Offene Zahlungen prüfen und nachfassen
Offene Zahlungen kontrollieren Sie über Rechnungen, Buchungen, Transaktionen und den Zahlungsabgleich. Zusätzlich enthält die Oberfläche Mahnungswesen mit Regelkonfiguration und Mahnjournal. Die automatische Funktion ist als Coming soon angekündigt. Bei Interesse wenden Sie sich an den Support; einzelne Aktivierungen können bereits möglich sein. Solange Ihr Konto nicht freigeschaltet und die Automatik nicht aktiv ist, kontrollieren und bearbeiten Sie offene Zahlungen weiterhin manuell.
Ein verlässlicher Ablauf besteht deshalb aus vier Schritten: offenen Betrag feststellen, neue Zahlungen zuordnen, die betroffene Buchung prüfen und erst danach gezielt nachfassen.
Welche Ansichten Sie zusammen prüfen
| Ansicht | Was Sie dort kontrollieren |
|---|---|
| Rechnungen | Rechnungsnummer, Zahlungsziel, Betrag, Status und bereits zugeordnete Zahlungen. |
| Buchung | Kontaktperson, gebuchte Positionen, Saldo, Rechnungen, Stornierungsstatus und E-Mail-Aktionen. |
| Transaktionen | Zahlungen, Gegenbuchungen und Rückerstattungen. |
| CAMT-Abgleich | Noch nicht oder nur teilweise zugeordnete Bankzahlungen. |
| Postausgang | Ob eine Zahlungserinnerung erstellt und erfolgreich versendet wurde. |
Sicherer Arbeitsablauf
Filtern Sie die Rechnungstabelle nach offenen beziehungsweise überfälligen Einträgen.
Importieren und bearbeiten Sie neue Bankbewegungen, bevor Sie Personen kontaktieren.
Öffnen Sie Rechnung und Buchung und prüfen Sie Teilzahlung, Rückerstattung, Storno oder manuelle Buchung.
Senden Sie bei einem bestätigten offenen Betrag die Zahlungserinnerung.
Kontrollieren Sie den Postausgang und dokumentieren Sie weitere Kontaktversuche intern.
Mehrere Buchungen auf einer Rechnung
Eine Rechnung kann Positionen aus mehreren Buchungen enthalten. Beurteilen Sie in diesem Fall nicht nur den Saldo einer einzelnen Buchung, sondern die gesamte Rechnung. Eine Teilzahlung kann korrekt zugeordnet sein, obwohl weiterhin ein Restbetrag offen ist.
Anwendungsbeispiel: Firmenrechnung mit drei Buchungen
Eine Firma hat drei Teilnehmende auf einer gemeinsamen Rechnung. Nach dem CAMT-Import ist nur ein Teilbetrag verbucht. Die Administration prüft zuerst die Rechnung und ihre Positionen und versendet danach eine einzige abgestimmte Erinnerung an die zuständige Kontaktperson.
Weitere Schritte ausserhalb der Zahlungserinnerung
Wenn eine Forderung trotz Erinnerung offen bleibt, entscheidet Ihre Organisation nach Vertrag, interner Zuständigkeit und geltendem Recht über weitere Schritte. Der Mahnregelbereich enthält auch Gebühren und Stornierung. Wenn die Automatik für Ihr Konto noch nicht freigeschaltet und aktiviert ist, führen Sie diese Schritte nach Ihrem manuellen Prozess aus.
Dokumentieren Sie Telefonat, neue Frist oder Ratenvereinbarung als Notiz.
Erstellen Sie Gebühren nur nach fachlicher und rechtlicher Prüfung.
Stornieren Sie eine Buchung nicht, bevor Rechnung, Zahlung und mögliche Rückerstattung geklärt sind.
Kontrollieren Sie nach jeder Änderung erneut Saldo, Rechnung und Postausgang.
Anwendungsbeispiel: Zahlung vor dem zweiten Kontakt
Nach der ersten Erinnerung geht die Zahlung ein. Beim nächsten CAMT-Import wird sie der Rechnung zugeordnet. Die Rechnung erscheint nicht mehr im Filter für offene Beträge und es wird keine weitere Nachricht versendet.
