Exportmanager: Felder, Filter und Ergebnisstruktur

Im Exportmanager bestimmen Felder, Filter und Ergebnisstruktur gemeinsam den Inhalt Ihrer CSV-Datei. Legen Sie zuerst fest, wofür eine Zeile stehen soll. Zwei unterschiedliche Auswertungen benötigen häufig zwei Definitionen.

Welche Felder zur Verfügung stehen

Block	Auswahl im aktuellen Katalog
Account	Account-ID, Organisation, Organisations-E-Mail.
Angebot	Angebot-ID, Name, Nummer, Start, Ende, Anmeldeschluss.
Buchung	Buchung-ID, Nummer, Datum, Referenz, annulliert, Warteliste.
User / Teilnehmende	User-ID, Vorname, Nachname, E-Mail, Strasse, PLZ, Ort und Zusatzfelder 1–30. Welche Werte tatsächlich gefüllt sind, hängt von Ihren Profildaten ab.
Termin	Termin-ID, Beschreibung, Start und Ende.
Admin	Admin-ID, Vorname, Nachname, E-Mail.
Ort	Ort-ID, Name und Ortschaft.
Land	Land-ID und Name.

Der Teilnehmer-Tag ist ein Filter, keine auswählbare Ausgabespalte. Der Ländername kann ausgegeben, aber nicht als Text gefiltert werden; verwenden Sie für eine entsprechende Eingrenzung das angebotene Land-ID-Feld. Nicht aufgeführte Daten – etwa Rechnungspositionen oder Mitgliedschaftsperioden – werden durch das Umbenennen einer Spalte nicht zu Exportfeldern.

Wenn Sie Teilnehmer-Tags als lesbare Namen und Werte ausgeben müssen, verwenden Sie die Anleitung zum Tag-Export und zur Auflösung technischer Tagreferenzen. Die sichtbaren Tag-Kärtchen einer Tabelle und ein Tagfilter bedeuten nicht, dass dieselben Bezeichnungen im Exportmanager als Ausgabefelder verfügbar sind.

Profilfelder und Buchungsantworten unterscheiden

Die Felder Zusatzfeld 1–30 enthalten Werte aus dem Teilnehmerprofil. Sie sind keine Auswahl der Zusatzfragen eines Angebots. Auch eine umbenannte Spalte erzeugt keine Antwort oder Leistungsposition.

Benötigen Sie Antworten auf Zusatzfragen oder gebuchte Zusatzleistungen, verwenden Sie den passenden Buchungsexport im Angebotsdashboard. Für Warteliste und annullierte Buchungen sind dessen Ausschlüsse zu beachten. Eine Definition mit Profilfeldern ist daher kein universeller Ersatz für alle festen Angebotsexporte.

Ergebnisstruktur: Wofür steht eine Zeile?

Struktur	Eine Zeile beschreibt	Passende Blöcke
Account	Das edoobox Konto.	Account.
Angebot	Ein Angebot.	Account, Angebot.
Teilnehmer	Eine teilnehmende Person innerhalb einer abgeschlossenen Buchung.	Account, Angebot, Buchung, User.
Termin / Admin	Eine Termin-/Leitungsperson-Zuordnung; auch Termine ohne Leitung bleiben enthalten.	Account, Angebot, Termin, Admin, Ort, Land.

Automatisch leitet die Struktur aus den gewählten Feldern und Auswahlwerten ab. Sie können die angebotene Struktur ausdrücklich wählen und anhand der Vorschau kontrollieren. Eine Teilnehmerliste und ein Leitungsplan lassen sich nicht beliebig mischen: Die Buchung einer Person bezeichnet nicht automatisch eine einzelne Termin-/Leitungsperson-Zuordnung.

Mehrfach vorkommende Namen richtig deuten

Bucht eine Person zwei Angebote, kann sie in einer angebotsübergreifenden Teilnehmerauswertung zweimal erscheinen. Enthält eine Sammelbuchung drei Personen, erwarten Sie drei Personenzeilen mit derselben Buchungsnummer. Ein Termin mit zwei Leitungspersonen kann zwei Termin-/Admin-Zeilen liefern. Zählen Sie für die jeweilige Fragestellung deshalb Buchungen, Personen oder Termine bewusst; die Zeilenzahl ist nicht automatisch die Anzahl eindeutiger Personen.

