Compte : paiement, RGPD et TVA UE
Dans la rubrique du compte, vous gérez les paiements à edoobox, les cartes bancaires enregistrées, les destinataires d’e-mails de facturation, les accords de protection des données et les informations de TVA de l’UE. Ces fonctions concernent la relation entre votre compte edoobox et edoobox.
Les paiements des participants comme Stripe, PayPal, Worldline/Saferpay, facture ou facture QR sont configurés séparément sous Systèmes de paiement pour les paiements des participants.
Accès et contextes d’utilisation
Les données du compte, de paiement et de protection des données se trouvent dans la rubrique du compte ou les paramètres. Elles servent notamment à changer d’abonnement, régler un solde négatif, enregistrer une carte bancaire, vérifier l’adresse de facturation et signer le contrat de traitement des données. Selon le compte, la devise, le solde et les autorisations, certains blocs peuvent être masqués ou apparaître seulement lorsqu’une action est nécessaire.
Distinguez toujours les deux domaines de paiement : ces paramètres règlent les paiements à edoobox pour votre compte. Les modes de paiement des participants pour les réservations se gèrent sous Systèmes de paiement et dans les paramètres d’offre ou de facturation.
Déclaration de protection des données et signatures
Pour la collaboration avec edoobox, un contrat de traitement des données ou un accord de protection des données peut être signé numériquement. Préparez la personne responsable, les informations d’entreprise et la région applicable.
Selon la situation, le système distingue les espaces clients liés à l’UE/EEE de ceux situés en dehors. Vérifiez soigneusement cette information, car elle est pertinente pour les documents de protection des données et les justificatifs internes.
La vue d’ensemble des signatures affiche le nom de l’administrateur responsable, le statut, l’adresse IP enregistrée, le type de contrat et, après signature, la date de signature. Le nom et l’adresse IP sont enregistrés dès la demande du contrat. L’IP affichée ne prouve donc pas de manière sûre le lieu ou l’appareil de la signature ultérieure. Les statuts comme actif, en attente ou archivé aident à distinguer une ancienne version du contrat d’un accord actuel. Si aucune déclaration n’a encore été signée, edoobox affiche un état vide approprié ; Modifier la déclaration ouvre la boîte de dialogue de signature.
Exportez ou documentez les accords signés en interne là où votre organisation gère les documents de protection des données et des fournisseurs. Les bases complémentaires figurent sous Protection des données avec edoobox : LPD et RGPD.
Enregistrer un paiement à edoobox
La zone de paiement permet de saisir un montant à verser à edoobox, par exemple pour régler le solde ou constituer un crédit pour les prochains frais. Vérifiez le montant, la devise, le libellé comptable et le mode de paiement avant confirmation.
Le libellé comptable proposé est généralement « Abonnement edoobox ». Le montant par défaut est de 50.00 dans la devise du compte et doit être d’au moins 5.00. Si le solde est négatif, edoobox peut proposer automatiquement le montant dû.
Pour les paiements par carte ou en ligne, edoobox affiche une boîte de confirmation, puis un résultat. Pour un virement bancaire, edoobox génère une facture PDF ou un document de paiement ; utilisez les informations indiquées et faites attention au libellé comptable ou à la référence afin que le paiement soit correctement attribué.
Si vous prévoyez des montants annuels ou des avances importantes, vérifiez d’abord si un changement d’abonnement est prévu. Après un changement, le solde peut s’actualiser ; créez les factures d’abonnement seulement ensuite.
Boîte de dialogue de confirmation et résultat
La boîte de confirmation affiche la méthode de paiement, le montant, le libellé comptable et, pour les cartes enregistrées, la carte masquée. Ne fermez la fenêtre qu’après l’affichage d’une réussite, d’une erreur ou de la facture générée.
Pour un virement bancaire, edoobox génère une facture PDF. Elle constitue la base de votre virement et ne débite aucune carte. Pour une carte bancaire, la carte sélectionnée ou nouvellement saisie est débitée ; en cas de refus, le paiement reste ouvert et edoobox affiche une erreur. Après un paiement réussi, vérifiez l’actualisation du solde et du journal du compte.
Sofort/Klarna n’est plus proposé habituellement dans cette zone de paiement d’abonnement depuis le 10 janvier 2024. Pour les paiements des participants, consultez Virement Sofort / Klarna et les prestataires de paiement actuels.
Méthodes de paiement et cartes bancaires enregistrées
Selon le compte, des cartes bancaires ou d’autres méthodes de paiement peuvent être enregistrées. Les cartes enregistrées sont masquées, généralement avec la marque, les derniers chiffres, la date d’expiration et le statut. Les données complètes de carte ne s’affichent pas dans edoobox.
Lorsque vous utilisez une nouvelle carte bancaire, décidez délibérément si elle doit être enregistrée. Dans le compte connecté, les cartes autres que celle par défaut peuvent être retirées après confirmation ; pour la carte par défaut, définissez d’abord une autre carte utilisable par défaut. Cette suppression peut être limitée dans les boîtes de paiement sans accès administrateur complet.
Retirez les cartes expirées ou devenues inutiles et, après l’ajout d’une nouvelle carte, vérifiez le fonctionnement des débits automatiques ou recharges. Pour les modifications de cartes, utilisez uniquement des accès administrateur fiables avec les droits appropriés.
Affichage des cartes enregistrées
Dans la liste compacte des cartes, vous voyez la marque, le numéro masqué, la date d’expiration, le titulaire facultatif et les statuts comme par défaut, secours ou invalide. Si la marque manque, edoobox utilise une indication neutre de carte bancaire.
