Stornierungsregeln und Gebühren berechnen

Eine Stornierungsregel verbindet die verbleibende Zeit bis zum Angebotsstart mit einer Gebühr und einer automatischen oder manuellen Entscheidung. Richten Sie zuerst die Stornierungsgruppe ein. Auf dieser Seite lesen Sie die Fristen und Beträge richtig und können einen konkreten Fall mit dem Ergebnis in edoobox vergleichen.

Was Frist vor Start bedeutet

Frist vor Start ist eine obere Grenze. Eine Regel passt, wenn bis zum Angebotsstart höchstens die eingetragenen Tage verbleiben. Treffen mehrere aktive Regeln zu, gewinnt die kleinste passende Tagesgrenze. Inaktive Regeln werden ignoriert. Die Reihenfolge der sichtbaren Zeilen ersetzt diese Auswahl nicht.

edoobox teilt die verbleibenden Sekunden durch 86 400 und rundet ab. Es zählt damit volle 24-Stunden-Blöcke, keine Kalendertage bis Mitternacht. Bei 14 Tagen und 23 Stunden lautet der berechnete Wert noch 14; bei 23 Stunden lautet er 0. Prüfen Sie Uhrzeit und Angebotsstart, besonders bei Grenzfällen und Zeitumstellungen. Verwenden Sie nicht allein die Differenz der angezeigten Kalenderdaten.

Einzurichtende Regel	Bestätigung	Gebühr	Bereich bei dieser Staffelung
365 Tage	Automatisch stornieren	0 %	Berechneter Wert von 15 bis 365.
14 Tage	Automatisch stornieren	50 %	Berechneter Wert von 8 bis 14.
7 Tage	Admin Bestätigung	100 %	Berechneter Wert 7 oder kleiner, einschliesslich Start und danach.

Eine einzelne Zeile «14 Tage, 0 %» gilt für die letzten höchstens 14 berechneten Tage. Für eine kostenfreie Phase davor brauchen Sie eine weitere Grenze wie die 365-Tage-Zeile dieses Beispiels. Mehr als 365 berechnete Tage liegen hier ausserhalb aller Regeln. Dann entsteht im öffentlichen Storno ein Antrag zur Admin-Prüfung; ohne passende Regel ergibt die prozentuale Gebührenvorschau zunächst 0 %. Prüfen Sie diesen Vorschlag ausdrücklich, bevor Sie als Admin bestätigen.

Verwenden Sie pro Tagesgrenze eine eindeutige aktive Zeile. Für gleich grosse Grenzen mit widersprüchlichen Gebühren oder Aktionen enthält die Auswahl keine fachliche Priorität, auf die Sie Ihre Staffelung stützen sollten.

Welcher Start zählt und was nach einer Verschiebung zu prüfen ist

Die Gebührenvorschau in der Administration verwendet den Start des gebuchten Angebots. Sie berechnet keine eigene Frist je teilnehmender Person oder je einzeln gebuchtem Termin. Ein später ausgewählter Einzeltermin setzt diese Frist daher nicht automatisch neu. Bei Sammel- und Multiangeboten prüfen Sie den tatsächlich zugrunde liegenden Buchungskontext.

Nach einer Angebotsverschiebung besonders prüfen: Die Regeln bleiben als Kopie an der Buchung gespeichert. In der aktuellen Umsetzung ermittelt die Teilnehmeransicht ihre Aktion teilweise aus dem dort ursprünglich gespeicherten Start; die Gebührenvorschau verwendet den aktuellen Angebotsstart. Dadurch können Entscheidung «automatisch oder Admin» und Gebührenvorschlag nach einer Verschiebung auseinanderlaufen. Vergleichen Sie Teilnehmeransicht und Adminvorschau und bearbeiten Sie einen widersprüchlichen Fall gezielt in der Administration. Eine einheitliche Neuberechnung beider Ansichten nach jeder Verschiebung ist derzeit nicht verlässlich belegt.

Wie die Stornogebühr berechnet wird

Die Prozentregel bezieht sich auf den in der Buchung verbuchten Gesamtbetrag und wird auf zwei Nachkommastellen gerundet. Sie bezieht sich nicht nur auf die bereits eingegangene Zahlung. Bei einer Sammelbuchung ist dies der Betrag der gesamten Buchung; für den Ausfall einer einzelnen Person verwenden Sie die Bearbeitung einer Sammelteilnahme.

