Anfragelisten: Einladungen, Erinnerungen und Export

Mit einer Anfrageliste laden Sie bekannte Personen gezielt zu einem Angebot ein und verfolgen deren Antwort. Ein öffentlicher Anfrage-Button ist dafür nicht erforderlich. Richten Sie zuvor die Anfrageliste, ihre Gültigkeit und die Entscheidungsseite ein.

Anleitungsvideos

Die Videos ergänzen diese Anleitung. Die gesprochene Sprache ist bei jedem Video angegeben.

Die Vorschaubilder werden direkt von dieser Website geladen. Erst beim Abspielen wird eine Verbindung zu YouTube hergestellt, nur für das gewählte Video.

Das Video zeigt Einladungen für einen ausgewählten Personenkreis: Personen der Anfrageliste hinzufügen, persönliche Nachrichten versenden und Zu- oder Absagen verfolgen. Auch Erinnerungen und ein Export für Serienbriefe werden vorgestellt.

Das Beispiel stammt aus 2024. Der aktuelle Export wird als CSV bereitgestellt; Versandumfang, das Limit von 5’000 Einträgen und die Behandlung bestehender Fristen richten sich nach der Anleitung unter dem Video.

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Liste und Nachrichten vorbereiten

Öffnen Sie Angebot → Mehr → Anfrage-Listen und ordnen Sie die gewünschte Liste zu.
Kontrollieren Sie öffentliche Bezeichnung und Sprache, Gültigkeit, Erinnerung sowie die gemeinsam wirkenden Optionen Buchungs-PDF mitsenden und Reservationen erstellen.
Öffnen Sie unter Teilnehmer → Anfrage-Listen genau diese Liste.
Fügen Sie über Anfrage hinzufügen die gewünschten Personen hinzu. Prüfen Sie insbesondere deren E-Mail-Adresse und Sprache.
Prüfen Sie die E-Mail-Vorlagen Anfrage-Liste Mail und Anfrage-Liste Erinnerung Mail sowie das Template Anfragen: Akzeptieren oder Ablehnen im Design Manager.

Sie benötigen Rechte zum Bearbeiten des Angebots und der Personen beziehungsweise zum Versand. Fehlen die Aktionen, klären Sie das verwendete Adminprofil. Beginnen Sie mit einer eigenen Demo-Person und kontrollieren Sie den Postausgang, bevor Sie die Liste mit echten Empfängern füllen.

Anfragen an offene Einträge versenden

Kontrollieren Sie Angebot und ausgewählte Liste.
Lesen Sie die Status der Personen. Ausstehend ist offen; zugesagt, abgesagt und abgelaufen sind abgeschlossene Entscheidungen beziehungsweise Fristen.
Wählen Sie Anfragen versenden.
Kontrollieren Sie im Postausgang Empfänger, Sprache, Anhänge, Entscheidungslink und Versandstatus.

Versandumfang: Die Aktion verarbeitet die noch unbeantworteten Einträge der gewählten Liste im aktuellen Angebot. Ein Filter oder eine kleinere Seitengrösse in der Tabelle begrenzt den Versand nicht auf die sichtbaren Zeilen. Personen ohne E-Mail-Adresse können auf diesem Weg keine Nachricht erhalten. Ein erneuter Aufruf kann offene Personen nochmals anschreiben; planen Sie ihn bewusst.

Erinnerungen manuell oder automatisch senden

Die Aktion Erinnerungen versenden verarbeitet ebenfalls die noch unbeantworteten Einträge der ausgewählten Liste im Angebot. Sie verwendet die Erinnerungsvorlage und markiert den Erinnerungsversand. Stimmen Sie manuelle und automatische Erinnerung miteinander ab, damit die Person nicht versehentlich mehrfach erinnert wird.

Die automatische Erinnerung berücksichtigt ein hinterlegtes fälliges Erinnerungsdatum und einen noch offenen, noch nicht als erinnert markierten Eintrag. Die tatsächliche Verarbeitung ist periodisch. Liegt die Gültigkeit bereits in der Vergangenheit, prüfen Sie den Status und legen Sie einen neuen sinnvollen Ablauf fest, bevor Sie erneut einladen.

Bestehende Fristen nach Regel- oder Terminänderung kontrollieren

Beim Anlegen einer Anfrage werden Gültigkeits- und Erinnerungsdatum gespeichert. Wird ein bereits vorhandener Eintrag wiederverwendet, bleibt dessen gespeicherter Gültigkeitswert massgebend. Eine Änderung der Listenvorlage oder des Angebotsstarts ist deshalb keine Zusage, dass alle bisherigen Anfragen neue Daten erhalten.

