Angebotsstatus

Der Angebotsstatus beschreibt den fachlichen Lebenszyklus eines Angebots. Er entscheidet zusammen mit Sichtbarkeits- und Anmeldezeiten, ob Teilnehmende das Angebot sehen, buchen oder nur noch die Warteliste nutzen können.

Ändern Sie den Status im Angebotsdashboard oder in den Angebotseinstellungen. Das Menü zeigt alle sechs Zustände, lässt aber nur Wechsel zu, die zur aktuellen Phase und zur Vollständigkeit des Angebots passen.

Voraussetzungen für einen aktiven Status

Vor Veröffentlicht, Garantierte Durchführung oder einem späteren Status prüft edoobox mindestens:

mindestens einen Termin;
einen Anmeldeschluss;
eine maximale Teilnehmendenzahl.

Beim Wechsel zu Veröffentlicht oder Garantierte Durchführung muss der Anmeldeschluss in der Zukunft liegen. Zusätzlich kann das Abonnement die Zahl gleichzeitig aktiver Angebote begrenzen.

Status und Sichtbarkeit sind nicht dasselbe: Auch ein veröffentlichtes Angebot kann durch Sichtbar ab, Anmeldestart ab, Sichtbar bis, Intern-Code oder Einbindung noch unsichtbar beziehungsweise nicht buchbar sein.

Die sechs Status im Überblick

Status	Wirkung	Typischer Einsatz
Entwurf	Nicht öffentlich sichtbar und keine Online-Anmeldung.	Inhalte, Termine, Preise und Regeln vorbereiten.
Veröffentlicht	Öffentlich sichtbar und grundsätzlich buchbar, sofern Zeitfenster und Design passen.	Ausschreibung läuft, Durchführung noch nicht garantiert.
Garantierte Durchführung	Weiterhin buchbar; zeigt die verbindliche Durchführung.	Mindestzahl erreicht oder Durchführung unabhängig davon zugesichert.
Geschlossen	Keine reguläre Online-Buchung mehr; Warteliste kann je nach Konfiguration weiter möglich sein.	Anmeldeschluss oder Maximum erreicht, Abschlussentscheid steht an.
Freigegeben	Durchführung bestätigt, reguläre Anmeldung bleibt geschlossen.	Teilnehmende informieren und organisatorischen Abschluss vorbereiten.
Abgesagt	Angebot wird nicht durchgeführt und aus der öffentlichen Ausschreibung entfernt.	Absage inklusive Buchungs-, Anfrage-, Finanz- und Kommunikationsprozess.

Statusfolge und erlaubte Wechsel

Der normale Ablauf lautet:

Entwurf → Veröffentlicht oder Garantierte Durchführung → Geschlossen → Freigegeben oder Abgesagt.

edoobox schränkt direkte Sprünge ein. Freigegeben und Abgesagt werden regulär aus Geschlossen gewählt. Ein geschlossenes Angebot wird zum Wiederöffnen auf Veröffentlicht gesetzt; Garantierte Durchführung ist aus Geschlossen nicht direkt wählbar.

Veröffentlicht kann bei erfüllter Checkliste auch zum Reaktivieren eines freigegebenen oder abgesagten Angebots verwendet werden. Der Status stellt jedoch keine Teilnahmen, Rechnungen oder versendeten E-Mails rückgängig.

Automatische Statuswechsel aus globalen Einstellungen

Unter den globalen Angebotseinstellungen können zwei Automatiken wirken:

Automatisch garantierte Durchführung: Beim Erreichen der minimalen Teilnehmendenzahl wechselt ein veröffentlichtes Angebot zu Garantierte Durchführung.
Status nach garantierter Durchführung: Wenn Maximum oder Anmeldefrist erreicht sind, wechselt ein garantiertes Angebot abhängig von der globalen Auswahl zu Geschlossen oder Freigegeben.

Kontrollieren Sie diese Einstellung, bevor Sie einen manuellen Statuswechsel als Fehler interpretieren. Automatische Archivierung ist ein separater Lebenszyklus und kann später durch Sichtbarkeitsende oder Startdatum ausgelöst werden.