Filter passend zum Feld wählen

Feldtyp	Unterstützte Vergleiche	Beispiel
Text, einschliesslich Zusatzfelder	Gleich / ungleich, enthält / enthält nicht, beginnt mit, leer / nicht leer.	Nachname beginnt mit «Meier».
ID und Ja/Nein-Werte	Gleich oder ungleich.	Warteliste gleich Nein, annulliert gleich Nein.
Datum und Zeit	Gleich / ungleich, grösser / grösser gleich, kleiner / kleiner gleich, leer / nicht leer.	Buchungsdatum ab Beginn des Auswertungszeitraums.
Teilnehmer-Tag	Enthält oder enthält nicht.	Nur Personen mit dem gewünschten Tag.

Verwenden Sie die konkreten Felder und Werte aus der Auswahl des Editors. Ein numerisch aussehendes Zusatzfeld bietet dadurch nicht automatisch einen numerischen Grössenvergleich. Die Angebot-Auswahl unter Beim Export oder Fest legt zuerst den Bereich fest; Filter schränken die Ergebnisse darin weiter ein.

Buchungen mehrerer E-Mail-Domains auswerten

Für eine Auswertung mehrerer Firmen-Domains benötigen Sie eine ODER-Auswahl, beispielsweise Personen mit einer Adresse bei example.org oder example.net. Im aktuellen Exportmanager werden zusätzliche Filterzeilen gemeinsam mit UND angewendet. Zwei Zeilen «E-Mail enthält …» sind deshalb keine alternative Domainliste. Eine durch Kommas oder Semikolons getrennte Eingabe wird nicht automatisch als mehrere Domains interpretiert.

Erstellen Sie eine Definition mit Angebot-Auswahl Beim Export und Ergebnisstruktur Teilnehmer.
Fügen Sie mindestens User-ID, Vorname, Nachname, E-Mail, Buchung-ID, Buchungsnummer, Buchungsdatum, Angebot-ID, Angebotsname und Angebotsnummer hinzu. Ergänzen Sie Angebotsstart und -ende, wenn Ihre Auswertung diese benötigt.
Wählen Sie den Buchungsumfang bewusst. Geben Sie Warteliste und annulliert als Spalten aus oder setzen Sie dafür die passenden Filter. Ein Filter auf das Buchungsdatum beantwortet nicht die Frage, wann die Kurse stattfinden.
Führen Sie die Definition nacheinander für die benötigten Angebote aus. Die Angebot-Auswahl bleibt pro Lauf eine Einzelauswahl. Speichern Sie die Originaldateien und führen Sie die Daten in einer Arbeitskopie mit genau einer Kopfzeile zusammen.
Ermitteln Sie in Ihrer Tabellenkalkulation den Domainteil nach dem @, vereinheitlichen Sie Gross-/Kleinschreibung und vergleichen Sie ihn exakt mit der gewünschten Domainliste. Leere oder ungültige Adressen klären Sie separat.
Prüfen Sie Stichproben beider Domains sowie einer nicht gewünschten Domain. Behalten Sie die IDs für die spätere Zuordnung und zählen Sie Personen und Buchungen getrennt.

Wenn der Gesamtbestand zu gross ist, können Sie je Angebot und Domain getrennte Läufe mit E-Mail enthält vorbereiten. Prüfen Sie auch danach die Domain exakt. Eine reine Teiltextsuche nach @example.org kann beispielsweise eine Adresse bei example.org.invalid mit erfassen. Nach dem Zusammenführen entfernen Sie nur technisch doppelt importierte Zeilen derselben Buchungs-/Personenzuordnung; gewollte weitere Buchungen bleiben bestehen.

Eine E-Mail-Domain ist ein Auswahlmerkmal und kein verlässlicher Arbeitgebernachweis. Für die Zuordnung nach Arbeitgeber verwenden Sie die Firmen- und Weiterbildungshistorie mit Stammdatenabgleich.

Monatliche Lektionen und Kursleitungen zur Honorarvorbereitung

Ein Termin-/Leitungsplan liefert die gespeicherten Termine und Zuordnungen. Er enthält keinen eigenen Beleg «tatsächlich gehalten», keine Honorarvereinbarung und keine automatische Freigabe einer Auszahlung. Verwenden Sie ihn als Grundlage für Ihre anschliessende Einsatzkontrolle.