Beispiel: Buchungstotal CHF 200, passende Regel 50 %. Die Gebühr beträgt CHF 100, auch wenn bisher erst CHF 60 bezahlt wurden. Eine noch gültige Widerrufsfrist ohne bestätigten Verzicht setzt die tatsächlich berechnete Gebühr auf null, auch bei einem freien Stornobetrag.

Im Admin-Dialog können Sie Mit angehefteten Regeln stornieren, Ohne Stornogebühr oder Freier Stornobetrag wählen. Für freie Beträge besteht keine automatische Begrenzung auf das Buchungstotal; kontrollieren Sie Betrag und Begründung daher vor der Bestätigung. Ein Gebührenverzicht bleibt als Vorgang nachvollziehbar.

Gebühr, Zahlung und Restbetrag auseinanderhalten

Für den Rückerstattungsweg zählt die tatsächlich verfügbare zugeordnete Zahlung nach bereits ausgeführten Refunds. Offene Mahngebühren werden ebenfalls berücksichtigt und beim Einbehalt zuerst gedeckt. Reicht der vorhandene Betrag danach nicht für die Stornogebühr aus, bleibt der ungedeckte Anteil der Stornogebühr offen.

Gegebene Situation	Verwendung der vorhandenen Zahlung	Verbleibendes Ergebnis
CHF 200 bezahlt, CHF 100 Stornogebühr, keine Mahngebühr	CHF 100 decken die Stornogebühr.	CHF 100 für den gewählten Rückerstattungsweg.
CHF 200 bezahlt, CHF 100 Stornogebühr, CHF 20 offene Mahngebühr	CHF 20 decken die Mahngebühr, CHF 100 die Stornogebühr.	CHF 80 für den Rückerstattungsweg.
CHF 60 bezahlt, CHF 100 Stornogebühr, CHF 20 offene Mahngebühr	CHF 20 decken die Mahngebühr, CHF 40 die Stornogebühr.	Kein Refund; CHF 60 Stornogebühr bleiben offen.
Nichts bezahlt, CHF 100 Stornogebühr	Keine Zahlung zur Verrechnung vorhanden.	CHF 100 Stornogebühr bleiben als Forderung zu bearbeiten.

Bereits bezahlte oder anderweitig ausgeglichene Mahngebühren gehören nicht nochmals in die offene Summe. Der automatisch verfügbare Betrag kann bei mehreren Zahlungen, Sammelrechnungen oder bereits erfolgten Teilrefunds vom Gesamtpreis abweichen. Die Automatik verwendet einen geeigneten zugeordneten Zahlungsvorgang; sie garantiert keine vollständige Aufteilung über sämtliche einzelnen Zahlungen. Prüfen Sie in solchen Fällen jede Transaktion und einen verbleibenden Rest separat.

Steuersatz der Gebühr kontrollieren

Der für das Gebührenobjekt verwendete Mehrwertsteuersatz stammt aus der gespeicherten Stornierungsbedingung. Die Prozentzahl der Stornoregel ist der Anteil am Buchungstotal; sie ist kein Steuersatz. Bei «Keine MwSt.» ist dem Gebührenobjekt kein Steuersatz zugeordnet. Prüfen Sie den Gebührenbetrag, die ausgewiesene Steuer und den erzeugten Beleg gemeinsam. Änderungen an der Gebührensteuer einer Vorlage ändern bestehende Buchungskopien und schon erzeugte Gebühren nicht rückwirkend.

Die Einrichtung der Steuersätze beschreibt Mehrwertsteuer-Einstellungen global; die Belege erklärt Rechnung und Stornorechnung.

