Duplikatsuche: Teilnehmende prüfen und zusammenführen

Die Duplikatsuche findet mögliche doppelte Teilnehmerprofile. Ein Assistent unterstützt Sie beim Vergleich und beim kontrollierten Zusammenführen. Verwenden Sie ihn, wenn dieselbe Person beispielsweise durch eine erneute Anmeldung oder einen Import ein zweites Profil erhalten hat.

Ein Trefferwert ist ein Hinweis auf übereinstimmende Angaben. Prüfen Sie fachlich, ob wirklich dieselbe Person vorliegt, besonders bei Familien, Firmenadressen und gemeinsam verwendeten E-Mail-Adressen.

Offene Duplikate öffnen

Öffnen Sie die globalen Einstellungen und Duplikatsuche → Offene Duplikate.
Prüfen Sie die vorgeschlagenen Personen, den Score, die Kennzeichnung konfliktfrei beziehungsweise Konflikt und die übereinstimmenden Felder.
Beachten Sie die angezeigten Auswirkungen auf Buchungen, Rechnungen und Notizen.
Wählen Sie Prüfen, um den Assistenten zu öffnen. Mit Aktualisieren laden Sie die Übersicht neu.

Bei einem Teilnehmerprofil kann ebenfalls eine Duplikatmeldung zum Assistenten führen. Die Erkennung richtet sich nach den zentralen Duplikatregeln.

Schritt 1: Kandidaten prüfen

Wählen Sie den passenden Kandidaten. Der Assistent zeigt Trefferwert, Konfliktstatus und die berücksichtigten Felder samt Gewichtung. Duplikate suchen aktualisiert die Suche für das geöffnete Profil.

Gehören die Profile verschiedenen Personen, wählen Sie Duplikate ignorieren. Dadurch bleiben die Personen erhalten und dieser Vorschlag wird verworfen. Erstellen Sie bei einer unklaren Situation kein weiteres Profil.

Profilanzeige und globale Aktivierung unterscheiden

Ein fehlender Duplikathinweis im Profil bedeutet nicht automatisch, dass die kontoweite Suche ausgeschaltet ist. Prüfen Sie den tatsächlichen Zusammenhang:

Öffnen Sie Einstellungen → Duplikatsuche → Einstellungen. Kontrollieren Sie den globalen Aktivschalter und mindestens ein passendes aktives Vergleichsfeld. Warten Sie auf Gespeichert.
Öffnen Sie dasselbe Profil im richtigen Konto erneut. Die aktuelle Profilübersicht zeigt einen Duplikathinweis mit Anzahl nur, wenn offene Kandidaten für diese Person geladen wurden. Sie besitzt keinen eigenen Ein-/Ausschalter der Duplikaterkennung pro Person.
Öffnen Sie über Mehr → Duplikate suchen den Assistenten und führen Sie dort die erneute Suche aus. Vergleichen Sie das Ergebnis mit Offene Duplikate in den globalen Einstellungen.
Sehen Sie Aktiv/Inaktiv beim Bearbeiten eines Teilnehmer-Datenfelds, bezieht sich diese Anzeige auf das einzelne Feld. Verwenden Sie In der Duplikatsuche bearbeiten, um dessen zentrale Vergleichsregel zu prüfen. Ein inaktives Feld bedeutet nicht, dass die gesamte Suche ausgeschaltet sein muss.
Wenn eine ältere oder widersprüchliche Ansicht trotz neu geladener Administration weiterhin «Duplikatsuche inaktiv» meldet, während die zentral gespeicherten Regeln aktiv sind, halten Sie Ansicht, Schritt und sichtbare Meldung fest. Klären Sie die Anzeigeabweichung mit dem Support und verwenden Sie den zentralen Kandidatenabgleich zur fachlichen Kontrolle.

Ändern Sie dafür nicht den Aktivstatus der teilnehmenden Person und führen Sie Personen mit gleichem Familiennamen nicht ungeprüft zusammen. Mehrere Familienmitglieder sind keine Duplikate derselben Person. Die folgenden Schritte erklären, wie Sie tatsächlich fehlende Kandidaten prüfen.

Zwei bekannte Profile werden nicht als Kandidaten angezeigt

Der aktuelle Assistent führt erkannte offene Kandidaten zusammen. Er bietet keine freie Auswahl zweier beliebiger Profile über eingegebene IDs. Wenn ein fachlich bekanntes Paar fehlt, prüfen Sie zuerst die Erkennung; eine niedrigere Prozentgrenze allein garantiert noch keinen Treffer.

