenu à cet effet ; elle ne doit pas être jointe comme pièce statique commune à chaque e-mail de facturation.
Clarifier le format spécialisé avec edoobox avant utilisation : si un schéma XML, un poste tarifaire ou un identifiant métier demandé n’est pas couvert par la sélection proposée et les données effectivement générées, transmettez à edoobox la spécification neutre du format et un exemple anonymisé. Faites confirmer explicitement le mode de sortie pris en charge et les autorisations nécessaires. Un PDF renommé ou un champ de texte libre supplémentaire n’implique pas une prise en charge native du format spécialisé.
Définir si nécessaire un processus de facturation externe : si vous avez besoin d’un autre système spécialisé, vérifiez d’abord son adéquation et le mode de transmission documenté. La facturation externe existante constitue une configuration distincte et ne garantit pas la prise en charge de chaque format sectoriel. Déterminez quel système gère le document faisant foi, les corrections ultérieures et l’envoi. Ne générez pas sans vérification une deuxième facture pour la même créance.
Autoriser l’utilisation uniquement après acceptation : créez un cas d’essai neutre et faites traiter le fichier réel par le destinataire prévu. Si un XML est nécessaire, vérifiez sa structure et ses mentions obligatoires en plus du PDF visible. Consignez le rapport d’acceptation, le profil choisi et le processus confirmé. Incluez également une éventuelle correction électronique.

Exemple – profil standard avec référence de commande supplémentaire : un organisme de formation facture un cours de santé à une organisation. Son service comptable exige un profil XRechnung proposé et un numéro de commande. L’administration saisit la véritable référence de commande dans le champ prévu de l’adresse de facturation et vérifie le XML généré dans le processus de réception. Dans ce cas confirmé, elle utilise le profil standard demandé et consigne l’acceptation.

Exemple – une assurance exige un format métier spécifique : une assurance indique un schéma XML particulier avec des codes de prestation et des identifiants de prestataire imposés. L’administration ne considère pas les profils standard proposés et une facture visuellement adaptée comme un remplacement équivalent. Elle clarifie avec edoobox et le destinataire s’il existe un mode de sortie confirmé ou quel système spécialisé externe approprié doit gérer le document. Tant que l’acceptation n’est pas confirmée, ce processus n’est pas annoncé comme pris en charge.

Exemple : un client professionnel a besoin d’un profil précis

Le service comptable du destinataire confirme le profil nécessaire et les champs obligatoires. L’administration sélectionne ce profil dans le compte, complète les données du destinataire de la facture et transmet d’abord un document d’essai. La sortie n’est utilisée pour le processus concerné qu’après une acceptation réussie.

Pour en savoir plus : Configurer la facturation, Adresse de facturation et Autoliquidation.