Automatische Löschung sicher konfigurieren
Mit der automatischen Löschung entfernt edoobox alte Kundendaten nach einer kontoweiten Frist. Die Funktion dient der Datenminimierung, ist aber kein Archivierungswerkzeug: Profile, Buchungen, Angebote und verbundene Verlaufsdaten können danach nicht wiederhergestellt werden.
Aktivieren Sie die Funktion nur, wenn Aufbewahrungspflichten, laufende Zahlungen, externe Archive und Verantwortlichkeiten geklärt sind. Je nach Land und Organisation müssen Rechnungen oder Geschäftsunterlagen deutlich länger aufbewahrt werden als operative Teilnehmerdaten.
Was die Einstellung bewirkt
Die Löschfrist beginnt beim berechneten Ende der öffentlichen Angebotsanzeige. Dieses Datum kann sich auf den Angebotsstart, das Angebotsende oder den Anmeldeschluss beziehen. Vereinfacht gilt:
Gewähltes Bezugsdatum + Abstand Sichtbar bis + Löschfrist = rechnerischer Löschstichtag
Die technische Prüfung arbeitet mit dem berechneten Sichtbar-bis-Datum des Angebots. Angebote ohne berechenbares Datum werden von diesem Ablauf nicht erfasst. Die Verarbeitung läuft periodisch und kann deshalb nach dem rechnerischen Stichtag erfolgen, nicht exakt in der ersten Sekunde.
Multiangebote werden zusammen mit ihren Unterangeboten als Familie behandelt. Solange nicht die vollständige Familie für die Löschung infrage kommt, können einzelne bereits alte Angebote im System bleiben. Erklären Sie einen solchen Bestand deshalb nicht allein mit der Frist einer einzelnen Unterveranstaltung.
Verfügbare Fristen und aktuelles Zwei-Jahres-Limit
Die V2-Auswahl zeigt Inaktiv sowie Fristen ab einer Woche. Für die Löschfrist lassen sich derzeit eine Woche (7 Tage), zwei Wochen (14 Tage), ein Monat (30 Tage), ein Quartal (90 Tage), ein halbes Jahr (180 Tage), ein Jahr (360 Tage) und zwei Jahre (720 Tage) speichern. Die Monats- und Jahresbezeichnungen stehen hier für feste Tageszahlen.
Die frühere Option 1 Tag ist deaktiviert und wird nicht mehr angeboten.
Die Bezeichnung «2 Jahre» entspricht hier 720 Tagen, nicht zwei Kalenderjahren. Bei einem regulären Speichern in V2 werden grössere Werte auf 720 Tage begrenzt. Bereits vorhandene höhere Altwerte können vom Löschlauf weiterhin verwendet werden; ein erneutes Speichern kann diese längere Frist verkürzen. Ändern Sie eine bestehende Langfrist deshalb erst, wenn die Auswirkungen auf die bereits vorhandenen Daten geklärt sind.
Automatische Löschung aktivieren oder stoppen
Öffnen Sie Einstellungen und Automatische Löschung.
Wählen Sie eine wirksame Frist zwischen einer Woche und zwei Jahren.
Lesen Sie die Warnung und geben Sie im Bestätigungsdialog exakt
DELETEein.Laden Sie die Seite neu und prüfen Sie den gespeicherten Wert.
Dokumentieren Sie Entscheidung, Datum, verantwortliche Person und externes Archiv.
Um zukünftige Läufe zu stoppen, wählen Sie Inaktiv. Dafür ist keine erneute DELETE-Bestätigung nötig.
Neuere Buchungen schützen ein Profil
edoobox prüft nicht nur das gerade fällige Angebot. Besitzt eine Person eine weitere Buchung zu einem Angebot mit einem späteren, noch nicht abgelaufenen Sichtbar-bis-Datum, wird das Profil blockiert und vorerst nicht gelöscht.
Bei Sammelbuchungen werden gemeinsam verbundene Personen und Buchungen berücksichtigt. Kann ein Teil der gemeinsamen Buchung noch nicht gelöscht werden, bleiben auch verbundene Daten bestehen. Dadurch kann ein altes Angebot länger als die rechnerische Frist vorhanden sein.
Der Schutz ist kein rechtliches Archiv. Sobald die jüngste relevante Buchung ebenfalls ausserhalb der Frist liegt, kann der nächste Lauf die Daten entfernen.
