Manuelle E-Mails an Profile und Angebote senden

Mit E-Mail erfassen schreiben Sie eine individuelle Nachricht an vorhandene Teilnehmerprofile, Admins oder die passenden Teilnehmenden ausgewählter Angebote. Der Dialog verwendet den eingerichteten Organisations-Versandweg.

Voraussetzungen prüfen

Sie benötigen Zugriff auf die betreffenden Profile beziehungsweise Angebote und die E-Mail-Aktion. Prüfen Sie vorab gültige E-Mail-Adressen und den aktiven Versandweg unter Einstellungen → E-Mail → Server. Zum Ändern dieses Versandwegs benötigen Sie das entsprechende globale Einstellungsrecht.

Nachricht erfassen und senden

Öffnen Sie das Teilnehmer- oder Adminprofil beziehungsweise den passenden Angebotskontext und wählen Sie die Aktion E-Mail erfassen.
Kontrollieren Sie die vorausgewählten Empfänger. Suchen Sie weitere Personen oder Angebote im Feld Empfänger und wählen Sie die passenden Einträge aus.
Kontrollieren Sie den angezeigten Absender. Diese Auswahl ist hier gesperrt und stammt aus der Versandkonfiguration.
Erfassen Sie einen verständlichen Betreff und den Nachrichtentext.
Wählen Sie Senden und warten Sie auf die Rückmeldung. Bei gemeldeten fehlerhaften Profilen prüfen Sie die jeweilige E-Mail-Adresse.
Öffnen Sie den Postausgang und kontrollieren Sie Empfänger, Zeitpunkt und tatsächlich erzeugten Inhalt.

Profile, Angebote und doppelte Adressen

Die Empfängerauswahl verwendet vorhandene Ressourcen. Eine beliebige freie E-Mail-Adresse ist kein eigener Empfängertyp dieses V2-Dialogs. Für einen externen Dienstleister verwenden Sie einen dafür vorgesehenen Prozess, beispielsweise eine Ortsbenachrichtigung.

Sie können höchstens 50 Ressourcen als Empfänger auswählen. Ein ausgewähltes Angebot kann mehrere nicht auf der Warteliste geführte Teilnehmende auflösen; die Zahl ausgewählter Einträge ist deshalb nicht immer dieselbe wie die Zahl erzeugter Nachrichten. Gleiche E-Mail-Adressen werden innerhalb dieses Versands zusammengefasst. Personen mit gemeinsamem Postfach erhalten nicht automatisch je eine getrennte Nachricht.

Passenden Datenkontext verwenden

Ein Teilnehmerprofil liefert die verfügbaren persönlichen Felder, beispielsweise ##UserFirstname## und ##UserLastname##. Ein Adminprofil ist keine Teilnehmerperson und liefert nicht automatisch dieselben Teilnehmerwerte. Bei einem ausgewählten Angebot können Angebotsdaten hinzukommen.

Eine gewöhnliche Profilnachricht besitzt keine bestimmte Buchungs- oder Rechnungszuordnung. Für Buchungsnummer, offene Rechnung oder persönliche Zahlungslinks verwenden Sie den jeweiligen Fachprozess. Prüfen Sie Platzhalter mit einer internen Demo-Person, bevor Sie mehrere Empfänger auswählen.

Rückmeldung richtig einordnen

Eine positive Rückmeldung bestätigt die Verarbeitung im edoobox Versandablauf. Die spätere Zustellung hängt weiterhin vom Provider und Empfängerpostfach ab. Fehlende oder ungültige Adressen werden als betroffene Profile gemeldet. Korrigieren Sie diese gezielt und senden Sie nur die erforderlichen Nachrichten erneut.

Beim Standardweg über edoobox kann ein Versandlimit erreicht werden. Prüfen Sie den angezeigten Hinweis und die E-Mail-Einstellungen. Eine neue Nachricht an dieselbe Auswahl behebt weder ein Limit noch eine falsche Profiladresse.