Configurer la suppression automatique en toute sécurité
Avec la suppression automatique, edoobox supprime les anciennes données clients après un délai défini pour tout le compte. Cette fonction contribue à la minimisation des données, mais ne sert pas à l’archivage : les profils, les réservations, les offres et les données d’historique associées ne peuvent ensuite plus être restaurés.
Activez cette fonctionnalité uniquement si les obligations de conservation, les paiements en cours, les archives externes et les responsabilités ont été clarifiés. Selon le pays et l'organisation, les factures ou les documents commerciaux doivent être conservés bien plus longtemps que les données opérationnelles des participants.
Effet du paramètre
Le délai de suppression commence à la fin calculée de l'affichage public de l'offre. Cette date peut se référer au début de l'offre, à la fin de l'offre ou à la date limite d'inscription. Simplifié, cela s'applique comme suit :
Date de référence choisie + Intervalle Visible jusqu'à + Délai de suppression = Date de suppression calculée
La vérification technique fonctionne avec la date Visible jusqu'à calculée de l'offre. Les offres sans date calculable ne sont pas prises en compte par ce processus. Le traitement s'effectue de manière périodique et peut donc avoir lieu après la date limite calculée, et non exactement à la première seconde.
Les multi-offres sont traitées avec leurs sous-offres comme un ensemble. Tant que l’ensemble ne remplit pas les conditions de suppression, certaines offres déjà anciennes peuvent rester dans le système. Le délai d’une seule sous-offre ne suffit donc pas à expliquer leur conservation.
Délais disponibles et limite actuelle de deux ans
La sélection V2 propose Inactif et des délais à partir d’une semaine. Vous pouvez actuellement enregistrer un délai de suppression d’une semaine (7 jours), de deux semaines (14 jours), d’un mois (30 jours), d’un trimestre (90 jours), d’un semestre (180 jours), d’un an (360 jours) ou de deux ans (720 jours). Les libellés en mois et en années correspondent ici à un nombre fixe de jours.
L'option précédente 1 jour est désactivée et n'est plus proposée.
La désignation « 2 ans » correspond ici à 720 jours, et non à deux années calendaires. Lors d'une sauvegarde régulière en V2, les valeurs supérieures sont limitées à 720 jours. Les anciennes valeurs supérieures déjà existantes peuvent continuer à être utilisées par le processus de suppression ; une nouvelle sauvegarde peut raccourcir ce délai plus long. Modifiez donc un délai long existant seulement lorsque les conséquences sur les données déjà présentes ont été clarifiées.
Activer ou arrêter la suppression automatique
Ouvrez Paramètres et Suppression automatique.
Choisissez un délai effectif entre une semaine et deux ans.
Lisez l'avertissement et saisissez exactement
DELETEdans la boîte de dialogue de confirmation.Rechargez la page et vérifiez la valeur stockée.
Documentez la décision, la date, la personne responsable et l'archive externe.
Pour arrêter les exécutions futures, choisissez Inactif. Aucune nouvelle confirmation DELETE n'est nécessaire pour cela.
Les réservations plus récentes protègent un profil
edoobox ne vérifie pas uniquement l'offre dont l'échéance est arrivée. Si une personne possède une autre réservation pour une offre avec une date Visible jusqu'à plus tardive, non encore expirée, le profil est provisoirement protégé contre la suppression.
Pour les réservations groupées, les personnes et réservations associées ensemble sont prises en compte. Si une partie de la réservation commune ne peut pas encore être supprimée, les données associées restent également. Par conséquent, une offre ancienne peut exister plus longtemps que le délai calculé.
Cette protection n'est pas une archive juridique. Dès que la réservation la plus récente pertinente est également hors délai, la prochaine exécution peut supprimer les données.
Données qui peuvent être concernées
Profils de participants : Les profils liés au compte sont supprimés si aucune réservation plus récente n’empêche leur suppression. Un profil global est supprimé s'il n'est plus nécessaire dans aucun autre compte edoobox.
Réservations : Les réservations échues et les participations, paiements, notes ou fichiers qui en dépendent peuvent être supprimés ensemble.
Offres : Une offre échue est supprimée dès qu'aucune réservation protégée ou personne ne la retient. Ensuite, l'arborescence de l'offre est reconstruite.
Historique des e-mails : Si une exécution de suppression supprime des profils, edoobox supprime en plus dans le compte les e-mails plus anciens que le délai choisi. L'historique de la boîte d'envoi en devient incomplet.
Codes promotionnels : Les codes à usage unique associés à des réservations supprimées sont désactivés.
Statistiques : Les évaluations pour les périodes supprimées perdent leur base de données.
Protéger les factures, paiements et systèmes externes
La suppression de profils et de réservations peut également supprimer ou rendre inaccessibles les chaînes de transactions associées, les références de facturation et les PDF générés. Les montants ouverts ne sont pas une protection générale contre la suppression automatique.
Archivez donc avant la date limite au moins les factures, factures d'annulation, justificatifs de paiement, exports de transactions et les données de base nécessaires à votre comptabilité. Vérifiez Tableaux et exports, Factures ainsi que Transactions des participants.
Un prestataire de paiement peut conserver des données en dehors d’edoobox. Après la suppression, les associations internes nécessaires aux futurs messages de statut, remboursements ou recherches peuvent cependant manquer. Terminez les paiements en ligne en cours et les rapprochements bancaires avant la date de suppression prévue.
Tenez également compte du justificatif de réservation requis : version du texte juridique enregistrée, conditions d'annulation jointes, demande, décision de frais et remboursement. La version du texte actuellement publiée ne reconstruit pas complètement une réservation antérieure. Clarifiez l'étendue nécessaire avant l'exécution de suppression et utilisez le processus de vérification cohérent pour détecter tôt les affectations manquantes.
Check-liste avant activation
Clarifier les délais de conservation légaux et contractuels avec un service spécialisé.
Considérer le délai pour les données des participants séparément des données financières et de facturation.
Vérifier un export complet avec un échantillonnage pour la lisibilité et la retrouvabilité.
Régler les factures ouvertes, paiements, remboursements et relances.
Informer les intégrations, webhooks, Zaps Zapier et la comptabilité externe de la disponibilité réduite des données.
Fixer la personne responsable et une date de contrôle régulière.
Exemples d'application
Exemple d'application : Conserver les données de cours opérationnelles deux ans
Une organisation conserve les factures et les justificatifs de paiement dans des archives externes à edoobox répondant aux exigences d’audit. Pour les profils et les offres opérationnels, elle choisit deux ans, confirme avec DELETE et recharge la page. Chaque trimestre, elle contrôle les exports, les éléments ouverts de la boîte d’envoi et le délai enregistré.
Exemple d'application : Une réservation plus récente décale la suppression
Un profil appartient à un ancien cours dont le délai est expiré, et à un nouveau cours le mois prochain. La réservation plus récente bloque la suppression du profil et de l'ancienne réservation associée pour l'instant. Ce n'est que lorsque la date Visible jusqu'à plus tardive plus le délai est également expirée que la prochaine exécution peut supprimer.
Exemple d'application : Obligation de justificatif de dix ans
Une comptabilité doit conserver les pièces justificatives dix ans. Le délai actuel côté serveur étant limité à 720 jours, la suppression automatique reste inactive. Les factures et les données de paiement sont conservées dans des archives vérifiées ; une règle interne distincte minimise les données des participants qui ne sont plus nécessaires.