Recherche de doublons : vérifier et fusionner les participants

La recherche de doublons trouve des profils de participants potentiellement dupliqués. Un assistant vous aide dans la comparaison et la fusion contrôlée. Utilisez-le si la même personne a reçu un deuxième profil, par exemple par une nouvelle inscription ou une importation.

Un score de correspondance indique des données concordantes. Vérifiez s’il s’agit réellement de la même personne, en particulier pour les familles, les adresses d’entreprise et les adresses e-mail partagées.

Ouvrir les doublons ouverts

Ouvrez les paramètres globaux et Recherche de doublons → Doublons ouverts.
Vérifiez les personnes proposées, le Score, la mention sans conflit ou Conflit et les champs concordants.
Tenez compte des conséquences affichées sur les réservations, les factures et les notes.
Sélectionnez Vérifier pour ouvrir l'assistant. Avec Actualiser, vous rechargez la vue d'ensemble.

Une notification de doublon dans un profil de participant peut également mener à l’assistant. La détection dépend des règles centrales de doublons.

Étape 1 : Vérifier les candidats

Sélectionnez le candidat approprié. L'assistant affiche la valeur de correspondance, le statut de conflit et les champs pris en compte avec leur pondération. Rechercher des doublons met à jour la recherche pour le profil ouvert.

Si les profils appartiennent à différentes personnes, sélectionnez Ignorer les doublons. Les personnes sont ainsi conservées et cette suggestion est rejetée. Ne créez pas un autre profil en cas de situation ambiguë.

Distinguer l'affichage du profil et l'activation globale

L'absence d'une notification de doublon dans le profil ne signifie pas automatiquement que la recherche globale du compte est désactivée. Vérifiez le contexte réel :

Ouvrez Paramètres → Recherche de doublons → Paramètres. Contrôlez l'interrupteur d'activation global et au moins un champ de comparaison actif approprié. Attendez Enregistré.
Rouvrez le même profil dans le bon compte. La vue d’ensemble actuelle du profil affiche un avis de doublon avec un nombre uniquement si des candidats ouverts ont été chargés pour cette personne. Elle ne possède aucun interrupteur distinct d’activation ou de désactivation de la détection par personne.
Ouvrez l'assistant via Plus → Rechercher des doublons et effectuez-y la nouvelle recherche. Comparez le résultat avec Doublons ouverts dans les paramètres globaux.
Si vous voyez Actif/Inactif lors de la modification d'un champ de données de participant, cet affichage se rapporte au champ individuel. Utilisez Modifier dans la recherche de doublons pour vérifier sa règle de comparaison centrale. Un champ inactif ne signifie pas que toute la recherche doit être désactivée.
Si une vue ancienne ou contradictoire indique toujours « Recherche de doublons inactive » malgré le rechargement de l’administration, alors que les règles enregistrées centralement sont actives, notez la vue, l’étape et le message visible. Clarifiez cet écart d’affichage avec l’assistance et utilisez la comparaison centrale des candidats pour le contrôle fonctionnel.

Ne modifiez pas le statut d'activité de la personne participante pour cela et ne fusionnez pas sans vérification les personnes portant le même nom de famille. Plusieurs membres d'une famille ne sont pas des doublons de la même personne. Les étapes suivantes expliquent comment vérifier les candidats manquants réellement.

Deux profils connus ne sont pas affichés comme candidats

L’assistant actuel fusionne les candidats ouverts détectés. Il ne permet pas de sélectionner librement deux profils quelconques en saisissant leurs ID. Si une paire connue manque, vérifiez d’abord la détection ; abaisser le seuil de pourcentage ne garantit pas à lui seul une correspondance.