Si une carte est marquée invalide ou si sa date d’expiration n’apparaît plus, enregistrez une nouvelle carte et vérifiez ensuite les rôles par défaut et de secours.
Montant, libellé comptable et montant annuel
Le montant doit être positif et respecter un minimum. Le libellé comptable est limité à 35 caractères et doit donc être court et adapté à la comptabilité interne. Le bouton de vérification du paiement ne devient utilement actif que lorsque la méthode, le montant et le libellé sont complets. Pour certains abonnements, edoobox peut calculer un montant annuel en multipliant le prix mensuel par douze. Cela aide à payer un abonnement à prix fixe un an à l’avance.
Avant confirmation, vérifiez que le montant et la description conviennent à la comptabilité interne. Pour le solde, les groupes mensuels, documents et exports CSV/Excel, utilisez Compte : facturation et journal du compte.
La proposition annuelle correspond au prix mensuel du forfait multiplié par douze. Les frais liés à l’utilisation n’y sont pas automatiquement inclus ; une avance ne change pas d’elle-même la durée contractuelle ou le tarif. Pour Business et les services supplémentaires, vérifiez les postes réels du journal.
Vérifier l’adresse de facturation avant le paiement
Si une adresse de facturation différente est active dans le compte, elle s’affiche directement dans le formulaire lorsque Virement bancaire est sélectionné. Le contrôle lors de la poursuite s’applique toutefois à tous les modes de paiement dans ce formulaire : une adresse active invalide peut aussi bloquer le paiement avec une carte enregistrée ou nouvelle.
- Ouvrez les paramètres du compte et vérifiez l’adresse de facturation active, y compris les informations obligatoires et l’adresse e-mail.
- Corrigez et enregistrez l’adresse.
- Rouvrez le formulaire de paiement et vérifiez le montant, le destinataire et le mode de paiement avant confirmation.
Régime de TVA de l’UE pour les frais d’abonnement
Pour les comptes en EUR, edoobox peut exiger un régime de TVA avant les paiements. Vous choisissez si le compte est utilisé par une entreprise (B2B) ou à titre privé (B2C). L’indication apparaît seulement tant que le régime des frais d’abonnement edoobox n’est pas enregistré ; après l’enregistrement, le bloc est normalement masqué.
En B2B, saisissez un numéro de TVA et vérifiez-le avant d’enregistrer le régime. Après un enregistrement réussi, edoobox le conserve pour les prochains frais d’abonnement. Les taux de TVA des offres ne se gèrent pas ici, mais sous Paramètres généraux de TVA.
Débit automatique, recharge et e-mails de facturation
Avec le débit automatique ou la recharge, edoobox peut équilibrer le solde du compte selon les besoins. Cela importe particulièrement si votre forfait génère des frais liés à l’utilisation ou si le solde ne doit pas devenir négatif.
Vérifiez les cartes enregistrées, les limites, les destinataires des notifications et les responsabilités internes. Jusqu’à dix cartes activement utilisables peuvent être enregistrées. Une carte par défaut ne peut pas être supprimée directement ; avec au moins deux cartes utilisables, les rôles par défaut et de secours peuvent être modifiés avant le retrait d’une carte. En cas d’échec d’un paiement ou de solde négatif, les responsables doivent être informés à temps.
Les e-mails de facturation doivent arriver à une adresse surveillée, par exemple la comptabilité ou l’administration. Évitez les adresses privées individuelles si plusieurs personnes doivent traiter les factures, rappels ou relevés de compte.
Distinction avec les autres fonctions de paiement et de fiscalité
Cette page concerne les frais d’abonnement, le solde et les informations obligatoires de votre compte edoobox. Les paiements des participants, systèmes de paiement et remboursements relèvent d’autres rubriques.
Systèmes de paiement explique les modes de paiement pour les participants.
TVA GeoDynamic traite de la TVA selon le pays dans le processus de réservation.
Adresse de facturation différente concerne les données de facturation des réservations.
Paramètres : abonnement et Abonnements edoobox expliquent les fonctions d’abonnement.
Exemples d'application
Exemple d’utilisation : payer les frais d’abonnement par virement bancaire
La comptabilité choisit le virement bancaire, vérifie l’adresse et génère la facture PDF des frais d’abonnement edoobox. Après le virement, elle contrôle le solde, le libellé comptable et le journal du compte. Ce paiement est distinct des factures et paiements des participants.
Exemple d’utilisation : organiser les cartes par défaut et de secours
Une organisation enregistre deux cartes d’entreprise valides. La carte principale est utilisée par défaut, la seconde comme secours. Avant de retirer l’ancienne carte par défaut, l’administration change les rôles et vérifie que les deux cartes restent utilisables.
Exemple d’utilisation : préparer la facturation B2B de l’UE
Une entreprise établie dans l’UE enregistre son adresse de facturation complète et son numéro de TVA valide. Elle vérifie le réglage B2B et le destinataire des e-mails avant la création de la prochaine facture d’abonnement. La logique fiscale des réservations des participants est configurée séparément.
Distinguer abonnement du compte et abonnement des participants
Votre abonnement de compte edoobox définit la formule logicielle de votre organisation. Vous configurez les abonnements vendus à votre clientèle dans le gestionnaire d’abonnements des participants. Une carte d’entreprise destinée aux frais du compte edoobox ne devient pas pour autant la source de paiement de vos participants.
Les tâches correspondantes sont décrites séparément : Carte d’entreprise, prélèvement mensuel et recharge Business ainsi que Suspendre ou supprimer le compte.