Nach einer Stornierung kann eine eigene offene Stornogebühr bestehen. Öffnen Sie deren Gebührendetail und verwenden Sie bei Bedarf die dort angebotene Zahlungserinnerung. Die deaktivierte Zahlungserinnerungsaktion einer stornierten Buchung sagt nichts darüber aus, ob diese eigenständige Gebühr bezahlt ist. Den Ablauf erläutern Stornierungsregeln und Gebühren und Zahlungserinnerung senden.
Mahnungswesen aufrufen und Regeln vorbereiten
- Öffnen Sie Einstellungen → Stornierung & Widerruf → Mahnungswesen.
- Kontrollieren Sie zuerst den Hinweis Coming soon, die Freischaltung Ihres Kontos und den globalen Aktivschalter. Fragen Sie bei Interesse den Support nach einer möglichen individuellen Aktivierung.
- Öffnen Sie den Kontext Mit Rechnung oder Ohne Rechnung. Die beiden Ketten haben getrennte Regeln; je Kontext sind höchstens zehn vorgesehen.
- Erfassen oder prüfen Sie Tage ohne Zahlung, mehrsprachigen Namen, Typ, Stufe, Versandart, Vorlage und Einzelstatus.
- Bei Mahnung können Sie eine nicht negative Gebühr festlegen. Bei Stornierung endet die Kette; weitere Regeln danach lassen sich nicht speichern.
- Speichern Sie die Konfiguration. Das Speichern von Regeln allein aktiviert die Automatik nicht. Prüfen Sie zusätzlich die Freischaltung und den globalen Aktivstatus.
| Kontext | Frist und fachlicher Bezug |
|---|---|
| Mit Rechnung | Die Verarbeitung orientiert sich am Zahlungsziel, ersatzweise am Rechnungsdatum, und am offenen Rechnungsbetrag. Eine Rechnung kann mehrere Buchungen betreffen. |
| Ohne Rechnung | Die Frist bezieht sich auf die offene Buchungszahlung. Eine vorgesehene Mahngebühr wird als offenes Zahlungs-Item geführt. |
Die Regeltypen sind Erinnerung, Mahnung und Stornierung. Für E-Mail sind Zahlungserinnerung und Mahnung als Vorlagen vorgesehen; für den Postweg Mahnung Post (PDF). Eine Stornierungsregel verwendet den bestehenden Stornierungsprozess des Kontos. Prüfen Sie dessen Bedingungen vor einer späteren Freigabe gesondert.
Mahnungen im Journal prüfen
Öffnen Sie in der Buchhaltung Mahnungswesen und aktualisieren Sie die Tabelle. Die Startansicht filtert auf Mahnungen der Stufen 2 und 3 mit offenem Saldo. Entfernen oder erweitern Sie diese Filter, wenn Sie alle Vorgänge sehen möchten.
- Filtern Sie nach Typ, Stufe, Verarbeitungsstatus, offenem Saldo, Versandart, Referenz, Buchungsnummer, Rechnungsnummer und Zeitraum.
- Die Tabelle zeigt unter anderem offenen Betrag, Mahngebühr, verknüpfte Buchungen/Rechnung, Erstellungsdatum und Versanddatum.
- Öffnen Sie die verknüpfte Rechnung oder Buchung zur fachlichen Nachprüfung.
- Unterscheiden Sie Erstellt, Versendet, fehlgeschlagen und Stornierung ausgelöst. Ein Journalstatus ist nicht gleichbedeutend mit Zahlungseingang.
Diese Journalansicht enthält keinen Button zum manuellen Start eines Mahnlaufs. Eine Tabellenaktualisierung lädt die bestehenden Einträge neu und versendet keine Mahnungen.
Beispiel: Regeln vorbereiten und weiterhin manuell nachfassen
Die Buchhaltung prüft zunächst neue CAMT-Eingänge und den offenen Rechnungsrest. Sie bereitet intern eine Erinnerungs- und Mahnfolge vor und speichert deren Texte im Regelbereich. Solange die Automatik für das Konto noch nicht freigeschaltet und aktiviert ist, sendet sie für die fällige Forderung bewusst eine manuelle Zahlungserinnerung und prüft den Postausgang. Gespeicherte Regeln allein bestätigen keinen laufenden automatischen Prozess.