Platzregistrierung: Unbenannte Sammelplätze später zuweisen

Eine Sammelbuchung kann zunächst Plätze reservieren, ohne alle teilnehmenden Personen zu benennen. Diese offenen Sammelplätze («unnamed user») können Sie später einer Person zuweisen. Alternativ ergänzt die eingeladene Person ihre Angaben selbst über die Vorlage Platzregistrierung.

Die Reservierung und die persönlichen Angaben sind zwei Schritte. Der Platz gehört bereits zur Sammelbuchung; die spätere Registrierung soll ihn der richtigen Person zuordnen.

Buchung und Kundenbereich vorbereiten

Konfigurieren Sie das Angebot für den vorgesehenen Sammelanmeldungsablauf, bei dem nicht alle Namen sofort benötigt werden. Beachten Sie Anmeldetypen und Sammelanmeldung ohne Teilnehmerdaten.
Öffnen Sie im Design Manager die Abschlussseite beziehungsweise Kontovorlage.
Bearbeiten Sie Alle Buchungen und aktivieren Sie bei Bedarf Platz vergeben – Button anzeigen bei Sammelteilnehmer ohne Zuordnung?.
Speichern Sie und kontrollieren Sie das Teilnehmendenkonto mit einer Buchung, die einen noch nicht vergebenen Platz enthält.

Ist der Button ausgeschaltet oder bereits eine Einladung vorhanden, unterscheidet sich die Anzeige. Prüfen Sie offene Plätze und bereits zugeordnete Personen getrennt.

Eigene Vorlage Platzregistrierung gestalten

Wählen Sie im Body die Vorlage Platzregistrierung.
Verwenden Sie Einladung Begrüssung, damit die Person den Anlass der Registrierung erkennt.
Fügen Sie die erforderlichen Formularfelder mit korrekter Datenfeldverknüpfung ein. Pflegen Sie Bezeichnungen, Pflichtfelder und Validierungen.
Ergänzen Sie bei Bedarf einen Textblock und im Bootstrap-5.3-Design das Teilnehmerfoto.
Speichern Sie Widgetinhalte und Layout und öffnen Sie einen vorgesehenen Einladungslink.

Diese Vorlage verwendet eine eigene Auswahl aus den Formularbausteinen. Rechnungsadresse, Login-Widget und Preiskategorienauswahl gehören nicht zur Platzregistrierung. Der Abschlussbutton Registrierung abschliessen wird durch die Seite bereitgestellt.

So vergibt die buchende Person einen Platz

Im eigenen Konto öffnet die hauptbuchende Person die Buchung und verwendet bei einem nicht zugeordneten Sammelplatz Platz vergeben. Sie erfasst die im Dialog angebotenen Angaben und bestätigt. Geben Sie den für die Registrierung bereitgestellten Link beziehungsweise QR-Code selbst an die vorgesehene Person weiter. Die eingeladene Person öffnet ihn und ergänzt die benötigten Daten. Dieser Ablauf versendet nicht automatisch eine Einladungs-E-Mail.

Der persönliche Registrierungslink ist für 20 Tage vorgesehen. Geben Sie ihn an die richtige Person weiter und behandeln Sie einen abgelaufenen Link als eigenen Fehlerfall. Nach erfolgreichem Abschluss zeigt edoobox eine Bestätigung. Ein bereits verwendeter oder nicht mehr gültiger Registrierungslink zeigt eine Fehlermeldung. Geben Sie bei Ihren eigenen Hinweisen eine Kontaktmöglichkeit für diesen Fall an.

Person im administrativen Buchungsprofil zuweisen

In der Buchungsübersicht zeigt edoobox offene Teilnahmen gruppiert nach Preiskategorie. Öffnen Sie die Buchung und verwenden Sie bei der betreffenden Gruppe Teilnehmer zuweisen. Erfassen Sie Vor- und Nachname sowie die benötigten Kontaktdaten und bestätigen Sie mit Hinzufügen. Eine Firma des Buchungskontakts kann als Ausgangswert dienen; kontrollieren Sie sie für die tatsächlich teilnehmende Person.

Unter Teilnahmen ändern lassen sich im erlaubten Umfang unbenannte Teilnahmen hinzufügen oder entfernen. Eine stornierte Buchung sperrt diese Aktionen. Eine Änderung der Anzahl und eine Zuweisung einer Person sind fachlich unterschiedliche Vorgänge; prüfen Sie danach Kapazität, Preiskategorie und Buchungsbetrag.

Beispiel: Firma reserviert fünf Workshopplätze

Der Firmenkontakt bucht fünf Plätze. Zwei Personen sind bekannt, drei Teilnahmen bleiben offen. Im Kundenbereich kann der Kontakt die offenen Plätze vergeben. Ein eingeladener Mitarbeiter öffnet den vorgesehenen Link, ergänzt seine eigenen Angaben und schliesst die Registrierung ab. Die Administration kontrolliert anschliessend, dass die Buchung weiterhin fünf Teilnahmen hat und der Mitarbeiter dem richtigen offenen Platz zugeordnet wurde.

Ergebnis prüfen

Offene, eingeladene und zugeordnete Plätze sind unterscheidbar.
Die spätere Person wird dem bestehenden Platz und der richtigen Preiskategorie zugewiesen.
Pflichtfelder und ein falsch formatiertes Eingabefeld zeigen verständliche Rückmeldungen.
Erfolgreicher, bereits benutzter und ungültiger Link zeigen unterschiedliche Zustände.
Kontoseite und Registrierungsseite funktionieren in jeder angebotenen Sprache und mobil.
Nach der Zuweisung stimmen Teilnehmerliste, Buchungsbetrag und notwendige Dokumente.

Abgelaufene Einladung oder bereits belegter Platz

Kontrollieren Sie im Konto zuerst, ob der Sammelplatz weiterhin offen beziehungsweise als Einladung geführt wird. Öffnen Sie die aktuelle Buchung erneut und verwenden Sie den dort vorgesehenen Registrierungslink. Die Bearbeitungsaktion im Vergabedialog und der persönliche Registrierungslink sind unterschiedliche Links mit eigener Gültigkeit. Ein schon zugeordneter Platz soll nicht durch erneute Registrierung einer zweiten Person belegt werden.

Wenn die eingeladene Person nicht abschliessen kann, prüfen Sie die Pflichtangaben der Vorlage Platzregistrierung und ihre Sichtbarkeit für Sammelteilnehmende. Klären Sie die Zuordnung nötigenfalls über die administrative Buchungsbearbeitung. Prüfen Sie danach die Namen der einzelnen Teilnahmen und die unveränderte Anzahl der gebuchten Plätze.