Den gewählten Rückerstattungsweg prüfen

Weg der Gruppe	Was edoobox verarbeitet	Was Sie anschliessend kontrollieren
Online-Paymentsystem mit Refund-Automatik	Refund für einen unterstützten ursprünglichen Vorgang, insbesondere Stripe, Stripe SEPA, PayPal Checkout oder Saferpay.	Richtige Zahlung, ausgeführter Refund, Betrag und Rest. Ein Providerfehler kann den Storno blockieren.
Manuell bezahlte Rechnung	Anrechnung bereits verbuchter Zahlung und gegebenenfalls Aufgabe zur manuellen Rückzahlung.	Aufgabe, ursprüngliche Rechnung, Gebühr und tatsächliche Rücküberweisung. Eine Aufgabe überweist kein Geld.
Gutscheincode	Neuer Wertcode für die verbleibende Differenz statt Karten- oder Bankrefund.	Code, Betrag, Währung, Gültigkeit und Versand. Gutscheincodes müssen im Buchungsprozess aktiv sein; eine fehlgeschlagene Erstellung kann blockieren.
Als Usersaldo behalten	Die Zahlung bleibt nach Aufhebung der ursprünglichen Belastung und Abzug der Gebühren als Guthaben auf dem Teilnehmerkonto.	Teilnehmerguthaben und spätere Verwendung. Es wird kein Betrag an einen Zahlungsanbieter ausgezahlt.
Refund-Automatik aus oder Zahlungsart nicht unterstützt	Keine garantierte automatische Auszahlung. Bereits erhaltene unterstützte Zahlungen können dennoch Gebühren decken.	Offener Rückzahlungsbetrag, übrige Zahlungsvorgänge und erforderliche manuelle Bearbeitung.

Ein automatisch erzeugter Storno-Gutschein hat eigene neue Daten. Kontrollieren Sie dessen Ablaufdatum und Einschränkungen in der Gutscheinverwaltung, bevor Sie ihn als Ersatz mitteilen. Die Anleitung zu Gutscheinen, Restwerten und Guthaben beschreibt die spätere Einlösung.

Bei extern geführten Rechnungen und Buchhaltungskonflikten kann edoobox zur manuellen Prüfung anhalten. Prüfen Sie zuerst den gemeldeten Rechnungs- oder Integrationsfall und den bereits erreichten Transaktionsstand. Führen Sie den Vorgang nicht mehrfach ungeprüft aus. Weitere Schritte stehen unter Rückerstattungen prüfen und für die Integration unter Bexio-Rechnungen ändern und stornieren.

Als Admin stornieren und eine Gebühr korrigieren

Öffnen Sie das Buchungsdetail und lesen Sie die gespeicherten Bedingungen, Zahlungen und einen allfälligen Widerruf.
Wählen Sie Stornieren und prüfen Sie die Gebührenart sowie den tatsächlichen Gebührenbetrag.
Dokumentieren Sie die Entscheidung, bestätigen Sie und kontrollieren Sie Buchungsstatus, Belege, Gebührenobjekt, Rückerstattung, Aufgaben und Postausgang.

Die ausführlichen Dialogschritte beschreibt Buchung stornieren oder umbuchen. Eine Änderung oder Entfernung der Bedingung löscht eine schon erzeugte Gebühr nicht. Für eine gesonderte Korrektur verwenden Sie Gebühr stornieren: Bei einer offenen Gebühr wird die Forderung aufgehoben. Ist die Gebühr bereits bezahlt oder durch einen Einbehalt bei einer Rückzahlung gedeckt, kann eine Gegenbuchung und gegebenenfalls Rückerstattung nötig sein. Auch hier können externe Rechnungen eine manuelle Prüfung verlangen.

Automatischer Storno oder Antrag

Eine automatische Regel verarbeitet den Teilnehmerwunsch direkt, sofern die Finanzabwicklung gelingt. Bei Admin Bestätigung oder ohne passende Regel wird ein Antrag mit Begründung erstellt. Bis zur Entscheidung bleibt die Buchung aktiv; ein Antrag gibt noch keinen Platz frei. Prüfen Sie vor der Bewilligung die dann geltende Gebührenvorschau. Ein später bearbeiteter Antrag kann eine andere Zeitgrenze erreichen als am Antragstag.

Ein gültiger Widerruf ohne bestätigten Verzicht kann unmittelbar und ohne Stornogebühr verarbeitet werden, auch wenn die Regel Admin-Bestätigung verlangt. Ein blockierter automatischer Refund kann dagegen zur Admin-Aufgabe führen. Kontrollieren Sie das tatsächliche Ergebnis im Buchungsdetail.

