Zapier Templates
Mit vorbereiteten edoobox Zapier Templates erstellen Sie schneller Verbindungen zu Umsystemen. Zapier verbindet edoobox mit Webanwendungen, ohne dass Sie selbst programmieren müssen.
Ein Template ist ein Startpunkt. Prüfen Sie immer Feldzuordnung, Datenschutz, Trigger, Zielsystem und Testdaten, bevor Sie einen Zap aktivieren.
Anleitungsvideos
Die Videos ergänzen diese Anleitung. Die gesprochene Sprache ist bei jedem Video angegeben.
Die Vorschaubilder werden direkt von dieser Website geladen. Erst beim Abspielen wird eine Verbindung zu YouTube hergestellt, nur für das gewählte Video.
Automatisierungen in edoobox – Mehr Effizienz für Ihre Workflows!
Überblick über Zapier-Anbindungen für Rechnungen, geänderte Personendaten und Angebote sowie mögliche Folgeaktionen in Buchhaltung, CRM und Lernplattformen.
Dieser Clip behandelt Zapier. Für die aktuellen Auslöser und Aktionen prüfen Sie das gewählte Template; die nativen edoobox Automationen sind ein eigener Bereich.
Was ist Zapier?
Zapier ist ein Webservice, mit dem Aktionen zwischen verschiedenen Apps automatisiert werden. Ein Ereignis in edoobox, zum Beispiel eine neue Buchung oder Rechnung, kann dadurch eine Aktion in einem anderen System auslösen.
Wenn Sie eine individuelle Verbindung benötigen, starten Sie mit Zapier: Den ersten Zap erstellen.
Neue Teilnehmende an Newsletter-Tools senden
Templates können neue oder aktualisierte Teilnehmende an Newsletter-Tools senden, zum Beispiel Mailjet, HubSpot, Mailchimp, GetResponse, ActiveCampaign, AWeber, MailerLite, Mailgun, Klick-Tipp, Brevo/Sendinblue oder andere Systeme.
Prüfen Sie bei Newslettern besonders Einwilligung, Double-Opt-In und Datenschutz.
Rechnungen und Buchungen in Cloudspeicher oder Tabellen schreiben
Neue edoobox Rechnung als PDF in OneDrive, Google Drive oder Dropbox speichern.
Pro Buchung eine neue Zeile in Google Sheets oder Microsoft Excel schreiben.
Pro Rechnung eine neue Zeile in Google Sheets oder Microsoft Excel schreiben.
Pro Buchung separate Zeilen in Benutzer- und Buchungsmappen erstellen.
Verwenden Sie solche Zaps für einfache Übergaben, nicht als alleinige revisionssichere Buchhaltung.
Buchhaltung und CRM
Rechnungen können an Buchhaltungssysteme wie DATEV, bexio, lexoffice oder andere Systeme übergeben werden. Neue Buchungen können Leads oder Kontakte in CRM-Systemen wie Salesforce, Microsoft Dynamics 365, HubSpot, Freshsales oder SugarCRM erzeugen.
Prüfen Sie bei Finanzdaten besonders Währung, Rechnungsnummer, Steuerinformationen und Stornierungen.
LMS, Social Media, Wallet Tickets und Online-Meetings
Neue Kurse oder Buchungen können Zugänge in einem LMS wie TalentLMS, Tovuti oder eFront erzeugen.
Neue Kurse können Social-Media-Beiträge vorbereiten, zum Beispiel für LinkedIn, Instagram, Facebook oder Slack.
Neue Buchungen können Wallet Tickets über einen passenden Dienst erzeugen.
Neue Buchungen können Online-Meetings in Zoom, Zoom Webinar, GoToWebinar oder Microsoft Teams anlegen.
Wenn Ihr Zielsystem nicht gelistet ist, prüfen Sie direkt in Zapier oder kontaktieren Sie den edoobox Support.
Template nach Datensatz und Lebenszyklus wählen
Wählen Sie ein Template nicht nur nach der Ziel-App. Prüfen Sie zuerst, welches edoobox Objekt den Prozess führt und welche späteren Änderungen berücksichtigt werden müssen.
| Objekt | Typische Folgefragen |
|---|---|
| Teilnehmende Person | Einwilligung, Dublette, Profiländerung und Löschung |
| Buchung | Warteliste, MustPay, definitive Buchung, Umbuchung und Annullierung |
| Rechnung | Original, Korrektur, Storno, Währung, Zahlung und PDF |
| Angebot oder Termin | Status, Zeitzone, Verschiebung, Absage und erneute Veröffentlichung |
Ein Template deckt selten den gesamten Lebenszyklus ab. Ergänzen Sie bei Bedarf Such-, Filter- und Update-Schritte oder wählen Sie für komplexe bidirektionale Prozesse die API.