Öffnen Sie beide Profile im gleichen edoobox-Konto und vergleichen Sie die tatsächlich gespeicherten Angaben. Blenden Sie bei Bedarf in der Benutzerübersicht die Spalte ID ein, um die beiden Profile eindeutig auseinanderzuhalten. Ein Name oder eine gemeinsame Kontaktadresse genügt nicht als Identitätsnachweis.
Prüfen Sie unter Einstellungen → Duplikatsuche → Einstellungen die aktiven Felder, Pflichtvergleiche, Gewichte und Kandidaten %. Lassen Sie Auto-Merge während einer Regelkorrektur inaktiv. Die Änderung wirkt auf die Erkennung im ganzen Konto.
Kontrollieren Sie fehlende oder abweichende Werte. Ein leeres Pflichtvergleichsfeld besteht den Vergleich nicht. Ähnliche Namen sind keine beliebige unscharfe Suche; mindestens ein geeignetes übereinstimmendes Erkennungsmerkmal muss die Vorauswahl ermöglichen. Korrigieren Sie nur nachweislich falsche Stammdaten.
Öffnen Sie den Assistenten an beiden vorhandenen Profilen und wählen Sie jeweils Duplikate suchen. Nach einer Regeländerung muss auch der übrige Bestand erneut verarbeitet werden. Aktualisieren in der offenen Liste lädt vorhandene Vorschläge neu; das ist nicht derselbe Schritt wie die erneute Suche am Profil.
Prüfen Sie, ob das Paar früher bewusst ignoriert wurde. Dauerhaft ignorierte Paare erscheinen nicht einfach wieder durch erneutes Suchen oder Alle gefundenen Duplikate löschen. Diese Löschaktion erhält die ignorierten Paare.
Erscheint ein offener Kandidat, führen Sie mit Feldvergleich und Bestätigung fort. Bleibt er aus oder wurde ein Paar versehentlich ignoriert, klären Sie den Fall mit dem Support anhand der beiden Profil-IDs und der verwendeten Regeln. Der aktuelle Dialog bietet keinen eigenen Schritt zum Aufheben einer solchen Ignorierung.

Verändern Sie Namen, Adressen oder Identifikationsnummern nicht künstlich, nur um einen Treffer zu erzwingen. Legen Sie auch kein drittes Profil an. Buchungen, Rechnungen sowie vorhandene Abonnemente oder Pässe bleiben bis zur geklärten Zusammenführung den vorhandenen Profilen zugeordnet.

Beispiel: Bei zwei Profilen derselben Person ist eine Personalnummer nur einmal gepflegt, aber als Pflichtvergleich eingestellt. Das Team prüft die ursprünglichen Unterlagen und ergänzt ausschliesslich den belegten fehlenden Wert. Danach sucht es die Kandidaten erneut, vergleicht beide Profile und entscheidet erst dann über das weiterbestehende Profil.

Schritt 2: Felder und weiterbestehendes Profil wählen

Wählen Sie das Profil, das nach dem Zusammenführen weiterbestehen soll. Im Dialog wird es als Survivor bezeichnet.
Vergleichen Sie die angezeigten Stammdaten und eigenen Textfelder.
Wählen Sie bei jedem als Auswahl nötig gekennzeichneten Feld den fachlich richtigen Wert.
Kontrollieren Sie besonders E-Mail-Adresse, Name, Sprache, Firma und Adresse, bevor Sie fortfahren.

Ein Feldkonflikt bleibt eine bewusste Auswahl. Leere Angaben und reine Unterschiede bei Leerzeichen oder Gross-/Kleinschreibung von Namen beziehungsweise E-Mail werden nicht immer als echter Widerspruch behandelt. Prüfen Sie trotzdem den Inhalt und die richtige Person.

Schritt 3: Zusammenführung bestätigen

Die Bestätigung zeigt das weiterbestehende Profil und die betroffenen Buchungen, Rechnungen und Notizen. Pro Zusammenführung sind höchstens zehn Profile zulässig; eine niedrigere Kontogrenze kann die Auswahl zusätzlich beschränken. Solange Feldkonflikte offen sind, ist der Abschluss gesperrt.

Bestätigen Sie die Zusammenführung erst nach der Kontrolle. Die zusammengeführten Quellprofile werden entfernt; arbeiten Sie anschliessend im weiterbestehenden Profil. Prüfen Sie dort Stammdaten, Buchungen, Rechnungen, Transaktionen, Notizen und den Eintrag zur Zusammenführung. Wiederholen Sie den Vorgang nicht, solange das Ergebnis einer laufenden Aktion unklar ist.

Erfolg und automatische Zusammenführungen nachprüfen

Nach einer erfolgreichen manuellen Zusammenführung zeigt der Assistent eine Erfolgsmeldung. Für die spätere Kontrolle öffnen Sie das weiterbestehende Teilnehmerprofil → Übersicht → Notizen. Dort legt edoobox eine Systemnotiz an:

Duplikate zusammengeführt bei einer manuellen Zusammenführung;
Duplikate automatisch zusammengeführt bei Auto-Merge.

Die Notiz enthält Zeitpunkt, weiterbestehendes Profil, zusammengeführte Profil-IDs und die verwendete Auswahlstrategie. Öffnen Sie den Eintrag und vergleichen Sie anschliessend Stammdaten, Buchungen, Rechnungen und Notizen im verbleibenden Profil. Die ehemaligen Quellprofile wurden entfernt; sie sind kein zweiter Arbeitsbestand zur Nachpflege.

