Automatisations : Sélectionner les modèles d'e-mail et de PDF avant l'envoi

Avec une règle de communication, vous choisissez avant l'envoi prévu un modèle d'e-mail ou de PDF de participant approprié. Ainsi, par exemple, un webinaire reçoit une confirmation différente ou un cours spécifique reçoit sa propre mise en page de certificat. La règle remplace la sélection du modèle pour cet envoi.

Préparer les modèles et l'accès

Activez le plugin Automatisations et vérifiez les droits pour la section des règles.
Créez ou modifiez le modèle nécessaire sous Modèles d'e-mail respectivement les Modèles PDF.
Renseignez le contenu, les langues actives et les variables de remplacement appropriées. Activez le modèle terminé.
Préparez un exemple d'offre approprié et un exemple d'offre inapproprié avec une étiquette ou une caractéristique clairement distinguable.

Choisir l'événement juste avant l'envoi

Ouvrez Paramètres → Automatisations → Règles → Nouvelle règle.
Attribuez un nom, par exemple Webinaire : confirmation appropriée.
Sélectionnez sous Quand l'événement Avant l'envoi de la confirmation de réservation ou Avant l'envoi d'un certificat.
Vérifiez les badges de contexte. Pour les certificats, la personne participante spécifique est également disponible dans le contexte.

Nouvelle réservation et Avant l'envoi de la confirmation de réservation sont des déclencheurs différents. Le remplacement de modèle appartient à l'événement de communication. Une modification ultérieure de la règle ne remplace pas un message déjà envoyé.

Sélectionner les conditions et le modèle

Ajoutez par exemple l'étiquette d'offre Webinaire sous Seulement si.
Ajoutez au besoin une condition de langue ou une autre condition fonctionnelle. Utilisez ET pour les conditions simultanément nécessaires et OU pour les alternatives.
Sélectionnez sous Alors l'action Remplacer le modèle d'e-mail et un modèle d'e-mail actif approprié.
Pour un document de participant, complétez si nécessaire Remplacer le modèle PDF et un modèle PDF compatible.
Enregistrez d'abord la règle en tant que brouillon.

Une action supplémentaire Envoyer un e-mail avec modèle génère un autre message. Ce n'est pas un remplacement de la sélection de modèle dans l'envoi qui a lieu de toute façon et peut sinon causer une double confirmation.

Quel modèle PDF est utilisable

Le remplacement nécessite un modèle PDF adapté à un document de participant. Une facture, une facture d'annulation, une relance ou un billet possède d'autres données techniques et ne devient pas ainsi un PDF de certificat arbitraire. Utilisez la sélection compatible proposée et vérifiez le document réellement généré.

Si une sélection enregistrée est supprimée, inactive ou incompatible, l'envoi peut revenir à son modèle par défaut. Une règle existante n'est donc pas encore une preuve que sa mise en page a été utilisée. Vérifiez le modèle, la langue, l'autorisation et le résultat dans le détail d'exécution.

Ordonner les règles qui se chevauchent

Les priorités plus élevées sont prises en compte en premier. En cas de plusieurs remplacements appropriés du même type, le modèle autorisé sélectionné en premier l'emporte ; la sélection n'est pas composée à partir de plusieurs modèles. L'e-mail et le PDF sont décidés séparément.

Utilisez par exemple la priorité 200 pour la règle spécifique aux webinaires et 100 pour une règle générale de confirmation. Vérifiez les deux cas. À priorité égale, l’ordre stable des règles existantes reste déterminant ; pour les cas particuliers, ne vous fiez pas à une égalité qui semble fortuite.

Vérifier la simulation et l'envoi réel

Simulez le brouillon enregistré avec l'objet d'exemple prévu.
Lisez les conditions et les actions prévues. La simulation n'envoie pas d'e-mail et ne modifie pas les données.
Répétez la vérification avec un contre-exemple qui ne doit pas recevoir le modèle spécial.
Activez la règle et déclenchez un envoi réel contrôlé à un destinataire prévu à cet effet.
Ouvrez Automatisations → Exécutions et contrôlez le modèle choisi ainsi que les actions éventuellement supplantées.
Vérifiez le message reçu et le PDF réellement généré dans chaque langue nécessaire. Vous contrôlez la distribution en outre dans la boîte d'envoi du courrier.

Si le modèle par défaut apparaît toujours

L'événement correspond-il à l'envoi de confirmation ou de certificat réellement exécuté ?
La règle est-elle active et ses conditions sont-elles remplies pour cette opération spécifique ?
Une règle de priorité plus élevée supprime-t-elle la sélection ?
Le modèle cible est-il actif et compatible avec le type de document ?
Le détail d'exécution montre-t-il la sélection enregistrée ou un retour par défaut ?

Mettez en pause une règle défaillante pour de nouveaux événements, corrigez le brouillon et vérifiez à nouveau. Un message déjà envoyé n'est pas révoqué par cette action. Un aperçu actuel du modèle montre le contenu d'aujourd'hui ; le justificatif envoyé à l'époque reste un objet de vérification différent.