Tags und Einwilligung als Filter verwenden
Wenn der getestete Zapier-Datensatz UserTags, OfferTags oder eigene Datenfelder enthält, können Filter und Pfade damit Prozesse trennen. Beispiele sind Newsletter=Ja, Format=Webinar oder Bereich=Weiterbildung. Prüfen Sie den exakten Feldnamen und Wert anhand echter Demodaten.
Fehlt das benötigte Tag im Payload, verwenden Sie ein explizites Zusatzfeld oder laden den Datensatz über die API nach. Eine Buchung allein ist keine Newsletter-Einwilligung.
Template anpassen und testen
Verbinden Sie edoobox und das Zielsystem.
Wählen Sie Trigger und Aktion passend zum Prozess.
Ordnen Sie Felder wie Name, E-Mail, Angebot, Rechnungsnummer oder Betrag zu.
Testen Sie mit Demodaten oder einer Probebuchung.
Aktivieren Sie den Zap erst, wenn Zielsystem, Datenschutz und Fehlerverhalten geprüft sind.
Fehlendes Template? Schreiben Sie an support@edoobox.com. Der Support kann beim passenden Template helfen oder Sie beim Erstellen einer eigenen Zapier-Vorlage unterstützen.
Anwendungsbeispiele
Anwendungsbeispiel: Neue Teilnehmende an den Newsletter übergeben
Nach einer definitiven Buchung prüft der Zap das Einwilligungsfeld Newsletter=Ja und den OfferTag Bereich=Weiterbildung. Danach sucht er die E-Mail im Newsletter-System und ergänzt nur fehlende oder geänderte Segmente.
Anwendungsbeispiel: Neue Rechnung in der Buchhaltung ablegen
Eine neue edoobox Rechnung löst einen Zap aus, der Rechnungsnummer, Betrag, Währung und PDF in einen definierten Cloud- oder Buchhaltungsprozess übergibt. Die Organisation testet zusätzlich Storno und Korrektur, damit keine doppelten oder veralteten Belege entstehen.
Anwendungsbeispiel: Teilnehmende einem Webinar zuordnen
Für ein gemeinsames Webinar wird der Termin einmal im gewählten Videodienst angelegt. Der Zap ordnet neue Buchungen diesem Termin zu, sofern die Ziel-App eine passende Registrierungsaktion anbietet. So entsteht nicht für jede Person ein separates Meeting. Prüfen Sie vor dem Livebetrieb die eindeutige Zuordnung zum Webinar, den Teilnehmendenlink, die Zeitzone, Terminänderungen, Stornierungen und die erneute Verarbeitung derselben Buchung. Ein individuelles Einzelgespräch benötigt einen entsprechend anderen Ablauf.
Beispiel-App und fertiges Template unterscheiden
Die genannten Zielsysteme beschreiben mögliche Aufgaben. Sie garantieren kein unverändert verfügbares fertiges Template für jede Kombination. Prüfen Sie in der aktuellen App-Liste den edoobox-Auslöser und die konkrete Aktion des Zielsystems. Ein Update-Auslöser ist ein anderer Ablauf als eine reine Neuanlage.
Wenn Ihr Template nur die erste Rechnung ablegt, ergänzen Sie bei Bedarf einen eigenen kontrollierten Folgeprozess für Änderungen. Achten Sie bei einer nativen Bexio-Verbindung besonders darauf, denselben Beleg nicht nochmals über Zapier zu erstellen.
Verwandte Anleitungen
Native Funktionen vor dem Zap auswählen
Für interne Tag-/Datenfeldänderungen, Notizen und die Auswahl einer E-Mail-/PDF-Vorlage prüfen Sie zuerst Automationen in edoobox. Für eine Bexio-Buchhaltung steht eine native Bexio-Verbindung mit Rechnungsmodus, Zuordnungen und Zahlungsabgleich bereit.
Wenn Sie Bexio nativ verbunden haben, darf ein zusätzlicher Rechnungs-Zap nicht dieselben Belege ein zweites Mal in Bexio anlegen. Legen Sie vor der Aktivierung fest, welcher Prozess den Beleg führt und welche Referenz Dubletten verhindert.
Das vorbereitete Zapier-Recht enthält Lesezugriffe auf Abo-Definitionen, Perioden, Einlösungen und Benutzerabonnemente. Daraus folgt nicht, dass die installierte Zapier-App für jeden dieser Datensätze einen Trigger oder eine Schreibaktion anbietet. Prüfen Sie die tatsächliche Auswahl und den Testdatensatz im Zapier-Editor.