Ouvrez les deux profils dans le même compte edoobox et comparez les données réellement stockées. Affichez si nécessaire la colonne ID dans la vue d'ensemble des utilisateurs pour distinguer clairement les deux profils. Un nom ou une adresse de contact commune ne suffit pas comme preuve d'identité.
Sous Paramètres → Recherche de doublons → Paramètres, vérifiez les champs actifs, les comparaisons obligatoires, les pondérations et Candidats %. Laissez Fusion automatique désactivé pendant la correction des règles. La modification agit sur la détection dans tout le compte.
Contrôlez les valeurs manquantes ou différentes. Un champ de comparaison obligatoire vide ne satisfait pas la comparaison. La recherche de noms similaires n’est pas une recherche approximative sans restriction ; au moins un critère d’identification approprié et concordant doit permettre la présélection. Corrigez uniquement les données de base dont l’erreur est établie.
Ouvrez l’assistant sur chacun des deux profils existants et sélectionnez Rechercher des doublons. Après une modification des règles, les autres profils doivent également être traités à nouveau. Actualiser dans la liste ouverte recharge les suggestions existantes ; cela ne correspond pas à une nouvelle recherche sur le profil.
Vérifiez si la paire a été ignorée délibérément auparavant. Les paires ignorées de manière permanente n'apparaissent pas simplement à nouveau par une nouvelle recherche ou Supprimer tous les doublons trouvés. Cette action de suppression conserve les paires ignorées.
Si un candidat ouvert apparaît, poursuivez avec la comparaison des champs et la confirmation. S’il reste absent ou si une paire a été ignorée par erreur, clarifiez le cas avec l’assistance à l’aide des ID des deux profils et des règles utilisées. La boîte de dialogue actuelle ne prévoit aucune étape spécifique pour retirer ce statut ignoré.

Ne modifiez pas artificiellement les noms, adresses ou numéros d’identification uniquement pour forcer une correspondance. Ne créez pas non plus de troisième profil. Les réservations, les factures ainsi que les abonnements ou pass existants restent attribués aux profils existants jusqu’à une fusion clarifiée.

Exemple : dans deux profils d’une même personne, un numéro de personnel n’est renseigné que dans un seul, alors qu’il est défini comme comparaison obligatoire. L’équipe vérifie les documents initiaux et complète uniquement la valeur manquante attestée. Elle relance ensuite la recherche de candidats, compare les deux profils et décide seulement alors du profil à conserver.

Étape 2 : choisir les champs et le profil à conserver

Sélectionnez le profil qui doit subsister après la fusion. Dans la boîte de dialogue, il est désigné comme Survivor.
Comparez les données de base et les champs de texte personnalisés affichés.
Pour chaque champ marqué Sélection nécessaire, choisissez la valeur correcte selon les données réelles.
Contrôlez en particulier l'adresse e-mail, le nom, la langue, l'entreprise et l'adresse avant de continuer.

Un conflit de champs reste un choix conscient. Les données vides et les différences pures en termes d'espaces ou de casse des noms ou e-mails ne sont pas toujours traitées comme un vrai conflit. Vérifiez néanmoins le contenu et la bonne personne.

Étape 3 : Confirmer la fusion

La confirmation affiche le profil subsistant et les réservations, factures et notes concernées. Au maximum dix profils sont autorisés par fusion ; une limite de compte plus basse peut restreindre davantage la sélection. Tant que des conflits de champs sont ouverts, la finalisation est bloquée.

Confirmez la fusion uniquement après vérification. Les profils sources fusionnés sont supprimés ; travaillez ensuite dans le profil subsistant. Vérifiez-y les données de base, les réservations, les factures, les transactions, les notes et l'entrée relative à la fusion. Ne répétez pas l'opération tant que le résultat d'une action en cours est ambigu.

Vérifier le succès et les fusions automatiques

Après une fusion manuelle réussie, l’assistant affiche un message de réussite. Pour un contrôle ultérieur, ouvrez le profil du participant conservé → Vue d’ensemble → Notes. edoobox y crée une note système :

Doublons fusionnés lors d’une fusion manuelle ;
Doublons fusionnés automatiquement avec Auto-Merge.

La note contient l'horodatage, le profil conservé, les identifiants de profils fusionnés et la stratégie de sélection utilisée. Ouvrez l'entrée, puis comparez les données de base, les réservations, les factures et les notes dans le profil restant. Les profils sources d'origine ont été supprimés ; ils ne constituent plus une base de travail secondaire pour la maintenance ultérieure.