Notieren Sie vor der Umstellung offene Anfragen, Status, Antwortfrist und bereits erfolgten Erinnerungsversand. Verwenden Sie bei Bedarf den CSV-Export.
Ändern Sie die Listenvorlage beziehungsweise den Angebotstermin und speichern Sie.
Erstellen Sie eine neue interne Demo-Anfrage und vergleichen Sie deren Datumswerte mit einem bereits vorhandenen offenen Eintrag.
Prüfen Sie, ob Erinnerung vor der gewünschten Antwortfrist liegt und ob die Person schon als erinnert markiert ist. Ein erneutes manuelles Erinnern und die automatische Verarbeitung dürfen nicht unbewusst dieselbe Nachricht doppelt erzeugen.
Wenn ein alter Eintrag nicht mehr zum beabsichtigten Ablauf passt, klären Sie dessen Reservation und eine eventuell verknüpfte Buchung. Erstellen Sie nötigenfalls eine neue passende Anfrage, statt einen alten persönlichen Link als verlängert anzukündigen.

Das Löschen eines Listeneintrags storniert keine bereits definitive Buchung. Eine neue Anfrage besitzt eigene Daten und einen eigenen Entscheidungslink. Kontrollieren Sie vor dem Neuversand die verfügbare Kapazität und informieren Sie die zuständige Person über den tatsächlich geltenden Termin.

Entscheidung und Buchung kontrollieren

Die Nachricht enthält einen persönlichen Entscheidungslink. Nach Zusage prüfen Sie die erzeugte definitive Buchung, Rechnung, Zahlung und Buchungsbestätigung. Bei MustPay kann die Annahme trotzdem eine Buchung mit offenem Zahlungsbetrag erzeugen. Eine Zusage ist deshalb noch kein Zahlungsnachweis.

Manuell können offene Einträge auf zugesagt oder abgesagt gesetzt werden. Eine bereits abgeschlossene Entscheidung lässt sich nicht beliebig zurücksetzen. Wenn eine neue Anfrage erforderlich ist, korrigieren Sie den Listeneintrag bewusst und prüfen Sie eine bereits entstandene Buchung separat. Das Entfernen eines Eintrags ersetzt keine Stornierung dieser Buchung.

CSV mit persönlichen Entscheidungslinks exportieren

Öffnen Sie die gewünschte Liste im Angebot.
Wählen Sie CSV Export.
Prüfen Sie die Datei auf Angebotsbezug, Personen, Status, Erinnerungs- und Gültigkeitsdatum sowie die Spalte für den Entscheidungslink.
Prüfen Sie die Anzahl: Der aktuelle Export ruft höchstens 5’000 Einträge der ausgewählten Liste und des Angebots ab. Eine angezeigte Tabellenfilterung garantiert keinen darauf begrenzten Export.
Bereinigen Sie die Empfängerauswahl in der exportierten Datei, bevor Sie Serienbriefe erstellen. Bei mehr als 5’000 Einträgen benötigen Sie einen geeigneten alternativen Export; der Export der ersten Seite allein ist keine vollständige Liste.

Der Entscheidungslink erlaubt eine Antwort zur jeweiligen Anfrage. Geben Sie ihn nur der zuständigen Person weiter und veröffentlichen Sie die CSV nicht frei. Verwenden Sie in Serienbriefen genau den Link der jeweiligen Zeile.

Beispiel: Persönliche Einladungen mit QR-Code

Ein Weiterbildungsteam exportiert seine Einladungen als CSV und verwendet diese als Datenquelle für einen Serienbrief. Pro Brief wird die persönliche Entscheidungs-URL der passenden Person in einen QR-Code umgewandelt. Die genaue Feldfunktion hängt vom verwendeten Textprogramm ab. Vor dem Druck scannt das Team einen Democode und kontrolliert Name, Angebot, Antwortfrist und Entscheidungsseite. Nach dem Druck bleiben die CSV und die erzeugten Briefe geschützt abgelegt.

Häufige Probleme

Problem	Vorgehen
Mehr Empfänger als sichtbare Tabellenzeilen	Massenversand verarbeitet offene Einträge der ganzen gewählten Liste im Angebot. Sichtfilter sind keine Versandauswahl.
Keine Nachricht	E-Mail-Adresse, Status, Liste, Vorlage und Postausgang prüfen. Bei Automatik auch Fälligkeit und bereits markierte Erinnerung prüfen.
Entscheidungslink abgelaufen	Gültigkeit und aktuelle Kapazität prüfen; eine neue Anfrage bewusst erstellen.
CSV unvollständig	Datensatzzahl mit dem Limit von 5’000 vergleichen; für grössere Mengen einen vollständigen alternativen Export organisieren.
Zusage, aber Zahlung offen	Buchung und Transaktion prüfen und den vorgesehenen Zahlungsweg kommunizieren.