Welche Daten betroffen sein können
Teilnehmerprofile: Kontobezogene Profile werden entfernt, wenn keine neuere Buchung sie blockiert. Ein globales Profil wird gelöscht, wenn es in keinem weiteren edoobox-Konto mehr benötigt wird.
Buchungen: Fällige Buchungen und davon abhängige Teilnahmen, Zahlungen, Notizen oder Dateien können mitgelöscht werden.
Angebote: Ein fälliges Angebot wird entfernt, sobald keine geschützte Buchung oder Person es zurückhält. Danach wird der Angebotsbaum neu aufgebaut.
E-Mail-Verlauf: Wenn ein Löschlauf Profile entfernt, löscht edoobox im Konto zusätzlich E-Mails, die älter als die gewählte Frist sind. Der historische Postausgang wird dadurch unvollständig.
Promotionscodes: Einmalig verwendbare Codes, die mit gelöschten Buchungen verbunden sind, werden deaktiviert.
Statistiken: Auswertungen für gelöschte Zeiträume verlieren ihre Datengrundlage.
Rechnungen, Zahlungen und externe Systeme schützen
Das Entfernen von Profilen und Buchungen kann auch zugehörige Transaktionsketten, Rechnungsbezüge und erzeugte PDFs entfernen oder unzugänglich machen. Offene Beträge sind kein allgemeiner Schutz vor der automatischen Löschung.
Archivieren Sie deshalb vor dem Stichtag mindestens Rechnungen, Stornorechnungen, Zahlungsnachweise, Transaktionsexporte und die für Ihre Buchhaltung nötigen Stammdaten. Prüfen Sie Tabellen und Exporte, Rechnungen sowie Teilnehmer-Transaktionen.
Ein Zahlungsanbieter kann Daten ausserhalb von edoobox weiter aufbewahren. Nach der Löschung fehlen aber möglicherweise die internen Zuordnungen für spätere Statusmeldungen, Rückzahlungen oder Nachforschungen. Schliessen Sie laufende Online-Zahlungen und Bankabgleiche vor dem erwarteten Löschdatum ab.
Beziehen Sie auch den benötigten Buchungsnachweis ein: gespeicherte Gesetzestextversion, angeheftete Stornobedingungen, Antrag, Gebührenentscheid und Rückerstattung. Die jeweils aktuell veröffentlichte Textversion rekonstruiert eine frühere Buchung nicht vollständig. Klären Sie den erforderlichen Umfang vor dem Löschlauf und nutzen Sie den zusammenhängenden Prüfablauf, um fehlende Zuordnungen früh zu erkennen.
Checkliste vor der Aktivierung
Gesetzliche und vertragliche Aufbewahrungsfristen mit Fachstelle klären.
Frist für Teilnehmerdaten getrennt von Finanz- und Belegdaten betrachten.
Vollständigen Export mit Stichprobe auf Lesbarkeit und Wiederauffindbarkeit prüfen.
Offene Rechnungen, Zahlungen, Rückerstattungen und Mahnläufe bereinigen.
Integrationen, Webhooks, Zapier-Zaps und externe Buchhaltung über die verkürzte Datenverfügbarkeit informieren.
Verantwortliche Person und regelmässigen Kontrolltermin festlegen.
Anwendungsbeispiele
Anwendungsbeispiel: Operative Kursdaten zwei Jahre behalten
Eine Organisation archiviert Rechnungen und Zahlungsnachweise revisionsgerecht ausserhalb von edoobox. Für operative Profile und Angebote wählt sie zwei Jahre, bestätigt mit DELETE und lädt die Seite neu. Vierteljährlich prüft sie Exporte, offenen Postausgang und die gespeicherte Frist.
Anwendungsbeispiel: Eine neuere Buchung verschiebt die Löschung
Ein Profil gehört zu einem alten Kurs, dessen Frist abgelaufen ist, und zu einem neuen Kurs im kommenden Monat. Die neuere Buchung blockiert die Löschung des Profils und der verbundenen alten Buchung zunächst. Erst wenn auch das spätere Sichtbar-bis-Datum plus Frist abgelaufen ist, kann der nächste Lauf löschen.
Anwendungsbeispiel: Zehnjährige Belegpflicht
Eine Buchhaltung muss Belege zehn Jahre aufbewahren. Weil die aktuelle serverseitige Frist höchstens 720 Tage beträgt, bleibt automatische Löschung inaktiv. Rechnungen und Zahlungsdaten werden in einem geprüften Archiv aufbewahrt; eine separate organisatorische Regel minimiert nicht mehr benötigte Teilnehmerdaten.