Freigeben und Teilnehmende informieren

Beim manuellen Wechsel auf Freigegeben öffnet edoobox einen E-Mail-Auftrag für die Freigabemail. Sie können ihn konfigurieren oder bewusst überspringen. Der Statuswechsel und die Nachricht sind zwei getrennte Aktionen.

Prüfen Sie vor der Freigabe Teilnehmende, offene MustPay-/Wartelistenfälle, Termine, Räume, Leitung und offene Zahlungen. Kontrollieren Sie danach den Postausgang.

Was bei Abgesagt tatsächlich geschieht

Der Wechsel auf Abgesagt ist weitreichend:

bestehende definitive Buchungen werden auf die Warteliste verschoben; dies ist keine vollständige Buchungsstornierung;
offene oder bereits angefragte Einträge der Anfrageliste werden abgelehnt;
edoobox öffnet einen E-Mail-Auftrag für die Absagemail, der angelegt oder übersprungen werden kann.

Der Status erledigt nicht automatisch die Buchhaltung: Prüfen Sie Rechnungen, Zahlungen, Gebühren, Rückerstattungen und Stornorechnungen separat. Eine Absagemail ersetzt ebenfalls keine erfolgreiche Zustellkontrolle.

Geschlossenes oder abgesagtes Angebot wieder öffnen

Anmeldeschluss in die Zukunft verschieben.
Maximale Teilnehmendenzahl und Reservationen prüfen.
Sichtbar ab, Anmeldestart und Sichtbar bis kontrollieren.
Status auf Veröffentlicht setzen.
Vorschau und Testbuchung ausführen.

Nach einer Absage werden frühere Teilnehmende nicht automatisch reaktiviert. Entscheiden Sie pro Fall, ob sie neu gebucht, aus der Warteliste bestätigt oder über ein Ersatzangebot informiert werden.

Den vollständigen Ablauf für manuelle und automatische Ablage, Multiangebote und das Zurückholen in eine aktive Kategorie erklärt Angebote archivieren und wiederherstellen. Archivierung ersetzt keine Stornierung oder Rückzahlung.

Entscheidungscheck vor jedem Statuswechsel

Welche Buchungen, Wartelisten-, MustPay- und Anfragelistenfälle sind betroffen?
Ist die Durchführung organisatorisch und finanziell entschieden?
Welche E-Mail soll wann an wen gesendet werden?
Sind Rückerstattung, Rechnung oder Stornorechnung erforderlich?
Wie lange soll das Angebot öffentlich sichtbar bleiben?

Anwendungsbeispiel: Mindestzahl automatisch erreicht

Ein Seminar hat ein Minimum von zehn Personen. Die globale Automatik ist aktiv. Mit der zehnten definitiven Teilnahme wechselt das Angebot auf Garantierte Durchführung. Die Administration prüft den Status, wartet aber mit der Freigabemail bis Anmeldeschluss, damit weitere Buchungen weiterhin möglich bleiben.

Anwendungsbeispiel: Ausgebuchtes Angebot kurz wieder öffnen

Ein Angebot wurde beim Maximum geschlossen. Nach einer Stornierung wird ein Platz frei. Die Administration erhöht weder blind das Maximum noch ändert sie nur den Status: Sie prüft Reservationen und Warteliste, bestätigt bei Bedarf zuerst eine Wartelistenperson und setzt das Angebot nur dann auf Veröffentlicht, wenn eine öffentliche Buchung weiterhin gewünscht ist.

Anwendungsbeispiel: Absage mit offenen Rechnungen

Ein Kurs wird aus organisatorischen Gründen abgesagt. Vor dem Statuswechsel exportiert die Administration die betroffenen Vorgänge und plant die Kommunikation. Danach kontrolliert sie die auf die Warteliste verschobenen Buchungen und abgelehnten Anfragen. Sie entscheidet für jeden Vorgang über Ersatzangebot oder vollständige Stornierung und bearbeitet nötige Stornorechnungen und Rückzahlungen separat. Vor der Nachricht an die Betroffenen prüft sie den tatsächlichen Buchungs- und Zahlungsstand sowie den Postausgang.