Für Auto-Merge ist keine separate E-Mail-Benachrichtigung vorgesehen. Planen Sie deshalb eine bewusste Nachkontrolle im Profil und verlassen Sie sich nicht auf eine erwartete Nachricht. Eine leere Liste Offene Duplikate belegt für sich noch keine erfolgreiche Zusammenführung: Ein Vorschlag kann auch ignoriert, gelöscht oder durch geänderte Regeln unpassend geworden sein.

Fehlt der erwartete Eintrag, laden Sie das weiterbestehende Profil erneut und prüfen Sie, ob beide alten Profile noch getrennt vorhanden sind. Wiederholen Sie eine unklare Aktion nicht blind. Notieren Sie für die Klärung beide Profil-IDs, Zeitpunkt und das erwartete Ergebnis.

Profile mit Abonnementen oder Pässen gesondert prüfen

Prüfen Sie den Bestand im Profil unter Mitgliedschaften. Die Verwaltung beschreibt Teilnehmenden-Abonnemente verwalten. Enthält Ihr Konto solche Zuweisungen, klären Sie auch die automatische Zusammenführung, bevor Sie sie aktivieren.

Doppeltes Profil oder mehrere Buchungen derselben Person?

Ein Teilnehmerprofil kann mehrere Buchungen derselben Person enthalten. Eine neue Kursanmeldung ist deshalb für sich kein Grund, ein zweites Profil anzulegen oder Profile zusammenzuführen. Öffnen Sie zuerst die Personen und vergleichen Sie deren Buchungen: Gehört die neue Anmeldung bereits zum vorhandenen Profil, ist keine Profilzusammenführung nötig.

Vergleichen Sie Name, eigene Personenmerkmale und Buchungsverlauf. Zwei verschiedene Familien- oder Vereinsmitglieder dürfen dieselbe Kontaktadresse besitzen.
Bei derselben Person in zwei Profilen verwenden Sie den oben beschriebenen Assistenten und prüfen vorher Abonnemente beziehungsweise Pässe.
Bei zwei versehentlichen Buchungen derselben Person klären Sie den gewünschten Vorgang im Buchungsdetail und prüfen bei Bedarf Stornierung oder Umbuchung. Eine Profilzusammenführung storniert keine ungewollte doppelte Anmeldung und löst deren Finanzprüfung nicht.
Verbessern Sie für die nächste Anmeldung die bewusste Profilübernahme mit Magic Login oder den Sammelanmeldungsablauf.

Beispiel: Eine Person hat zwei Kursbuchungen unter einem Profil. Beide Buchungen sind gewollt; es gibt kein Profilduplikat. Bei einer anderen Person liegen nach einer weiteren Anmeldung zwei Profile vor. Nur diese Profile werden nach Identitätsprüfung zusammengeführt; die weiterhin gültigen Buchungen bleiben nachvollziehbar.

Duplikate schon beim Import vermeiden

Die Duplikatbehandlung des CSV-Imports ist eine eigene Entscheidung. Wählen Sie vor dem Import die Erkennung und das gewünschte Verhalten bei vorhandenen Profilen und Buchungen. Ein Import ersetzt die Prüfung bereits vorhandener doppelter Profile nicht.

Wählen Sie im CSV-Import die angebotene Erkennung über E-Mail-Adresse oder edoobox User-ID. Eine eigene Personalnummer kann in den zentralen Duplikatregeln helfen, ist aber kein frei wählbarer Import-Erkennungsschlüssel.
Prüfen Sie doppelte Zeilen schon in der Quelldatei.
Führen Sie zuerst einen kleinen Import mit neuen und bestehenden Personen aus.
Kontrollieren Sie anschliessend Profile, Buchungen und Postausgang.

Beispiele für die Prüfung

Zwei Familienmitglieder mit derselben Adresse

Zwei Personen verwenden dieselbe E-Mail-Adresse. Vorname und Mitgliedsnummer unterscheiden sich; auch die bisherigen Buchungen gehören verschiedenen Personen. Die Administration ignoriert den Vorschlag und hält beide Profile getrennt.

Eine Person mit alter und neuer Anschrift

Nach einer weiteren Anmeldung bestehen zwei Profile derselben Person. Im Feldvergleich wählt die Administration die aktuelle Anschrift und die bestätigte E-Mail-Adresse. Nach der Zusammenführung prüft sie Buchungen, Rechnungen und Notizen im weiterbestehenden Profil.

Eindeutige Mitgliedsnummer verwenden

Eine Organisation führt für jede Person eine eindeutige Nummer. Sie nimmt das passende Textfeld in die zentralen Regeln auf, markiert es bei Bedarf als Pflichtvergleich und prüft die Treffer mit bekannten Beispielprofilen. Erst nach einer verlässlichen Regelprüfung entscheidet sie über automatisches Zusammenführen.