Erstellen Sie eine zweite Definition mit Angebot-Auswahl Beim Export und Ergebnisstruktur Termin / Admin.
Wählen Sie Angebot-ID, Angebotsnummer, Angebotsname, Termin-ID, Terminbeschreibung, Start, Ende, Admin-ID, Admin-Vorname und Admin-Nachname. Ergänzen Sie Ort, wenn er für die Prüfung benötigt wird.
Setzen Sie zwei Filter auf Termin → Start: grösser gleich dem ersten Tag des Abrechnungsmonats um 00:00 Uhr und kleiner als dem ersten Tag des Folgemonats um 00:00 Uhr. Verwenden Sie die passende Zeitzone. Damit ordnen Sie Termine nach ihrem Beginn zu; ein monatsübergreifender Termin wird dadurch noch nicht zeitanteilig aufgeteilt.
Führen Sie die gespeicherte Definition für jedes relevante Angebot aus und führen Sie die vollständigen Dateien zusammen. Kontrollieren Sie ausdrücklich die IDs; die Vorschau enthält höchstens zehn Zeilen.
Prüfen Sie je Termin und Leitung Ausfall, Verschiebung, tatsächliche Vertretung und tatsächlich geleistete Zeit anhand Ihrer freigegebenen Einsatznachweise. Halten Sie Abweichung und Freigabe in der Arbeitskopie beziehungsweise Ihrem Honorarprozess fest.
Berechnen Sie erst danach die abrechenbaren Einheiten nach Ihrer Vereinbarung. Eine Differenz zwischen Start und Ende entspricht einer Zeitdauer und berücksichtigt nicht automatisch Pausen, Lektioneneinheiten oder Zuschläge.

Ein Termin mit zwei zugeordneten Leitenden kann zwei Zeilen enthalten. Für eine Auswertung je Person prüfen Sie die Kombination Termin-ID und Admin-ID; für die Anzahl verschiedener Termine zählen Sie die Termin-ID einmal. Termine ohne zugeordnete Leitung bleiben enthalten und benötigen eine Klärung. Entfernen Sie solche Zeilen nicht unbemerkt vor der Vollständigkeitsprüfung.

Wenn Sie nur eine Leitungsperson prüfen möchten, bietet Adminprofil → Auslastung bereits eine Monats- oder Zeitraumansicht mit CSV-/Excel-Export von Angebot, Beschreibung, Beginn, Ende und Dauer. Auch diese Datei beschreibt die gespeicherte Planung. Teilnehmerpräsenzen beweisen für sich allein weder den persönlichen Einsatz einer bestimmten Leitung noch deren Honoraranspruch.

Anwendungsbeispiel: Monatsabschluss mit Vertretung

Die Administration exportiert die Lektionen des abgeschlossenen Monats. Ein Termin besitzt zwei Leitungszuordnungen, ein anderer wurde von einer Vertretung übernommen. Sie prüft beide Fälle gegen die bestätigten Einsatzangaben, korrigiert die Abrechnungsgrundlage und zählt jede Termin-/Leitungskombination nur einmal. Erst der intern freigegebene Stand geht in die Honorarabrechnung.

Zwei vollständige Auswertungsbeispiele

Aktive Teilnehmende eines Kurses

Erstellen Sie eine Definition mit Angebot-ID und Modus Beim Export.
Wählen Sie für die Vorschau einen Kurs mit bekannten aktiven, annullierten und wartenden Buchungen.
Fügen Sie Buchungsnummer, Vorname, Nachname und E-Mail hinzu.
Setzen Sie annulliert und Warteliste auf den passenden Ausschlusswert und wählen Sie die Teilnehmer-Struktur.
Vergleichen Sie Vorschau und vollständige CSV mit der Teilnehmerliste des Kurses. Prüfen Sie auch eine Sammelbuchung.

Termin- und Leitungsplan

Erstellen Sie eine zweite Definition mit Angebot-Auswahl.
Fügen Sie Angebotsname, Terminstart, Terminende, Adminname und Ort hinzu.
Verwenden Sie Termin / Admin und prüfen Sie einen Termin mit zwei Leitenden sowie einen ohne Leitung.
Ergänzen Sie keine Teilnehmerfelder in dieser Definition. Verwenden Sie dafür die eigene Teilnehmerauswertung.

Unerwartetes Ergebnis eingrenzen

Feld fehlt: Prüfen Sie den Katalog und Ihre Rechte. Ein Feldname aus einer API oder E-Mail-Vorlage ist nicht automatisch ein Exportfeld.
Leere CSV: Entfernen Sie Filter einzeln, prüfen Sie Angebot und abgeschlossene Buchungen und setzen Sie den beabsichtigten Filter danach wieder.
Unzulässige Kombination: Teilen Sie Personen- und Termin-/Leitungsdaten in getrennte Definitionen.
Andere Anzahl als erwartet: Prüfen Sie Sammelbuchungen, mehrere Buchungen derselben Person und mehrere Leitende pro Termin.

Die Live-Vorschau enthält höchstens zehn Zeilen. Erst die vollständige CSV erlaubt die abschliessende Mengenprüfung.