Aucune notification e-mail distincte n’est prévue pour Auto-Merge. Prévoyez donc un contrôle délibéré dans le profil et ne comptez pas sur un message attendu. Une liste Doublons ouverts vide ne prouve pas à elle seule une fusion réussie : une suggestion peut aussi avoir été ignorée, supprimée ou être devenue inadaptée après une modification des règles.

Si l'entrée attendue est manquante, rechargez le profil conservé et vérifiez si les deux anciens profils existent encore séparément. Ne répétez pas une action floue à l'aveugle. Notez pour l'éclaircissement les deux identifiants de profils, l'horodatage et le résultat attendu.

Vérifier séparément les profils avec des abonnements ou des pass

Vérifiez les éléments du profil sous Adhésions. Leur gestion est décrite dans Gérer les abonnements des participants. Si votre compte contient de telles attributions, clarifiez également la fusion automatique avant de l’activer.

Profil en double ou plusieurs réservations de la même personne ?

Un profil de participant peut contenir plusieurs réservations de la même personne. Une nouvelle inscription à un cours n'est donc pas en soi une raison de créer un deuxième profil ou de fusionner des profils. Ouvrez d'abord les personnes et comparez leurs réservations : si la nouvelle inscription appartient déjà au profil existant, aucune fusion de profils n'est nécessaire.

Comparez le nom, les caractéristiques personnelles et l'historique des réservations. Deux membres de famille ou d'association différents peuvent posséder la même adresse de contact.
Si la même personne possède deux profils, utilisez l’assistant décrit ci-dessus et vérifiez au préalable les abonnements ou les pass.
En cas de deux réservations accidentelles d’une même personne, clarifiez l’opération souhaitée dans les détails de la réservation et vérifiez au besoin l’annulation ou le changement de réservation. Une fusion de profils n’annule pas une double inscription indésirable et ne résout pas sa vérification financière.
Améliorez pour la prochaine inscription la prise en charge consciente du profil avec Magic Login ou le processus d'inscription groupée.

Exemple : Une personne a deux réservations de cours sous un profil. Les deux réservations sont voulues ; il n'y a pas de doublon de profil. Pour une autre personne, deux profils existent après une inscription supplémentaire. Seuls ces profils sont fusionnés après vérification de l'identité ; les réservations toujours valides restent traçables.

Éviter les doublons dès l'importation

Le traitement des doublons de l'importation CSV est une décision distincte. Avant l'importation, choisissez la détection et le comportement souhaité pour les profils et réservations existants. Une importation ne remplace pas la vérification des profils doubles déjà existants.

Dans l’import CSV, choisissez la détection proposée par adresse e-mail ou par User-ID edoobox. Un numéro de personnel personnalisé peut aider dans les règles centrales de doublons, mais ne constitue pas une clé de détection d’import librement sélectionnable.
Vérifiez les lignes en double dès le fichier source.
Effectuez d’abord un petit import avec de nouvelles personnes et des personnes existantes.
Contrôlez ensuite les profils, les réservations et la boîte d’envoi.

Exemples de vérification

Deux membres de famille avec la même adresse

Deux personnes utilisent la même adresse e-mail. Le prénom et le numéro d'adhésion diffèrent ; les réservations antérieures appartiennent également à des personnes différentes. L'administration ignore la suggestion et maintient les deux profils séparés.

Une personne avec une ancienne et une nouvelle adresse

Après une inscription supplémentaire, deux profils de la même personne existent. Dans la comparaison des champs, l'administration choisit l'adresse actuelle et l'adresse e-mail confirmée. Après la fusion, elle vérifie les réservations, les factures et les notes dans le profil conservé.

Utiliser un numéro d'adhésion unique

Une organisation attribue un numéro unique à chaque personne. Elle intègre le champ texte approprié dans les règles centrales, le marque comme comparaison obligatoire si nécessaire et vérifie les correspondances avec des profils d'exemple connus. Ce n'est qu'après une vérification fiable des règles qu'elle décide de la fusion automatique.