Keine Regel ist keine Ablehnung: Wenn keine aktive Zeile zur verbleibenden Zeit passt, wird bei vorhandenen gespeicherten Bedingungen ein Antrag verlangt. Eine deaktivierte Regel, 0 % Gebühr oder eine hohe Gebühr verhindert keinen Antrag. Die Regelaktionen trennen automatische Ausführung von Admin-Entscheidung; sie enthalten keine Auswahl, einen Teilnehmerwunsch für ein einzelnes Angebot vollständig zu sperren.

Wenn Angebote A und B unterschiedliche Abläufe benötigen, können Sie A eine Gruppe mit Admin-Bestätigung und B eine Gruppe mit automatischen Regeln zuordnen. A erhält dann weiterhin Anträge, aber ausser einem technisch gültigen Widerruf keine sofortige Ausführung nach einer solchen Admin-Regel. Soll bei A auch der Antrag selbst fehlen, ist das durch diese beiden Aktionen nicht konfigurierbar. Der Vergleich der Einstellungswege zeigt die Grenze zu global Inaktiv und zu Bestandsbuchungen.

Beispiel: Für einen betreuten Lehrgang sollen Rücktrittswünsche geprüft werden, während offene Einzelworkshops automatisch storniert werden dürfen. Die Administration weist dem Lehrgang eine eigene Gruppe mit Admin-Bestätigung zu und behält für Workshops automatische Regeln. Sie kommuniziert beim Lehrgang einen Antrag mit anschliessender Entscheidung, keine technische Antragssperre. Eine gebührenfreie Admin-Regel bleibt ebenfalls ein Antrag; für kostenlose automatische Stornierung muss zusätzlich die Aktion Automatisch gewählt sein.

Kontrollfälle für eine vollständige Staffelung

Diese Fälle verwenden die Staffelung 365 Tage / 0 % / automatisch, 14 Tage / 50 % / automatisch und 7 Tage / 100 % / Admin. Die Buchung ist bestätigt, hat CHF 200 Total und keinen gültigen Widerruf; weitere Gebühren und Zahlungen sind nur angegeben, wo sie eine Rolle spielen.

Fall	Passende Regel oder Prüfung	Erwartung
20 volle Tage bis Start	365 Tage	0 % Gebühr, automatischer Versuch der Stornierung.
14 Tage und 23 Stunden bis Start	14 berechnete Tage	50 % = CHF 100 Gebühr.
7 Tage und 23 Stunden bis Start	7 berechnete Tage	100 % = CHF 200; Teilnehmerantrag zur Admin-Prüfung.
23 Stunden bis Start oder Start bereits vorbei	Kleinste Grenze 7 Tage	100 % = CHF 200; Admin-Prüfung.
400 volle Tage bis Start	Keine passende Grenze	Teilnehmerantrag; Admin prüft den zunächst gebührenfreien Vorschlag.
10 volle Tage bis Start, CHF 200 bezahlt, Refund «Usersaldo»	14 Tage / 50 %	CHF 100 Gebühr und CHF 100 Guthaben, sofern keine weiteren offenen Gebühren bestehen.
10 volle Tage bis Start, gültiger Widerruf ohne Verzicht	Widerruf hat Vorrang	CHF 0 Stornogebühr; verbleibende Finanzabwicklung und Ergebnis separat prüfen.
Angebotsstart nach der Buchung verschoben	Teilnehmeraktion und Adminvorschau vergleichen	Keine automatische Übereinstimmung beider Zeitbezüge voraussetzen.

Warteliste, Sammelbuchung und Abonnemente

Offene Warteliste oder Anfrage: Der Regelablauf erzeugt dafür keine neue Stornogebühr und keinen automatischen Refund, weil noch keine bestätigte Teilnahme vorliegt.
Sammelbuchung: Die vollständige Stornieraktion betrifft die ganze Buchung. Für nur eine Person verwenden Sie die Bearbeitung einer Sammelteilnahme.
Teilnehmenden-Abo: Prüfen Sie Abo-Nutzung und Restkontingent nach der Kursstornierung. Eine Kursstornierung kündigt das Abonnement nicht. Der Vertragsablauf steht unter Abo-Verlängerung und Kündigung.